Établir une fiche de paie figure parmi les principales obligations de l’employeur. Il devra s’assurer que celle-ci est conforme à la loi et comporte l’ensemble des mentions obligatoires. Il peut ensuite procéder au paiement des déclarations sociales auprès de l’administration et verser la rémunération correspondante.
Dans une optique de simplification de la paie, il est désormais possible de réaliser une fiche de paie en ligne.
Qu’est-ce que précisément une fiche de paie en ligne ? Quels sont les avantages d’un logiciel de paie en ligne ? Quelles sont les alternatives pour réaliser une fiche de paie en ligne ? Qu’en est-il du coût d’une fiche de paie ? Enfin, découvrez notre sélection des meilleurs logiciels de paie en ligne.
- Payfit – Le meilleur pour sa facilité de prise en main
- Malibou – Le meilleur pour la couverture des CCN
- Kelio – Le meilleur pour la veille sociale incluse
- Cegid Payroll Ultimate – Le meilleur pour les environnements complexes et multi-sites
- Macompta.fr – Le meilleur pour la comptabilité
- Fiche-Paie.net – Le meilleur pour les fiches de paie à l’unitéé
- Sage Business Cloud Paie – Le meilleur pour son support exhaustif
- My Silae – Le meilleur pour la flexibilité de l’offre
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent opter pour le bulletin de paie en ligne. Cette fiche de paie dématérialisée s’inscrit dans le cadre du choc de simplification initié en mars 2013 sous la présidence de François Hollande.
Progressivement, depuis 2018, l’employeur est désormais tenu de remettre un bulletin de paie simplifié. L’objectif est donc de rendre la fiche de paie plus lisible et compréhensible des salariés.
On y retrouve les informations essentielles et obligatoires telles que celles permettant d’identifier le salarié et l’entreprise, la période de travail et la rémunération associée.
Les 5 avantages d’un logiciel de paie en ligne
Afin d’établir une paie conforme à la loi, les entreprises ont tout intérêt à utiliser un logiciel de paie en ligne. Ce type de logiciel présente plusieurs avantages non négligeables.
1. Le gain de temps
Un logiciel de paie en ligne est comme toute solution automatisée pensée pour vous faire gagner du temps. Par exemple, vous pouvez en quelques clics ajouter une prime exceptionnelle, saisir les dates de congés payés de votre salarié et compter sur votre logiciel de paie pour modifier le bulletin de paie correctement. De plus, un logiciel de paie en ligne est relié à votre solution SIRH ou votre logiciel de gestion des congés et absences. Par conséquent, vous n’avez plus à perdre du temps auprès des différents services pour récupérer les éléments variables de paie puisque tout est automatisé.
2. La centralisation des données sociales de votre entreprise
Les données de paie sont par nature sensibles. En utilisant un logiciel de paie en ligne, vous avez la garantie de stocker ces données de manière sécurisée et en respectant les règles relatives à la protection des données personnelles. En outre, la centralisation des données vous permet d’y accéder plus simplement et donc d’utiliser efficacement ces données pour déployer la stratégie de votre entreprise, sans perte de temps.
3. La garantie d’établir une paie conforme à la législation sociale
La législation de la paie est particulièrement complexe et fluctuante. Se doter d’un logiciel de paie en ligne permet donc de profiter de l’expertise de ses concepteurs et des mises à jour régulières de l’outil.
4. La diminution drastique des erreurs de paie
Une erreur de paie peut avoir des conséquences préjudiciables pour la bonne marche de l’entreprise. Amendes, redressement URSSAF, litiges prud’homaux, ou bien encore la détérioration du climat social de l’entreprise sont autant de points qui font pencher la balance en faveur de l’utilisation d’un logiciel de paie.
5. La meilleure maîtrise des coûts liés au traitement de la paie
En utilisant un logiciel de paie en ligne, vous n’avez plus à supporter des coûts liés à la gestion postale et à l’impression des fiches de paie. En outre, vous avez une meilleure visibilité du coût de stockage et d’archivage de vos bulletins.
