Déclaration Sociale Nominative : définition et comment faire ?

Afin de simplifier, sécuriser et rendre plus fiables les obligations sociales des employeurs, l’ensemble des déclarations sociales a été remplacé par une seule et même déclaration : la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Remplaçant notamment la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U), elle est aujourd’hui devenue le moyen principal de transmission des données, utilisée par la majorité des entreprises.

Qu’est-ce que la DSN ? Quelles sont les entreprises concernées ? Comment effectuer la DSN ? Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur cette déclaration.

Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

Définition

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration réalisée en ligne tous les mois, à partir de la paie. Elle permet de transmettre les informations pour chaque salarié (données de paie et évènements survenus sur la période d’activité), aux organismes concernés.

Fonctionnement et objectifs

La DSN concerne l’ensemble des salariés de votre entreprise. Ainsi, ce fichier doit contenir toutes les informations relatives à ces derniers, de la paie jusqu’au signalement du moindre évènement survenu, pendant la période de référence, les concernant (arrêt maladie, congé maternité, fin de contrat de travail, etc.).

Il vous suffit alors de contrôler qu’à chaque SIRET est bien associée une DSN mensuelle, avec les informations relatives aux salariés rattachés à l’établissement concerné.

En tant que dirigeant, la DSN va vous permettre de calculer vos cotisations sociales et de les payer. Mais aussi elle, pemet de transmettre les informations nécessaires de vos salariés à tous les organismes sociaux (Pôle Emploi, CPAM, URSSAF, organisme de complémentaire santé, etc.). Il est donc important de vous assurer de l’exactitude des informations déclarées.

Comme spécifié, dans l’article L133-5-3 du Code de la sécurité sociale, les données issues de cette déclaration servent essentiellement :

• au recouvrement des cotisations et des contributions sociales, et de certaines impositions ;
• à la vérification des montants de ces dernières ;
• à l’ouverture et au calcul des droits de vos salariés assurés en matière de prestations sociales ;
• à l’accomplissement des missions des administrations et organismes concernés.

De plus, depuis le 1er janvier 2019, il est possible également de réaliser la déclaration fiscale liée au prélèvement à la source (PAS), via la DSN. Ainsi, les données de paie sont directement transmises à la DGIFP. Celle-ci vous indique alors les taux applicables pour chacun de vos salariés. Il ne vous restera plus qu’à déduire la somme correspondante sur leurs bulletins de salaire.

DSN : qui est concerné et qui ne l’est pas ?

Les entreprises concernées par la DSN

L’ensemble des entreprises du secteur privé qui emploient des salariés, quel que soit le régime général ou agricole de sécurité sociale, sont concernées par la DSN. Il en est de même pour les employeurs de la fonction publique. Exclus jusqu’à présent, ils entrent également dans le périmètre de la DSN, et ce, depuis le 1er janvier 2022 (décret d’application de l’article 43 de la loi pour un « État au service d’une société de confiance », du 28 novembre 2018).

Les exclusions

À l’heure d’aujourd’hui, certains employeurs sont encore exclus de la DSN, il s’agit notamment :

• des particuliers employeurs ;
• de certaines entreprises implantées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, etc.) ;
• des entreprises entrées en DSN, mais employant des salariés hors périmètre de la DSN ;
• des établissements nouvellement entrés en DSN et qui n’ont pas pu transmettre les données des organismes complémentaires en DSN.

Dans ces cas particuliers, les employeurs doivent alors déposer une DADS-U. Les particuliers employeurs peuvent quant à eux utiliser le chèque emploi service universel (CESU).

Quand transmettre la Déclaration Sociale Nominative ?

En principe, l’employeur renseigne deux types d’informations dans la DSN :

• les données relatives à la paie du salarié : il s’agit de la DSN mensuelle ;
• les événements liés à l’activité professionnelle du salarié : il s’agit de la DSN évènementielle.

La déclaration mensuelle

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de réaliser la déclaration sociale nominative chaque mois. Et même dans le cas où aucune rémunération n’a été versée.

La DSN reste, en effet, obligatoire, tant que vous n’avez pas effectué de demande de radiation de votre compte, auprès de l’organisme de recouvrement des cotisations, auquel vous appartenez (article R133-14 du Code de la sécurité sociale).

Dès lors, vous devez réaliser une DSN par établissement, pour chacun de vos salariés. Cette déclaration doit ainsi fournir les informations suivantes :

• le lieu d’activité et les caractéristiques du contrat de travail ;
• la Convention Collective applicable dans l’entreprise ;
• les dates de début et de fin de contrat, de suspension et de reprise du contrat de travail survenus au cours du mois ;
• les montants des rémunérations, cotisations et contributions sociales, exonérations de cotisations et la durée du travail retenue pour la paie de chaque mois ;
• le taux de prélèvement à la source (PAS) ;
• éventuellement, une régularisation des données (inexactes ou incomplètes) transmises au cours des mois précédents.

La DSN doit contenir aussi les informations relatives à l’employeur (SIREN, SIRET, etc.).

La DSN s’effectue chaque mois, à l’issue de la paie :

• avant le 5 du mois pour les entreprises d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail ;
• avant le 15 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus, en décalage de paie.

Il est important de respecter ce délai. En cas de déclaration tardive, vous risquez de devoir payer des pénalités de retard.

Les évènements

Les évènements survenus pendant le mois, ayant un impact sur l’activité professionnelle du salarié, et notamment sur sa paie, doivent apparaître dans la DSN évènementielle du mois correspondant.

