A priori, chaque salarié connaît la rémunération qu’il percevra chaque mois. En réalité, il existe plusieurs éléments pouvant modifier ce montant. C’est ce qu’on appelle les éléments variables de paie. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont-ils ? Comment sont-ils traités et collectés ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Rappel : la paie
Outre le salaire de base, la paie est composée de plusieurs éléments. Certains sont fixes (comme les tickets-restaurants) et d’autres sont plus variables (comme les commissions, les congés, les absences, …). Mais quelle que soit leur nature, le service RH et le service comptabilité doivent impérativement connaître chaque élément de la paie pour fournir au salarié une rémunération juste. Et ce, tous les mois.
Qu’est-ce qu’un élément variable de paie ?
Par principe, une paie est identique tous les mois. Mais certains éléments peuvent changer le montant d’un mois à l’autre. Ce sont les éléments variables de paie. Il s’agit par exemple des heures supplémentaires, des congés sans solde, des commissions par objectif, etc.
Pour autant, il est primordial qu’il ait une visibilité sur son salaire. Et c’est encore plus important pour les services paie et comptabilité.
Modèle de tableau des éléments variables de paie
Pour vous aider à mieux comprendre les variables de paie, voici un tableau récapitulatif :
| Heures travaillées | Taux | Total | |
|---|---|---|---|
| Salaire de base | 140 | 15 | 2100 |
| Heure supplémentaire | 32 | 18,75 | 600 |
| Commission | 1 | 400 | 400 |
| Salaire brut total | 3100 € |
Les lignes heures supplémentaires et commission sont des éléments variables de paie qui évolueront mois après mois. En revanche, le salaire de base restera toujours le même.
Pour plus de simplicité, vous avez accès à un logiciel de paie qui facilite la saisie. Mais si vous n’avez pas un tel logiciel, vous pouvez évidemment créer vous-même un tableau des éléments variables de paie avec Excel.
Les divers éléments variables de paie (EVP)
Absences rémunérées
Le code du travail prévoit plusieurs possibilités d’absence pour lesquelles le salarié continue de percevoir une rémunération. Par exemple, le décès d’un parent qui concerne un congé pour événements familiaux, ou encore les RTT (réduction de temps de travail) qui sont octroyés aux salariés.
Ces absences n’ont pas d’incidence sur le montant de la rémunération. Ce ne sont donc pas à proprement parler des éléments variables de paie. Cependant, ils doivent impérativement être mentionnés sur la fiche de salaire.
Absences non rémunérées
Ces absences non rémunérées concernent les entrées et sorties du salarié pendant sa période de travail. Selon que le salarié est en forfait jour ou en forfait heure, ces absences seront décomptées différemment.
La maladie
Chaque salarié a droit à des arrêts maladie. Mais dans ce cas, ce n’est pas l’employeur qui verse un salaire au salarié, mais la sécurité sociale qui lui verse une indemnité journalière. Celle-ci correspond à 50 % de son salaire de base.
Mais avant de bénéficier de cette prise en charge, la loi prévoit trois jours de carence pendant lesquels le salarié n’est pas rémunéré.
En plus de l’indemnité journalière de la sécurité sociale, l’employeur doit également verser un complément de salaire. L’objectif est de permettre au salarié de percevoir une rémunération équivalente à 90 % de son salaire brut.
Les congés
Chaque salarié a droit à cinq semaines de congé par an (ou plus selon les dispositions de la convention collective applicable). Par principe, pendant ces congés, le salarié perçoit une indemnité correspondant a minima à la rémunération perçue s’il avait travaillé. Vous ne verrez donc pas votre salaire revu à la baisse pour avoir pris des vacances.
Cela dit, cinq semaines de vacances annuelles ne sont pas toujours suffisantes. Certains salariés décident alors de prendre des congés sans solde. Autrement dit, sans être rémunéré.
Ces congés sans solde diminuent alors votre rémunération mensuelle. Il s’agit donc d’un élément variable de paie, mais à la baisse.