Notre sélection des 8 meilleurs logiciels de paie en ligne
Sans plus attendre, voici notre sélection des 8 meilleurs logiciels de paie en ligne.
Payfit
Créé en 2015, Payfit est un logiciel dont l’objectif est clair : simplifier la paie et l’ensemble de la gestion des ressources humaines.
- Logiciel développé par des experts paie
- Offre flexible et sans engagement
- Interface simple à utiliser
- Pas encore d’application dédiée Android ou iOS
Ces fonctionnalités sont relativement complètes puisqu’elles comprennent la paie mais aussi l’administration du personnel, la gestion des congés et absences ou encore les notes de frais. Concernant la paie, on apprécie les nombreuses automatisations relatives tant à la création des fiches de paie qu’au paiement des salaires.
L’outil est intuitif et accessible par tous. Développé en mode Saas, il est particulièrement adapté aux TPE-PME et bénéficie d’une grande notoriété. Cette solution RH française évolue désormais à l’international avec une implantation en Allemagne, Angleterre et en Espagne. De précieux atouts si vous envisagez de conquérir de nouveaux marchés ! Pour en savoir plus, lire notre avis sur Payfit.
Kelio
C’est en 2019 que Kelio acquiert la société 123Paie afin de proposer une solution RH complète permettant de gérer l’ensemble du processus RH, du recrutement à la paie en passant par la formation.
- Veille sociale incluse
- S’intègre avec la suite RH Kelio
- Support client en français
- Tarif sur devis
La solution Kelio s’adresse aux PME de 10 à 150 salariés à la recherche d’un outil simple et adapté à leur besoin. Plus de 120 conventions collectives sont traitées et couvrent donc une multiplicité de domaines d’activités.
Ainsi, avec Kelio, vous êtes assurés de produire une paie fiable, de la saisie des éléments variables et l’établissement des déclarations sociales post-paie, tout en ayant la possibilité de produire divers rapports sociaux. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Kelio.
Malibou
malibou est un un logiciel en ligne dédié à la gestion de la paie et des ressources humaines. Son objectif ? Rendre simple des processus complexes, afin de permettre aux entreprises et à leurs équipes de se concentrer sur le cœur de leur activité.
- Toutes les CCN couvertes
- Gestion RH et paie dans le même outil
- Accompagnement dédié et personnalisé par un expert en paie
- Pas d’application mobile
La plateforme permet de centraliser et assurer simplement la gestion de la paie et des ressources humaines au sein d’un outil unique tout en bénéficiant d’un accompagnement humain personnalisé par un expert en paie. Ce dernier produit, contrôle et réalise vos bulletins tout en répondant à vos questions par chat et téléphone. Autre avantage : toutes les conventions collectives sont acceptées.
La solution proposée par malibou est moderne, la plateforme est intuitive et les tarifs sont simples et transparents. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Malibou.
Cegid Payroll Ultimate
Cegid Payroll Ultimate est une solution SaaS dédiée à la gestion de la paie et à l’administration du personnel proposée par le célèbre éditeur Cegid.
- Solution de paie très complète
- Adaptabilité et évolutivité
- Conformité réglementaire garantie
- Pas de tarifs disponibles sur le site
Conçue pour automatiser les processus, elle optimise le traitement des salaires et la gestion des collaborateurs, garantissant à la fois gain de temps et fiabilité. Elle inclut la gestion automatisée de la paie et des déclarations sociales, mais aussi la gestion des congés et absences, un module d’épargne salariale et un reporting RH avancé.
C’est une solution pensée pour les PME et ETI aux besoins avancés et ayant des exigences spécifiques en matière de conformité, d’automatisation et d’intégration avec leurs outils RH. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Cegid Payroll Ultimate.
macompta.fr
Accessible par tous, macompta.fr est une solution en ligne complète de gestion de la paie et de la comptabilité.
