La gestion de la paie reste un domaine technique. Elle a de nombreuses implications d’un point de vue social, fiscal et juridique. Au regard de ces implications, nombre d’entreprises optent pour l’externalisation de la paie.
En quoi consiste l’externalisation de la paie ? Quels avantages concrets offre le recours à l’externalisation de la paie ? Quelles solutions choisir ? Enfin, découvrez nos 4 conseils pour mettre en place efficacement l’externalisation de la paie au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
Le principe
De l’embauche au paiement du salaire, l’administration du personnel et la gestion de la paie peuvent se révéler particulièrement fastidieuses, techniques et chronophages. En effet, la paie ne consiste pas simplement à verser le salaire à son collaborateur. Déclaration d’embauche, intégration des éléments variables de paie, déclarations sociales, solde de tout compte, départ en retraite, etc. La conformité à la législation sociale ne s’improvise pas et doit être pensée sereinement par la direction de l’entreprise.
Pour cela l’employeur peut opter pour une gestion en interne de la paie, à condition d’avoir des collaborateurs compétents et formés ainsi que le logiciel de paie adéquat.
Toutefois, l’entreprise peut décider de recourir à un prestataire externe pour gérer la paie. Il s’agit donc de recourir à un prestataire tel qu’un expert-comptable, une société d’externalisation de la paie ou bien encore un freelance spécialisée dans ce domaine.
Fonctionnement
Il existe plusieurs manières d’externaliser la paie de ses collaborateurs.
Si l’entreprise opte pour une externalisation complète de la paie, cette dernière se déroule généralement comme suit :
- La récolte et la transmission des éléments variables de paie par l’entreprise client vers le prestataire retenu. Les éléments variables de paie sont des données indispensables à l’élaboration de la paie comme les heures supplémentaires, les congés pris, les absences liées à la maladie, etc ;
- Le prestataire paie récupère ces éléments variables de paie et les saisit afin d’élaborer la paie grâce à un logiciel de paie ;
- À partir de la paie et après sa vérification, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est établie et transmise selon les règles légales aux différents organismes sociaux ;
- Une fois la paie clôturée, les états de virement des salaires à l’entreprise cliente qui devra procéder au paiement des salaires de ses collaborateurs.
- Enfin, l’entreprise cliente devra par la suite remettre les bulletins de paie sous format électronique ou papier à ses salariés.
Si vous hésitez entre externalisation de la paie ou logiciel de paie, sachez que votre entreprise n’est pas obligée de recourir à l’externalisation complète de la paie. Elle peut opter pour une externalisation partielle. Dans ce cas précis, l’entreprise cliente et son prestataire paie se mettent d’accord pour répartir les tâches entre chacun. En principe, le prestataire met à disposition du client une plateforme au sein de laquelle sont échangées les informations. Elle permet aussi de retracer les échanges ainsi que de voir l’avancement de chacun par rapport à une tâche donnée.
Quelles entreprises sont concernées ?
Peu importe la taille de votre entreprise, dès lors que vous avez un salarié, la gestion de la paie devient une question à se poser.
Toutes les entreprises peuvent un jour décider d’externaliser totalement ou partiellement la paie. Cette question est particulièrement liée à l’effectif de votre entreprise.
- Si vous avez moins de 10 salariés, il est préférable de recourir à l’externalisation de la paie. En effet, le temps passé à la veille sociale et les diverses microtâches à réaliser pour produire une paie conforme ne permettent pas de dégager le temps et l’énergie nécessaire au développement de votre activité ;
- Si votre entreprise dépasse les 10 salariés, il est peut-être temps de recruter ou de former une personne qui gérera la paie. En appui de cette personne au sein de votre entreprise, l’externalisation partielle de la paie peut être une bonne solution.
- Si votre effectif excède les 50 salariés, vous aurez sans doute intérêt à avoir un collaborateur dédié à la gestion de la paie et plus globalement à la gestion des ressources humaines. C’est aussi le moment d’investir dans un logiciel SIRH complet qui vous accompagnera dans votre gestion quotidienne.
Les 3 avantages de l’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie devient une solution à considérer si :
- Vous ne disposez pas des ressources en interne pour gérer la paie. En d’autres termes, vous n’avez pas le personnel compétent pour cela ;
- Vous êtes soumis à un secteur d’activité dont la réglementation est complexe et fluctuante et vous ressentez le besoin de vous sécuriser juridiquement ;
- Vous avez peu de temps à consacrer à l’élaboration de la paie. Vous préférez consacrer votre temps et votre énergie à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
Découvrons ensemble en détail quels sont les trois avantages principaux de l’externalisation de la paie.
Confier la paie à des experts-métier
Malgré la mise en place du bulletin de paie simplifié, l’élaboration de celui-ci reste soumise à un certain nombre d’erreurs que seuls des experts pourront éviter. En effet, forts de leur expertise paie, les prestataires en externalisation de la paie sont en théorie, au fait des évolutions législatives.
