Externalisation de la paie : pourquoi et comment se lancer ?

La gestion de la paie reste un domaine technique et particulièrement sensible. En effet, elle a de nombreuses implications d’un point de vue social, fiscal et juridique. Aussi, au regard de ces implications, nombre d’entreprises décident d’opter pour l’externalisation de la paie.

En quoi consiste cette pratique de plus en plus répandue ? Quels avantages concrets offre le recours à l’externalisation de la paie ? Quelles solutions choisir ? Comment faire pour réussir la mise en place de l’externalisation de la paie de votre entreprise ? Nous vous aidons à y voir plus clair à travers notre guide complet.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

Le principe

L’externalisation est une pratique devenue courante depuis quelques années déjà, pour un grand nombre d’entreprises, sur différents domaines d’expertise.

Ainsi, selon une enquête menée par l’Observatoire Cegos en France, 82% des entreprises pratiquaient déjà l’externalisation en 2010. Parmi les fonctions externalisées partiellement ou totalement, les RH arrivaient en 4ème position (30%) contre 49% pour les systèmes d’informations et 48% pour la logistique.

Pour rappel, le terme externalisé fait référence au fait de déléguer une partie ou la totalité d’une fonction à un prestataire externe. Les entreprises optent généralement pour cette alternative afin de se libérer de tâches chronophages et ainsi mobiliser leurs ressources sur le développement stratégique de l’entreprise.

Dans le cas de la gestion de la paie, plusieurs solutions s’offrent à vous (expert-comptable, société d’externalisation ou freelance spécialisé dans le domaine) en fonction de vos besoins.

Le fonctionnement

Il existe plusieurs manières d’externaliser la paie de vos collaborateurs.

Si vous hésitez entre externalisation de la paie ou l’acquisition d’un logiciel de paie, sachez que votre entreprise n’est pas obligée de recourir à l’externalisation complète de la paie. Comme pour tout projet d’externalisation, vous avez la possibilité d’opter pour une externalisation partielle.

En réalité, vous avez même le choix entre 3 niveaux d’externalisation de la paie :

• l’infogérance : vous continuez de gérer la paie en interne, mais le logiciel de paie vous est fourni par un prestataire externe, un éditeur de logiciel, qui peut aussi vous apporter son expertise en cas de besoin ;
• la co-production : en plus de la mise à disposition du logiciel de paie, la co-production implique la prise en charge par le prestataire de la veille légale et conventionnelle, voir même l’établissement de certains documents ou encore l’édition des bulletins de paie ;
• l’externalisation complète de la paie (BPO – Business Process Outsourcing) : le prestataire choisi sera responsable de la gestion de la paie dans son intégralité. Il devra ainsi veiller à la bonne exécution du processus de paie et garantir qu’elle soit conforme.

Les deux premiers niveaux correspondent donc à une externalisation partielle de la paie. Dans ce cas précis, vous devez vous mettre d’accord avec votre prestataire de la répartition des tâches. En principe, ce dernier met à votre disposition une plateforme au sein de laquelle sont échangées les informations. Elle vous permet ainsi de retracer les échanges et de suivre l’avancement de chacun par rapport à une tâche donnée.

Si vous optez pour le troisième niveau, à savoir une externalisation complète de la paie, sachez que cette dernière se déroule généralement de la manière suivante :

• étape 1 : la collecte et la transmission des éléments variables de paie (heures supplémentaires, congés payés, arrêts maladies, etc.) par l’entreprise cliente vers le prestataire retenu ;
• étape 2 : la récupération et la saisie de ces éléments par le prestataire sur le logiciel de paie ;
• étape 3 : après vérification et validation de la paie, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est établie et transmise selon les règles légales aux différents organismes sociaux ;
• étape 4 : une fois la paie clôturée, les états de virement des salaires sont envoyés à l’entreprise cliente qui devra alors procéder au paiement des salaires de ses collaborateurs ;
• étape 5 : l’entreprise cliente devra par la suite remettre les bulletins de paie sous format électronique ou papier à ses salariés.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises peuvent opter pour l’externalisation totale ou partielle de la paie. Cependant, en fonction de leur effectif et des missions confiées, il sera plus judicieux d’opter pour l’une ou l’autre solution. Pour savoir, quelle est la meilleure solution pour votre entreprise, vous pouvez vous référer à notre tableau comparatif :