- Permet d’être complètement autonome dans la gestion de la paie
- Paramétrage inclus dans le prix de l’abonnement
- Intégration facilitée avec le logiciel de comptabilité macompta.fr
- N’existe pas encore en version multi-établissement
Destinée principalement aux TPE de moins de 20 salariés, macompta.fr est l’outil idéal pour les entreprises désireuses d’avoir un logiciel simple, intuitif et efficace. Ses fonctionnalités sont très complètes : gestion des salaires, suivi des absences et des congés payés, gestion du volet déclaratif mais aussi gestion des plannings.
Ce logiciel se distingue par un paramétrage sur mesure permettant une grande facilité de prise en main grâce à une interface intuitive. Pour en savoir plus, lire notre avis sur MaCompta.
Fiche-Paie.net
Créé en 2016, Fiche-paie.net est un logiciel de paie en ligne qui vise à simplifier la gestion de la paie des TPE, PME et des professions libérales. Ses fonctionnalités complètes ont déjà convaincu près de 40 000 clients.
- Simple à paramétrer
- Assistance utilisateur basée en France
- Gestion des régimes spécifiques (Alsace-Moselle, BTP, etc.)
- Interface un peu austère
Simple et agréable à utiliser, il permet une gestion à 360° de la paie en intégrant également la gestion comptable de celle-ci. Il est possible de réaliser ses paies mais aussi de gérer les congés et absences, les notes de frais, l’administration du personnel ainsi que le volet déclarations sociales.
Par ailleurs, cette solution efficace vous permettra d’accéder à des tableaux de bord pratiques pour suivre minutieusement vos dépenses. Il inclut plus de 1 000 conventions collectives vous assurant d’être toujours en conformité. On apprécie aussi le support exhaustif aussi bien relatif à l’utilisation du logiciel que son application aux spécificités techniques de votre métier. Pour en savoir plus, lire notre avis sur fiche-paie.net.
Sage Business Cloud Paie
Adapté aux TPE, voire aux entreprises jusqu’à 200 salariés (par société), Sage permet de créer facilement ses paies en ligne ainsi que les déclarations sociales afférentes.
- Mises à jour en temps réel pour une paie toujours conforme
- Application mobile
- Conventions collectives automatisées en partenariat avec les Editions Législatives
- Tarifs des options un peu complexes
Grâce à ses fonctionnalités de paie, vous pouvez éditer vos bulletins de paie rapidement et sans erreur. Les cotisations et le prélèvement à la source sont automatiquement calculés pour vous faire gagner du temps. Toutes vos déclarations sociales sont effectuées en un clic. Vous pouvez suivre toutes les données et indicateurs RH grâce au tableau de bord très fourni de Sage.
Grâce à l’accompagnement par une équipe de spécialistes, Sage Business Cloud Paie convient particulièrement aux entrepreneurs, dirigeants ou équipes administratives qui découvrent les tâches liées à la gestion de la paie. Mais Sage Business Cloud, c’est aussi des modules de gestion des temps, des absences et des carrières. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Sage Business Cloud Paie.
My Silae
My Silae est un logiciel de gestion de paie en ligne créé en 2010 qui propose aux TPE, PME et ETI de choisir entre une gestion de la paie autonome, une externalisation partielle ou totale.
- Veille hebdomadaire
- +830 CCN couvertes
- Plateforme RH et Paie unifiée
- Tarifs sur devis
Quel que soit le mode d’utilisation choisi (autonome, externalisation partielle ou totale), vous disposez d’une plateforme intuitive et performante pour gérer la paie de votre entreprise. On apprécie les nombreuses automatisations qui font gagner du temps et qui vous guide dans l’utilisation de l’outil. Le grand avantage de My Silae, c’est la veille hebdomadaire légale et conventionnelle, effectuée de manière automatique.
Il est nécessaire de prendre contact avec l’équipe Silae pour obtenir une offre personnalisée et les tarifs liés. La solution inclut l’accès à une assistance et support client, une aide en ligne et l’accès à une communauté d’utilisateurs pour répondre aux questions paie et social. Pour en savoir plus, lire notre avis sur My Silae.
Les logiciels mentionnés figurent parmi les plus connus du marché. Cependant, il existe d’autres logiciels de paie en ligne comme ADP ou encore Openpaye qui sont des solutions intéressantes, avec un bon rapport qualité/prix.
