Établir une fiche de paie figure parmi les principales obligations de l’employeur. Il devra s’assurer que celle-ci est conforme à la loi et comporte l’ensemble des mentions obligatoires. Il peut ensuite procéder au paiement des déclarations sociales auprès de l’administration et verser la rémunération correspondante.
Dans une optique de simplification de la paie, il est désormais possible de réaliser une fiche de paie en ligne.
Qu’est-ce que précisément une fiche de paie en ligne ? Quels sont les avantages d’un logiciel de paie en ligne ? Quelles sont les alternatives pour réaliser une fiche de paie en ligne ? Qu’en est-il du coût d’une fiche de paie ? Enfin, découvrez notre sélection des 7 meilleurs logiciels de paie en ligne.
- Payfit – Le meilleur pour sa facilité de prise en main
- Macompta.fr – Le meilleur pour la comptabilité
- 123Paie – Le meilleur pour la veille sociale incluse
- Fiche-Paie.net – Le meilleur pour les nombreuses conventions collectives intégrées (+1000)
- Sage Business Cloud Paie – Le meilleur pour son support exhaustif
- Sage 100 Paie & RH – Le meilleur pour ses modules à la carte
- Listo Paye – Le meilleur pour son application mobile
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent opter pour le bulletin de paie en ligne. Cette fiche de paie dématérialisée s’inscrit dans le cadre du choc de simplification initié en mars 2013 sous la présidence de François Hollande.
Progressivement, depuis 2018, l’employeur est désormais tenu de remettre un bulletin de paie simplifié. L’objectif est donc de rendre la fiche de paie plus lisible et compréhensible des salariés.
On y retrouve les informations essentielles et obligatoires telles que celles permettant d’identifier le salarié et l’entreprise, la période de travail et la rémunération associée.
Les 5 avantages d’un logiciel de paie en ligne
Afin d’établir une paie conforme à la loi, les entreprises ont tout intérêt à utiliser un logiciel de paie en ligne. Ce type de logiciel présente plusieurs avantages non négligeables :
- le gain de temps ;
- la centralisation des données sociales de votre entreprise ;
- la garantie d’établir une paie conforme à la législation sociale ;
- la diminution drastique des erreurs de paie ;
- la meilleure maîtrise des coûts liés au traitement de la paie.
Le gain de temps
Un logiciel de paie en ligne est comme toute solution automatisée pensée pour vous faire gagner du temps. Par exemple, vous pouvez en quelques clics ajouter une prime exceptionnelle, saisir les dates de congés payés de votre salarié et compter sur votre logiciel de paie pour modifier le bulletin de paie correctement. De plus, un logiciel de paie en ligne est relié à votre solution SIRH ou votre logiciel de gestion des congés et absences. Par conséquent, vous n’avez plus à perdre du temps auprès des différents services pour récupérer les éléments variables de paie puisque tout est automatisé.
La centralisation des données sociales de votre entreprise
Les données de paie sont par nature sensibles. En utilisant un logiciel de paie en ligne, vous avez la garantie de stocker ces données de manière sécurisée et en respectant les règles relatives à la protection des données personnelles. En outre, la centralisation des données vous permet d’y accéder plus simplement et donc d’utiliser efficacement ces données pour déployer la stratégie de votre entreprise, sans perte de temps.
La garantie d’établir une paie conforme à la législation sociale
La législation de la paie est particulièrement complexe et fluctuante. Se doter d’un logiciel de paie en ligne permet donc de profiter de l’expertise de ses concepteurs et des mises à jour régulières de l’outil.
La diminution drastique des erreurs de paie
Une erreur de paie peut avoir des conséquences préjudiciables pour la bonne marche de l’entreprise. Amendes, redressement URSSAF, litiges prud’homaux, ou bien encore la détérioration du climat social de l’entreprise sont autant de points qui font pencher la balance en faveur de l’utilisation d’un logiciel de paie.
La meilleure maîtrise des coûts liés au traitement de la paie
En utilisant un logiciel de paie en ligne, vous n’avez plus à supporter des coûts liés à la gestion postale et à l’impression des fiches de paie. En outre, vous avez une meilleure visibilité du coût de stockage et d’archivage de vos bulletins.
Notre sélection des 7 meilleurs logiciels de paie en ligne
Sans plus attendre, voici notre sélection des 7 meilleurs logiciels de paie en ligne.
Payfit
Créé en 2015, Payfit est un logiciel dont l’objectif est clair : simplifier la paie et l’ensemble de la gestion des ressources humaines.
- Logiciel développé par des experts paie
- Offre flexible et sans engagement
- Interface simple à utiliser
- Pas encore d’application dédiée Android ou iOS
Ces fonctionnalités sont relativement complètes puisqu’elles comprennent la paie mais aussi l’administration du personnel, la gestion des congés et absences ou encore les notes de frais. Concernant la paie, on apprécie les nombreuses automatisations relatives tant à la création des fiches de paie qu’au paiement des salaires.
