Équiper son entreprise d’un logiciel de gestion des congés se révèle bien souvent incontournable pour fluidifier la gestion des ressources humaines dans sa globalité. Peu importe l’effectif de votre entreprise, l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés payés est un atout précieux pour automatiser le processus de suivi des congés, disposer d’une meilleure visibilité sur les absences des membres d’une équipe et ainsi maintenir un climat social serein et productif.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences ? Quels avantages à s’équiper d’un tel logiciel ? Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des congés ? Enfin, nous vous proposons de retrouver dans cet article notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des congés payés et absences.
- Lucca – Le meilleur pour les entreprises de plus de 50 salariés
- My Silae – Le meilleur pour son application mobile
- Factorial – Le meilleur pour la création de politiques de congés et d’absences personnalisées
- Combo – Le meilleur pour les notifications en temps réel des absences, retards
- Keeple – Le meilleur pour la mise à jour automatique des plannings
- Bizneo HR – Le meilleur pour la personnalisation avancée des paramétrages
- Payfit – Le meilleur pour l’intégration des congés en paie
- Skello – Le meilleur pour une communication fluide
- Kelio – Le meilleur pour respecter les obligations légales
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences ?
Un logiciel de gestion des congés et absences fait partie des logiciels RH le plus souvent mis en place par l’entreprise, au côté de logiciels de gestion de la paie en ligne, de gestion de planning ou bien de recrutement.
À quoi sert un logiciel de gestion des congés et absences ?
Une gestion efficace des congés et absences doit permettre de :
- suivre le nombre de jours de congé pris et ceux restants, conformément aux dispositions légales et conventionnelles ;
- veiller à la bonne répartition de la charge de travail au sein de l’équipe en fonction des tâches et projets en cours et des présences des membres de l’équipe.
L’objectif principal d’un logiciel de gestion des congés est donc de simplifier l’organisation du travail de l’entreprise.
Les obligations légales en matière de congés payés et absences
L’utilisation d’un logiciel de congés payés et de suivi des absences est un excellent moyen de respecter la législation sociale en la matière. Néanmoins, il est nécessaire de connaître certains points de droit essentiels prévus par le Code du travail. Voici un bref rappel :
- tout salarié dispose chaque année de jours dits de congés payés à la charge de l’employeur ;
- chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés obtenus à l’issue de chaque mois de travail effectif ;
- lors de la prise de congés payés, une indemnité de congés payés est versée au salarié.
La période légale de prise de congés payés annuels courts du 1er mai au 31 octobre, même si le salarié peut parfaitement prendre ses congés tout au long de l’année. Cependant, l’employeur est responsable de l’organisation des congés payés. Il doit s’assurer que ses salariés puissent bénéficier de leur congé annuel, au risque de voir sa responsabilité civile engagée.
Les avantages d’un logiciel de congés et absences pour les entreprises
L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés comporte plusieurs avantages non négligeables. Nous vous proposons de nous pencher en détail sur chacun d’entre eux.
La conformité légale
La prise de congés payés doit respecter un certain nombre de règles légales et conventionnelles. Pour cela, il peut arriver que votre entreprise ne dispose pas d’un personnel suffisamment compétent et formé. C’est pourquoi il est recommandé de s’appuyer sur un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences. Ce dernier a été paramétré en fonction des exigences légales et vous assure d’agir en toute conformité.
La centralisation des données
Un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences vous permet d’accéder en un seul coup d’œil à des informations primordiales telles que : le nombre de jours de congé pris et restants, les collaborateurs en poste et ceux absents, la répartition de la charge de travail, etc.
Vous serez ainsi en mesure de mieux coordonner les ressources en fonction des objectifs et projets.
L’optimisation de l’organisation du travail
Toutes les entreprises cherchent à éliminer les tâches chronophages qui, sur le long terme, nuisent à leur compétitivité. Grâce à un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences, vous pourrez consacrer votre temps et votre énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Un risque d’erreurs limité
Le logiciel de gestion des congés et suivi des absences est spécialement paramétré pour vous alerter en cas d’erreur d’attribution de congés, de non-respect de la réglementation, ou bien encore en cas d’absences injustifiées d’un de vos collaborateurs. Vous aurez alors toutes les cartes en main pour agir de façon proactive et corriger toutes erreurs ou difficultés éventuelles.
Par ailleurs, limiter les erreurs en matière de suivi des congés et des absences est déterminant pour la réalisation d’une paie correcte.
