À l’instar des salariés, les bénévoles des associations sont amenés à faire quelques achats pour le compte de ces dernières. Et comme les salariés, ils ont le droit d’être remboursés, grâce aux notes de frais d’association. À condition toutefois de respecter les quelques exigences imposées par la loi ! Zoom sur la note de frais d’association, ses règles et fonctionnement.
Association : quelles règles en matière de gestion des notes de frais ?
Rembourser la note de frais d’une association ne s’improvise pas. En effet, tous les frais ne peuvent pas prétendre à une prise en charge par la structure !
Quelques rappels sur les types de frais en association
Les frais en association peuvent être engagés par 3 types de personnes :
- les bénévoles et volontaires ;
- les salariés de l’association ;
- le dirigeant, à condition que le remboursement soit autorisé par le conseil d’administration et justifié par une facture.
Il existe deux types de frais en association : les frais réels et le forfait. Le premier impose la présence d’une facture au nom de l’association d’un montant cohérent avec la ou les activités exercées par celle-ci.
Le second, le remboursement des frais au forfait est peu utilisé. Et pour cause, il peut facilement passer pour un revenu déguisé. Cependant, si vous y avez recours, il est fortement conseillé de s’appuyer le plus possible sur les montants réels dépensés et les barèmes officiels émis chaque année par l’administration fiscale (barème kilométrique, frais de repas ou d’hébergement).
Afin de lutter contre la fraude, le conseil d’administration peut imposer diverses directives et limites, précisées dans les statuts de l’association :
- le plafond des dépenses autorisées par secteur (repas, transport, fournitures, hébergement, etc.) ;
- les modalités de remboursement des frais de l’association ;
- une liste distinguant clairement les frais des bénévoles, du dirigeant et des salariés.
Que dit la loi pour la gestion des notes de frais ?
Seules les associations possédant une personnalité juridique peuvent rembourser légalement une note de frais. Ainsi, il est impératif que l’association loi 1901 soit déclarée en préfecture pour pouvoir rembourser ses bénévoles et volontaires (avec le cerfa 13973). De plus, la définition légale de frais professionnels est la suivante : une dépense réelle, justifiée et engagée dans l’intérêt de la mission de l’association
Et attention, l’URSSAF veille au grain ! En effet, le code du travail ne s’appliquent évidemment pas aux bénévoles et volontaires, aussi, le contrôle des notes de frais est particulièrement renforcé. De fait, une association qui traite un de ses bénévoles comme un salarié (lien de subordination, horaires de travail, notes de frais disproportionnées, fiche de poste, etc.) peut se voir obligée d’établir un contrat de travail à ce dernier, avec tous les droits que cela comporte.
En bref, pour pouvoir justifier le remboursement d’une note de frais, une association doit pouvoir remplir 3 exigences :
- fournir un justificatif de la dépense ;
- démontrer le lien avec la mission de l’association ;
- prouver que le remboursement des notes de frais de l’association ne dépasse pas le plafond fixé par l’URSSAF.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une note de frais d’association ?
La note de frais d’une association peut être faite papier ou de manière dématérialisée. Il n’y a pas vraiment de formalisme imposé, toutefois, les éléments suivants doivent être présents :
- le nom et prénom du bénévole ;
- la date et la nature de la dépense : la nature doit être précise et indiquer par exemple, le nom de l’établissement où le repas est pris ainsi que le nombre de personnes présentes, les points de départ et arrivée en cas de trajet, ainsi que le nombre de kilomètre, etc. ;
- son montant ;
- le moyen de paiement utilisé ;
- le lien entre la dépense et la mission confiée au bénévole ;
- la signature du bénévole.
Une fois ces renseignements indiqués, le bénévole doit également fournir le ou les justificatifs liés à la dépense. Il peut s’agir d’un ticket de péage, d’une facture au nom de l’association, d’une note de restaurant, etc.
Enfin, la note de frais d’association doit contenir idéalement la mention manuscrite du bénévole “reçu remboursement le XX/XX/XX”.
Modèle de note de frais d’association à télécharger
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Comment fonctionne le remboursement des notes de frais en association ?
Une fois la note de frais en mains, comment procéder à son remboursement ? Le conseil d’administration vérifie de manière régulière que les notes de frais transmises répondent aux critères fixés. Une fois validées, elles sont contresignées par un responsable, généralement le trésorier, puis conservées avec leurs justificatifs dans la comptabilité de l’association pendant 4 ans. Les notes de frais doivent être classées par nature, selon le plan comptable.
Quelles alternatives au modèle ?
Plutôt que d’utiliser des modèles de note de frais et de devoir les personnaliser, d’autres solutions existent pour gérer vos notes de frais encore plus efficacement. Les logiciels de notes de frais traitent ainsi l’ensemble du processus, de la création de la note de frais à son remboursement.
Gain de temps, économies, sécurité des données, simplification du processus, ces outils modernes et intuitifs ont de quoi convaincre. Tout comme Jenji, N2F permet par exemple de scanner son justificatif de dépense où que vous soyez grâce à l’application mobile. Il est ensuite traité automatiquement grâce à la technologie d’OCR.
Certes, l’utilisation d’un logiciel vous coûtera quelques euros par mois, mais le temps gagné sur cette tâche chronophage qu’est la gestion des notes de frais de l’association rentabilisera vite la dépense. Sans parler des fonctionnalités complémentaires qu’ils offrent par rapport au modèle : exportation comptable, intégration avec des logiciels comptables, archivage à valeur probante des justificatifs, …
Autre option, vous pouvez aussi confier toute ou partie de la gestion de vos notes de frais à un expert-comptable dédié aux associations. En plus de déléguer cette tâche, vous bénéficierez des conseils d’un expert de la comptabilité qui saura vous guider et vous informer sur les obligations légales.
FAQ
Comment justifier une note de frais ?
Une facture ou un reçu sont idéaux pour justifier une note de frais. Vous pouvez également fournir les tickets de péage ou le relevé de votre compteur pour vos frais kilométriques.
Comment défrayer un bénévole pour ses repas ?
L’association peut mettre à disposition des bénévoles des tickets restaurant pour les repas.
Comment se faire rembourser par une association ?
Vous devez présenter un justificatif de votre dépense, et le remboursement de votre note de frais d’association se fait à l’euro près.