Vous avez besoin d’établir une fiche de paie pour un de vos salariés ? Nous mettons à votre disposition un modèle de fiche de paie Excel et un modèle au format Word. Vous pouvez les télécharger gratuitement et sans inscription.
Modèle de fiche de paie vierge
Vous trouverez ici un modèle de fiche de paie au format Excel à télécharger gratuitement et sans inscription et là le modèle Word vierge.
Ces modèles fiables sont fournis par notre partenaire Payfit.
Comment remplir le modèle de fiche de paie ?
Pour télécharger le modèle de fiche de paie, pas besoin de laisser vos coordonnées, cliquez simplement sur le lien du format qui vous correspond.
Quel que soit le format choisi (Excel ou Word), le modèle proposé est vierge et il vous faudra donc remplir l’intégralité des informations vous-même. Soyez très vigilant au moment de la saisie. En effet, selon votre entreprise et le statut de votre salarié, certaines mentions doivent être adaptées.
Prenez le temps de bien vérifier chacune des rubriques et de vous assurer que les taux sont bien à jour, afin que le montant des cotisations soit correct.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une fiche de paie ?
Les bulletins de paie doivent comporter un certain nombre d’éléments et de mentions obligatoires. Sans rentrer dans le détail, les informations suivantes doivent figurer :
| Informations | Exemple |
|---|---|
| Employeur | nom, adresse, numéro de SIRET, code APE ou NAF, convention collective |
| Salarié | nom, prénom, numéro de sécurité sociale, adresse postale, emploi, ancienneté, position (coefficient), classification, catégorie du salarié, etc. |
| Rémunération | période, base de calcul, salaire brut, montant perçu, primes, avantages (tickets restaurant, primes, etc.), salaire net (à payer et celui imposable), nombre d’heures réalisées dont les heures supplémentaires, absences (congés payés, maladie, RTT, etc). |
| Côtisations sociales | CSG, CRDS, retraite, chômage, exonérations éventuelles, etc. |
En plus de ces mentions doivent aussi figurer le prélèvement à la source, les autres versements et retenues, ainsi que d’autres mentions légales plus génériques (date et mode de paiement par exemple). Ces mentions sont bien évidemment incluses dans le modèle fourni. Notez que le bulletin de salaire a été simplifié depuis 2018, mais qu’il reste quand même assez complexe à remplir.
Attention : depuis le 1ᵉʳ juillet 2023, vous devez également faire figurer sur la fiche de paie de vos salariés, le montant net social (arrêté du 31 janvier 2023). Il s’agit du revenu net, une fois l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires déduits.
En revanche, sachez que certains éléments ne doivent pas figurer sur la fiche de paie. Il s’agit notamment de ceux faisant mention de l’exercice du droit de grève ou de l’activité de représentant du personnel, comme l’indique l’article R3243-4 du Code du travail.
La fiche de paie, au vu du nombre de mentions légales et des évolutions récurrentes, reste un document qui peut s’avérer complexe à produire.
Le modèle de fiche de paie : les avantages et les risques
L’utilisation d’un modèle de fiche de paie peut, à première vue, se révéler très avantageux, et ce, pour de nombreuses raisons :
- la gratuité (vous générez vous-même vos bulletins de salaire) ;
- le gain de temps (chaque mois, il vous suffit de dupliquer et de modifier les éléments variables) ;
- le calcul automatique des salaires (avec le format Excel).
Cependant, cela comporte aussi des risques. Outre, le fait de faire attention au préalable à la fiabilité du modèle choisi (parmi la multitude de modèles disponibles en ligne), de nombreuses erreurs peuvent être faites lors de la saisie. Il convient donc d’être vigilant sur :
- la conformité légale : certains modèles sont relativement vieux et obsolètes compte tenu de l’évolution de la législation ces dernières années. Ils ne comportent pas forcément toutes les mentions obligatoires ou pire, reprennent des informations erronées ;
- la conformité sociale : les taux des cotisations sociales sont amenés à être modifiés, ajustés ou même supprimés au fil des ans. Un modèle standard ne vous garantit pas d’être à jour des dernières évolutions. De plus, certains secteurs bénéficient de taux qui leur sont propres.
Ces erreurs peuvent avoir un impact significatif sur votre entreprise. En effet, en cas d’oublis ou d’erreurs, vous vous exposez à un risque de redressement, d’amendes, voire de dommages et intérêts en cas de contrôle URSSAF ou de litige avec un salarié. La comptabilité de la société peut alors s’en trouver extrêmement fragilisée.
Quelles sont les alternatives au modèle pour établir vos fiches de paie ?
Même si la gratuité des modèles peut être un élément décisif dans la manière d’établir vos fiches de paie, les risques d’erreurs associés restent conséquents.
Aussi, sachez que d’autres alternatives existent, certes plus coûteuses, mais qui vous feront gagner du temps et surtout vous assurera d’établir une paie conforme.
En effet, vous pouvez choisir d’externaliser la gestion de la paie à votre expert-comptable par exemple ou un autre prestataire de votre choix. Le coût moyen pour une externalisation totale de la paie s’élève, à ce jour, à 25 € par bulletin de salaire.
Les logiciels de paie sont également une aide précieuse puisqu’ils vous proposent des modèles de bulletin de paie déjà paramétrés et conformes à la législation en vigueur. Le tarif varie en fonction du forfait choisi. Payfit, qui fournit le modèle ci-dessus, est un choix réputé.
Mais vous pouvez aussi vous tourner vers d’autres acteurs comme Fiche-Paie.net ou 123Paie. Ces acteurs intègrent généralement une veille juridique et sociale garantissant la mise à jour en temps réel des éléments, et une assistance pour répondre à toutes vos questions. Ils permettent aussi de gérer la dématérialisation des bulletins de paie.
L’URSSAF propose aussi un dispositif, le titre emploi service entreprise (TESE). À partir des éléments saisis dans le volet social, le service TESE met à votre disposition les bulletins de salaire dès le lendemain dans votre espace employeur. Le plus, ce dispositif est gratuit.
FAQ
Quels sont les risques à utiliser un modèle de bulletin de salaire ?
En utilisant un modèle de fiche de paie, vous vous exposez à des risques sérieux en cas d’erreur de saisie ou tout simplement d’oublis. Et pire, si vous reproduisez les mêmes erreurs à chaque bulletin et pour chaque employé, le montant de l’amende que vous encourez étant directement lié au nombre de bulletins comportant des erreurs.
Comment faire une fiche de paie gratuitement ?
Pour générer une fiche de paie gratuitement, l’utilisation d’un modèle est votre meilleure option (mais c’est aussi une option qui comporte des risques).
Peut-on modifier l’ordre des rubriques du modèle de fiche de paie ?
Non, l’ordre des rubriques est fixé par l’article 1 de l’arrêté du 31 janvier 2023, et vous devez le respecter. Cela permet notamment d’avoir une certaine uniformité entre tous les bulletins de salaire, quel que soit l’employeur.