Produire une paie conforme ne s’improvise pas et suppose de disposer de compétences solides. En outre, certains secteurs d’activité comme le bâtiment sont soumis à une réglementation sociale spécifique qui implique de sécuriser au maximum la gestion sociale des collaborateurs.
Maîtriser à l’avance les coûts liés à l’élaboration de la paie
Les coûts liés à la gestion de la paie sont fixés en amont de la prestation, peu importent les aléas liés à l’activité de l’entreprise ou du salarié (évolutions législatives ou conventionnelles, accident du travail, maladie, rupture du contrat, etc.). Contrairement à l’employeur, le prestataire paie a une vision d’ensemble de la paie et sait donc par avance le temps et les points d’attention que requiert l’élaboration d’un bulletin de paie. Partant de cela, il est en mesure de proposer un tarif au plus près de la réalité du terrain.
Gagner en sérénité et en temps
Pour l’entreprise, externaliser sa paie est une manière judicieuse de se concentrer sur son développement stratégique. En effet, à l’approche des échéances déclaratives ou du versement de la paie, le stress peut vite se révéler important.
Cependant, ce n’est pas une fatalité. Le recours à l’externalisation de la paie permet en outre, de ne pas avoir à supporter la responsabilité de l’erreur de paie en cas de contrôle. Néanmoins, on gardera en tête que la responsabilité de la faute ne saurait être imputée au prestataire si l’erreur est due à un manque d’information ou une information erronée transmise par l’entreprise cliente.
Pourtant, l’externalisation de la paie présente quelques limites :
- Une dépendance vis-à-vis du prestataire paie qui rend parfois difficile l’internalisation de la paie ;
- Une confidentialité moindre des données paie de l’entreprise dès lors que celles-ci sont partagées avec un tiers ;
- Un manque de maîtrise du processus de paie qui conduit à une méconnaissance de certaines règles de gestion de la paie et des coûts de gestion élevés.
4 solutions pour externaliser la paie
Comment externaliser la paie de vos collaborateurs ? Découvrez le détail de chaque solution possible.
Recourir à un cabinet d’expertise comptable
Si vous êtes une TPE, une PME ou une start-up, externaliser la gestion comptable de votre entreprise se révèle souvent un choix judicieux. Parmi l’éventail de prestations de votre cabinet comptable, celui propose fréquemment de gérer la paie de vos collaborateurs. Cette solution est intéressante dans la mesure où elle vous évite de multiplier les interlocuteurs en matière de gestion sociale et comptable de votre entreprise. En contrepartie, cela implique une forte dépendance vis-à-vis du cabinet d’expertise comptable.
Recourir à un cabinet d’externalisation de la paie
Recourir à un cabinet d’externalisation de la paie est particulièrement intéressant si vous n’avez pas les ressources en interne. En effet, ces professionnels de la paie en maîtrisent la technicité. Cette solution est une alternative intéressante lorsque vous travaillez progressivement à former du personnel en interne pour gérer intégralement la paie ou bien lorsque vous optez pour une externalisation partielle de la paie.
Faire appel à un prestataire RH freelance
Depuis quelques années, de nombreux professionnels des ressources humaines se lancent en tant que RH indépendant. Pour les entreprises, il s’agit d’une opportunité permettant de bénéficier de l’expertise de ces professionnels sur des missions précises sans avoir besoin de les intégrer dans l’effectif salarié. Du côté de la gestion de la paie, ces RH freelance peuvent prendre en charge des missions variées allant de la simple gestion de la paie à la migration vers un nouveau logiciel de paie, en fonction de leurs compétences et de vos besoins.
L’atout de cette solution réside donc dans sa flexibilité. Pour autant, en raison des données sensibles auxquelles vous donnez accès, veillez toujours à bien faire signer un accord de confidentialité. Accordez également une attention particulière au respect des règles encadrant la prestation de service, sous peine de vous voir accusé de pratiquer le “salariat déguisé”.
Déléguer à un éditeur de logiciel de paie
Un certain nombre de logiciels tels que Bodet 123paie, Payfit ou ADP proposent en plus de leurs solutions automatisées de prendre en charge tout ou partie de la paie. Cette solution peut convenir à tous types d’entreprises.
Elle permet de simplifier la transition si vous souhaitez à terme, internaliser la paie. Néanmoins, confier la gestion de la paie à son éditeur de logiciel rend fastidieuse la migration vers un autre logiciel de paie.
