Décision unilatérale de l'employeur : modèle & conseils

Relative simple à instaurer, la Décision Unilatérale de l’Employeur permet à celui-ci d’user de son pouvoir décisionnaire et de mettre en œuvre rapidement un dispositif collectif au sein de l’entreprise. Depuis la mise en place de la complémentaire santé obligatoire en entreprise, de nombreux employeurs y ont eu recours.

Dans cet article, nous proposons d’en savoir plus sur ce dispositif et comment vous pouvez l’utiliser conformément à la loi. Enfin, pour vous aider au mieux, nous vous offrons également un modèle de DUE à télécharger et dont vous pourrez vous inspirer.

Ce que vous devez savoir sur la Décision unilatérale de l’employeur (DUE)

Qu’est-ce que la DUE ?

La DUE est un document écrit qui permet de formaliser la mise en place d’un engagement de l’employeur dans le cadre de son pouvoir décisionnaire.

Particulièrement adaptée aux TPE et PME, elle est un des moyens privilégiés pour instaurer une complémentaire santé si aucun régime n’existe alors.

Seul l’employeur s’engage. Les salariés déjà en place au moment de la décision peuvent la refuser mais les salariés qui intègrent l’entreprise sont de fait soumis à cette décision, sans que leur accord ne soit requis.

À quoi sert la DUE ?

La DUE est par nature non soumise à négociation auprès des salariés ou de leurs représentants. Par conséquent, cette décision devra être plus favorable que la loi ou la convention applicable au sein de l’entreprise. Dans le cas contraire, l’employeur s’expose à des sanctions.

La loi ANI sur la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 permet d’acter juridiquement grâce à la DUE que l’employeur est bien à jour de cette obligation.

La loi ANI sur la mutuelle se décline de la façon suivante :

• Un financement de la mutuelle par l’employeur à hauteur de 50% minimum ;
• Les mutuelles collectives choisies devront respecter un panier de soins minimum ;
• La possibilité de choisir n’importe quel assureur ;
• Enfin, le maintien individuel pendant un temps déterminé des garanties de la complémentaire santé lorsque le salarié quitte l’entreprise. C’est ce qu’on appelle la portabilité de la mutuelle.

Quelles sont les mentions obligatoires de la DUE ?

La DUE est un document écrit qui devra faire mention d’un certain nombre d’éléments qui détaille les conditions permettant le bénéfice de la mutuelle obligatoire. Vous trouverez ci-dessous le détail des mentions obligatoires de la DUE

Les modalités d’organisation de la mutuelle

Les conditions et la périodicité selon lesquelles le réexamen des modalités d’organisation de la mutuelle peut intervenir devront être précisées. L’article L.912-2 du Code de la Sécurité sociale fixe ce délai maximum à 5 ans.

Les bénéficiaires du contrat

L’employeur est en droit de proposer des garanties santé différentes à ces salariés en fonction de critères tels que le statut (cadre, non-cadre, etc.) ou bien encore la nature de l’activité de ses salariés qui pourrait justifier une couverture santé plus large. L’employeur peut ou non décider de faire bénéficier les ayant-droits du salarié de la couverture de la mutuelle obligatoire.

Les niveaux de garanties et les taux de remboursement

Il vous faudra donc mentionner certains détails de la couverture santé choisie. Il s’agit notamment de préciser le nom du contrat que vous aurez choisi ainsi que le renvoi vers le tableau des garanties fourni par votre mutuelle. Ce tableau détaille les conditions de remboursements et les niveaux de prise en charge des dépenses de santé de vos collaborateurs.

Les motifs de dispenses d’adhésion

Il s’agit ici de préciser les conditions selon lesquelles un salarié peut refuser d’adhérer à la mutuelle de l’entreprise. Sont notamment concernés par une dispense d’adhésion les salariés en CDD de moins de trois mois et ceux exerçant à temps partiel avec un maximum de 15h par semaine.

