Votre association se développe et vous recrutez des salariés ? Il est alors temps de penser à la gestion de la paie. Cette tâche RH fait partie des obligations des associations, tout autant que pour les entreprises. Alors pour être sûr de réaliser votre paie en bonne et due forme, vous pouvez utiliser un logiciel de paie pour association.
À quoi sert-il et comment choisir ? Nous vous éclairons sur le sujet et partageons notre sélection des meilleurs logiciels de paie pour association.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie pour association ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Un logiciel de paie permet d’automatiser la gestion et le traitement de la paie des entreprises et associations. Son fonctionnement repose sur :
- la collecte des données et variables nécessaires à la paie ;
- le calcul automatique des différents éléments de la rémunération ;
- l’édition des fiches de paie dématérialisées ;
- le stockage des bulletins de paie
- la réalisation des différentes déclarations sociales.
Le logiciel de paie peut posséder des fonctionnalités plus avancées qui servent notamment à gérer les documents administratifs et juridiques des RH (contrats de travail, arrêts de travail, …) ou le suivi et l’analyse des données RH (masse salariale, congés, charges,…).
Les avantages d’un logiciel de paie pour association
Pourquoi les associations devraient utiliser un logiciel de paie ? À partir du moment où une association commence à embaucher des salariés, elle a tout intérêt à réaliser sa gestion de la paie sur un logiciel. Ces outils modernes présentent plusieurs avantages :
- gagner du temps grâce aux nombreuses automatisations ;
- minimiser le risque d’erreurs grâce à la fiabilité des données et les contrôles effectués ;
- centraliser et sécuriser les données ;
- respecter la réglementation en vigueur puisque ces outils sont créés et mis à jour en fonction des obligations légales ;
- diminuer les coûts en passant moins de temps sur cette tâche RH chronophage pour vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Passons maintenant à notre sélection des meilleurs logiciels de paie pour association.
Notre sélection des meilleurs logiciels de paie pour association
Payfit
Payfit est une solution logicielle de gestion de la paie en ligne. Accessible par tous, même les plus novices en paie, cet outil français convient aux associations comptant entre 1 et 150 salariés.
- Sans engagement
- Accompagnement personnalisé
- Facile à prendre en main et à utiliser
- Pas d’application mobile
Payfit assure l’automatisation de la paie et des déclarations sociales, le paiement groupé des salaires et le traitement comptable. C’est aussi un outil de gestion des RH plus complet avec par exemple les plannings ou le traitement des notes de frais. Les associations peuvent choisir entre 3 formules à partir de 49€/mois plus 17€/bulletin de paie.
Payfit est très intuitif. Votre processus de paie ne vous prendra que peu de temps. La démo vous permet de découvrir l’outil puis vous êtes accompagné par un expert de façon illimitée. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Payfit.
Macompta.fr
Logiciel de comptabilité, Macompta.fr propose désormais un module pour gérer la paie des associations.
- Solution de gestion complète et modulable
- Nombreux paramétrages
- Assistance téléphonique
- Limité à 20 salariés
Ce module regroupe toutes les fonctions nécessaires au traitement de la paie. Les paramètres sont largement personnalisables avec pour objectif de vous faire gagner du temps. Mais Macompta.fr, c’est aussi un outil idéal pour les associations qui veulent une solution tout-en-un puisqu’il gère aussi la comptabilité, la facturation, les notes de frais.
Complet, facile à utiliser et avec une assistance illimitée incluse, Macompta.fr a tout pour plaire aux associations. Deux formules à la carte (au mois ou à l’année) sont proposées ainsi qu’un essai gratuit pour tester l’outil. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Macompta.fr.
Sage Business Cloud Paie
Proposé par le célèbre éditeur de logiciels de gestion, Sage Business Cloud Paie est un outil de gestion de la paie qui se veut moderne et intuitif. Les associations jusqu’à 200 salariés profitent d’un accompagnement de qualité, bien utile lorsqu’elles découvrent la gestion de la paie.
- Accompagnement d’experts
- Conventions collectives automatisées en partenariat avec les Editions Législatives
- Application mobile
- Tarifs des options un peu complexes
Sage Business Cloud Paie est une solution très complète qui couvre tout le processus de paie, de la génération automatique des bulletins de paie aux déclarations sociales en ligne. Avec Sage, vous êtes certain d’utiliser un outil à jour, conforme et performant. La tarification de Sage comprend un abonnement mensuel et un tarif variable en fonction du nombre de salariés à partir de 20€/mois, puis des options complémentaires pour enrichir les fonctionnalités.
