Établir une fiche de paie figure parmi les principales obligations de l’employeur. Il devra s’assurer que celle-ci est conforme à la loi et comporte l’ensemble des mentions obligatoires. Il peut ensuite procéder au paiement des déclarations sociales auprès de l’administration et verser la rémunération correspondante.
Dans une optique de simplification de la paie, il est désormais possible de réaliser une fiche de paie en ligne.
Qu’est-ce que précisément une fiche de paie en ligne ? Quels sont les avantages d’un logiciel de paie en ligne ? Quelles sont les alternatives pour réaliser une fiche de paie en ligne ? Qu’en est-il du coût d’une fiche de paie ? Enfin, découvrez notre sélection des 5 meilleurs logiciels de paie en ligne.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent opter pour le bulletin de paie en ligne. Cette fiche de paie dématérialisée s’inscrit dans le cadre du choc de simplification initié en mars 2013 sous la présidence de François Hollande.
Progressivement, depuis 2018, l’employeur est désormais tenu de remettre un bulletin de paie simplifié. L’objectif est donc de rendre la fiche de paie plus lisible et compréhensible des salariés.
On y retrouve les informations essentielles et obligatoires telles que celles permettant d’identifier le salarié et l’entreprise, la période de travail et la rémunération associée.
Les 5 avantages d’un logiciel de paie en ligne
Afin d’établir une paie conforme à la loi, les entreprises ont tout intérêt à utiliser un logiciel de paie en ligne. Ce type de logiciel présente plusieurs avantages non négligeables :
- le gain de temps ;
- la centralisation des données sociales de votre entreprise ;
- la garantie d’établir une paie conforme à la législation sociale ;
- la diminution drastique des erreurs de paie ;
- la meilleure maîtrise des coûts liés au traitement de la paie.
Le gain de temps
Un logiciel de paie en ligne est comme toute solution automatisée pensée pour vous faire gagner du temps. Par exemple, vous pouvez en quelques clics ajouter une prime exceptionnelle, saisir les dates de congés payés de votre salarié et compter sur votre logiciel de paie pour modifier le bulletin de paie correctement. De plus, un logiciel de paie en ligne est relié à votre solution SIRH ou logiciel de gestion des congés et absences. Par conséquent, vous n’avez plus à perdre du temps auprès des différents services pour récupérer les éléments variables de paie puisque tout est automatisé.
La centralisation des données sociales de votre entreprise
Les données de paie sont par nature sensibles. En utilisant un logiciel de paie en ligne, vous avez la garantie de stocker ces données de manière sécurisée et en respectant les règles relatives à la protection des données personnelles. En outre, la centralisation des données vous permet d’y accéder plus simplement et donc d’utiliser efficacement ces données pour déployer la stratégie de votre entreprise, sans perte de temps.
La garantie d’établir une paie conforme à la législation sociale
La législation de la paie est particulièrement complexe et fluctuante. Se doter d’un logiciel de paie en ligne permet donc de profiter de l’expertise de ses concepteurs et des mises à jour régulières de l’outil.
La diminution drastique des erreurs de paie
Une erreur de paie peut avoir des conséquences préjudiciables pour la bonne marche de l’entreprise. Amendes, redressement URSSAF, litiges prud’homaux, ou bien encore la détérioration du climat social de l’entreprise sont autant de points qui font pencher la balance en faveur de l’utilisation d’un logiciel de paie.
La meilleure maîtrise des coûts liés au traitement de la paie
En utilisant un logiciel de paie en ligne, vous n’avez plus à supporter des coûts liés à la gestion postale et à l’impression des fiches de paie. En outre, vous avez une meilleure visibilité du coût de stockage et d’archivage de vos bulletins.
Notre sélection des 5 meilleurs logiciels de paie en ligne
Payfit
Payfit est un logiciel RH complet permettant de gérer la paie et les ressources humaines. Développé en mode Saas, il est particulièrement adapté aux TPE-PME et bénéficie d’une grande notoriété.
- Logiciel développé par des experts paie
- Offre flexible et sans engagement
- Pas encore d’application dédiée Android ou iOS
- Interface simple à utiliser
Sage Business Cloud Paie
Adapté aux TPE et PME, et même aux entreprises jusqu’à 200 salariés (par société) Sage permet de créer facilement ses paies en ligne ainsi que les déclarations sociales afférentes. Sage Business Cloud Paie convient particulièrement aux entrepreneurs, dirigeants ou équipes administratives qui découvrent les tâches liées à la gestion de la paie, notamment grâce à l’accompagnement par une équipe de spécialistes qui fait la force de Sage.
- Mises à jour en temps réel pour une paie toujours conforme
- Sécurité maximale de vos données
- Conventions collectives automatisées en partenariat avec les Editions Législatives
- Tarifs des options un peu complexe
Fiche-Paie
Fiche-paie.net est un logiciel de paie en ligne simple et agréable à utiliser. Utilisé par près de 40000 clients, il est largement plébiscité par les TPE. Il permet une gestion à 360° de la paie en intégrant également la gestion comptable de celle-ci.
