Mise à jour le 02/12/2022

Les 6 meilleurs logiciels de gestion des congés et absences


Équiper son entreprise d’un logiciel de gestion des congés se révèle bien souvent incontournable pour fluidifier la gestion des ressources humaines dans sa globalité. Peu importe l’effectif de votre entreprise, l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés payés est un atout précieux pour automatiser le processus de suivi des congés, disposer d’une meilleure visibilité sur les absences des membres d’une équipe et ainsi maintenir un climat social serein et productif.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences ? Quels avantages à s’équiper d’un tel logiciel ? Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des congés ? Enfin, nous vous proposons de retrouver dans cet article notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des congés payés et absences.

  • Factorial – Logiciel SIRH complet, essai gratuit
  • Payfit – Logiciel de paie, démo gratuite
  • KiwiHR – Logiciel SIRH complet, essai gratuit
  • Skello – Logiciel de gestion des plannings complexes, démo gratuite
  • Personio – Logiciel SIRH complet, démo gratuite
  • Kelio – Logiciel de gestion des temps, démo gratuite

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences ?

Un logiciel de gestion des congés et absences fait partie des logiciels RH le plus souvent mis en place par l’entreprise, au côté de logiciels de gestion de la paie en ligne, de gestion de planning ou bien de recrutement.

À quoi sert un logiciel de gestion des congés et absences ?

Une gestion efficace des congés et absences doit permettre de :

  • suivre le nombre de jours de congé pris et ceux restants, conformément aux dispositions légales et conventionnelles ;
  • veiller à la bonne répartition de la charge de travail au sein de l’équipe en fonction des tâches et projets en cours et des présences des membres de l’équipe.

L’objectif principal d’un logiciel de gestion des congés est donc de simplifier l’organisation du travail de l’entreprise.

Les obligations légales en matière de congés payés et absences

L’utilisation d’un logiciel de congés payés et de suivi des absences est un excellent moyen de respecter la législation sociale en la matière. Néanmoins, il est nécessaire de connaître certains points de droit essentiels prévus par le Code du travail. Voici un bref rappel :

  • tout salarié dispose chaque année de jours dits de congés payés à la charge de l’employeur ;
  • chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés obtenus à l’issue de chaque mois de travail effectif ;
  • lors de la prise de congés payés, une indemnité de congés payés est versée au salarié.
Certaines conventions collectives peuvent être plus favorables que le Code du travail et prévoir un nombre de jours de congés payés supérieur à celui prévu par la loi.

La période légale de prise de congés payés annuels courts du 1er mai au 31 octobre, même si le salarié peut parfaitement prendre ses congés tout au long de l’année. Cependant, l’employeur est responsable de l’organisation des congés payés. Il doit s’assurer que ses salariés puissent bénéficier de leur congé annuel, au risque de voir sa responsabilité civile engagée.

Les avantages d’un logiciel de congés et absences pour les entreprises

L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés comporte plusieurs avantages non négligeables. Nous vous proposons de nous pencher en détail sur chacun d’entre eux.

La conformité légale

La prise de congés payés doit respecter un certain nombre de règles légales et conventionnelles. Pour cela, il peut arriver que votre entreprise ne dispose pas d’un personnel suffisamment compétent et formé. C’est pourquoi il est recommandé de s’appuyer sur un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences. Ce dernier a été paramétré en fonction des exigences légales et vous assure d’agir en toute conformité.

La centralisation des données

Un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences vous permet d’accéder en un seul coup d’œil à des informations primordiales telles que : le nombre de jours de congés pris et restants, les collaborateurs en poste et ceux absents, la répartition de la charge de travail, etc.

Vous serez ainsi en mesure de mieux coordonner les ressources en fonction des objectifs et projets.