Un suivi efficace de la prise de congés et des absences
Un suivi approximatif des congés et des absences peut nuire à la performance globale d’une équipe et prendre au dépourvu ceux qui sont présents. En outre, un logiciel de gestion des congés permet d’être alerté instantanément d’une nouvelle demande et de répondre rapidement à celle-ci. Ainsi, le climat social et le bien-être des collaborateurs s’en trouvent améliorés.
Notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des congés et absences
Lucca
- 13 modules RH interconnectés
- Nombreuses intégrations
- Disponible à la carte ou en suite logicielle
- Pas de module recrutement ou paie
Lucca est une plateforme SIRH créée en 2002 composée de nombreux modules afin de répondre aux besoins des PME comptant plus de 50 salariés. Modulable et flexible, Lucca propose de nombreux modules couvrant la majorité des processus de gestion administrative des RH. Gestion des congés et arrêts, suivi des temps et du télétravail, organisation des campagnes d’entretiens, gestion de la formation, préparation de la paie ou encore traitement des notes de frais : les fonctionnalités sont complémentaires et s’enrichissent entre elles pour obtenir une solution adaptée à ses besoins. L’interface est très facile à prendre en main et un espace salarié vient compléter l’outil.
Une démo gratuite puis un accompagnement personnalisé vous permettent d’appréhender au mieux le logiciel. La solution Lucca est disponible sous la forme de modules à la carte ou à travers une suite logicielle regroupant déjà certains des modules.
My Silae
- Synchronisation en paie automatique
- Application mobile performante
- Facile à utiliser
- Tarifs uniquement sur devis
My Silae est un logiciel RH et paie unifié. Il contient un module dédié à la gestion des congés et des absences. Les fonctionnalités incluent :
- une interface intuitive destinée aux salariés comme aux managers ;
- des paramétrages avancés afin de répondre aux exigences de la politique interne ;
- l’accès aux demandes de congés et absences, mais aussi aux plannings et bulletins de paie ;
- la synchronisation et le traitement automatique en paie.
Factorial
- Interface agréable et intuitive
- Logiciel complet de gestion des ressources humaines
- Service client efficace
- Fonctionnalité paie limitée
Factorial est un logiciel très apprécié des TPE et PME. Néanmoins, son large éventail de fonctionnalités en fait un outil parfait pour les entreprises de plus grande taille.
S’agissant de la fonctionnalité dédiée à la gestion des congés et au suivi des absences, celle-ci se décline comme suit :
- création de calendrier de présence et d’absence ;
- automatisation des demandes de congés et d’absences ;
- paramétrage de l’outil en fonction de votre politique de congés en vigueur.
Combo
- Gestion des plannings hyper assistée
- Application mobile
- CCN intégrées
- Pas d'édition des bulletins de paie
Combo est LE logiciel RH pour les entreprises de toute taille qui doivent gérer des équipes sur le terrain avec une gestion des plannings complexes. Outil de gestion des RH particulièrement complet, Combo est facile à prendre en main et facilite la vie de tous les collaborateurs de l’entreprise.
Du côté de la gestion des congés et absences, il inclut :
- une application mobile pour faire les demandes de congés par les salariés ;
- l’approbation des congés via l’appli mobile par les managers
- l’ajout de note pour garder un historique sur chaque absence et congé ;
- l’intégration de tous les éléments dans la paie de façon automatique.
Keeple
- Très simple à utiliser
- Application mobile performante
- Intégration avec de nombreux logiciels de paie
- Tarifs sur devis si + de 10 collaborateurs
Keeple est un logiciel RH dédié à la gestion des absences, des congés et des demandes de télétravail. Ses fonctionnalités avancées font gagner du temps aussi bien aux équipes RH, qu’aux managers et aux salariés. Il propose aussi un module pour la gestion des notes de frais.
Pour la gestion des congés et absences, on est convaincu par :
- l’application mobile performante et très intuitive ;
- la mise à jour des plannings automatique et en temps réel ;
- le processus d’approbation/refus des demandes en un clic.
Bizneo HR
- Personnalisation avancée et flexible
- Nombreuses intégrations
- Interface ergonomique
- Pas de module de paie
Bizneo est une solution de gestion des ressources humaines complète dotée de plus de 16 modules, dont des outils dédiés à la gestion des congés et absences. Les automatisations sont nombreuses et permettent de simplifier la gestion des plannings en fonction des congés et absences.
On retrouve les fonctionnalités suivantes :
- une application intuitive et pratique pour être utilisée par tous les collaborateurs ;
- des paramétrages avancés afin de personnaliser la gestion des absences et congés en fonction des processus de votre entreprise ;
- de nombreuses automatisations afin de gagner du temps ;
- l’édition des rapports et statistiques afin d’analyser la productivité.
