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Ressources Humaines

Faire une fiche de paie : 4 étapes, 3 solutions & 4 conseils

La fiche de paie, également appelée bulletin de salaire, est un document obligatoire. Il est remis par l’employeur lors du paiement du salaire. Ce document permet de justifier de l’emploi d’un salarié. Quant à ce dernier, il doit le conserver sans limitation de durée et pourra être demandé pour justifier de ses revenus mais aussi pour faire valoir ses droits au chômage ou à la retraite.

Comment établir une fiche de paie conforme à la loi ? Quelles sont les informations indispensables qui doivent y figurer ? Quelles solutions est la plus pertinente pour réaliser le bulletin de salaire de vos collaborateurs ? Des questions importantes auxquelles nous répondrons dans cet article complet.

Les 4 étapes pour établir une fiche de paie conforme

Le bulletin de salaire doit être établi conformément à la loi. C’est l’article R. 3243-1 du Code du Travail qui est venu préciser les mentions obligatoires à faire figurer.

1. Remplir les informations relatives au salarié et à l’employeur

Dans un premier temps, il vous faudra préciser les informations relatives à votre entreprise. Il s’agit d’indiquer :

  • Le nom et l’adresse de votre entreprise et le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend votre salarié ;
  • votre code NAF ;
  • La convention collective dont vous relevez ;
  • La référence de l’organisme auquel sont versées les différentes cotisations sociales ;
  • Enfin, votre numéro de SIRET.

S’agissant de votre salarié, voici les informations que vous devez impérativement faire apparaître :

  • Le nom et prénom du salarié ;
  • L’emploi occupé ainsi que sa classification conventionnelle.

2. Renseigner les éléments liés à la paie du mois

La fiche de paie regroupe l’ensemble des éléments permettant de justifier le salaire versé.

Parmi les éléments de paie à faire figurer, on trouve donc :

  • La période et le nombre d’heures de travail avec une distinction entre les heures payées au taux normal et celles majorées ;
  • Le salaire brut ;
  • Les cotisations et les contributions sociales ;
  • Les indemnités non soumises à cotisations ainsi que les déductions éventuelles du type acompte ou avances sur salaire ;
  • Le salaire net à payer avant et après impôt ;
  • Les dates de congés payés.

3. Remplir les autres mentions obligatoires et facultatives

Les autres mentions obligatoires

En bas de bulletin, il vous faudra apposer la mention suivante : “Conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée”.

Les mentions facultatives

Parmi les mentions facultatives de la fiche de paie, on peut citer :

  • l’adresse du salarié ;
  • le solde des congés payés ;
  • ou bien encore, les cotisations sociales patronales.
Depuis le 1er janvier 2017, il est possible d’opter pour le bulletin de paie dématérialisée. L’employeur devra cependant respecter les règles relatives aux différentes mentions à faire figurer sur le bulletin de paie.

Vous avez besoin d’en savoir plus encore sur les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ? Notre article complet sur le sujet devrait vous aider à y voir plus clair.

4. Recueillir les éléments variables de paie

Qu’est-ce que les éléments variables de paie ?

Comme on peut aisément s’en douter, les données permettant l’élaboration de la paie évoluent d’une période de travail à l’autre. C’est ce qu’on appelle les éléments variables de paie. Il s’agit par exemple des primes, des absences ou bien encore des heures supplémentaires.

Comprendre le principe de la mensualisation de la paie

Pour permettre au salarié de percevoir chaque mois une rémunération identique, le législateur a instauré le principe de mensualisation. Ainsi, la rémunération du salarié est lissée et n’évolue pas en fonction du nombre de jours dans le mois.

Seuls les intérimaires ne sont pas soumis à ce principe de mensualisation des salaires, celui-ci étant indexé sur le nombre d’heures de travail effectué.

La bonne saisie de ces éléments variables de paie conditionne la fiabilité de la paie. C’est important à la fois pour le salarié et le climat social au sein de l’entreprise mais aussi pour la bonne gestion comptable et financière de l’entreprise elle-même.

3 solutions pour faire une fiche de paie

Maintenant que vous en savez plus sur les étapes préalables à respecter pour établir le bulletin de paie de votre salarié, quelle solution est la plus adaptée pour faire celui-ci.

Vous pouvez choisir :

  • D’utiliser un modèle ;
  • De vous appuyer sur un logiciel de paie ;
  • Ou bien de recourir aux services d’un prestataire à travers l’externalisation de la paie.

Comment choisir entre internalisation, logiciel de paie ou externalisation de la paie ? Tout dépend de votre situation, de vos besoins, de vos ressources.

1. Utiliser un modèle

Vous vous sentez prêt à réaliser vous-même le bulletin de paie de votre collaborateur ? Nous vous avons préparé un modèle de fiche de paie fiable dont vous pouvez vous servir, ainsi qu’un modèle de fiche de paie d’apprenti.

Cependant, utiliser un modèle de bulletin doit être fait avec précaution. Vous devez toujours veiller à vous assurer de sa conformité légale et sociale.

En effet, des erreurs de paie peuvent avoir des conséquences préjudiciables sur votre entreprise en cas de contrôle de l’administration fiscale et sociale : redressement URSSAF, amendes, litiges, etc.

