Convocation entretien préalable

Vous êtes sur le point de licencier un de vos salariés ? Il vous faudra, dans le cadre de la procédure de licenciement, effectuer un entretien préalable au licenciement. La convocation à un entretien préalable est une obligation qui doit être formalisée par écrit.

Pour vous aider, voici un modèle de lettre de convocation à l’entretien préalable 100 % gratuit et disponible au format Word.

Modèle de lettre de convocation entretien préalable

Vous pouvez télécharger le modèle de convocation à l’entretien préalable au licenciement au format Word en cliquant ici. Ce modèle est adapté à un entretien préalable au licenciement pour motif personnel. Dans le cadre d’une convocation pour un entretien préalable pour licenciement économique, il faudra plutôt télécharger ce modèle.

Notez que ces deux modèles sont fiables, car ce sont des modèles officiels, mais qui nécessitent, comme tout acte formel, une certaine rigueur lors du remplissage. Assurez-vous donc de disposer de la dernière version à jour avant toute utilisation.

Convocation à l’entretien préalable de licenciement : quelques rappels

L’employeur peut, en présence d’une cause réelle et sérieuse, procéder au licenciement d’un salarié. Ainsi, le licenciement peut avoir lieu pour trois raisons majeures :

• licenciement économique (la cause du licenciement n’est pas liée au salarié directement) ;
• licenciement pour inaptitude (physique ou mentale, actée par un médecin du travail) ;
• licenciement pour motif personnel (la cause du licenciement est inhérente au salarié).

Attention, dans le cadre d’un licenciement pour motif personnel, la procédure doit être lancée dans un délai de 2 mois maximum, suivant la connaissance des faits fautifs, sous peine de prescription.

Dans les 3 cas, les procédures diffèrent, mais certains éléments ne changent pas. En effet, pour garantir la validité de votre procédure de licenciement, vous devez respecter certaines étapes clés :

• convoquer le salarié à un entretien préalable de licenciement ;
• conduire l’entretien à la date prévue ;
• envoyer la lettre de licenciement.

C’est donc pour notifier au salarié de l’entretien qu’il vous faudra envoyer la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement. Cet entretien aura lieu en respectant un délai minimum légal de 5 jours ouvrables après la remise de la lettre (article L1232-2 du Code du travail). Ce délai permet à votre salarié de préparer son entretien.

Au cours de l’entretien, vous devrez exposer les motifs pouvant conduire à l’éventuel licenciement et recueillir les explications du salarié. Ce dernier doit avoir la possibilité de se défendre.

Les mentions obligatoires sur une lettre de convocation à un entretien préalable

Même si la lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement est une formalité relativement simple, celle-ci doit respecter un certain formalisme. Aussi, selon l’article R1232-1 du Code du travail, vous devez vous assurer que votre lettre de convocation contient bien les éléments suivants :

• la raison de la convocation (la mention d’un éventuel licenciement doit apparaître) ;
• la date, l’heure et le lieu de l’entretien (lieu de travail ou siège social de l’entreprise) ;
• la possibilité pour le salarié de se faire assister à l’entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise (délégué syndical, collègue, etc.), ou par un conseiller du salarié (article L1232-4 du Code du travail) ;
• la signature de l’employeur ou de son représentant.

N’oubliez pas d’indiquer alors l’adresse des services dans lesquels votre salarié pourra consulter la liste des conseillers.

Dans le cas contraire, la procédure sera considérée caduque. De plus, sachez qu’omettre de notifier à votre salarié la possibilité de se faire assister est passible du paiement d’une indemnité égale à 1 mois de salaire (article L1235-2 du Code du travail).

D’où l’intérêt de vous référer à notre modèle officiel.

Comment envoyer la lettre de convocation à l’entretien préalable ?

Une fois remplie, vous n’aurez plus qu’à envoyer la lettre de convocation à l’entretien préalable au salarié concerné, en conservant un double signé.

Attention, la loi exige d’être en capacité de prouver l’envoi de la lettre. L’envoi d’un e-mail est donc à proscrire, puisque que vous ne pourrez pas garantir la date de connaissance par votre salarié de sa convocation à l’entretien préalable. Date qu’il est indispensable de connaître pour respecter le délai légal entre la convocation et l’entretien préalable de licenciement.

Selon l’article L1232-2 du Code du travail, la convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre (contre décharge).

Aussi, si vous décidez d’envoyer la convocation par lettre recommandée, assurez-vous de ne pas faire d’erreur dans l’adresse du salarié. En effet, en cas de non-réception de ladite convocation, la procédure deviendrait irrégulière. En revanche, sachez qu’elle reste valable si l’erreur résulte d’un changement d’adresse et que votre salarié ne vous en a pas informé.

Les modalités après l’entretien préalable de licenciement

Une fois l’entretien réalisé, vous devrez faire part de votre décision à votre salarié. Vous décidez alors soit de poursuivre la procédure de licenciement ou non.

Si vous décidez de licencier votre salarié, vous devrez lui envoyer une lettre de licenciement en recommandée avec accusé de réception, au minimum dans les 2 jours ouvrables après l’entretien préalable de licenciement (article L1232-6 du Code du travail), en y indiquant précisément les motifs de rupture du contrat.

Dans le cadre d’un licenciement économique, le délai varie en fonction de l’effectif de l’entreprise et du nombre de personnes concernées par ce licenciement. En effet, pour un licenciement collectif de 2 à 9 salariés sur 30 jours, le délai minimum de la lettre de licenciement est de 7 jours ouvrables suivant l’entretien. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la lettre de licenciement doit être envoyée aux salariés concernés dès l’expiration du délai de 30 jours, suivant la notification du projet de licenciement économique collectif, adressé à la DREETS (article L1233-39 du Code du travail).

Généralement, ce dernier doit effectuer un préavis de licenciement (article L1234-1 du Code du travail). Vous pouvez, si vous le souhaitez, dispenser le salarié d’exécuter son préavis, en versant en contrepartie une indemnité compensatrice de préavis. Toutefois, en cas de faute grave ou lourde, le salarié sera dispensé d’effectuer son préavis et il ne percevra pas d’indemnité compensatrice. La gravité de la faute commise rendant impossible son maintien dans l’entreprise.

FAQ