	Externalisation totale	Externalisation partielle
Effectif	Moins de 10 salariés	Entre 10 et 50 salariés
Missions confiées	L’intégralité de la gestion de la paie (saisie des éléments variables, vérifications, déclarations, etc.)	Tout dépend de la formule que vous aurez choisie : la veille légale et conventionnelle ou établissement de certains documents ou encore édition des bulletins de salaire.
Coût	En moyenne 25 € par bulletin de salaire, auquel il faut ajouter le coût des prestations exceptionnelles (non comprise dans votre formule) comme l’expertise juridique entre 60 et 80 € de l’heure par exemple.	Entre 5 et 10 € par bulletin de salaire, auquel s’ajoute un accès à la plateforme en ligne (entre 10 et 30 €/mois).

Au-delà de 50 salariés, mieux vaut vous constituer une équipe RH avec une personne dédiée à la gestion de la paie. Veillez aussi à choisir un logiciel SIRH adapté en fonction des besoins de votre entreprise pour vous accompagner dans votre gestion quotidienne.

Pourquoi choisir d’externaliser la paie ?

De l’embauche au paiement du salaire, l’administration du personnel et la gestion de la paie peuvent se révéler particulièrement fastidieuses, techniques et chronophages.

En effet, la paie ne se limite pas uniquement au versement de la rémunération de vos collaborateurs. Elle englobe tout un ensemble d’éléments qui doivent être pris en compte dans votre processus de paie, tels que :

• la collecte et l’intégration des éléments variables de paie ;
• le calcul des rémunérations ;
• le calcul des cotisations salariales et patronales ;
• la réalisation des déclarations obligatoires (DUE, DSN, etc.) ;
• etc.

Toutes ses missions sont généralement confiées à un gestionnaire de paie en interne. Cependant, aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises reconnaissent avoir des difficultés à recruter ou à conserver leurs talents dans ce domaine.

C’est ce que révèle notamment une enquête mondiale sur la gestion de la paie, menée par ADP, en 2022. Elle précise que 54% des dirigeants interrogés déclarent que le manque de personnel a affecté leur gestion de la paie. En effet, 32% des entreprises affirment avoir perdu entre 6 et 10% de leur équipe de paie depuis la pandémie.

L’externalisation de la paie devient alors une solution à considérer dans le cas où :

• vous ne disposez pas des ressources en interne pour gérer la paie ;
• vous êtes soumis à un secteur d’activité dont la réglementation est complexe et fluctuante, et vous ressentez le besoin de vous sécuriser juridiquement ;
• vous avez peu de temps à consacrer à l’élaboration de la paie. Vous préférez mobiliser vos ressources à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Découvrons ensemble en détail quels sont les trois avantages principaux de l’externalisation de la paie.

Les 4 avantages de l’externalisation de la paie

1. Assurer la conformité de la paie

La paie est nécessairement impactée par les évolutions de la réglementation (droit du travail, droit social, etc.) et par le cadre conventionnel.

En effet, quasiment chaque année, de nouvelles dispositions sont à prendre en considération. La dernière en date, l’apparition d’une nouvelle rubrique “montant net social” dans le bulletin de salaire depuis le 1er juillet 2023, sans compter la revalorisation des barèmes (SMIC, avantages en nature, frais professionnels, etc.) au 1er janvier chaque année.

La conformité à la législation sociale ne s’improvise pas et doit être pensée par la direction de l’entreprise.

2. Limiter le risque d’erreur

Malgré la mise en place du bulletin de paie simplifié, l’élaboration de celui-ci reste soumise au risque d’ un certain nombre d’erreurs que seuls des experts pourront éviter. En effet, forts de leur expertise paie, les prestataires en externalisation de la paie sont au fait des évolutions législatives.

