Comptabilité

La comptabilité d’une association : Le Guide

La loi du 1er juillet 1901 qui a consacré la liberté d’association a traversé le siècle sans bouleversement notable, et vous êtes de plus en plus à créer une association.

Toute association régulièrement déclarée est dotée de la personnalité morale et possède un patrimoine propre, et a des dépenses et des recettes. 

À ce titre, vous êtes nombreux à vous demander poser les questions suivantes :

  • Quelles sont les obligations des association en matière de comptabilité ?
  • Comment se déroule la comptabilité d’une association ?

Petit guide détaillé !

La comptabilité des associations : de quoi parle-t-on ?

L’association peut être le regroupement de quelques individus autour d’un projet désintéressé, mais on rencontre aussi des associations à vocation économique.

La comptabilité d’une association ne sera donc pas uniforme, et nous aidons à y voir plus clair sur les différents cas particuliers.

Les types de comptabilité pour une association

La loi de 1901 n’impose aucune obligation comptable aux associations.

Ceci-dit, dans les faits, les associations les plus importantes sont tenues de se conformer à un plan comptable (que nous verrons plus tard). Mais les autres les plus petites, qui sont les plus nombreuses n’ont pas cette obligation de s’y conformer.

L’article 3 du Décret n° 2016-1971 du 28 décembre 2016  qui concerne les associations en quête de subventions à défaut de comptes annuels, précise qu’elles doivent fournir des états financiers approuvés. Ce texte semble nous indiquer qu’on n’exige pas de comptes annuels en ce qui les concerne.

Les petites associations, celles qui ont un petit patrimoine, sont tenues à une comptabilité de trésorerie. Si elles perçoivent une subvention, elles sont tenues d’appliquer une comptabilité d’engagement.

Bon à savoir Il existe donc deux types de comptabilité pour association : la comptabilité de trésorerie, et la comptabilité d’engagement. La première, plus simple, n’est pas applicable à toutes les associations.

Petit tour des différents types de comptabilité pour association, pour vous aider à y voir plus clair !

La comptabilité de trésorerie 

La comptabilité de trésorerie, pour une association correspond à l’enregistrement comptable des encaissements et des décaissements. Retenez que les deux sont enregistrés au moment où ils se produit.

  • La comptabilité est enregistrée en se basant sur les flux de trésorerie. 
  • Vous comptabilisez chaque règlement et chaque paiement. 
  • Vous suivez simplement les flux, qui sont enregistrés dans les journaux comptables en suivant le relevé bancaire et éventuellement le livre de caisse.

Concernant le rangement des pièces justificatives, une bonne solution consiste à effectuer pour chaque mois le regroupement. Le procédé utilisé impose de classer les pièces en prenant soin de placer le relevé bancaire en première page, et de classer les pages suivantes en suivant l’ordre chronologique des flux financiers.

Les avantages de la comptabilité de trésorerie

  • Simplicité : on enregistre en cours d’année les encaissements et les décaissements en suivant son relevé bancaire et éventuellement son livre de caisse.
  •  Gain de temps : le volume d’écritures à traiter est réduit
  •  Allègement des honoraires de l’expert-comptable.

Les inconvénients de la comptabilité de trésorerie

  • Un suivi des clients et des fournisseurs plus difficile
  • Une image incomplète donnée par les comptes annuels, on ne comptabilise pas les créances et les dettes.
  • Des variations de charges significatives d’une année sur l’autre, puisqu’on enregistre que les paiements.

La comptabilité d’engagement

Dans la comptabilité d’engagement, pour une association, on enregistre les recettes et les dépenses lorsqu’elles sont acquises ou engagées, sans s’occuper du flux financier. Dans ce cas, vous distinguez donc l’engagement de la dette ou la créance de la date de paiement effectif.

En pratique, on comptabilise les pièces justificatives au jour d’établissement de celles-ci :

  • Date de la facture d’achat ou de vente.
  • Date d’émission ou d’effet des encaissements et paiements.
  • On enregistre les salaires et charges sociales à chaque fin de mois.