2. Utiliser un logiciel

Pour réaliser la fiche de paie de vos collaborateurs, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de paie. Ce type de logiciel vous permet d’automatiser le traitement de la paie ainsi que sa gestion administrative tout en simplifiant la collecte des éléments variables. Vous vous assurez aussi que les mentions indispensables sont bien portées sur le bulletin de paie.

Alors que la législation autour de la paie ne cesse d’évoluer, l’utilisation d’un logiciel de paie vous permettra de gagner en sérénité et en efficacité. C’est aussi un excellent moyen de garder la main sur la gestion de la paie. Des logiciels tels que Payfit, 123Paie ou bien Cegid Paie figurent parmi les plus connus du marché et présentent un bon rapport qualité-prix.

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de paie ? Notre article consacré aux différents logiciels de paie vous aidera à choisir le plus adapté à votre entreprise.

3. Externaliser la paie

De nombreuses entreprises optent pour l’externalisation de la paie. Il s’agit de faire appel à un prestataire extérieur qui peut être par exemple un expert-comptable en ligne ou bien une société spécialisée dans l’externalisation de la paie.

Choisir d’externaliser la paie présente plusieurs avantages. On retiendra notamment :

  • Le gain de temps : l’entreprise peut ainsi se concentrer sur son cœur d’activité ;
  • Une meilleure maîtrise de ses coûts de gestion de paie ;
  • La garantie d’une paie fiable en déléguant celle-ci à un expert de la paie.

L’un dans l’autre, le tarif de l’externalisation de la paie n’est pas si élevé compte tenu du temps gagné pour votre activité.

4 conseils pour faire une fiche de paie conforme

Insérer correctement l’ensemble des mentions obligatoires

Conformément à la loi, l’employeur devra veiller à insérer l’ensemble des mentions obligatoires le concernant mais aussi les informations indispensables à l’identification du salarié. Ces informations lorsqu’elles sont mal renseignées peuvent avoir des conséquences préjudiciables pour le salarié en cas de maladie, de chômage, ou bien encore lors de la liquidation de ses droits à la retraite.

Intégrer efficacement les éléments variables de paie

Il est de la responsabilité de l’employeur de mettre en place un système lui permettant à la fois de récupérer l’ensemble des éléments variables de paie mais aussi de leur fiabilité. C’est pourquoi, il est souvent préférable de s’appuyer sur un logiciel de paie afin d’éviter des erreurs de saisie et de gagner en efficacité.

Veiller au respect de la loi et des diverses évolutions législatives dans le calcul de la paie

La législation applicable à la paie est particulièrement fluctuante. En effet, le monde du travail évolue continuellement, le législateur doit en tenir compte pour que les lois accompagnent au mieux la croissance des entreprises.

Pour l’entreprise, cela implique d’effectuer une veille active de la législation sociale, au risque de se mettre en infraction. Là encore, il est souvent préférable de s’appuyer sur l’expertise de professionnels de la paie comme un expert-comptable ou un cabinet d’externalisation de la paie. Bien sûr, gérer la paie en interne représente une très bonne alternative, à condition d’opter pour un logiciel de paie avec un service d’assistance dédié.

Remettre le bulletin de salaire

Lors du paiement du salaire, l’employeur est tenu de remettre un bulletin de salaire conformément à l’article L3243-1 du Code du travail. Il peut remettre la fiche de paie en main propre, par courrier ou bien encore par voie électronique (coffre-fort numérique par exemple). Dans ce dernier cas, il devra veiller à obtenir l’accord du salarié

La non-remise du bulletin de paie au salarié peut donner lieu à des dommages et intérêts en faveur du salarié ainsi qu’à une amende pénale. En outre, l’employeur peut être accusé de travail dissimulé. Par ailleurs, la remise du bulletin de paie n’empêche pas le salarié de contester les montants versés (art. L3242-3 du Code du Travail).

FAQ

Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ?

On distingue trois catégories de mentions obligatoires :

  • Celles concernant l’entreprise : nom, adresse de l’entreprise ou de l’établissement, code APE, convention collective ;
  • Celles concernant le salarié : nom, prénom et classification conventionnelle ;
  • Les autres mentions et notamment celle relative à la conservation du bulletin de paie sans limitation de durée.

Quelle est la meilleure solution pour réaliser un bulletin de paie ?

Pour réaliser la paie de vos collaborateurs, vous pouvez :

  • La réaliser en vous basant sur un modèle de fiche de paie ;
  • Vous appuyer sur un logiciel de paie ;
  • Recourir à un prestataire extérieur du type expert-comptable ou bien un cabinet d’externalisation de la paie.

Comment établir un bulletin de paie conforme à la loi ?

Pour réaliser un bulletin de paie, vous devrez :

  • Veiller à bien renseigner les mentions obligatoires ;
  • Recueillir et intégrer les éléments variables de paie ;
  • Tenir compte des évolutions législatives ;
  • Et enfin, remettre le bulletin de paie.

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Rédactrice spécialisée RH

Après un master 1 en droit social, Sauria a exercé en tant que chargée de paie et RH pendant environ 7 ans. Cette expérience formatrice lui confère une connaissance certaine du monde du travail et de l’entreprise. Son appétence pour l’écriture web lui permet d’accompagner aujourd’hui les professionnels RH à asseoir leur présence en ligne avec des contenus pertinents.

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