Tableau comparatif des meilleurs logiciels de paie en ligne
| Pour qui ? | Notes de frais | Espace Personnel | Suivi du temps de travail | |
|---|---|---|---|---|
| Payfit | TPE/PME | |||
| Kelio | PME | |||
| Malibou | TPE/PME | |||
| Cegid Payroll Ultimate | PME/ETI | |||
| My Silae | TPE/PME/ETI | |||
| Rippling | TPE/PME/ETI | |||
| macompta.fr | TPE/PME | |||
| Fiche-Paie | TPE/PME | |||
| Sage Business Cloud Paie | TPE/PME |
Comment choisir votre logiciel de paie en ligne ?
Maintenant que vous connaissez les meilleurs logiciels de paie du marché, comment choisir le vôtre ?
Pour faire le bon choix, vous devez tout d’abord définir vos besoins puis évaluer plusieurs critères afin de trouver l’outil le plus adapté pour réaliser vos fiches de paie en ligne. Voici quelques critères pour vous guider.
Les caractéristiques de votre entreprise
La taille de votre entreprise, le nombre de collaborateurs ou encore vos ressources en interne pour gérer la paie sont autant d’éléments à connaître pour choisir un logiciel de paie adapté. Une entreprise qui gère une seule fiche de paie par mois aura des besoins plus simples qu’une PME avec plusieurs dizaines voire centaines de salariés et donc tout autant de fiches de paie à traiter et de situations diversifiées.
De même, dans une TPE avec un seul salarié, c’est bien souvent le gérant qui établit la fiche de paie seul, avec plus ou moins de compétences en la matière. Si c’est votre cas, préférez donc un outil simple à prendre en main avec un support exhaustif tel que Payfit. À l’inverse, une PME aura certainement un service ou une personne dédiée à la paie avec potentiellement plus d’expertise sur le sujet. Vous pouvez donc vous permettre un outil plus complet comme on trouve dans la gamme Sage.
Les fonctionnalités
Le deuxième élément à étudier, ce sont les fonctionnalités. Un bon logiciel de paie doit posséder certaines fonctionnalités de base, comme la création et l’édition des fiches de paie en ligne, la gestion des documents RH ou encore la réalisation des déclarations sociales obligatoires.
Ainsi, si vous traitez beaucoup de notes de frais, Payfit ou macompta.fr disposent d’un module dédié. La majorité des logiciels de notre sélection (sauf macompta.fr) proposent un espace personnel pour que vous salariés puissent gérer certaines tâches RH en ligne (poser des congés, envoyer des justificatifs, etc.). Avec Payfit, Kelio ou encore Sage 100 Paie & RH, vous disposez aussi d’un outil de suivi du temps de travail pour gérer les congés, les plannings ou encore pointer les heures travaillées.
L’utilisation et le support
Que vous ayez déjà utilisé un logiciel de paie ou que ce soit la première fois, nous conseillons à tous nos lecteurs de choisir un outil ergonomique, intuitif et simple à utiliser. Profitez des démonstrations ou des essais gratuits pour vous faire une idée de l’interface. Listo Paye et macompta.fr proposent de tester l’outil pendant 30 jours, tous les autres offres une démonstration personnalisée de leur outil.
Par ailleurs, même si ces logiciels sont conçus pour être utilisés par tous, vous pourrez avoir besoin à un moment donné d’un accompagnement ou d’un support technique.
Pensez donc à regarder ce que propose chaque marque. Pour certains, une formation est incluse lors de la mise en service du logiciel. D’autres assurent un support technique illimité, alors que d’autres encore le font payer. Disponibilité et réactivité des services support sont des points importants dans votre choix.
Le budget
Nous reviendrons sur la question du coût d’un logiciel de paie un peu plus loin dans cet article. Mais bien évidemment, votre budget est un critère de choix pour votre nouveau logiciel de fiche de paie en ligne.
