En bref
- La comptabilité d’une association est obligatoire, mais sa forme varie selon la taille de l’association, son activité et la nature de ses financements.
- La comptabilité associative peut être de trésorerie ou d’engagement. Certaines structures sont aussi soumises au plan comptable d’association.
- Le trésorier peut gérer ces obligations comptables seul ou utiliser un logiciel de comptabilité pour association. Le recours à un expert-comptable est également possible.
Une association loi 1901 a l’obligation de tenir une comptabilité, mais son degré de complexité dépend de plusieurs facteurs. Elle peut ainsi être concernée soit par une comptabilité de trésorerie, soit par une comptabilité d’engagement. Les obligations comptables sont alors différentes. Quelle comptabilité tenir en association ? Qu’est-ce que le plan comptable d’association ? Quels sont les documents comptables obligatoires ? Voici ce qu’il faut savoir sur la gestion de la comptabilité associative.
Quelle comptabilité pour votre association ?
La comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie, également appelée comptabilité en partie simple, consiste à enregistrer uniquement les encaissements (recettes) et décaissements (dépenses) au moment où ils sont réalisés. Ce système est souvent adopté par les petites associations qui n’ont pas de contraintes légales strictes.
Simple à mettre en œuvre, elle convient parfaitement aux structures avec peu de transactions financières. De plus, elle ne nécessite pas de connaissances comptables avancées, ce qui la rend accessible pour les responsables bénévoles.
Cependant, la comptabilité de trésorerie comporte aussi des inconvénients :
- une absence de suivi des créances (sommes à recevoir) et des dettes (sommes dues) ;
- la difficulté pour prévoir les flux de trésorerie futurs et établir une vision globale de la santé financière de l’association.
La comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement (ou comptabilité complète) enregistre les opérations à leur date d’engagement, qu’il s’agisse de recettes à percevoir ou de dépenses à régler. Cette méthode permet à l’association d’avoir une vision complète de sa santé financière. Celle-ci peut suivre précisément ses créances et ses dettes.
Ce type de comptabilité est particulièrement adapté aux grandes structures ou à celles qui doivent justifier leurs finances auprès de financeurs ou partenaires.
En revanche, la comptabilité d’engagement a aussi des inconvénients :
- sa gestion nécessite des compétences comptables ;
- elle requiert plus de rigueur dans l’enregistrement des opérations et le suivi des documents financiers ;
- elle peut entraîner des coûts supplémentaires, notamment si l’association a recours à un expert-comptable.
Engagement ou trésorerie : comment choisir ?
La comptabilité de trésorerie est souvent la meilleure option pour une petite association avec des ressources limitées et des opérations simples.
En revanche, la comptabilité d’engagement devient nécessaire pour une association de grande taille. Notez qu’elle est même obligatoire dans les cas suivants :
- les statuts de l’association imposent de tenir une comptabilité d’engagement ;
- votre association est reconnue d’utilité publique ;
- elle est agréée par l’État ou l’un de ses ministères ou établissements publics (fédérations sportives par exemple) ;
- elle bénéficie d’un agrément ;
- elle reçoit des financements (subventions, dons, prêts bancaires) ;
- elle exerce une activité économique ;
- elle emploie du personnel salarié ;
- votre association a une activité imposable (à l’IS ou à la TVA notamment).
Plan comptable d’association : de quoi s’agit-il ?
Le plan comptable des associations et fondations définit les règles spécifiques de présentation et d’organisation des comptes pour les associations, fondations et autres organismes sans but lucratif. Contrairement au plan comptable général utilisé par les entreprises, ce plan prend en compte les particularités des associations.
Les associations concernées
Certaines associations sont soumises au plan comptable des associations et fondations (liste non exhaustive) :
- les associations bénéficiant d’une ou plusieurs aides publiques annuelles ou dons supérieurs à 153 000 euros ;
- les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée ;
- les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 euros ;
- les associations reconnues d’utilité publique ;
- les associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique ;
- les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social ;
- les associations exerçant une activité commerciale ;
- les groupements sportifs et les fédérations sportives.
Sont également concernées les associations ayant une activité économique et remplissant au moins 2 des 3 critères suivants :
- bilan supérieur à 3 100 000 euros ;
- bilan de plus de 1 550 000 euros ;
- effectifs dépassant 50 salariés.
Les obligations du plan comptable
Ces associations doivent :
- établir un plan de comptes conforme au plan comptable d’association ;
- tenir un livre journal dans lequel les écritures sont comptabilisées chronologiquement et jour par jour.
Certaines associations peuvent aussi être tenues de tenir un grand livre dans lequel sont reportés les écritures des journaux et un livre d’inventaire.
Les documents comptables d’une association
Si votre association tient une comptabilité d’engagement, vous devez tenir plusieurs documents comptables : un bilan, un compte de résultat et une annexe. Selon les cas, vous pouvez aussi être tenu de publier vos comptes annuels et de faire appel à un commissaire aux comptes.
Le bilan comptable
Le bilan comptable est un document financier qui présente la situation financière de l’association à un moment donné, généralement à la fin de l’exercice comptable. Il permet de visualiser de manière claire et structurée l’ensemble de ses actifs (ce qu’elle possède) et de ses passifs (ce qu’elle doit).