Pour vous aider à faire le meilleur choix, retrouvez notre récapitulatif complet des solutions possibles.
| Solution | Principal avantage | Principale limite |
|---|---|---|
| Cabinet d’expertise comptable | Peut gérer la paie et la comptabilité de l’entreprise | Dépendance forte en termes de gestion financière de l’entreprise |
| Cabinet d’externalisation de la paie | Excellente connaissance du cadre réglementaire de la paie | Difficile de trouver le bon prestataire |
| Prestataire RH freelance | Flexibilité de la prestation | Confidentialité des données transmises |
| Editeur de logiciel paie | Traitement en ligne automatisée de la paie avec possibilité de sous-traiter qu’en partie la paie | Dépendance accrue au logiciel de paie et à ses limites |
4 conseils pour mettre en place une externalisation de la paie efficace
Déléguer la gestion de la paie est une décision importante qui ne doit pas être laissée au hasard. Voici nos quatre conseils pour mettre en place une externalisation efficace.
Faites le bilan en amont de votre projet et de ses implications
Comme pour toute externalisation, il vous faudra poser sur la table quels sont vos besoins réels. Combien de bulletins de paie devez-vous réaliser mensuellement ? Souhaitez-vous garder la main sur les déclarations sociales ? Qui s’occupera des virements de paie ? Avez-vous besoin que l’aspect comptable de la paie soit également traité par le prestataire ?
Veillez au respect de la confidentialité des données
La paie et la gestion des ressources humaines comportent un grand nombre de données confidentielles, tant concernant la vie du salarié qu’en matière de développement de l’entreprise. C’est pourquoi quel que soit le type de prestataire retenu, assurez-vous que les règles de confidentialité sont respectées à travers la mise en place d’une plateforme d’échanges sécurisée ou bien encore via un coffre numérique de bulletin de paie.
Choisissez le prestataire adapté à vos besoins
Une fois vos besoins définis en amont, vous y verrez plus clair sur les missions que vous souhaitez confier. Par exemple, si vous avez besoin d’un prestataire flexible mais ayant des connaissances et des compétences fiables, le recours à un RH freelance est une bonne solution. Autre exemple : votre secteur d’activité est en pleine crise et vous allez avoir besoin temporairement de déléguer la gestion de la paie pour mieux maîtriser vos coûts, déléguer à votre éditeur de logiciel de paie peut être pertinent.
Suivez la prestation en élaborant des indicateurs pertinents
En tant que chef d’entreprise, le choix de déléguer la paie à un prestataire doit avoir pour effet d’alléger votre niveau de charge mentale. Par conséquent, vous devez veiller à ce que ce soit bien le cas tout au long de la prestation. Par exemple, vous pouvez suivre le temps consacré à la transmission des données au prestataire, le nombre d’erreurs de paie, la rapidité de traitement de vos demandes, la conformité entre vos attentes et le résultat, etc.
Combien coûte l’externalisation de la paie ?
Le coût de l’externalisation de la paie est fonction :
- Du choix du prestataire : Le tarif peut différer si vous choisissez de confier la paie à votre expert-comptable, lequel ajoute la paie en tant que prestation complémentaire. Vous pouvez opter pour un cabinet d’externalisation de la paie. Celui-ci pourra facilement réaliser des économies d’échelle et les répercuter favorablement sur votre tarif ;
- De l’étendue des prestations confiées : Si vous optez pour une prestation consistant à simplement élaborer la paie, le tarif se situe en moyenne autour de 15€ par bulletin. Par contre, si vous élargissez le périmètre d’action de votre prestataire à d’autres missions telles que les déclarations sociales ou bien la gestion d’une procédure de rupture conventionnelle, alors dans ce cas, le tarif peut évoluer en conséquence ;
- Des particularités de votre secteur d’activité et de ses implications en paie : En plus des dispositions législatives contenues dans le Code du Travail, les entreprises sont tenues au respect des dispositions de la Convention Collective dont elles dépendent. Certaines dispositions peuvent se révéler complexes et nécessitent des connaissances pointues pour s’assurer d’être en conformité avec la loi. Il faudra en tenir compte en paie et cela peut faire grimper la facture de votre prestataire paie.
Afin de vous donner un ordre de comparaison, nous vous conseillons de jeter un oeil sur notre article dédié au coût global d’une fiche de paie.
FAQ
Comment se passe une externalisation de la paie ?
Une fois vos besoins en paie définis en amont et le choix du prestataire effectué, il vous faut récolter et transmettre les éléments variables de paie via une plateforme sécurisée. Votre prestataire paie pourra alors réaliser la paie et les états de virement. Il vous restera alors à transmettre les bulletins de paie à vos collaborateurs.
Quels sont les avantages principaux de l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie présente les avantages suivants :
- Bénéficier de l’expertise métier de professionnels de la paie ;
- Gagner en temps et sérénité ;
- Maîtriser plus efficacement les coûts de traitement de la paie.
Combien coute l’externalisation de la paie ?
En moyenne, le tarif observé oscille aux environs de 25€ par mois et par bulletin de salaire.