Produire une paie conforme ne s’improvise pas et suppose de disposer de compétences solides. Selon le Ministère du Travail, 40 % des bulletins de salaire établis en France comportent des anomalies. Les erreurs de paie peuvent avoir de lourdes répercussions sur votre entreprise, notamment :

• des sanctions en cas de contrôle de l’URSSAF (financière, voir pénale) ;
• des contentieux en cas de conflit avec un salarié ;
• un risque d’erreur supplémentaire, particulièrement en cas de correction rétroactive sur votre DSN par exemple.

L’externalisation de la paie peut s’avérer alors être une bonne alternative pour éviter ce genre d’erreurs. D’autant plus dans certains secteurs d’activité, comme le bâtiment, soumis à une réglementation sociale spécifique et qui implique de sécuriser au maximum la gestion sociale des collaborateurs.

Limiter le risque d’erreur, en confiant votre paie à des experts métiers, aura nécessairement un impact significatif sur votre performance et sur le climat social de votre entreprise.

3. Maîtriser à l’avance les coûts liés à l’élaboration de la paie

Les coûts liés à la gestion de la paie sont fixés en amont de la prestation, peu importe les aléas liés à l’activité de l’entreprise ou du salarié (évolutions législatives ou conventionnelles, accident du travail, maladie, rupture du contrat, etc.).

Contrairement à l’employeur, le prestataire paie a une vision d’ensemble de la paie et sait donc par avance le temps et les points d’attention que requiert l’élaboration d’un bulletin de paie. Partant de cela, il est en mesure de proposer un tarif au plus près de la réalité du terrain.

De plus, contrairement à l’internalisation, vous n’aurez pas besoin de faire l’acquisition d’un logiciel de paie, un gain supplémentaire en termes de coût et de temps (formation, mise à jour, etc.).

4. Gagner en sérénité et en temps

Pour l’entreprise, externaliser sa paie est une manière judicieuse de se concentrer sur son développement stratégique. En effet, à l’approche des échéances déclaratives ou du versement de la paie, le stress peut vite se révéler important.

Cependant, ce n’est pas une fatalité. Le recours à l’externalisation de la paie permet en outre, de ne pas avoir à supporter la responsabilité de l’erreur de paie en cas de contrôle.

L’externalisation de la paie permet alors aux entreprises de mobiliser leurs ressources sur des activités à plus forte valeur ajoutée, afin d’être plus compétitive et plus productive. Les tâches chronophages et fastidieuses, sont alors confiées à des experts externes.

Les 3 inconvénients de l’externalisation de la paie

Comme toute solution, l’externalisation présente aussi des inconvénients.

1. Une dépendance vis-à-vis du prestataire paie

C’est le cas effectivement si vous optez pour une externalisation totale. Vous perdez nécessairement la maîtrise du processus de paie puisqu’il est géré intégralement par votre prestataire. Dès lors, le moindre problème avec ce dernier (retard de traitement, erreur de paie, etc.) peut venir impacter votre paie, sans pouvoir faire le nécessaire de votre côté.

Aussi, cette dépendance vis-à-vis du prestataire paie peut rendre compliquer votre projet de transition vers l’internalisation de la paie.

2. Un manque de confidentialité

L’externalisation de la paie implique forcément le partage de données auprès d’un tiers. Même si la transmission est indispensable, la perte de contrôle sur la confidentialité de ces informations sensibles, reste un sujet de préoccupation, quant à la sécurité des données communiquées.

3. Une perte de compétences

Un manque de maîtrise du processus de paie conduit à une méconnaissance de certaines règles de gestion de la paie. Les coûts de gestion peuvent vite être élevés.

Malgré ces inconvénients, l’externalisation de la paie se révèle être une solution stratégique pour répondre aux enjeux de la gestion de la paie, encore faut il bien choisir son prestataire.

4 solutions pour externaliser la paie

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour externaliser la paie. La taille de votre entreprise, vos besoins (les missions confiées) et votre budget, sont des facteurs à prendre en compte. Découvrez le détail de chaque solution possible.