Vous devez donc essayer de définir un budget, tout en tenant compte du temps gagné sur cette tâche (et donc des économies à moyen terme !). Alors plutôt que d’opter pour le logiciel le moins cher, concentrez plutôt sur celui/ceux qui répond le mieux à vos besoins en fonction des critères ci-dessus.
Quelles alternatives pour faire une fiche de paie en ligne ?
L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne n’est pas obligatoire pour réaliser la paie de ses collaborateurs. D’autres solutions existent.
Utiliser un modèle de fiche de paie
Vous pouvez tout à fait décider de faire vos paies vous-même en vous appuyant sur un modèle de fiche de paie fiable.
Cependant, il ne peut s’agir que d’une solution à court terme. En effet, réaliser une fiche de paie conforme implique une veille sociale active et donc de disposer du temps et des compétences nécessaires à cela.
Par ailleurs, les conséquences d’une erreur de paie peuvent être très préjudiciables pour l’entreprise : redressement URSSAF, litiges, mauvaise gestion comptable ou encore détérioration du climat social de l’entreprise.
Utiliser un logiciel de paie en ligne gratuit
Il existe un certain nombre de logiciels de paie en ligne gratuits qui permettent d’établir simplement des bulletins de paie. Le logiciel Oxygène peut être une alternative à considérer si vous avez moins de 10 salariés. Openpaye propose également une solution gratuite jusqu’à 3 salariés. Cependant, comme pour toute solution gratuite, nous vous invitons à bien réfléchir à l’après. En effet, choisir un logiciel de paie en ligne uniquement parce qu’il est gratuit peut être dommageable.
Par ailleurs, étant donné la nature sensible des données stockées dans un logiciel de paie, son choix n’est pas à prendre à la légère.
Combien coûte un logiciel de paie en ligne ?
Le coût d’un logiciel de paie en ligne est assez variable. Pour faire le meilleur choix, il est indispensable de lister vos besoins en termes de nombre de salariés, gestion multisites, complexité de votre secteur d’activité, etc. Ce n’est qu’après que vient la question du tarif, qui vous permettra d’établir le coût de vos fiches de paie.
Ce tableau récapitulatif vous aidera à faire un rapide comparatif des meilleurs logiciels de paie en ligne :
| Logiciel | Essai gratuit | Tarif par bulletin (à partir de) | Abonnement mensuel (à partir de) |
|---|---|---|---|
| Payfit | 19€ | 49€ | |
| Kelio | N/C | N/C | |
| Malibou | 26€ | ||
| Cegid Payroll Ultimate | N/C | N/C | |
| My Silae | N/C | N/C | |
| Rippling | N/C | N/C | |
| MaCompta | 30 jours | N/C | 24,92€ |
| Fiche-Paie | 5,75€ | 29,85€ | |
| Sage Business Cloud Paie | 8€ | 5€ |
Il est malgré tout toujours préférable de faire plusieurs demandes de devis, afin d’obtenir une offre personnalisée et cohérente avec vos besoins. C’est encore plus vrai pour les logiciels dont les grilles tarifaires sont complexes à lire (comme chez Sage par exemple). Alors que les prix affichés peuvent sembler hors budget, il est en réalité important de comprendre ce qui est inclus pour pouvoir réaliser une véritable comparaison objective.
FAQ
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
Une fiche de paie en ligne est une fiche de paie dématérialisée produite à l’aide d’un logiciel de paie en ligne. Depuis la loi instaurant le bulletin de paie dématérialisée, l’employeur peut remettre une fiche de paie en ligne à son salarié.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie en ligne ?
Utiliser un logiciel de paie en ligne permet de gagner du temps et d’établir une fiche de paie en ligne conforme à la législation sociale. L’employeur parvient ainsi à limiter le risque d’erreur de paie et maîtrise mieux les coûts annexes de traitement de la paie.
Quelles alternatives à un logiciel de paie en ligne payant ?
Il est possible de s’appuyer sur un modèle de fiche de paie ou bien de réaliser sa paie sur Excel. Vous pouvez aussi vous tourner vers des offres gratuites comme Openpaye qui pourra vous accompagner efficacement lors de l’augmentation de votre nombre de salariés.