- Simple à paramétrer
- Assistance utilisateur basée en France
- Gestion des régimes spécifiques (Alsace-Moselle, BTP, etc.)
- Interface un peu austère
Listo Paye
Particulièrement apprécié par les TPE et PME, Listo Paye propose un large panel de fonctionnalités paie 100% digital permettant à la fois la gestion de la paie, l’export comptable ainsi que les déclarations sociales (DSN). L’automatisation d’un grand nombre de tâches permet aux équipes de gagner en productivité.
- Interface simple et intuitive
- Tarification transparente
- Support chat et téléphonique
- Automatisation des déclarations sociales
- Pas de réelle fonctionnalité de gestion des ressources humaines
MaCompta
Créé par un expert-comptable, MaCompta est une solution en ligne complète de gestion de la paie et de la comptabilité. Destiné principalement aux TPE de moins de 20 salariés, MaCompta se distingue par un paramétrage sur mesure permettant une grande facilité de prise en main grâce à une interface intuitive.
- Permet d’être complètement autonome dans la gestion de la paie
- Paramétrage inclus dans le prix de l’abonnement
- Intégration facilitée avec le logiciel de comptabilité macompta.fr
- N’existe pas encore en version multi-établissement
Les logiciels mentionnés figurent parmi les plus connus du marché. Cependant, il existe d’autres logiciels de paie en ligne comme ADP et Cegid ou encore Openpaye qui sont des solutions intéressantes, avec un bon rapport qualité-prix.
Quelles alternatives pour faire une fiche de paie en ligne ?
L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne n’est pas obligatoire pour réaliser la paie de ses collaborateurs. Vous pouvez utiliser un modèle de fiche de paie ou bien opter pour une solution gratuite.
Utiliser un modèle de fiche de paie
Vous pouvez tout à fait décider de faire vos paies vous-même en vous appuyant sur un modèle de fiche de paie fiable.
Cependant, il ne peut s’agir que d’une solution à court terme. En effet, réaliser une fiche de paie conforme implique une veille sociale active et donc de disposer du temps et des compétences nécessaires à cela.
Par ailleurs, les conséquences d’une erreur de paie peuvent être très préjudiciables pour l’entreprise : redressement URSSAF, litiges, mauvaise gestion comptable ou encore détérioration du climat social de l’entreprise.
Utiliser un logiciel de paie en ligne gratuit
Il existe un certain nombre de logiciels de paie en ligne gratuits qui permettent d’établir simplement des bulletins de paie. Le logiciel Oxygène peut être une alternative à considérer si vous avez moins de 10 salariés. Openpaye propose également une solution gratuite jusqu’à 3 salariés. Cependant, comme pour toute solution gratuite, nous vous invitons à bien réfléchir à l’après. En effet, choisir un logiciel de paie en ligne uniquement parce qu’il est gratuit peut être dommageable.
Par ailleurs, étant donné la nature sensible des données stockées dans un logiciel de paie, son choix n’est pas à prendre à la légère.
Combien coûte un logiciel de paie en ligne ?
Le coût d’un logiciel de paie en ligne est assez variable. Pour faire le meilleur choix, il est indispensable de lister vos besoins en termes de nombre de salariés, gestion multi-sites, complexité de votre secteur d’activité, etc. Ce n’est qu’après que vient la question du coût.
Ce tableau récapitulatif vous aidera à faire un comparatif des meilleurs logiciels de paie en ligne :
| Logiciel | Essai gratuit (oui/non) | Tarif par bulletin (à partir de) | Abonnement mensuel |
|---|---|---|---|
| Payfit | non | 19€ | 49€ |
| Fiche-Paie | non | 9,50€ | 29,85€ |
| Listo Paye | non | 8€ | 17€ |
| MaCompta | oui (30 jours) | 6€ | 19€ |
| Openpaye | oui (15 jours) | 0€ (jusqu’à 3 salariés) | 29€ |
FAQ
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
Une fiche de paie en ligne est une fiche de paie dématérialisée produite à l’aide d’un logiciel de paie en ligne. Depuis la loi instaurant le bulletin de paie dématérialisée, l’employeur peut remettre une fiche de paie en ligne à son salarié.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie en ligne ?
Utiliser un logiciel de paie en ligne permet de gagner du temps et d’établir une fiche de paie en ligne conforme à la législation sociale. L’employeur parvient ainsi à limiter le risque d’erreur de paie et maîtrise mieux les coûts annexes de traitement de la paie.
Quelles alternatives à un logiciel de paie en ligne payant ?
Il est possible de s’appuyer sur un modèle de fiche de paie ou bien de réaliser sa paie sur Excel. Vous pouvez aussi vous tourner vers des offres gratuites comme Openpaye qui pourra vous accompagner efficacement lors de l’augmentation de votre nombre de salariés.
