Comment tenir la comptabilité d’une association en 2023 ?

La loi du 1^er juillet 1901 qui a consacré la liberté d’association a traversé le siècle sans bouleversement notable, et vous êtes de plus en plus à créer une association. Toute association régulièrement déclarée est dotée de la personnalité morale et possède un patrimoine propre, a des dépenses et des recettes.

À ce titre, vous êtes nombreux à vous poser les questions suivantes :

• Quelles sont les obligations des associations en matière de comptabilité ?
• Comment se déroule la comptabilité d’une association ?

Petit guide détaillé !

La comptabilité des associations : de quoi parle-t-on ?

L’association peut être le regroupement de quelques individus autour d’un projet désintéressé, mais on rencontre aussi des associations à vocation économique. La comptabilité d’une association ne sera donc pas uniforme, et nous vous aidons à y voir plus clair sur les différents cas particuliers.

Les types de comptabilité pour une association

La loi de 1901 n’impose aucune obligation comptable aux associations. Cependant, les associations doivent se conformer à des règles et à un plan comptable pour la bonne gestion de leur activité.

L’article 3 du Décret n°2016-1971 du 28 décembre 2016 qui concerne les associations en quête de subventions, précise qu’elles doivent fournir des états financiers approuvés.

Les petites associations peuvent se contenter d’une comptabilité de trésorerie simplifiée. Si elles perçoivent des subventions, elles sont tenues d’appliquer une comptabilité d’engagement.

Petit tour des différents types de comptabilité pour association, pour vous aider à y voir plus clair !

La comptabilité de trésorerie 

La comptabilité de trésorerie pour une association correspond à l’enregistrement comptable des encaissements et des décaissements. Retenez que les deux opérations sont enregistrées au moment où elles se produisent. Les règles sont les suivantes :

• la comptabilité est enregistrée en se basant sur les flux de trésorerie ;
• vous comptabilisez chaque règlement et chaque paiement ;
• vous suivez simplement les flux qui sont enregistrés dans les journaux comptables en suivant le relevé bancaire et éventuellement le livre de caisse.

Concernant le classement des pièces justificatives, une bonne solution consiste à effectuer un regroupement par mois. Le procédé utilisé impose de classer les pièces en prenant soin de placer le relevé bancaire en première page, et de classer les pages suivantes en suivant l’ordre chronologique des flux financiers.

Les avantages de la comptabilité de trésorerie

• simplicité : on enregistre en cours d’année les encaissements et les décaissements en suivant son relevé bancaire et éventuellement son livre de caisse ;
• gain de temps : le volume d’écritures à traiter est réduit ;
• allègement (ou absence) d’honoraires d’expert-comptable.

Les inconvénients de la comptabilité de trésorerie

• un suivi des clients et des fournisseurs plus difficile ;
• une image incomplète donnée par les comptes annuels, on ne comptabilise pas les créances et les dettes ;
• des variations de charges significatives d’une année sur l’autre, puisqu’on enregistre uniquement les flux financiers au jour de leur réalisation.

La comptabilité d’engagement

Dans la comptabilité d’engagement, pour une association, on enregistre les recettes et les dépenses lorsqu’elles sont acquises ou engagées, sans s’occuper du flux financier.

En pratique, on comptabilise les pièces justificatives au jour d’établissement de celles-ci :

• date de la facture d’achat ou de vente ;
• date d’émission ou d’effet des encaissements et des paiements ;
• on enregistre les salaires et les charges sociales à chaque fin de mois.

Les avantages de la comptabilité d’engagement

• vous connaissez les droits (créances) et obligations (dettes) d’une association en temps réel à condition que la comptabilité soit à jour à la clôture de l’exercice ;
• une comptabilité d’engagement donne une image beaucoup plus fidèle de l’activité et du patrimoine de l’entreprise ;
• un suivi plus performant des dettes et des créances ;
• le rattachement des charges et des produits à l’exercice comptable concerné.

Les inconvénients de la comptabilité d’engagements

• la multiplication du nombre d’écritures ;
• la complexité : comptabiliser les provisions, les charges à payer, les produits à recevoir, les factures non parvenues, les factures à établir, etc ;
• le temps nécessaire à saisir les écritures ;
• le coût plus élevé, la mission de l’expert-comptable sera plus étendue.
• vous aurez besoin d’un logiciel de comptabilité pour association et d’un personnel compétent.

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Rentrons maintenant dans les cas où la comptabilité est obligatoire pour les associations, et où l’application du Plan Comptable Général Associatif devient un passage obligé.

Le Plan Comptable Général Associatif (PCGA) est-il obligatoire ?

