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Ressources Humaines

DSN sans logiciel de paie : quelles solutions ?  

Vous êtes employeur du secteur privé ? Alors vous avez sûrement déjà entendu parler de la déclaration sociale nominative (DSN). Cette déclaration que vous devez effectuer tous les mois, à chaque clôture de paie.

Peut-être que, comme la majorité des entreprises, votre déclaration est directement prise en charge par votre logiciel de paie. Si ce n’est pas le cas ou que vous n’en possédez pas, sachez que des solutions s’offrent à vous pour générer vos fichiers DSN, sans logiciel de paie.

La DSN : quelques rappels

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration mensuelle unique, réalisée en ligne, à partir des éléments figurants sur la paie. L’intégralité des entreprises du secteur privé est concernée par cette déclaration.

Ce fichier doit regrouper l’ensemble des informations relatives à la paie des salariés, mais aussi signaler les événements survenus dans le mois (arrêt maladie, congé maternité, fin de contrat de travail, etc.) qui ont eu un impact direct sur la paie.

Ainsi, il existe deux types de DSN :

  • la DSN mensuelle ;
  • la DSN de signalement.

La DSN mensuelle

La DSN mensuelle consiste à envoyer tous les éléments relatifs à la paie de vos salariés aux organismes sociaux. En fonction de l’effectif de votre entreprise, la date d’envoi de la déclaration varie :

  • pour les entreprises de moins de 50 salariés : au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée ;
  • pour les entreprises de 50 salariés et plus : au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée.

Pour les entreprises ayant une paie décalée, la déclaration doit être envoyée avant le 15 du mois.

La DSN de signalement

La DSN de signalement est utilisée dans deux cas particuliers, soit pour signaler un arrêt de travail, soit pour signaler une fin de contrat de travail.

En effet, dans le cas d’un arrêt de travail ou d’un congé indemnisé par la Sécurité sociale (maladie, accident du travail, congé maternité, congé paternité, etc.), il n’est plus nécessaire de produire une attestation de salaire sur le site net-entreprises. Vous devrez directement envoyer un signalement “arrêt de travail” aux organismes sociaux, dans les 5 jours ouvrés suivant l’arrêt. Sauf dans le cas d’une demande de subrogation de la perception des IJSS, le signalement peut être réalisé en même temps que la DSN mensuelle.

Depuis le 1er janvier 2022, vous êtes dans l’obligation d’envoyer un signalement fin de contrat (appelé aussi FCTU) aux organismes sociaux. Ce signalement remplace alors l’attestation employeur que vous réalisiez auparavant sur le site de Pôle Emploi. À présent, après envoi de votre signalement, vous recevrez une attestation employeur rematérialisée (AER) que vous devrez remettre à votre salarié.

De manière générale, la DSN est très importante puisque les employeurs s’en servent pour calculer et payer leurs cotisations sociales, mais aussi pour transmettre les informations nécessaires de leurs salariés à tous les organismes sociaux (Pôle Emploi, CPAM, URSSAF, organisme de complémentaire santé, etc.).

La DSN est-elle obligatoire ?

La DSN est obligatoire depuis janvier 2017, pour toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés, et depuis janvier 2022, pour la fonction publique.

Elle doit ainsi être réalisée chaque mois pour l’ensemble de vos salariés, après le calcul de la paie.

Sachez que même si la DSN concerne la quasi-totalité des salariés (soumis au régime général et agricole), certaines catégories ou régimes spécifiques de salariés sont cependant exemptés en la matière, il s’agit notamment des salariés :

  • déjà déclarés via des dispositifs de simplification (CESU par exemple) ;
  • expatriés ;
  • exerçant dans des entreprises situées dans les territoires d’outre-mer ;
  • travaillant pour des ambassades ou des consulats ;
  • fonctionnaires détachés dans un établissement privé ;
  • marins-pêcheurs.

Attention, lorsque vous réalisez votre DSN, vous devez vous assurer d’en réaliser une pour chaque établissement que vous possédez au sein de votre entreprise. Ainsi, à chaque SIRET doit correspondre à une DSN mensuelle, avec les informations relatives aux salariés rattachés à l’établissement concerné.

Comment produire un fichier DSN sans logiciel de paie ?

Plusieurs services existent, si vous ne possédez pas de logiciel de paie, pour générer votre fichier DSN, en fonction du type d’entreprise que vous dirigez.

Les services externalisés de la paie

Si vous avez décidé de confier la gestion de la paie à un prestataire externe, comme un expert-comptable par exemple, la DSN fait généralement partie de la prestation proposée. Vous devrez donc uniquement valider en amont les informations saisies pour la paie, pour éviter toute erreur au moment de la saisie de la DSN par votre prestataire.

Les services de l’URSSAF

L’URSSAF propose plusieurs services :

  • TESE : permet aux entreprises sous le régime général, de gérer leurs salariés, quel que soit le type de contrat de travail. À partir des données saisies par l’employeur, le service Tese va établir la DSN et calculer leurs cotisations ;
  • Chèque Emploi Associatif (CEA) : e-service gratuit pour les associations à but non lucratif et pour les fondations, qui permet de sous-traiter les formalités administratives auprès du centre national chèque emploi associatif ;
  • Impact Emploi Association (IEA) : offre de service destinée aux associations relevant du régime général (sportive, artistique, animation, etc.), où les formalités administratives sont réalisées par une association tiers de confiance. Une convention doit être signée entre les deux parties et une participation financière peut-être demandée, pour le fonctionnement du service (montant de la participation limité, fixé dans la convention entre l’URSSAF et l’association tiers).

