En bref
- Externaliser la gestion de sa paie est une pratique de plus en plus courante, aussi bien chez les TPE/PME que les grandes entreprises.
- L’externalisation de la paie peut pendre plusieurs formes, en fonction de vos ressources en interne et du prestataire externe à qui vous faites appel.
- Même si l’externalisation comporte de nombreux avantages, elle présente aussi des limites. Il est important d’étudier au cas pas cas votre situation pour déterminer s’il s’agit de la stratégie la plus pertinente.
L’externalisation de la paie consiste à confier la gestion des salaires et des déclarations afférentes à un prestataire spécialisé. Cette solution permet aux services RH de se concentrer sur leur cœur de métier tout en garantissant une gestion des salaires conforme et efficace. Sélectionner le bon prestataire peut toutefois être complexe tant les possibilités sont variées. Pour vous aider, voici tout ce qu’il faut savoir pour externaliser la fonction paie.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
Définition
L’externalisation de la paie consiste à confier à un prestataire externe la gestion des bulletins de salaire et des obligations légales liées à la paie.
L’externalisation concerne notamment la gestion des déclarations sociales nominatives, le calcul des cotisations et contributions, ainsi que le respect des conventions collectives et des obligations fiscales.
Si vous hésitez entre externalisation de la paie ou l’acquisition d’un logiciel de paie, sachez que votre entreprise n’est pas obligée de recourir à l’externalisation complète de la paie. Comme pour tout projet d’externalisation, vous avez la possibilité d’opter pour une externalisation partielle.
Externalisation partielle
L’entreprise peut choisir d’externaliser partiellement la gestion de la paie. Elle confie alors certaines tâches spécifiques à un prestataire tout en conservant la gestion d’autres aspects en interne.
Par exemple, une entreprise peut choisir de déléguer uniquement la préparation des bulletins de salaire ou les déclarations fiscales, tout en gardant le suivi des congés payés ou la gestion des salaires en interne.
Externalisation totale
L’externalisation totale de la paie, elle, consiste à confier l’intégralité du processus de gestion de la paie à un prestataire externe (un cabinet comptable par exemple).
Cela inclut la gestion complète des bulletins de salaire, des déclarations sociales et fiscales, des congés et des primes. L’entreprise délègue ainsi une grande partie de sa charge administrative.
Les avantages de l’externalisation de la paie pour les DRH
Le gain de temps et la réduction des coûts
Externaliser la paie permet aux DRH de se libérer du temps. Cela leur évite aussi de gérer des processus complexes et chronophages en interne. Ce gain de temps peut être réinvesti dans des activités stratégiques, comme le recrutement ou l’optimisation du bien-être au travail.
En déléguant cette tâche à des experts, l’entreprise réduit aussi les coûts liés à l’embauche et à la formation du personnel en interne.
La réduction des risques d’erreurs
Malgré la mise en place du bulletin de paie simplifié, l’élaboration d’une fiche de salaire reste complexe et sujette à erreurs. Selon le Ministère du Travail, 40 % des fiches de paie en France comportent encore des anomalies. Or les sanctions peuvent être lourdes et coûteuses.
Confier la paie à des experts permet d’éviter les erreurs, de sécuriser l’entreprise et de préserver le climat social.
La sécurité des données
Le traitement des données personnelles liées à la paie (salaire, numéro de sécurité sociale, éléments variables de paie, etc.) impose des exigences strictes en matière de sécurité. Les prestataires spécialisés ont l’obligation de mettre en place des protocoles de sécurité avancés (chiffrement des données) et des systèmes de protection contre les cyberattaques.
Cela réduit les risques de fuites et assure une protection optimale des données sensibles. Vous bénéficiez ainsi d’une gestion sécurisée, conforme aux réglementations sur la protection des données.
La réduction des risques juridiques
L’externalisation des salaires permet enfin de se conformer rigoureusement aux exigences légales en matière de paie. Le prestataire externe est en veille permanente sur les changements législatifs, qu’il s’agisse de fiscalité, de droit social ou de droit du travail.
En confiant cette tâche à des partenaires experts, les DRH évitent les erreurs juridiques qui pourraient entraîner des sanctions, des redressements ou des conflits avec les employés.
Ils s’assurent aussi que les déclarations et paiements sont effectués dans les délais légaux.
Externalisation de la paie : risques et défis
Dépendance à un prestataire externe
Confier la gestion de la paie à un prestataire externe implique une relation de dépendance vis-à-vis de lui. Si le prestataire rencontre des difficultés techniques, des problèmes organisationnels ou décide de rompre le contrat, l’entreprise peut se retrouver dans une situation difficile. Cela peut perturber la gestion des salaires, entraîner des erreurs de calcul ou des retards dans les paiements, ce qui pourrait nuire à la relation avec les employés.
Le changement de prestataire, surtout en cours d’année est également un défi, car il nécessite une période d’adaptation. Cela peut entraîner des interruptions dans la gestion de la paie, voire des erreurs administratives.
Pour minimiser ces risques, il reste conseillé de choisir un logiciel SIRH adapté. Cet outil vous accompagnera dans votre gestion RH quotidienne.
Confidentialité des informations salariales et des données sensibles
La paie implique le traitement de données hautement sensibles, telles que les salaires, les numéros de sécurité sociale et les informations bancaires. Externaliser la gestion de la paie demande donc une confiance totale envers le prestataire. Celui-ci doit pouvoir garantir une protection rigoureuse de ces informations.
Des négligences ou une faille dans la sécurité peuvent être graves, tant pour la réputation de l’entreprise que pour la conformité aux réglementations en matière de protection des données personnelles (comme le RGPD).