Le plan comptable n°2018-06 du 5 décembre 2018 entré en application le 1er janvier 2020 est une simplification du PCG (le Plan Comptable Général), qui a été adapté aux besoins des associations.

Quelles associations sont concernées ?

L’article 111-1 du règlement 2018-06 de l’ANC nous précise que « Les dispositions du présent règlement s’appliquent à toutes personnes morales de droit privé non-commerçantes, à but non lucratif, qu’elles aient ou non une activité économique, lorsqu’elles sont tenues d’établir des comptes annuels sous réserve de règles comptables spécifiques établies par l’Autorité des normes comptables… ».

Les associations suivantes sont notamment concernées :

• les associations et fondations reconnues d’utilité publique (RUP) ou agréées ;
• les associations ayant reçu annuellement des autorités administratives ou des EPIC des subventions en numéraire d’un montant global supérieur à 153 000€ ;
• les associations exerçant une activité économique et remplissant au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3,1 millions d’euros, bilan de plus de 1,55 millions d’euros, effectif dépassant 50 salariés ;
• les associations et fondations qui reçoivent des dons supérieurs à 153 000€, si ces dons ouvrent droit pour le donateur à un avantage fiscal ;
• les fondations d’entreprise ;
• les fonds de dotation ;
• les associations faisant appel à la générosité du public ;
• les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée ;
• les associations qui ont reçu annuellement une aide de l’État supérieure à 75 000€ ou représentant 50% du budget de l’association ;
• les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;
• les associations et groupements sportifs ;
• les associations émettant des obligations ;
• les associations en redressement ou en liquidation judiciaire ;
• les associations donc les statuts l’imposent ;
• etc.

Pour les autres associations, rappelons qu’une comptabilité de trésorerie, simplifiée, suffit.

Par ailleurs, les associations exerçant une activité économique et dépassant deux des trois seuils suivants sont tenues de désigner un commissaire aux comptes (CAC) :

• 50 salariés ;
• 3,1 M€ de chiffres d’affaires ;
• 1,55 M€ de total bilan.

Le plan comptable pour une association : c’est quoi ?

Dès qu’une association est tenue d’établir des comptes annuels, elle devient alors soumise de plein droit aux règles comptables édictées par le PCG (règlement ANC n° 2018-06). Le PCG prévoit un plan comptable en faveur des associations (le PCFG). Voici quelques règles à connaître :

• un plan comptable engendre la normalisation, qui aide à la compréhension et au contrôle et qui facilite la comparaison des informations ;
• le PCGA entraîne une harmonisation comptable par l’application de normes communes et particulières ;
• il entraine l’organisation de la comptabilité, l’association choisit son plan de compte en se référant au PCGA ;
• le plan comptable prévoit les livres comptables obligatoires et les comptes annuels.

L’association doit suivre la nomenclature comptable, elle contient la liste des comptes organisés en classe.

Quelles sont les obligations comptables des associations soumises au PCGA  ?

Dans le cas où votre association est tenu de respecter le PCGA, vous devrez établir un plan de comptes conforme au plan comptable général, et à son adaptation aux associations :

• l’établissement d’un livre journal, où sont comptabilisées les écritures en suivant un ordre chronologique et jour par jour ;
• la possibilité de plusieurs livres journaux auxiliaires : achat, banque, subvention, fonds dédiés, etc. ;
• un grand livre constitué par les comptes de l’association où l’on reporte les écritures des journaux ;                
• un livre d’inventaire avec un relevé de tous les éléments d’actif et de passif. Vous devez y transcrire obligatoirement les comptes annuels chaque année.

Pourquoi la comptabilité est-elle importante pour une association ?

 Même si la comptabilité n’est pas obligatoire pour toutes les associations, elle reste importante, et conseillée :

• pour la gestion quotidienne de votre association ;
• pour la transparence vis-à-vis des membres, financeurs… ;
• en cas de contrôle.

Intéressons nous maintenant de plus près aux comptes annuels des associations.

De quoi se composent les comptes annuels des associations ?

Le bilan

L’administration nous offre un modèle de bilan d’une association (modèle Actif et modèle Passif).

Le bilan d’une association enregistre :

• ce qu’elle détient (stocks, matériel…) ;
• ce que ses clients lui doivent (créances) ;
• ce qu’elle doit à ses fournisseurs (dettes) ;
• ce qui figure dans son compte en banque (trésorerie).

Il comporte des spécificités liées notamment aux subventions (subventions de fonctionnement et d’investissements) et aux contributions volontaires et en natures quantifiables et valorisables.

