Google Workspace est une solution de collaboration, de productivité et d’organisation, composée de près de 20 outils et applications. Connue comme la solution la plus abordable (en comparaison notamment à Microsoft Office 365), qu’en est-il réellement des tarifs de Google Workspace ? Voici l’analyse détaillée de la grille tarifaire de Google Workspace et des conseils pour vous aider à choisir la meilleure édition pour vous.
Les différents plans tarifaires de Google Workspace
La solution Google Workspace est composée de 4 formules tarifaires. Google parle aussi d’”éditions”.
Elles sont disponibles :
- en abonnement à la carte, c’est-à-dire avec un paiement mensuel, sans engagement et dont le nombre d’utilisateurs est modulable chaque mois ;
- en abonnement annuel, avec paiement au mois et engagement d’un an.
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Tarif mensuel par utilisateur sans engagement | 6,90€ | 13,80€ | 20,70€ | Sur devis |
| Tarif mensuel par utilisateur avec engagement 1 an | 5,75€ | 11,50€ | 17,25€ | Sur devis |
Notez que les formules Starter, Standard et Plus limitent le nombre d’utilisateurs à 300 par compte. Si vos besoins sont complexes ou importants (plus de 300 utilisateurs par exemple), vous pouvez contacter l’équipe commerciale. Ils vous fourniront un devis adapté à votre situation.
Google Workspace est donc une solution effectivement abordable qui permet d’accéder à de nombreux outils en ligne, pour seulement quelques euros par mois. Mais pour savoir si l’offre vaut son prix, intéressons-nous de plus près aux fonctionnalités et services inclus.
Qu’est-ce qui est inclus dans les différents forfaits de Google Workspace ?
Tout d’abord, quel que soit le forfait choisi, vous avez accès à l’ensemble des outils suivants :
- Gmail ;
- Drive ;
- Meet ;
- Chat ;
- Calendar ;
- Jamboard ;
- Docs ;
- Sheets ;
- Slides ;
- Keep ;
- Sites ;
- Forms.
Cependant, certains font l’objet d’un coût additionnel. Nous en reparlerons dans la suite de cet article.
Les applications et services inclus
Alors, qu’est-ce qui est compris dans chacune des formules Google Workspace ?
Tout d’abord, chaque utilisateur bénéfice d’une adresse email professionnelle personnalisée, d’un espace de stockage commun et partagé entre les utilisateurs, de la visioconférence et des principaux outils (Gmail, Drive, Calendar, Hangouts, Meet, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites).
Les principales différences entre les forfaits reposent sur la taille de l’espace de stockage disponible, les fonctionnalités de la visioconférence, le niveau d’assistance et les fonctionnalités de sécurité et d’administration du compte.
Voici un tableau pour identifier les différences entre les plans :
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Espace de stockage | 30 Go | 2 To | 5 To | Illimité |
| Drive partagé en équipe | Non | Oui | Oui | Oui |
| Nombre de participants à une visioconférence | 100 | 150 | 500 | 500 |
| Enregistrements des réunions | Non | Oui | Oui | Oui |
| Pages de prise de rendez-vous | Non | Oui | Oui | Oui |
| Cloud Search | Non | Oui | Oui | Oui |
| AppSheet (créateur d’applications) | Non | Non | Non | Oui |
| Gestion des points de terminaison | Intermédiaire | Avancée | Avancée | Entreprise |
| Niveau d’assistance | Standard | Standard | Standard | Avancée |
| Sécurité de Google Vault | Non (en option) | Non (en option) | Oui | Oui |
| Protection contre la perte de données (DLP) | Non | Non | Non | Oui |
Les fonctionnalités de la visioconférence restent plutôt basiques avec le plan Starter. Dans les plans supérieurs, on retrouve la suppression du bruit, la création de sondage ou de questions/réponses (formule Standard), le suivi de présence (formule Plus) ou encore la diffusion sur son propre nom de domaine (Enterprise).
Si l’on s’intéresse de plus près à l’assistance, le niveau Standard assure une réponse à vos demandes sous 4 heures, contre 1 heure pour le niveau Avancé et 15 minutes pour le niveau Premium (disponible en option).
Concernant la sécurité des données, vous disposez avec les éditions Business et Enterprise de l’outil Vault pour la conservation des données. Cette solution vous permet d’identifier les risques depuis un tableau de bord dédié et de contrôler les actions effectuées avec toutes les données de votre compte. Pour une protection des données avancée, ce sont les formules Standard, Plus et Enterprise qui permettent de maîtriser l’utilisation des comptes et les points de terminaison grâce à des règles internes à l’entreprise. Les plans Standard et Plus permettent aussi de réguler le partage externe des fichiers et documents.
Les outils complémentaires
Google Workspace, c’est près de 20 applications et outils destinés aux professionnels et entreprises. Nous l’avons dit, certains sont inclus dans les plans alors que d’autres sont en option. Voici les optionnels et leurs tarifs :
- Jamboard : 4 699€ pour un écran Jamboard, deux stylets, une gomme et un support mural + 549€ de frais annuels de gestion et d’assistance ;
- Voice : à partir de 10$ par utilisateur par mois ;
- AppSheet : à partir de 5$ par utilisateur par mois ;
- Meet Matériel salle de réunion : à partir de 2 499€.