L’outil est intuitif et accessible par tous. Développé en mode Saas, il est particulièrement adapté aux TPE-PME et bénéficie d’une grande notoriété. Cette solution RH française évolue désormais à l’international avec une implantation en Allemagne, Angleterre et en Espagne. De précieux atouts si vous envisagez de conquérir de nouveaux marchés ! Pour en savoir plus, lire notre avis sur Payfit.
macompta.fr
Créée en 2004 par la société EBP Informatique, macompta.fr est une solution en ligne complète de gestion de la paie et de la comptabilité.
- Permet d’être complètement autonome dans la gestion de la paie
- Paramétrage inclus dans le prix de l’abonnement
- Intégration facilitée avec le logiciel de comptabilité macompta.fr
- N’existe pas encore en version multi-établissement
Destinée principalement aux TPE de moins de 20 salariés, macompta.fr est l’outil idéal pour les entreprises désireuses d’avoir un logiciel simple, intuitif et efficace. Ses fonctionnalités sont très complètes : gestion des salaires, suivi des absences et des congés payés, gestion du volet déclaratif mais aussi gestion des plannings.
Ce logiciel se distingue par un paramétrage sur mesure permettant une grande facilité de prise en main grâce à une interface intuitive. Pour en savoir plus, lire notre avis sur MaCompta.
123Paie
C’est en 2019 que Kelio acquiert la société 123Paie afin de proposer une solution RH complète permettant de gérer l’ensemble du processus RH, du recrutement à la paie en passant par la formation.
- conviviale
- S’intègre avec la suite Kelio
- Support client en français
- Tarif sur devis
La solution 123Paie s’adresse aux entreprises de taille moyenne à la recherche d’un outil simple et adapté à leur besoin. Plus de 200 conventions collectives sont traitées et couvrent donc une multiplicité de domaines d’activités.
Ainsi, avec 123Paie, vous êtes assurés de produire une paie fiable, de la saisie des éléments variables et l’établissement des déclarations sociales post-paie, tout en ayant la possibilité de produire divers rapports sociaux. Pour en savoir plus, lire notre avis sur 123paie.
Fiche-Paie
Créé en 2016, Fiche-paie est un logiciel de paie en ligne qui vise à simplifier la gestion de la paie des TPE, PME et des professions libérales. Ses fonctionnalités complètes ont déjà convaincu près de 40 000 clients.
- Simple à paramétrer
- Assistance utilisateur basée en France
- Gestion des régimes spécifiques (Alsace-Moselle, BTP, etc.)
- Interface un peu austère
Simple et agréable à utiliser, il permet une gestion à 360° de la paie en intégrant également la gestion comptable de celle-ci. Il est possible de réaliser ses paies mais aussi de gérer les congés et absences, les notes de frais, l’administration du personnel ainsi que le volet déclarations sociales.
Par ailleurs, cette solution efficace vous permettra d’accéder à des tableaux de bord pratiques pour suivre minutieusement vos dépenses. Il inclut plus de 1 000 conventions collectives vous assurant d’être toujours en conformité. On apprécie aussi le support exhaustif aussi bien relatif à l’utilisation du logiciel que son application aux spécificités techniques de votre métier. Pour en savoir plus, lire notre avis sur fiche-paie.net.
Sage Business Cloud Paie
Adapté aux TPE, voire aux entreprises jusqu’à 200 salariés (par société), Sage permet de créer facilement ses paies en ligne ainsi que les déclarations sociales afférentes.
- Mises à jour en temps réel pour une paie toujours conforme
- Application mobile
- Conventions collectives automatisées en partenariat avec les Editions Législatives
- Tarifs des options un peu complexes
Grâce à ses fonctionnalités de paie, vous pouvez éditer vos bulletins de paie rapidement et sans erreur. Les cotisations et le prélèvement à la source sont automatiquement calculés pour vous faire gagner du temps. Toutes vos déclarations sociales sont effectuées en un clic. Vous pouvez suivre toutes les données et indicateurs RH grâce au tableau de bord très fourni de Sage.
Grâce à l’accompagnement par une équipe de spécialistes, Sage Business Cloud Paie convient particulièrement aux entrepreneurs, dirigeants ou équipes administratives qui découvrent les tâches liées à la gestion de la paie. Mais Sage Business Cloud, c’est aussi des modules de gestion des temps, des absences et des carrières. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Sage Business Cloud Paie.
Sage 100 Paie & RH
Le logiciel Sage 100 Paie & RH est la solution Sage dédiée au traitement de la paie et à la gestion des RH et conçue pour les PME et les start-ups.
- Solution modulable et évolutive
- Nombreuses automatisations
- Conformité légale et réglementaire garantie
- Tarifs difficiles à lire
Sage 100 Paie & RH permet de traiter tout le processus de paie, de la saisie des éléments variables aux ordres de paiement en passant par les déclarations obligatoires. Avec ses nombreuses automatisations, il assure un gain de temps et le respect des obligations légales et conventionnelles. L’outil peut être complété par d’autres modules Sage pour devenir un véritable logiciel RH.