 Le compte de résultat 

Le compte de résultat d’une association ne diffère pas celui d’une entreprise commerciale. Les éléments suivant y figurent :

• les charges : toutes vos dépenses concernant les frais (ex : électricité, salaires, loyer, etc.) ;
• les produits : l’encaissement des recettes (ex : adhésions, dons, production stockée, la vente de prestations de services, etc.) ;
• le résultat : la différence entre les produits et les charges. Le résultat peut être positif ou négatif.

L’annexe comptable

Les associations doivent se conformer au contenu de l’annexe en référence au PCG, intégrer les adaptations prévues par la réglementation et prendre en considération les obligations résultantes de la réglementation auxquelles l’association est assujettie.

La présentation simplifiée de l’annexe est autorisée pour les associations, si à la clôture de l’exercice, les seuils ne sont pas dépassés pour deux des trois critères suivants :

• bilan inférieur ou égal à 6 millions d’euros ;
• CA inférieur ou égal à 12 millions d’euros ;
• nombre de salariés inférieur ou égal à 50.

De façon classique, l’annexe doit contenir des informations en ce qui concerne les engagements pris ou donnés, les règles et méthodes comptables utilisées, et plus généralement tout autre élément qui permet de mieux comprendre les comptes de l’association.

L’annexe comprend les informations suivantes :

• les fonds dédiés = des subventions non utilisées lors du dernier exercice, on les mentionne au compte 19 du bilan ;
• le traitement des subventions de fonctionnement ou d’investissements, le fait générateur, les conditions suspensives ou résolutoires ;
• le suivi des subventions accordées sur plusieurs exercices ;
• sur la nature des biens acquis grâce aux subventions d’investissement ;
• les contributions volontaires et en nature, même si on ne les a pas inscrites en comptabilité.

L’approbation des comptes

L’assemblée générale des membres de l’association approuve les comptes annuels. Les petites associations non soumises au PCGA ne sont pas tenues d’approuver leurs comptes annuels.

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent cependant l’imposer en précisant les conditions.

Si l’association est obligée de produire des comptes annuels, l’AG doit les approuver ainsi que le rapport de gestion au plus tard dans les six mois de la clôture de l’exercice. Ce délai peut être prolongé à la demande du représentant légal de l’association. Seule une ordonnance du président du tribunal judiciaire y pourvoit, statuant sur requête.

Les associations et fondations doivent publier leurs comptes annuels si elles reçoivent :

• plus de 153 000 euros de subventions publiques ;
• plus de 153 000 euros de dons qui ouvrent droit pour les donateurs à un avantage fiscal.

Elles doivent également publier le rapport du commissaire aux comptes si elles en ont un. Le dépôt des documents se fait sur Internet sur le site de la Direction de l’information légale et administrative (Dila).

Comment faire la comptabilité d’une association ?

Concernant l’obligation de tenir la comptabilité d’une association, la question du recours à un expert-comptable se pose.

Tenir sa comptabilité seul

La faire soi-même ouvre la porte à plusieurs options.

Par l’organe responsable désigné par les statuts

L’organe responsable des comptes de l’association peut varier en fonction des règles prévues au sein des statuts. Souvent, le trésorier se voit confier la charge d’un certain nombre de missions, notamment celle de la tenue de la comptabilité et de la préparation des comptes annuels. Un trésorier compétent et qualifié accomplit de nombreuses démarches et résout de nombreuses difficultés.

Excel est-il une option ? 

Pour les petites associations, le tableur est une solution, on peut rechercher une donnée sans perdre son temps. Quand l’association prend de l’ampleur, le logiciel de comptabilité est une voie de secours.

Avec un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité pour association permet de figer les comptes, c’est un avantage vis-à-vis du tableur. Au sujet des associations qui ont l’obligation de produire des comptes annuels, c’est une solution. Le logiciel les façonne pour vous.

Le logiciel a ses avantages, mais attention, cela reste votre responsabilité de le remplir, et dans certains cas vous aurez besoin d’aides. Passer par un logiciel dédié aux associations, comme par exemple Assoconnect, permet de limiter les erreurs et d’avoir de l’aide en cas de questions.

Déléguer sa comptabilité à un expert-comptable

Déléguer la comptabilité à un expert-comptable est une solution qui permet d’avoir une comptabilité conforme au droit et aux normes de l’ANC (Autorité des normes comptables). L’expert-comptable est un professionnel très performant, qualifié, et certains sont spécialités dans la comptabilité des associations.

Le coût d’un expert-comptable est un frein pour certaines associations, mais les expert-comptables en ligne pour association proposent des prix d’appels abordables pour la plupart des associations.

Pour les grandes associations, celles relevant du PCGA notamment, l’expert-comptable nous semble plus que recommandé, même s’il n’est pas obligatoire, sauf si vous avez les ressources internes pour gérer la comptabilité de votre association.

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