Tableau comparatif des éditions de Google Workspace
Maintenant que vous connaissez le détail des formules tarifaires de la suite, voici un tableau comparant et résumant les différents forfaits de Google Workspace.
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Tarif mensuel par utilisateur sans engagement | 6,90€ | 13,80€ | 20,70€ | Sur devis |
| Tarif mensuel par utilisateur avec engagement 1 an | 5,75€ | 11,50€ | 17,25€ | Sur devis |
| Adresse email professionnelle | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Nombre d’utilisateurs max | 300 | 300 | 300 | Illimité |
| Stockage par utilisateur | 30 Go | 2 To | 5 To | Illimité |
| Nombre de participants à une visioconférence | 100 | 150 | 500 | 500 |
| Assistance 24/7 | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Niveau d’assistance | Standard | Standard | Standard | Avancée |
Quel plan Google Workspace choisir ?
Définissez d’abord vos besoins
Comme toujours lorsqu’il s’agit de choisir un outil ou un logiciel de gestion, la première étape est de définir vos besoins. C’est seulement après cette analyse que vous pourrez déterminer quelle édition est la plus adaptée. Quelques critères sont particulièrement importants :
- le nombre d’utilisateurs : si votre entreprise compte plus de 300 utilisateurs (et donc autant d’adresses email professionnelles), seul le plan Enterprise est adapté.
- l’utilisation : si vos collaborateurs utilisent régulièrement les différentes applications depuis un mobile ou une tablette, une sécurité avancée des données est recommandée. Le plan Starter peut ainsi être trop limité pour les entreprises qui gèrent des équipes commerciales en déplacement sur le terrain, les entreprises du bâtiment ou celles de la restauration par exemple.
- l’espace de stockage : la taille des fichiers ou leur nombre influencent le choix du plan, regardez attentivement les limites de stockage incluses dans chaque plan.
- la sécurité : selon le niveau de sensibilité des données que vous traitez, un niveau avancé de contrôle peut être requis.
Une fois que vous aurez défini vos besoins, en vous appuyant notamment sur ces critères, il sera plus facile de trouver le meilleur plan de Google Workspace pour votre entreprise.
Choisissez ensuite votre édition Google Workspace
Plus concrètement, on pourrait résumer ainsi.
Google Workspace Starter convient aux indépendants ou TPE qui :
- travaillent avec une petite équipe de quelques collaborateurs ou quelques clients ;
- ont des besoins simples ;
- utilisent peu de stockage ;
- n’ont pas besoin de sécurité avancée.
La formule Standard de Google Workspace s’adresse aux TPE et PME qui :
- gèrent des équipes de taille moyenne ;
- souhaitent faciliter le partage et le travail collaboratif sur fichier ;
- ont le budget pour dépenser plus ;
- organisent régulièrement des visioconférences jusqu’à 150 participants ;
- ont des besoins de sécurité et d’administration simples.
Google Workspace Plus répond aux besoins des grandes entreprises en incluant toutes les fonctions précédemment citées mais plus avancées : plus de stockage, plus de sécurité et plus de participants aux visioconférences.
Enfin, avec ses fonctionnalités les plus développées, Google Workspace Enterprise convient aux grandes entreprises qui ont des besoins exigeants en matière de sécurité et d’administration du compte, qui veulent une assistance immédiate et experte et l’accès à des outils complémentaires sans coût additionnel.
En effet, vous pouvez tout à fait choisir un plan pour certains de vos collaborateurs et un autre plan pour d’autres. Ainsi, vous adaptez les fonctionnalités au collaborateur et à l’utilisation qu’il en fait.
Abonnement mensuel ou engagement annuel ?
Pour finir, le choix entre engagement annuel et abonnement mensuel dépend surtout du rythme de votre activité. Si votre nombre d’utilisateurs (c’est-à-dire de salariés) est stable sur un an, vous avez tout intérêt à opter pour l’engagement annuel qui inclut deux mois gratuits. Par contre, si le nombre d’utilisateurs tend à fluctuer tout au long de l’année ou au cours de l’année à venir (notamment à la baisse), nous vous conseillons d’opter pour un paiement mensuel sans engagement. Vous pouvez ainsi ajuster le nombre d’utilisateurs selon les collaborateurs effectivement présents dans l’entreprise chaque mois.
En cas de doute, faites le calcul vous-même et estimez le coût annuel avec le nombre d’utilisateurs maximum sur l’année puis comparez l’équivalent mensuel avec des chiffres ajustés !
FAQ
Google Workspace est-il gratuit ?
Google Workspace est la suite d’application pour les professionnels et entreprises. Il n’existe pas de formule gratuite qui inclut autant de fonctionnalités. Seuls les particuliers ont accès à une utilisation gratuite de certains outils Google, mais elle est très limitée et peu adaptée aux entreprises.
Quel est le tarif de Google Workspace ?
Google Workspace propose 4 formules et les tarifs démarrent à partir de 5,75€ par mois.
Quel abonnement Google Workspace choisir ?
Le choix de l’édition Google Workspace dépend de vos besoins. Nous vous conseillons de les définir dans un premier temps, puis de suivre nos conseils listés ci-dessus pour choisir la meilleure formule pour votre entreprise.