Payfit
- Logiciel en ligne
- Automatisation avancée
- 100% en ligne
- Pas d’application mobile
Payfit est un logiciel de paie pensée pour les TPE-PME. L’outil intègre des nombreuses fonctionnalités avancées et son utilisation ne nécessite aucune connaissance en matière de paie et de RH.
Au niveau de la gestion des congés et du suivi des absences, on y trouve :
- ajout des jours de congé et absences depuis l’espace personnel ;
- visualisation du solde de congés et RTT ;
- suivi du statut de validation des demandes.
Skello
- Facile à utiliser
- Application mobile
- Intégrations avancées
- Tarification complexe
Parfaitement adapté aux PME, Skello est un outil conçu pour optimiser les plannings et faciliter la gestion des RH. Skello offre des fonctionnalités essentielles à la gestion des absences et de congés, notamment :
- un tableau de bord de suivi ;
- un compteur de congés payés ;
- un espace de demande en ligne.
Kelio by Bodet Software
- Logiciel SIRH complet
- Automatisations avancées
- Dématérialisation du suivi des absences et congés payés
- Outil parfois complexe à utiliser
Kelio est un logiciel RH qui comprend un module complet dédié à la gestion des congés et au suivi des absences. Son interface simple en fait un outil très apprécié par les entreprises de toutes tailles et les collectivités.
En matière de gestion des congés et suivi des absences, il permet de :
- suivre les droits aux congés ;
- s’assurer du respect des obligations légales et conventionnelles ;
- fiabiliser les données prises en compte pour l’élaboration de la paie.
Ces logiciels de gestion des congés et de suivi des absences figurent parmi les plus connus du marché. Cependant, il en existe d’autres tels que Eurécia, Timmi, JourOff, ou encore ManaTime qui pourront répondre à vos besoins. N’hésitez pas à vous renseigner.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des congés et absences ?
Il existe de nombreux avantages à vous équiper d’un logiciel de gestion des congés. Cependant, il demeure nécessaire de bien définir au préalable vos besoins pour choisir la solution la plus adaptée.
Vous trouverez ci-dessous le détail des critères à prendre en compte pour choisir le meilleur logiciel de gestion des congés et absences.
Les fonctionnalités
Outre les économies d’argent, le logiciel de gestion des congés a pour principale finalité de vous faire gagner du temps. Pour cela, ce type de logiciel doit proposer a minima, les fonctionnalités suivantes :
- la gestion collaborative du planning des présences et des absences ;
- la centralisation des données relatives aux jours de congé pris et ceux restants ;
- l’extraction simple des données en vue de leur traitement en paie ;
- le paramétrage conforme à la loi et aux dispositions conventionnelles.
Le type de logiciel
Un logiciel de gestion des congés payés et de suivi des absences peut être :
- un logiciel en ligne 100% Saas ;
- un logiciel directement hébergé sur les serveurs de votre entreprise ;
- ou bien un logiciel téléchargeable en ligne avec une application dédiée.
Les autres fonctionnalités RH
La plupart des logiciels de gestion de congés et de suivi des absences s’intègrent à un SIRH complet. C’est le cas du logiciel Factorial, par exemple.
Le budget
Le budget de ce type de logiciel devra être considéré dans sa globalité. En effet, il existe des solutions gratuites pour gérer vos congés payés et le suivi des absences de vos collaborateurs. Cependant, il ne peut s’agir que de solutions à court terme.
En fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise, nous vous recommandons de mettre en place un véritable SIRH pour un meilleur pilotage de vos ressources humaines.
FAQ
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences ?
Un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences est un logiciel RH qui permet de suivre facilement les congés pris et restant tout respectant les obligations légales et conventionnelles liées à la prise de congés et diverses absences autorisées.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des congés et absences ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences comporte plusieurs avantages :
- Se conformer à la réglementation en vigueur ;
- Centraliser l’ensemble des données relatives aux congés et absences ;
- Optimiser efficacement l’organisation du temps de travail grâce à une répartition efficace des missions en fonction des présences ;
- Limiter le nombre d’erreurs lors de l’élaboration de la paie ;
- Suivre efficacement la prise des congés et des absences grâce à l’automatisation du processus de demande de congés.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des congés et absences ?
Pour choisir le meilleur logiciel de gestion des congés, nous vous recommandons de vous intéresser à ces quatre points clés :
- L’éventail de fonctionnalités proposées par le logiciel et à considérer en fonction de vos besoins ;
- Le type de logiciel ;
- Les autres fonctionnalités et notamment, l’intégration ou non dans un SIRH ;
- Enfin, le budget que vous êtes prêt à consacrer.