Une démo et l’assistance à la prise en main sont proposées aux nouveaux utilisateurs. Enfin, l’application mobile est un plus si vous vous déplacez régulièrement. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Sage Business Cloud Paie.
Fiche-paie.net
Fiche-paie.net est un logiciel en ligne 100% dédié à la gestion de la paie. Il a été conçu pour les structures de petite et moyenne taille qui cherchent une solution accessible et simple pour gérer la paie.
- Logiciel de paie dédié et très complet
- Bon rapport qualité/prix
- + de 10 000 conventions collectives
- Design à moderniser
Avec Fiche-paie.net, vous gagnez du temps grâce aux nombreuses automatisations, de la veille légale aux déclarations sociales en passant bien sûr par l’édition des bulletins de paie. Ce logiciel inclut aussi la gestion des évènements des salariés (arrivée, départ, congés, maladie, …) et propose de nombreuses statistiques pour connaître la situation RH de votre association.
L’offre de Fiche-paie.net est simple, transparente et sans engagement. Vous avez le choix entre une tarification au bulletin ou des formules illimitées. Vous bénéficiez aussi d’un service client réactif. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Fiche-paie.net.
123Paie
Edité par Kelio, 123Paie est un logiciel de gestion de la paie en ligne (qui propose aussi un service d’externalisation de la paie).
- Choix flexible entre logiciel en ligne ou service d’externalisation de la paie
- Accompagnement exhaustif
- Intègre 150 conventions collectives
- Tarifs sur devis uniquement
Une fois le paramétrage effectué par 123Paie, votre logiciel vous permet de traiter tout le processus de paie : collecte des éléments variables, édition des bulletins, déclarations sociales et traitement comptable. Si vos besoins sont plus larges, ce logiciel français dispose d’autres modules RH tels que la gestion des notes de frais, la GTA ou encore le recrutement.
123Paie fournit un support riche pour ses utilisateurs avec des formations pour la prise en main du logiciel et l’accompagnement par téléphone 5j/7. Pour connaître les tarifs, il faudra contacter l’éditeur pour obtenir une offre personnalisée. Pour en savoir plus, lire notre avis sur 123Paie.
En plus des logiciels de notre sélection, d’autres outils de gestion de la paie peuvent intéresser les associations. On peut notamment citer Mapaye, solution complète de gestion de la paie, ou Cloé Paie, spécialiste des associations.
Comment bien choisir un logiciel de paie pour association ?
Comme vous l’aurez constaté, il existe de nombreux logiciels de paie pour associations et vous vous demandez sûrement comment choisir le vôtre. Voici quelques critères à considérer afin d’affiner votre sélection.
Les fonctionnalités
L’un des éléments les plus importants à consulter, ce sont les fonctionnalités de l’outil. Le logiciel de paie que vous choisissez pour votre association doit vous permettre de réaliser toutes les tâches nécessaires à la gestion de la paie pour votre activité. Nous vous conseillons de lister vos besoins afin d’avoir une idée plus précise de ce que vous recherchez.
Vous devez trouver dans votre logiciel de paie toutes les fonctions essentielles à la réalisation des fiches de salaire : création, saisie et édition des bulletins de paie, déclarations sociales, envoi par email, export comptable, etc… Mais peut-être avez-vous d’autres besoins que ce type d’outils peut combler. Certains permettent de traiter les notes de frais, de gérer les plannings et congés ou encore de fournir des données statistiques sur le volet RH de votre association.
La taille de votre association
Certains logiciels s’adressent uniquement aux associations alors que d’autres sont plus généralistes. Pour choisir, vous devez tout d’abord vous assurer que votre logiciel de paie gère les associations et les spécificités du traitement de la paie dans votre cas (aides ou exonérations spécifiques, calcul des cotisations, …).
Le fonctionnement d’une association repose généralement sur ses bénévoles. Mais certaines, à mesure qu’elles grandissent, doivent recruter pour continuer à assurer le développement de leur activité. Lors du choix de votre logiciel de paie, vous devez prendre en considération le nombre de salariés de votre structure, mais aussi les évolutions possibles.