S’agissant des salariés déjà présents dans l’entreprise, ils peuvent éventuellement s’opposer à la mutuelle obligatoire :

• Si la DUE qui l’instaure n’est pas conforme à la loi,
• Si aucune participation financière ne leur a demandé en contrepartie.

Le montant des cotisations annuelles

La DUE doit faire mention du montant de la cotisation mensuelle et sera donnée en pourcentage du plafond mensuel de la Sécurité sociale, également appelé PMSS. Ce dernier évolue chaque année. Par exemple, en 2022, si le montant de la cotisation mensuelle de mutuelle obligatoire est de 1,78% cela signifie que la cotisation est de 61,02€(3428*1,78%).

La participation financière de l’employeur

L’employeur est tenu de participer à hauteur de 50% minimum au financement de la mutuelle santé obligatoire.

La date de prise d’effet du contrat

Outre la date d’entrée en vigueur du contrat de complémentaire santé, la DUE devra également préciser les délais de carence éventuels quant aux garanties santé proposées.

Quelles sont les formalités relatives à la décision unilatérale de l’employeur ?

Pour être valide, l’employeur qui décide de recourir à la DUE doit respecter certaines formalités dont voici le détail.

Informer le CSE

Conformément à l’article R2312-22 du Code du travail, l’employeur est tenu d’informer le comité social et économique de l’entreprise de son projet de recourir à la DUE. Le CSE émet par la suite un avis, qui n’a toutefois qu’une valeur consultative.

Informer individuellement chaque salarié de la mise en place de la DUE et de son contenu

Cette information individuelle contient l’ensemble des éléments mentionnés obligatoirement dans la DUE. Seront donc précisés les bénéficiaires, la nature des prestations couvertes, la répartition de la participation financière entre employeur et salarié et le montant des cotisations, la durée de l’engagement et enfin les conditions de maintien des garanties en cas de résiliation.

Enfin, il sera également fait mention des motifs de remise en cause ou de dénonciation de la DUE.

C’est à l’employeur que revient la charge de prouver qu’il a bien informé son salarié. Cette preuve peut être demandée à l’entreprise en cas de contrôle URSSAF.

L’information individuelle de la DUE concerne également les nouveaux salariés de l’entreprise. Vous devrez donc leur faire signer un exemplaire de la DUE lors de leur embauche et conserver cet exemplaire signé.

Respecter le principe de l’affiliation obligatoire et collective

La mise en place d’une mutuelle d’entreprise ouvre droit à des exonérations de cotisations sociales. Il est alors attendu de l’employeur que ce dernier rédige une DUE conforme mais aussi que cette affiliation concerne bien l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Il existe quelques exceptions à ce principe d’adhésion obligatoire. Il s’agit des salariés :

• Qui étaient en poste avant la mise en place du régime de mutuelle obligatoire ;
• Déjà couverts par une autre mutuelle obligatoire (les salariés multi-employeur par exemple) ;
• À temps partiel et les apprentis dont le montant de cotisations excéderait 10% de leur salaire ;
• En CDD de moins de trois mois.

Les sanctions en cas de non-respect des règles encadrant la DUE

En cas de contrôle de l’URSSAF, une DUE non conforme peut donner lieu à un redressement. Cela se traduit par l’annulation des exonérations de charges sociales consenties à l’entreprise dans le cadre de la mise en place de la mutuelle d’entreprise. Ces sommes seraient donc réintégrées dans le montant du bénéfice imposable de l’entreprise.

Modèle de DUE

Afin de vous aider à instaurer une mutuelle ou une prévoyance collective au sein de votre entreprise, vous pouvez télécharger un modèle de DUE gratuitement. Attention cependant, c’est un document à rédiger correctement pour rester conforme. Le modèle suivant par exemple est très complet, proposé par Verspieren (courtier spécialisé sur ces sujets d’assurance professionnelle), mais n’est pas utilisable en l’état comme ils le mentionnent très clairement.

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