L’optimisation de l’organisation du travail

Toutes les entreprises cherchent à éliminer les tâches chronophages qui, sur le long terme, nuisent à leur compétitivité. Grâce à un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences, vous pourrez consacrer votre temps et votre énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un risque d’erreurs limité

Le logiciel de gestion des congés et suivi des absences est spécialement paramétré pour vous alerter en cas d’erreur d’attribution de congés, de non-respect de la réglementation, ou bien encore en cas d’absences injustifiées d’un de vos collaborateurs. Vous aurez alors toutes les cartes en main pour agir de façon proactive et corriger toutes erreurs ou difficultés éventuelles.

Par ailleurs, limiter les erreurs en matière de suivi des congés et des absences est déterminant pour la réalisation d’une paie correcte.

Un suivi efficace de la prise de congés et des absences

Un suivi approximatif des congés et des absences peut nuire à la performance globale d’une équipe et prendre au dépourvu ceux qui sont présents. En outre, un logiciel de gestion des congés permet d’être alerté instantanément d’une nouvelle demande et de répondre rapidement à celle-ci. Ainsi, le climat social et le bien-être des collaborateurs s’en trouvent améliorés.

Notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des congés et absences

Factorial

Avantages
  • Interface agréable et intuitive
  • Logiciel complet de gestion des ressources humaines
  • Service client efficace
Limites
  • Fonctionnalité paie limitée

Factorial est un logiciel très apprécié des TPE et PME. Néanmoins, son large éventail de fonctionnalités en fait un outil parfait pour les entreprises de plus grande taille.

S’agissant de la fonctionnalité dédiée à la gestion des congés et au suivi des absences, celle-ci se décline comme suit :

  • création de calendrier de présence et d’absence ;
  • automatisation des demandes de congés et d’absences ;
  • paramétrage de l’outil en fonction de votre politique de congés en vigueur.

Payfit

Avantages
  • Logiciel en ligne
  • Automatisation avancée
  • 100% en ligne
Limites
  • Pas d’application mobile

Payfit est un logiciel de paie pensée pour les TPE-PME. L’outil intègre des nombreuses fonctionnalités avancées et son utilisation ne nécessite aucune connaissance en matière de paie et de RH.

Au niveau de la gestion des congés et du suivi des absences, on y trouve :

  • ajout des jours de congé et absences depuis l’espace personnel ;
  • visualisation du solde de congés et RTT ;
  • suivi du statut de validation des demandes.

KiwiHR

KiwiHR est un logiciel RH très complet, modulable en fonction de vos besoins et qui couvre tout le spectre de la gestion des congés et des absences pour une TPE ou PME.

Avantages
  • Fonctionnalités complètes
  • Gestion des congés performante
  • Tarification simple et transparente
Inconvénients
  • Peu d’intégrations (pour le moment)

KiwiHR est un logiciel SIRH complet et simple à utiliser. Son objectif premier est de digitaliser et simplifier la gestion des RH et il y parvient grâce à des fonctionnalités pertinentes et efficaces, de nombreuses automatisations et une collaboration facilitée à tous les niveaux de l’entreprise.

KiwiHR a été conçu avec pour objectif de simplifier et automatiser de nombreux processus de gestion des absences et congés :

  • demande et validation des congés en un clic ;
  • calendrier partagé ;
  • mise à jour automatique des soldes.

Skello

Avantages
  • Facile à utiliser
  • Application mobile
  • Intégrations avancées
Limites
  • Tarification complexe

Parfaitement adapté aux PME, Skello est un outil conçu pour optimiser les plannings et faciliter la gestion des RH.

Skello offre des fonctionnalités essentielles à la gestion des absences et de congés, notamment :

  • un tableau de bord de suivi ;
  • un compteur de congés payés ;
  • un espace de demande en ligne.

Personio

Avantages
  • Logiciel RH complet
  • Options d’automatisation avancées
  • Centralisation des données
Limites
  • Pas de version d’essai gratuite

Très complet, le logiciel Personio est particulièrement réputé auprès des petites et moyennes entreprises. Il s’agit d’une solution efficace permettant l’optimisation des processus et tâches RH chronophages.

En matière de gestion des congés et suivi des absences, on retrouve les fonctionnalités suivantes :

  • tableaux de bord de suivi des congés pris et restants ;
  • automatisation des demandes et validation des absences ;
  • centralisation des données pour une consultation rapide et à tout moment.