Les avantages de la comptabilité d’engagement

  • Vous connaissez les droits (créances) et obligations (dettes) d’une association en temps réel à condition que la comptabilité soit à jour à la clôture de l’exercice.
  • Une comptabilité d’engagement donne une image beaucoup plus fidèle de l’activité et du patrimoine de l’entreprise.
  • Un suivi plus performant des dettes et des créances.
  • Le rattachement des charges et des produits à l’exercice comptable concerné

Les inconvénients de la comptabilité d’engagements

  • La multiplication du nombre d’écritures.
  • Complexité : comptabiliser les provisions, les charges à payer, les produits à recevoir, les factures non parvenues, les factures à établir, etc.
  • Le temps nécessaire à saisir les écritures
  • Le coût plus élevé, la mission de l’expert-comptable sera plus étendue. Vous aurez besoin d’un logiciel de comptabilité pour association et d’un personnel compétent

Les obligations comptables à toutes les associations

Nous l’avons déjà dit, la loi de 1901 ne définit aucune obligation comptable pour les associations. Le règlement 2018-06 de l’ANC n’impose des obligations qu’envers les associations les plus importantes.

Des obligations découlent plutôt des faits. Exemple, si l’association a des salariés, l’URSSAF peut venir contrôler si on a effectué les versements sociaux et le fisc peut contrôler les recettes. Si elle demande des subventions, l’État lui demandera des états financiers.

Pour les « petites associations », une comptabilité de trésorerie dite « recettes-dépenses » peut s’avérer suffisante. Tout au long de l’exercice, les recettes et les dépenses sont simplement enregistrées sur un « journal des recettes-dépenses », soit sur papier, soit sur un tableur, Excel est celui qu’on rencontre le plus souvent. À la clôture, vous établirez les états financiers annuels : le compte des recettes-dépenses. et l’état patrimonial.

Pour les grosses associations, reportez-vous à la section suivante sur le Plan Comptable Général pour les Associations.

Pourquoi la comptabilité est-elle importante pour une association ?

 Même si la comptabilité n’est pas obligatoire pour toutes les associations, elle reste importante, et conseillée :

  • Pour la gestion quotidienne de votre association
  • Pour la transparence vis-à-vis des membres, financeurs…
  • En cas de contrôle
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Rentrons maintenant dans les cas où la comptabilité est obligatoire pour les associations, et où l’application du Plan Comptable Général Associatif devient un passage obligé.

Le Plan Comptable Général Associatif (PCGA) est-il obligatoire ?

Le nouveau plan comptable général associatif est prévu par le règlement du 2018-06 de l’ANC, Il entre en application le 1er janvier 2020. Ce plan est une simplification du PCG (le Plan Comptable Général), qui a été adapté aux besoins des associations.

Quelles associations sont concernées ?

L’article 111-1 du règlement 2018-06 de l’ANC nous précise que « Les dispositions du présent règlement s’appliquent à toutes personnes morales de droit privé non-commerçantes, à but non lucratif, qu’elles aient ou non une activité économique, lorsqu’elles sont tenues d’établir des comptes annuels sous réserve de règles comptables spécifiques établies par l’Autorité des normes comptables… »

Les associations concernées dépassent deux des trois seuils suivants :

  • 50 salariés
  • 3,1 M€ de chiffres d’affaires
  • 1,55 M€ de total bilan

Les associations suivantes sont aussi concernées :

  • Les associations qui ont reçu annuellement des autorités administratives ou des EPIC des subventions en numéraire d’un montant global supérieur à 153 000 €.
  • Les associations émettant des obligations.
  • Les fondations reconnues d’utilité publique.
  • Les associations et fondations qui reçoivent des dons supérieurs à 153 000 €, s’ils ouvrent un droit au bénéfice du donateur d’un avantage fiscal.
  • Les fondations d’entreprise.
  • Les fonds de dotation.
  • Les associations faisant appel à la générosité du public.
  • Les associations qui ont reçu annuellement une aide de l’État supérieure à 75 000 € ou représentant 50 % du budget de l’association.
  • Les associations donc les statuts l’imposent.

Pour les autres, rappelons que la comptabilité de trésorerie suffit.

Le plan comptable pour une association : c’est quoi ?

Certaines associations se voient imposer l’établissement de certains documents comptables :

Dès qu’une association est tenue d’établir des comptes annuels, elle devient alors soumise de plein droit aux règles comptables édictées par le PCG (règlement ANC n° 2018-06). Le PCG prévoit un plan comptable en faveur des associations (le PCFG).