Vous devez aussi évaluer vos ressources en interne pour gérer la paie. Un logiciel de paie n’est pas uniquement destiné aux professionnels des RH. C’est justement son intérêt : il est accessible par tous et vous permet d’internaliser la gestion de la paie sans forcément disposer des compétences RH au sein de l’association. Ainsi, vous économisez sur les coûts d’un prestataire externe.
Le budget
Pour faire simple : plus vous avez de salariés, plus l’usage d’un logiciel de paie pour association est rentabilisé. Généralement, le coût de revient d’une fiche de paie pour une association qui n’emploie qu’une poignée de salariés est un peu plus élevé que celle qui compte plusieurs dizaines de salariés. Ceci dit, certains logiciels de paie basent leur tarification sur le nombre de fiches de paie à réaliser.
Concrètement, le budget de votre association pour ce type d’outil est à définir au préalable. Mais le prix ne doit pas être l’unique critère de choix. Le logiciel doit avant tout vous faire gagner du temps. Donc il vaut parfois mieux dépenser quelques euros de plus pour un outil réellement performant et adapté.
L’utilisation
Pour qu’il vous fasse gagner du temps, le logiciel doit aussi être intuitif, ergonomique et facile à utiliser. Souvenez-vous aussi qu’il peut potentiellement être utilisé par des personnes non expérimentées en paie. Le meilleur moyen pour juger cela est de profiter des essais gratuits ou des démos proposés par les marques. Vous pourrez alors tester l’interface par vous-même.
D’autre part, vous avez le choix entre des logiciels de paie en ligne ou des solutions à télécharger. Les premiers sont accessibles depuis tout ordinateur ou tablette doté d’internet, où que vous soyez. C’est une solution flexible et moderne. Les seconds sont à installer sur un poste fixe (ou un réseau) et ne sont accessibles que depuis cet ou ces ordinateur(s).
Pensez aussi à vous intéresser à la qualité et la réactivité du service support. Quelles ressources sont mises à disposition ? Est-ce que le service assistance est inclus dans les offres ? Quels sont les horaires d’ouverture et les moyens pour les joindre ?
La sécurité et la conformité
Plus qu’un critère, c’est une exigence : votre logiciel doit impérativement respecter les obligations en matière de sécurité, de stockage, de confidentialité des données. Toutes les informations à ce sujet doivent être fournies par l’éditeur du logiciel. Intéressez vous aussi au processus de récupération des données dans l’éventualité où vous deviez changer de logiciel dans quelque temps.
Enfin, tout comme les impératifs de sécurité, le logiciel doit aussi être conforme aux obligations légales afin de vous garantir des procédures et des bulletins de paie en règle. Il doit notamment assurer des mises à jour automatiques pour s’adapter aux évolutions législatives et juridiques.
Combien coûte un logiciel de paie pour association ?
Le tarif d’un logiciel de paie pour association repose sur plusieurs facteurs dont les fonctionnalités, la taille de votre association, les services de configuration ou d’assistance, etc… Certains logiciels de paie en ligne pour association proposent une tarification fixe jointe à une part variable selon le nombre de bulletins à créer. Pour d’autres, l’abonnement mensuel reste constant.
Pour vous donner une idée de la disparité, les prix peuvent varier d’une centaine d’euros par an à plusieurs centaines d’euros par mois.
Un logiciel de paie pour association gratuit peut sembler attractif mais les fonctionnalités et les services sont souvent très limités. Et les outils gratuits sont rarement entièrement gratuits et font souvent l’objet de coûts cachés.
FAQ
Peut-on utiliser un logiciel de paie pour association gratuit ?
Plusieurs logiciels de paie sont gratuits et peuvent convenir à certaines associations. Cependant, les fonctionnalités sont souvent limitées et des frais cachés peuvent être imprévus.
Quel est le meilleur logiciel de paie pour association ?
Il n’existe pas de meilleur logiciel de paie pour toutes les associations. Il s’agit de trouver l’outil qui répond le mieux à vos propres besoins en vous basant sur les critères listés ci-dessus.
Quel est le prix d’un logiciel de paie pour association ?
Le tarif d’un logiciel de paie pour association dépend de plusieurs éléments dont le nombre de salariés de votre association, les fonctionnalités et services inclus. Les prix varient d’une centaine d’euros par an à plusieurs centaines d’euros par mois.