Les primes et commissions
Bien que ces deux notions regroupent chacune une récompense octroyée au salarié, elles sont toutefois à différencier :
- Les primes : il peut s’agir de la prime d’ancienneté, la prime exceptionnelle, la prime de vacances, etc.
- Les commissions : ces commissions sont clairement définies dans le contrat de travail. Leur objectif est d’apporter un complément de salaire à l’employé pour le récompenser d’avoir atteint ses objectifs. Généralement versées au service commercial en fonction du nombre de ventes réalisées, elles peuvent aussi être versées au service marketing, au service RH, etc.
Ces primes et commissions permettent de faire varier le salaire de l’employé à la hausse.
Les heures supplémentaires
Les salariés en temps horaire qui dépassent leur nombre d’heures hebdomadaires perçoivent alors une majoration pour toutes les heures supplémentaires réalisées.
Selon les dispositions de la convention collective, ces heures supplémentaires pourront aussi être remplacées par un repos compensateur équivalent.
Quels que soient ces éléments variables de paie, ils doivent toujours être fixés de manière objective et ne pas dépendre uniquement de la volonté de l’employeur.
Comment collecter les éléments variables de la paie ?
Avant de transférer sa rémunération au salarié, le service paie doit d’abord collecter tous les éléments variables de paie.
En fonction des processus mis en place au sein de l’entreprise, cette collecte peut s’avérer plus ou moins délicate. En effet, les sources de données peuvent être éparpillées à différents endroits en raison de la multitude d’éléments variables de paie.
L’idéal est donc de centraliser toutes les informations. À ce titre, certains services utilisent des logiciels de gestion du temps, des logiciels de planning du personnel, d’autres des CRM ou simplement des fichiers Excel. Pour faciliter la communication avec la paie, il est aussi bien évidemment possible d’utiliser un logiciel complet de gestion des RH, comme les outils ci-dessous.
Dans tous les cas, il s’agit de trouver l’outil minimisant le risque d’erreur. Et pour cause, chaque erreur a des conséquences pour plusieurs services :
- D’abord le salarié qui ne perçoit pas un salaire juste ;
- Le service de paie qui doit procéder aux rectifications ;
- Le service de comptabilité qui doit déterminer l’ensemble des charges de l’entreprise (notamment la part de la masse salariale) ;
- Le service RH qui doit définir une politique de rémunération claire et précise pour favoriser l’attractivité de chaque poste ;
- L’entreprise qui doit renseigner l’ensemble des rémunérations versées aux organismes sociaux. Et en cas d’erreur, un redressement peut s’avérer nécessaire.
Le traitement et la saisie des EVP
Comment et où saisir les variables de paie dans un logiciel de paie ?
Les éléments variables de paie doivent être saisis directement au sein du logiciel de paie (ou autre outil selon l’organisation de l’entreprise).
Cet outil regroupe plusieurs informations :
- Des données fixes : identité du salarié, identité de l’entreprise, salaire de base,…. Ces éléments n’ont pas vocation à être modifiés.
- Des données variables : ces informations sont à remplir en fonction des données collectées en amont.
Vérifier les éléments variables de paie
Pour éviter les erreurs, il faut évidemment collecter les éléments variables de paie, puis vérifier leur prise en compte.
Ainsi, les personnes chargées d’envoyer la paie doivent vérifier la cohérence entre l’ensemble des EVP saisis et les informations transmises par chaque salarié. Cette vérification est primordiale afin de garantir l’exactitude des informations et de limiter les erreurs.
FAQ
Quels sont les Éléments Variables de Paie ?
Les éléments variables de paie concernent les absences, les primes, les commissions, les congés pour vacances, les arrêts maladie ainsi que les heures supplémentaires.
Où saisir les éléments variables de paie ?
Les éléments variables de paie doivent être saisis sur un logiciel dédié à la paie. Mais ils peuvent aussi être saisis sur le CRM ou un fichier Excel.