Intégration avec les systèmes RH
Il faut aussi veiller à ce que l’intégration des outils de paie avec d’autres systèmes RH, comme la gestion des absences, des heures supplémentaires ou des éléments variables de paie, soit possible.
De plus, chaque entreprise a ses propres spécificités et celles-ci doivent être prises en compte lors de l’intégration.
Perte d’évolution des compétences
Les équipes RH qui confient cette tâche à un prestataire peuvent se retrouver moins impliquées dans les détails techniques de la gestion salariale. Cette déconnexion peut limiter leur capacité à répondre efficacement aux questions des employés et à comprendre les nuances des réglementations.
À long terme, cela peut réduire la compétence interne de l’équipe RH en matière de gestion de la paie. De plus, cette externalisation pourrait freiner l’innovation et l’amélioration des processus internes liés à la gestion salariale.
Les solutions pour externaliser la paie
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour externaliser la paie. La taille de votre entreprise, vos besoins et votre budget, sont des facteurs à prendre en compte.
Vous pouvez faire appel à à un cabinet d’expertise comptable ou bien à un cabinet spécialisé en gestion de paie. Ces professionnels peuvent vous proposer des solutions adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise. Généralement, la paie et le recrutement sont parmi les domaines les plus sous-traités en raison de leur caractère chronophage et technique.
Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de paie. Il s’agit sans doute de la solution la plus simple à mettre en œuvre dans le cadre d’une externalisation partielle. Un certain nombre de logiciels tels que My Silae, 123paie, Payfit ou ADP proposent en plus de leurs solutions automatisées de prendre en charge tout ou partie de la paie. Cette solution peut convenir à tous les types d’entreprises.
Elle permet de simplifier la transition si vous souhaitez à terme, internaliser la paie. Néanmoins, confier la gestion de la paie à son éditeur de logiciel rend fastidieuse la migration vers un autre logiciel de paie.
Pour vous aider à faire le meilleur choix, voici un récapitulatif des solutions possibles.
| Solution | Principal avantage | Principale limite | Pour qui ? |
|---|---|---|---|
| Cabinet d’expertise comptable | Peut gérer la paie et la comptabilité de l’entreprise | Dépendance forte en termes de gestion financière de l’entreprise | TPE/PME et start-up |
| Cabinet d’externalisation de la paie | Excellente connaissance du cadre réglementaire de la paie | Difficile de trouver le bon prestataire | Pour les entreprises qui optent pour une externalisation partielle ou qui tendent vers une internalisation de la paie sur le moyen terme. |
| Prestataire RH freelance | Flexibilité de la prestation | Confidentialité des données transmises | Toute entreprise |
| Editeur de logiciel paie | Traitement en ligne automatisée de la paie avec possibilité de sous-traiter qu’en partie la paie | Dépendance accrue au logiciel de paie et à ses limites | Toute entreprise |
Comment choisir un prestataire pour l’externalisation de la paie ?
Vous devez vous renseigner sur l’expertise de votre futur prestataire, sa réputation et ses certifications. Assurez-vous également qu’il respecte les normes légales et les obligations fiscales spécifiques à votre secteur d’activité.
Vérifiez que le prestataire couvre bien tous les aspects de la gestion de la paie, y compris la production des bulletins de salaire (et si besoin de bulletins de paie sous format électronique), les déclarations sociales et la gestion des avantages. Il doit également faire une veille régulière sur les évolutions législatives.
Quel que soit le type de prestataire retenu, assurez-vous que les règles de confidentialité sont respectées à travers la mise en place d’une plateforme d’échanges sécurisée ou bien encore via un coffre numérique de bulletin de paie.
Combien coûte l’externalisation de la paie ?
Le coût de l’externalisation de la paie varie selon plusieurs critères :
- le choix du prestataire : le tarif peut différer si vous choisissez de confier la paie à votre expert-comptable, lequel ajoute la paie en tant que prestation complémentaire. Vous pouvez opter pour un cabinet d’externalisation de la paie. Celui-ci pourra facilement réaliser des économies d’échelle et les répercuter favorablement sur votre tarif ;
- l’étendue des missions confiées : si vous optez pour une prestation consistant à simplement élaborer la paie, le tarif se situe en moyenne autour de 15 € par bulletin. Par contre, si vous élargissez le périmètre d’action de votre prestataire à d’autres missions telles que les déclarations sociales ou bien la gestion d’une procédure de rupture conventionnelle, alors le tarif sera plus élevé ;
- les particularités de votre secteur d’activité et ses implications en paie : en plus des dispositions législatives contenues dans le Code du Travail, les entreprises sont tenues au respect des dispositions de la Convention Collective dont elles dépendent. Certaines dispositions peuvent se révéler complexes et nécessitent des connaissances pointues pour s’assurer d’être en conformité avec la loi. Il faudra en tenir compte en paie et cela peut faire grimper la facture de votre prestataire paie.
En moyenne, le coût de l’externalisation est de 25 € par bulletin.
Pour cela, vous devez estimer le coût global d’une fiche de paie traitée en interne. En règle générale, le tarif devient moins intéressant au-delà de 10 paies à traiter.
FAQ
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à confier la gestion des bulletins de salaire et des déclarations sociales à un prestataire externe.
Pourquoi externaliser la paie ?
Externaliser la paie permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs. Cela garantit également la conformité aux obligations légales et assure la sécurité des données.
Comment mettre en place l’externalisation de la paie ?
Il faut choisir un prestataire fiable, définir les services à externaliser et intégrer les outils de paie avec les systèmes RH existants.