Le bilan se compose de 2 parties :
- l’actif : il regroupe tous les biens et droits que l’association possède. L’actif est divisé en deux catégories, à savoir l’actif immobilisé (biens durables comme les bâtiments, équipements, véhicules, etc.) et l’actif circulant (trésorerie, créances, stocks) ;
- le passif : il présente les ressources financières de l’association, en détaillant ce qu’elle doit ou les obligations envers des tiers. Il comprend les capitaux propres (réserves, dons ou subventions non affectées) et les dettes (factures impayées, dettes fiscales, prêts à rembourser).
Le compte de résultat
Le compte de résultat d’une association présente l’ensemble des produits (revenus) et des charges (dépenses) sur une période donnée, généralement une année. Il permet d’évaluer la performance financière de l’association.
Le compte de résultat comprend 2 parties :
- les produits : ce sont les sources de revenus, comme les cotisations des membres, les subventions reçues, les dons, les recettes d’activités (comme la vente de biens ou services) ;
- les charges : il s’agit de toutes les dépenses engagées par l’association pour réaliser ses activités (charges de fonctionnement, exceptionnelles ou financières).
Le compte de résultat permet ainsi de savoir si l’association a généré un excédent (les produits sont supérieurs aux charges) ou un déficit (les charges sont supérieures aux produits) durant son exercice.
L’annexe
L’annexe comptable d’une association est un document complémentaire au bilan et au compte de résultat. Elle fournit des informations détaillées sur les méthodes comptables utilisées et les engagements à long terme. Elle permet de mieux comprendre la situation financière de l’association. Bien qu’elle ne soit pas toujours obligatoire, elle devient indispensable pour les associations soumises à des obligations légales strictes, comme celles ayant des financements publics ou des activités économiques.
L’approbation des comptes
Cette étape consiste à soumettre les comptes de l’association (bilan, compte de résultat et annexe) à l’approbation des membres de l’association, généralement lors de l’assemblée générale (AG) annuelle.
La loi de 1901 ne fixe aucune obligation concernant la date d’arrêté et d’approbation des comptes annuels des associations. Vous devez vous référer à vos statuts.
Notez que la tenue d’une assemblée générale annuelle reste conseillée même si les statuts de l’association ne l’imposent pas.
La publication des comptes annuels
La publication des comptes annuels est obligatoire pour les associations et les fondations lorsque le montant global des dons et/ou des subventions au cours de l’exercice comptable dépasse 153 000 €. Cette publication est obligatoire pour tous les fonds de dotation.
Ces associations doivent publier leurs comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes sur le site Internet de la direction de l’information légale et administrative (DILA). Elles doivent effectuer cette formalité dans les 3 mois suivant l’approbation des comptes.
Pourquoi tenir une comptabilité en association ?
Au delà du caractère obligatoire, la comptabilité associative est indispensable pour :
- garantir la transparence envers les membres adhérents et les financeurs : ils peuvent ainsi être informés de l’utilisation des fonds (cotisations, dons, subventions) ;
- gérer et piloter les ressources : cela permet d’identifier les postes de coût majeurs, de détecter d’éventuelles anomalies et de maîtriser le budget ;
- accéder à des financements : les associations doivent souvent fournir des comptes détaillés pour obtenir des fonds extérieurs ;
- être prêt en cas de contrôle : présenter une comptabilité à jour réduit les risques de litige.
À qui faire appel pour la comptabilité d’une association ?
Le trésorier est généralement responsable de la gestion financière. Il gère le compte bancaire de l’association. Son rôle est de tenir les comptes, établir les budgets prévisionnels, suivre les flux financiers et préparer les documents nécessaires pour les assemblées générales. Il peut tenir les comptes sur un tableur type Excel. Cette solution est adaptée aux petites associations.
Les structures de plus grande ampleur peuvent se tourner vers un logiciel de comptabilité pour association. Ce type d’outil est particulièrement recommandé si vous avez l’obligation de produire des comptes annuels.
Le logiciel a ses avantages, mais attention, cela reste votre responsabilité de le remplir, et dans certains cas vous aurez besoin d’aide. Passer par un logiciel dédié aux associations, comme par exemple Assoconnect, permet de limiter les erreurs et d’avoir de l’aide en cas de questions.
Vous pouvez aussi déléguer la gestion de votre comptabilité associative à un expert-comptable. Cela vous garantit d’avoir une comptabilité conforme aux normes de l’ANC (Autorité des normes comptables).
Le coût d’un expert-comptable est un frein pour certaines associations, mais les experts-comptables en ligne pour association proposent des tarifs plus abordables.
Pour les grandes associations, celles relevant du plan comptable notamment, l’expert-comptable nous semble plus que recommandé, même s’il n’est pas obligatoire.
FAQ
Quelles sont les obligations comptables des associations ?
Les obligations comptables d’une association dépendent de sa taille, de son activité et de certains seuils financiers. La gestion d’une comptabilité d’engagement nécessite de produire un bilan, un compte de résultat et une annexe comptable.
Comment tenir la comptabilité d’une association ?
La comptabilité d’une association peut être tenue par le trésorier, à l’aide de logiciels spécialisés ou un expert-comptable.
Quel est le meilleur logiciel de comptabilité pour une association ?
Le choix du logiciel dépend des besoins et du budget de l’association. Vous pouvez vous tourner vers des outils comme Assoconnect, Pep’s Up ou MaCotisation.