Un cabinet d’expertise comptable

Si vous êtes une TPE, une PME ou une start-up, externaliser la gestion comptable de votre entreprise se révèle souvent un choix judicieux.

En effet, parmi l’éventail de prestations de votre cabinet comptable, ce dernier propose fréquemment de gérer la paie de vos collaborateurs. Cette solution est intéressante dans la mesure où elle vous évite de multiplier les interlocuteurs en matière de gestion sociale et comptable de votre entreprise. En contrepartie, cela implique une forte dépendance vis-à-vis du cabinet d’expertise comptable.

Un cabinet d’externalisation de la paie

Recourir à un cabinet d’externalisation de la paie est particulièrement intéressant, si vous ne disposez pas des ressources nécessaires en interne. En effet, ces professionnels de la paie en maîtrisent la technicité. Cette solution peut donc être une alternative intéressante si vous travaillez progressivement à former du personnel en interne pour gérer intégralement la paie ou si vous optez pour une externalisation partielle de la paie.

Un prestataire RH freelance

Depuis quelques années, de nombreux professionnels des ressources humaines se lancent en tant que RH indépendant. Pour les entreprises, il s’agit d’une opportunité permettant de bénéficier de l’expertise de ces professionnels sur des missions précises sans avoir besoin de les intégrer dans l’effectif salarié.

Du côté de la gestion de la paie, ces RH freelance peuvent prendre en charge des missions variées allant de la simple gestion de la paie à la migration vers un nouveau logiciel de paie, en fonction de leurs compétences et de vos besoins.

L’atout de cette solution réside donc dans sa flexibilité. Pour autant, en raison des données sensibles auxquelles vous donnez accès, veillez toujours à faire signer un accord de confidentialité. Accordez également une attention particulière au respect des règles encadrant la prestation de service, sous peine de vous voir accusé de pratiquer le “salariat déguisé”.

Un éditeur de logiciel de paie

Un certain nombre de logiciels tels que Silae Paie, 123paie, Payfit ou ADP proposent en plus de leurs solutions automatisées de prendre en charge tout ou partie de la paie. Cette solution peut convenir à tous les types d’entreprises.

Elle permet de simplifier la transition si vous souhaitez à terme, internaliser la paie. Néanmoins, confier la gestion de la paie à son éditeur de logiciel rend fastidieuse la migration vers un autre logiciel de paie.

Pour vous aider à faire le meilleur choix, retrouvez notre récapitulatif complet des solutions possibles.

Solution	Principal avantage	Principale limite	Pour qui ?
Cabinet d’expertise comptable	Peut gérer la paie et la comptabilité de l’entreprise	Dépendance forte en termes de gestion financière de l’entreprise	TPE/PME et start-up
Cabinet d’externalisation de la paie	Excellente connaissance du cadre réglementaire de la paie	Difficile de trouver le bon prestataire	Pour les entreprises qui optent pour une externalisation partielle ou qui tendent vers une internalisation de la paie sur le moyen terme.
Prestataire RH freelance	Flexibilité de la prestation	Confidentialité des données transmises	Toute entreprise
Editeur de logiciel paie	Traitement en ligne automatisée de la paie avec possibilité de sous-traiter qu’en partie la paie	Dépendance accrue au logiciel de paie et à ses limites	Toute entreprise

Le choix de votre prestataire pour externaliser votre paie doit reposer alors sur plusieurs critères tels que :

• l’expertise ;
• la sécurité des données ;
• la flexibilité ;
• la fiabilité (avis clients) ;
• le coût (rapport qualité-prix) ;
• les fonctionnalités et services complémentaires ;
• etc.

Nos conseils pour mettre en place une externalisation de la paie efficace

Déléguer la gestion de la paie est une décision importante qui ne doit pas être laissée au hasard. Voici nos quatre conseils pour mettre en place une externalisation efficace.