Comme souvent avec Sage, la grille tarifaire est assez complexe. Nous vous recommandons de contacter l’équipe pour définir la meilleure offre pour vous et profiter d’une démo gratuite. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Sage 100 Paie & RH.
Listo Paye
Créée en 2017 par la société Listo SAS, la solution de paie clé en main Listo Paye a déjà convaincu plusieurs milliers d’entreprises grâce à un large panel de fonctionnalités paie 100% digitales.
- Interface simple et intuitive
- Tarification transparente
- Support chat et téléphonique
- Automatisation des déclarations sociales
- Pas de réelle fonctionnalité de gestion des ressources humaines
Listo Paye vise particulièrement les TPE et PME. Cet outil permet à la fois la gestion de la paie, l’export comptable ainsi que les déclarations sociales (DSN). L’automatisation d’un grand nombre de tâches permet aux équipes de gagner en productivité et fluidité.
En parallèle, les fonctionnalités de reporting de paie et autres données sociales se révèlent très précieuses pour diminuer le temps consacré à la gestion sociale de l’entreprise. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Listo Paye.
Les logiciels mentionnés figurent parmi les plus connus du marché. Cependant, il existe d’autres logiciels de paie en ligne comme ADP et Cegid ou encore Openpaye qui sont des solutions intéressantes, avec un bon rapport qualité/prix.
Quelles alternatives pour faire une fiche de paie en ligne ?
L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne n’est pas obligatoire pour réaliser la paie de ses collaborateurs. D’autres solutions existent.
Utiliser un modèle de fiche de paie
Vous pouvez tout à fait décider de faire vos paies vous-même en vous appuyant sur un modèle de fiche de paie fiable.
Cependant, il ne peut s’agir que d’une solution à court terme. En effet, réaliser une fiche de paie conforme implique une veille sociale active et donc de disposer du temps et des compétences nécessaires à cela.
Par ailleurs, les conséquences d’une erreur de paie peuvent être très préjudiciables pour l’entreprise : redressement URSSAF, litiges, mauvaise gestion comptable ou encore détérioration du climat social de l’entreprise.
Utiliser un logiciel de paie en ligne gratuit
Il existe un certain nombre de logiciels de paie en ligne gratuits qui permettent d’établir simplement des bulletins de paie. Le logiciel Oxygène peut être une alternative à considérer si vous avez moins de 10 salariés. Openpaye propose également une solution gratuite jusqu’à 3 salariés. Cependant, comme pour toute solution gratuite, nous vous invitons à bien réfléchir à l’après. En effet, choisir un logiciel de paie en ligne uniquement parce qu’il est gratuit peut être dommageable.
Par ailleurs, étant donné la nature sensible des données stockées dans un logiciel de paie, son choix n’est pas à prendre à la légère.
Combien coûte un logiciel de paie en ligne ?
Le coût d’un logiciel de paie en ligne est assez variable. Pour faire le meilleur choix, il est indispensable de lister vos besoins en termes de nombre de salariés, gestion multisites, complexité de votre secteur d’activité, etc. Ce n’est qu’après que vient la question du tarif, qui vous permettra d’établir le coût de vos fiches de paie.
Ce tableau récapitulatif vous aidera à faire un rapide comparatif des meilleurs logiciels de paie en ligne :
| Logiciel | Essai gratuit | Tarif par bulletin (à partir de) | Abonnement mensuel (à partir de) |
|---|---|---|---|
| Payfit | non | 17€ | 49€ |
| MaCompta | oui (30 jours) | N/C | 24,92€ |
| 123Paie | non | N/C | N/C |
| Fiche-Paie | non | 5,75€ | 29,85€ |
| Sage Business Cloud Paie | non | 8€ | 5€ |
| Sage 100 Paie & RH | non | N/C | 759€ |
| Listo Paye | non | 8€ | 8€ |
Il est malgré tout toujours préférable de faire plusieurs demandes de devis, afin d’obtenir une offre personnalisée et cohérente avec vos besoins. C’est encore plus vrai pour les logiciels dont les grilles tarifaires sont complexes à lire (comme chez Sage par exemple). Alors que les prix affichés peuvent sembler hors budget, il est en réalité important de comprendre ce qui est inclus pour pouvoir réaliser une véritable comparaison objective.
FAQ
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
Une fiche de paie en ligne est une fiche de paie dématérialisée produite à l’aide d’un logiciel de paie en ligne. Depuis la loi instaurant le bulletin de paie dématérialisée, l’employeur peut remettre une fiche de paie en ligne à son salarié.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie en ligne ?
Utiliser un logiciel de paie en ligne permet de gagner du temps et d’établir une fiche de paie en ligne conforme à la législation sociale. L’employeur parvient ainsi à limiter le risque d’erreur de paie et maîtrise mieux les coûts annexes de traitement de la paie.
Quelles alternatives à un logiciel de paie en ligne payant ?
Il est possible de s’appuyer sur un modèle de fiche de paie ou bien de réaliser sa paie sur Excel. Vous pouvez aussi vous tourner vers des offres gratuites comme Openpaye qui pourra vous accompagner efficacement lors de l’augmentation de votre nombre de salariés.