  • Un plan comptable engendre la normalisation, qui aide à la compréhension et au contrôle et qui facilite la comparaison des informations.
  • Le PCGA entraîne une harmonisation comptable par l’application de normes communes et particulières.
  • Il entraine l’organisation de la comptabilité, l’association choisit son plan de compte en se référant au PCGA.
  • Le plan comptable prévoit les livres comptables obligatoires et les comptes annuels.

L’association doit suivre la nomenclature comptable, elle contient la liste des comptes organisés en classe.

Quelles sont les obligations comptables dans ces cas ?

Dans le cas où votre association est tenu de respecter le PCGA, vous devrez établir un plan de comptes conforme au plan de comptes issu du plan comptable général, et à son adaptation aux associations (source, p194 et suivantes) :

  • Établissement d’un livre journal, où l’on comptabilise les écritures en suivant un ordre chronologique et jour par jour.
  • Possibilité de plusieurs livres journaux auxiliaires : achat, banque, subvention, fonds dédiés, etc.
  • Un grand livre constitué par les comptes de l’association où l’on reporte les écritures des journaux.·                    
  • Un livre d’inventaire où l’on a relevé de tous les éléments d’actif et de passif. On devra y transcrire obligatoirement les comptes annuels chaque année.

Plan comptable association 2020 : les nouveautés

Le PCGA version 2020 ne comprend que des dispositions spécifiques au secteur non lucratif ; sinon on applique les dispositions du plan comptable général (PCG).

La terminologie « fonds propres » remplace celle de « fonds associatifs ». Ils regroupent les ressources mises à disposition de l’entité de façon définitive ou conditionnelle et certaines ressources ayant un caractère durable.

Le champ d’application du nouveau règlement comptable est élargi. Il s’applique non seulement aux associations, mais également aux fondations, fonds de dotations, syndicats de la loi de 1884, comités d’entreprise et comités sociaux et économiques, sous réserve de leurs dispositions spécifiques.

Les comptes annuels des associations en détail

Le bilan

L’administration nous offre un modèle de bilan d’une association (modèle Actif et modèle Passif).

Le bilan d’une association enregistre :

  • Ce qu’elle détient (stocks, matériel…),
  • Ce que ses clients lui doivent,
  • Ce qu’elle doit à ses fournisseurs,
  • Ce qui figure dans son compte en banque.

Il comporte des spécificités :

  • Elles concernent les subventions (subventions de fonctionnement et d’investissements)
  • Vous enregistrez en comptabilité les contributions volontaires et en natures si elles sont quantifiables et valorisables

 Compte de résultat 

L’administration propose aussi un modèle de compte de résultat (partie 1 et partie 2 du modèle).

Le compte de résultat d’une association ne diffère pas celui d’une entreprise commerciale :

  • Les charges : toutes vos dépenses concernant les frais (ex : électricité, salaires, loyer, etc.),
  • Les produits : l’encaissement des recettes (ex : adhésions, dons, production stockée, la vente de prestations de services, etc.),
  • Le résultat : la différence entre les produits et les charges. Le résultat peut être positif ou négatif.
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L’annexe

Les associations doivent se conformer au contenu de l’annexe en référence au PCG, intégrer les adaptations prévues par la réglementation et prendre en considération les obligations résultantes de la réglementation auxquelles l’association est assujettie.

Le secteur d’activité de l’Association modifie l’annexe. Certaines établissent des comptes administratifs, comme celles du secteur social et médicosocial. 

La présentation simplifiée de l’annexe est autorisée pour les associations, si à la clôture de l’exercice, les seuils ne sont pas dépassés pour deux des trois critères suivants :

  • Bilan inférieur ou égal à 4 millions d’euros
  • CA inférieur ou égal à 8 millions d’euros
  • Nombre de salariés inférieur ou égal à 50

De façon classique, l’annexe doit contenir des informations en ce qui concerne les engagements pris ou donnés, les règles et méthodes comptables utilisées, et plus généralement tout autre élément qui permet de mieux comprendre les comptes de l’association.

L’annexe comprend les informations suivantes :

  • Les fonds dédiés = des subventions non utilisées lors du dernier exercice, on les mentionne au compte 19 du bilan.
  • Le traitement des subventions de fonctionnement ou d’investissements, le fait générateur, les conditions suspensives ou résolutoires.
  • Le suivi des subventions accordées sur plusieurs exercices.
  • Sur la nature des biens acquis grâce aux subventions d’investissement..  
  • Les contributions volontaires et en nature, même si on ne les a pas inscrites en comptabilité

L’approbation des comptes

L’assemblée générale des membres de l’association approuve les comptes annuels.