Faites le bilan en amont de votre projet et de ses implications

Comme pour tout projet, il vous faudra au préalable définir vos besoins réels. Aussi, pour un projet d’externalisation (totale ou partielle), vous devrez vous demandez :

• Combien de bulletins de paie devez-vous réaliser mensuellement ?
• Souhaitez-vous garder la main sur les déclarations sociales ?
• Qui s’occupera des virements de paie ?
• Avez-vous besoin que l’aspect comptable de la paie soit également traité par le prestataire ?

N’oubliez pas que dans l’élaboration de la paie, de nombreux services peuvent en décliner. Prenez le temps de bien définir vos besoins et d’étudier les différentes formules proposées par votre prestataire afin de limiter les coûts supplémentaires (prestations non-incluses dans la formule).

Veillez au respect de la confidentialité des données

La paie et la gestion des ressources humaines comportent un grand nombre de données confidentielles, tant concernant la vie du salarié qu’en matière de développement de l’entreprise. C’est pourquoi quel que soit le type de prestataire retenu, assurez-vous que les règles de confidentialité sont respectées à travers la mise en place d’une plateforme d’échanges sécurisée ou bien encore via un coffre numérique de bulletin de paie.

Choisissez le prestataire adapté à vos besoins

Une fois vos besoins définis en amont, vous y verrez plus clair sur les missions que vous souhaitez confier. Par exemple, si vous avez besoin d’un prestataire flexible mais ayant des connaissances et des compétences fiables, le recours à un RH freelance est une bonne solution. Autre exemple : votre secteur d’activité est en pleine crise et vous allez avoir besoin temporairement de déléguer la gestion de la paie pour mieux maîtriser vos coûts, déléguer à votre éditeur de logiciel de paie peut être pertinent.

Suivez la prestation en élaborant des indicateurs pertinents

En tant que chef d’entreprise, le choix de déléguer la paie à un prestataire doit avoir pour effet d’alléger votre niveau de charge mentale. Par conséquent, vous devez veiller à ce que ce soit bien le cas tout au long de la prestation. Pour ce faire, n’hésitez pas à mettre en place des indicateurs pour évaluer la performance de votre prestataire, comme par exemple le temps consacré à la transmission des données au prestataire, le nombre d’erreurs de paie, la rapidité de traitement de vos demandes, la conformité entre vos attentes et le résultat, etc.

En résumé, pour réussir la mise en place de l’exernalisation de la paie, vous devez donc vous assurer de :

• choisir un prestataire réactif et flexible ;
• communiquer et être transparent pour garantir une coopération de qualité ;
• mettre en place des indicateurs pour piloter la performance de votre externalisation.

Combien coûte l’externalisation de la paie ?

Le coût de l’externalisation de la paie est fonction :

• du choix du prestataire : le tarif peut différer si vous choisissez de confier la paie à votre expert-comptable, lequel ajoute la paie en tant que prestation complémentaire. Vous pouvez opter pour un cabinet d’externalisation de la paie. Celui-ci pourra facilement réaliser des économies d’échelle et les répercuter favorablement sur votre tarif.
• de l’étendue des prestations confiées : si vous optez pour une prestation consistant à simplement élaborer la paie, le tarif se situe en moyenne autour de 15€ par bulletin. Par contre, si vous élargissez le périmètre d’action de votre prestataire à d’autres missions telles que les déclarations sociales ou bien la gestion d’une procédure de rupture conventionnelle, alors dans ce cas, le tarif peut évoluer en conséquence ;
• des particularités de votre secteur d’activité et de ses implications en paie : en plus des dispositions législatives contenues dans le Code du Travail, les entreprises sont tenues au respect des dispositions de la Convention Collective dont elles dépendent. Certaines dispositions peuvent se révéler complexes et nécessitent des connaissances pointues pour s’assurer d’être en conformité avec la loi. Il faudra en tenir compte en paie et cela peut faire grimper la facture de votre prestataire paie.

En moyenne, le coût de l’externalisation est de 25€ par bulletin.

Pour cela, vous devez estimer le coût global d’une fiche de paie traitée en interne. En règle générale, le tarif devient moins intéressant au-delà de 10 paies à traiter.

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