Kelio by Bodet Software

Kelio est un logiciel RH qui comprend un module complet dédié à la gestion des congés et au suivi des absences. Son interface simple en fait un outil très apprécié par les entreprises de toutes tailles et les collectivités.

En matière de gestion des congés et suivi des absences, il permet de :

  • suivre les droits aux congés ;
  • s’assurer du respect des obligations légales et conventionnelles ;
  • fiabiliser les données prises en compte pour l’élaboration de la paie.
Avantages
  • Logiciel SIRH complet
  • Automatisations avancées
  • Dématérialisation du suivi des absences et congés payés
Limites
  • Outil parfois complexe à utiliser

Ces logiciels de gestion des congés et de suivi des absences figurent parmi les plus connus du marché. Cependant, il en existe d’autres tels que Eurécia, Timmi, JourOff, ou encore ManaTime qui pourront répondre à vos besoins. N’hésitez pas à vous renseigner.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des congés et absences ?

Il existe de nombreux avantages à vous équiper d’un logiciel de gestion des congés. Cependant, il demeure nécessaire de bien définir au préalable vos besoins pour choisir la solution la plus adaptée.

Vous trouverez ci-dessous le détail des critères à prendre en compte pour choisir le meilleur logiciel de gestion des congés et absences.

Les fonctionnalités

Outre les économies d’argent, le logiciel de gestion des congés a pour principale finalité de vous faire gagner du temps. Pour cela, ce type de logiciel doit proposer à minima, les fonctionnalités suivantes :

  • la gestion collaborative du planning des présences et des absences ;
  • la centralisation des données relatives aux jours de congé pris et ceux restants ;
  • l’extraction simple des données en vue de leur traitement en paie ;
  • le paramétrage conforme à la loi et aux dispositions conventionnelles.

Le type de logiciel

Un logiciel de gestion des congés payés et de suivi des absences peut être :

  • un logiciel en ligne 100% Saas ;
  • un logiciel directement hébergé sur les serveurs de votre entreprise ;
  • ou bien un logiciel téléchargeable en ligne avec une application dédiée.

Les autres fonctionnalités RH

La plupart des logiciels de gestion de congés et de suivi des absences s’intègrent à un SIRH complet. C’est le cas du logiciel Factorial, par exemple.

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Ce sont des solutions pertinentes pour économiser du temps et améliorer la compétitivité ainsi que les performances globales de l’entreprise.

Le budget

Le budget de ce type de logiciel devra être considéré dans sa globalité. En effet, il existe des solutions gratuites pour gérer vos congés payés et le suivi des absences de vos collaborateurs. Cependant, il ne peut s’agir que de solutions à court terme.

En fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise, nous vous recommandons de mettre en place un véritable SIRH pour un meilleur pilotage de vos ressources humaines.

FAQ

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences ?

Un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences est un logiciel RH qui permet de suivre facilement les congés pris et restant tout respectant les obligations légales et conventionnelles liées à la prise de congés et diverses absences autorisées.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des congés et absences ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences comporte plusieurs avantages :

  • Se conformer à la réglementation en vigueur ;
  • Centraliser l’ensemble des données relatives aux congés et absences ;
  • Optimiser efficacement l’organisation du temps de travail grâce à une répartition efficace des missions en fonction des présences ;
  • Limiter le nombre d’erreurs lors de l’élaboration de la paie ;
  • Suivre efficacement la prise des congés et des absences grâce à l’automatisation du processus de demande de congés.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des congés et absences ?

Pour choisir le meilleur logiciel de gestion des congés, nous vous recommandons de vous intéresser à ces quatre points clés :

  • L’éventail de fonctionnalités proposées par le logiciel et à considérer en fonction de vos besoins ;
  • Le type de logiciel ;
  • Les autres fonctionnalités et notamment, l’intégration ou non dans un SIRH ;
  • Enfin, le budget que vous êtes prêt à consacrer.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.