Ainsi, vous devez signaler :

• les arrêts de travail (arrêt maladie, maladie professionnelle ou accident de travail), en précisant les dates de début et de fin de l’arrêt, et ce, quelle que soit leur durée (même moins de 3 jours). En cas de prolongation d’arrêt, vous ne devez pas réaliser de DSN évènementielle supplémentaire. Il suffit de reporter cette information dans votre logiciel de paie, pour que cette donnée remonte lors de la DSN mensuelle du mois prochain ;
• les congés maternité, paternité ou d’adoption ;
• la reprise anticipée du travail ;
• la fin du contrat de travail.

La DSN évènementielle se transmet dans les 5 jours ouvrés, suite à la connaissance de l’évènement. Les seules exceptions sont en cas de subrogation de salaire, dans le cadre d’un arrêt maladie, ou pour les fins de contrat de mission des salariés intérimaires. Dans ces cas spécifiques, les signalements doivent être effectués, au plus tard, avec la DSN mensuelle du mois de l’évènement.

Elle est totalement indépendante de votre DSN mensuelle. Cependant, il est nécessaire d’avoir un historique de DSN mensuelles suffisant, pour pouvoir réaliser une DSN évènementielle. Ainsi, dès lors, que vous avez réalisé :

• 3 mois de DSN mensuelle, vous pouvez déclarer un arrêt maladie, un congé maternité ou paternité, via la DSN évènementielle « arrêt de travail » ;
• 12 mois de DSN mensuelle, vous pouvez déclarer un arrêt de travail pour maladie professionnelle ou accident de travail, via la DSN évènementielle « arrêt de travail ».

Si votre historique est insuffisant, vous devrez alors remplir une attestation de salaire en ligne pour permettre le versement des indemnités journalières.

Comment effectuer la DSN ?

En fonction de l’activité de votre entreprise, la DSN devra être intégrée, soit :

• sur le site de la Mutualité sociale agricole (MSA), pour les entreprises sous le régime agricole ;
• sur le site de net-entreprises.fr, pour les entreprises sous le régime général de la sécurité sociale.

En aucun cas, vous avez l’obligation de remplir vous-même, votre DSN. Vous pouvez, si vous le souhaitez, confier la réalisation de cette déclaration, en partie ou en totalité, à un prestataire externe, comme un expert-comptable par exemple. Vous pouvez également recourir à un logiciel de paie.

En effet, le fichier DSN se transmet soit :

• en dépôt fichier : le fichier DSN mensuel, tout comme les signalements d’événements peuvent ainsi être déposés manuellement sur le site net-entreprises. Le fichier DSN devra, au préalable, être extrait, puis déposé sur le site ;
• en mode machine to machine : votre logiciel de paie s’authentifie automatiquement sur le site de dépôt des déclarations sociales. Vous n’avez pas besoin de déposer manuellement le fichier, tout ce fait de manière automatique. Pour cela, il faudra vous assurer que l’interface de programmation de l’application DSN (API) est bien installée, permettant ainsi la communication entre le site de dépôt et votre logiciel de paie.

Il est donc possible de générer votre fichier DSN directement depuis votre logiciel de paie, à condition qu’il soit compatible DSN. Si ce n’est pas le cas, sachez qu’une multitude de logiciels de paie le sont ou qu’il existe d’autres solutions pour générer la DSN sans logiciel de paie.

Il est également possible, si vous le souhaitez, de réaliser votre DSN sans logiciel de paie. Des services proposés par l’URSSAF ou par la MSA, ou encore via les formulaires sur des portails en ligne, vous donnent cette possibilité. Cependant, en plus d’être chronophage, cela peut être également source d’erreurs lors de la saisie des données.

Après son dépôt, la DSN fait l’objet de différents contrôles pour s’assurer de sa conformité. Vous pouvez prendre connaissance des retours d’anomalies, via votre tableau de bord DSN. Il est indispensable de les prendre en compte et de mettre en place les actions correctives dans les plus brefs délais.

Quelles sont les sanctions en cas d’omission ou d’erreur de DSN ?

La réalisation de la DSN n’est pas une simple formalité administrative, mais une obligation légale. Ainsi, en cas d’omission ou d’erreur, vous vous exposez à de lourdes sanctions financières :

• en cas de non-transmission de la DSN, vous encourez une pénalité de 18,33 € par salarié (soit 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale) ;
• en cas de retard de transmission de la DSN, vous risquez une pénalité à hauteur de 55 € par salarié et par mois de retard (soit 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale). Cette pénalité est proportionnelle à votre effectif, déclaré lors de votre dernière DSN. Pour un retard inférieur ou égal à 5 jours, le montant de la pénalité est plafonné à 5 499 € par entreprise et par an (soit 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale) ;
• en cas d’oubli de déclaration pour l’un de vos salariés, vous risquez également une pénalité de 55 € par salarié et par mois de retard, proportionnelle à votre effectif déclaré le mois précédent. Pour rappel, vous bénéficiez d’un délai de 30 jours pour régulariser, en cas d’erreur ou d’oubli, après la transmission de la DSN, et ce, sans pénalité ;
• en cas de fausses déclarations concernant les rémunérations, vous encourez une pénalité de 36,66 € par salarié et en cas de fausses informations transmises sur vos salariés, elle sera de 12,10 € par salarié. Prenez le temps de vérifier l’exactitude des informations que vous transmettez.

Sachez que vous avez la possibilité de demander l’annulation de vos pénalités de retard. Pour cela, vous devez respecter 4 conditions :

• transmettre la DSN ;
• n’avoir commis aucune infraction au cours des 24 derniers mois ;
• ne pas dépasser le montant de 3 666 € de pénalités (plafond mensuel de la sécurité sociale en 2023) ;
• avoir réglé l’intégralité de vos cotisations.

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