Ces différents services vous permettent ainsi de sous-traiter votre DSN. Si vous choisissez d’adhérer à un de ces services, vous devez vous en tenir exclusivement à l’utilisation de ce dernier pour réaliser les démarches de l’ensemble de vos salariés.

Le service de la MSA

Pour les TPE sous le régime agricole qui n’ont pas de tiers déclarant ou de logiciel de paie pour effectuer leur DSN, la MSA leur propose le service Tesa+.

Ainsi, elles peuvent effectuer leurs déclarations sociales pour leurs salariés en CDI et en CDD. La MSA se charge ensuite de transmettre ces informations aux organismes concernés.

Les portails en ligne

Si vous souhaitez conserver la gestion de la paie en interne, vous pouvez alors utiliser les formulaires proposés par ces portails, pour générer vos fichiers DSN :

  • Izilio : portail en ligne gratuit, mais réservé aux entreprises travaillant dans le secteur du BTP, de l’automobile ou du spectacle. De plus, son accès est limité aux entreprises cotisant auprès de l’un des quatre groupes partenaires : Pro BTP, Audiens, IRP Auto ou Groupe Lourmel ;
  • TéléDSN : portail en ligne payant, permet de saisir directement vos éléments de rémunération via un formulaire. L’avantage, TéléDSN calcule instantanément le montant de vos cotisations sociales, effectue un pré-contrôle de vos fichiers et les envoie automatiquement vers la plateforme de services net-entreprises.
  • Créa’ DSN : pour les entreprises qui réalisent leurs fiches de paie depuis Excel, elles peuvent directement créer le fichier DSN et le transmettre.

Comment vérifier la conformité de la DSN, sans un logiciel de paie ?

Après avoir déposé votre fichier DSN sur le site net-entreprises, vous êtes immédiatement informé de son statut. La DSN est automatiquement soumise à différents contrôles qui peuvent être :

  • bloquants : votre DSN a été rejetée, vous devez envoyer une nouvelle DSN avec les informations corrigées dans un délai limité ;
  • non-bloquants : votre DSN a été acceptée, mais des écarts ont été identifiés et doivent être corrigés pour assurer une bonne prise en compte par l’ensemble des organismes concernés.

Sachez qu’une erreur sur votre DSN peut avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise (recouvrement URSSAF, pénalités, etc.) mais aussi pour vos salariés (impacts sur leurs droits). Il est donc nécessaire de prendre le temps de vérifier les informations transmises et de les corriger dans les délais si besoin.

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Une fois que votre DSN est acceptée, vous recevez un certificat de conformité.

De leurs côtés, les organismes et administrations vous communiqueront également des comptes rendus métiers. N’oubliez pas de les consulter.

Quels sont les risques d’effectuer la DSN, sans un logiciel de paie ?

Bien que ces services puissent paraître de bonnes alternatives pour déclarer la DSN, sans logiciel de paie, ils présentent cependant rapidement leurs limites.

En effet, même si les éléments de base relatifs à l’entreprise ou au contrat de travail de vos salariés sont sauvegardés et générés automatiquement, à l’inverse vos données variables, elles, ne le sont pas. Vous devez donc effectuer votre déclaration manuellement, ligne par ligne, ce qui demande une certaine expertise en paie et représente une perte de temps considérable. En effet, la personne en charge de la déclaration de la DSN doit s’assurer de l’adéquation de ces éléments de paie avec celles saisies sur la DSN.

C’est donc là que se trouve tout l’intérêt d’un logiciel de paie compatible DSN. Tout ceci peut être paramétré et se faire de manière automatique. L’utilisation d’un logiciel de paie permet donc de :

  • gagner du temps ;
  • faciliter les échanges avec l’administration ;
  • garantir des données conformes, fiables et sécurisées ;
  • réduire le risque d’erreur.

Et c’est sans parler des autres avantages des logiciels de paie sur la gestion de la paie en général !

FAQ

Est-il obligatoire de remplir une DSN ?

Depuis 2017, toutes les entreprises du secteur privé qui embauchent des salariés doivent remplir une DSN. Il en est de même pour la fonction publique, depuis le 1er janvier 2022.

Quand faut-il déclarer la DSN ?

La DSN doit être transmise une fois par mois après le calcul de la paie. Selon l’effectif de l’entreprise, la date de transmission varie. Ainsi, la DSN doit être envoyée soit avant le 5 du mois (entreprise de 50 salariés et plus), soit avant le 15 du mois (entreprise moins de 50 salariés ou ayant la paie décalée).

Quelles sont les alternatives au logiciel de paie pour déclarer la DSN ?

L’URSSAF et la MSA proposent des services gratuits pour les entreprises sous le régime général ou agricole. Si vous ne souhaitez pas sous-traiter, vous pouvez effectuer votre DSN via des portails en ligne tels que Izilio, TéléDSN ou encore Créa’DSN. Cependant, certains sont payants et réservés à des secteurs d’activité en particulier.

Emilie Aragon
Rédactrice RH

Émilie est une spécialiste des Ressources Humaines. Diplômée d’un Master Management des Ressources humaines spécialité recrutement, elle occupe pendant plus de 5 ans divers postes dans le secteur RH : chargée de recrutement, responsable administratif et financier, gestionnaire de paie. Ces différentes expériences lui ont permis d'acquérir toute une palette de compétences et de connaissances en matière RH.

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