Si l’association n’est pas tenu à produire des comptes annuels par la loi, les statuts ou le règlement intérieur peuvent les imposer. Si ces textes n’imposent pas de date, l’association n’est tenu à aucun délai.

Si l’association est obligée de produire des comptes annuels, l’AG doit les approuver ainsi que le rapport de gestion au plus tard dans les six mois de la clôture de l’exercice. On ne peut prolonger ce délai qu’à la demande du représentant légal de l’association, seule une ordonnance du président du tribunal de grande instance y pourvoit, il statue sur requête.

Les associations sont tenues de publier leurs comptes annuels, un décret et un arrêté prévoit cette obligation.

Bon à savoir La publication des comptes consiste à rendre les comptes publics, c’est-à-dire à permettre à tout tiers d’en prendre connaissance.

Si les associations et fondations reçoivent :

  • Plus de 153 000 euros de subventions publiques
  • Plus de 153 000 euros de dons qui ouvrent droit pour les donateurs à un avantage fiscal

Elles doivent publier leurs comptes annuels ainsi que le rapport du commissaire aux comptes. Le dépôt des documents se fait sur Internet sur le site de la Direction de l’information légale et administrative.

Comment faire la comptabilité d’une association

Tenir la comptabilité d’une association nous demande de nous interroger si l’on doit la faire soi-même ou si le recours à un expert-comptable est obligatoire.

La faire soi-même

La faire soi-même ouvre la porte à plusieurs options.

Version papier

L’organe responsable des comptes de l’association peut varier en fonction des règles prévues au sein des statuts. Souvent, on rencontre le trésorier, celui-ci peut se voir confier la charge d’un certain nombre de missions, notamment celle de la tenue de la comptabilité et de la confection des comptes annuels. Un trésorier compétent et qualifié résout de nombreuses difficultés.

La version papier reste une possibilité à propos des petites associations, elles ne sont tenues à aucune comptable. Un journal de « recettes et dépenses » sous formes papier n’est pas interdit.  

Si l’association ne concerne qu’une dizaine d’adhérents avec un budget limité, pourquoi pas ? Mais lorsqu’on recherche une donnée, on perd du temps.  

Excel est-il une option ? 

Pour les petites associations, le tableur est une solution, on peut rechercher une donnée sans perdre son temps. Quand l’association prend de l’ampleur, le logiciel de comptabilité est une voie de secours.

Avec un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité pour association permet de figer les comptes, c’est un avantage vis-à-vis du tableur. Au sujet des associations qui ont l’obligation de produire des comptes annuels, c’est une solution. Le logiciel les façonne pour vous.

Le logiciel a ses avantages, mais attention, cela reste votre responsabilité de le remplir, et dans certains cas vous aurez besoin d’aides. Passer par un logiciel dédié aux associations, comme par exemple Assoconnect, permet de limiter les erreurs et d’avoir de l’aide en cas de questions.

Déléguer sa comptabilité à un expert-comptable

Déléguer la comptabilité à un expert-comptable est une solution qui permet d’avoir une comptabilité conforme au droit. L’expert-comptable est un technicien très performant, qualifié, et certains sont spécialités dans la comptabilité des associations.

Le coût d’un expert-comptable est un frein pour certaines associations, mais les expert-comptables en ligne proposent des prix d’appels abordables pour la plupart des associations.

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Pour les grandes associations, celles-relevant du PCGA notamment, l’expert-comptable nous semble plus que recommandé, même s’il n’est pas obligatoire, sauf si vous avez les ressources internes pour gérer la comptabilité de votre association.

FAQ

Le compte bancaire est-il obligatoire pour une association ?

Le trésorier gère le compte bancaire d’une association. Mais celui-ci n’est pas obligatoire. Il facilite la gestion. La possession d’un compte bancaire n’a aucune influence sur les obligations comptables, fiscales ou sociales.

Qu’est-ce que le bilan financier d’une association ?

Le bilan financier d’une association est une photographie qui synthétise le patrimoine d’une association.

Quel est le rôle du trésorier dans une association ?

La plupart du temps, le trésorier est responsable de la comptabilité de l’assocaition. Il est également chargé des cotisations et d’autres fonctions qui varient selon les associations.

Où comptabiliser les dons pour une association ?

Les dons doivent être comptabilisés dans le compte 6238 ou le compte 6713.

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