Pour nombre d’entreprises, la gestion du planning de leurs collaborateurs peut vite virer au casse-tête. Or, pour améliorer la productivité de l’entreprise et agir en conformité avec une législation sociale fluctuante, gérer correctement le planning du personnel n’est pas une option.
Gérer le planning de son personnel sur un tableur Excel n’est pas non plus une solution pertinente et pérenne. Il existe désormais des logiciels de planning du personnel adaptés à tous secteurs d’activité. Ces solutions performantes vous permettront de gérer avec efficacité et fluidité le planning de vos collaborateurs pour vous dégager un temps précieux.
Dans cet article, vous trouverez toutes les informations pour faire le meilleur choix de logiciel de planning du personnel pour votre entreprise et notre sélection des meilleurs outils.
- Skello – Le meilleur pour sa plateforme collaborative
- Combo – Le meilleur pour le suivi des heures réelles
- Factorial – Le meilleur pour la personnalisation des politiques de congés et d’absences
- Bizneo HR – Le meilleur pour la personnalisation avancée des paramétrages
- kiwiHR by Tellent – Le meilleur pour sa profondeur fonctionnelle
- Lucca – Le meilleur pour ses modules interconnectés
- Silae RH Suite – Le meilleur pour son utilisation intuitive
- Kelio – Le meilleur pour le respect des obligations légales et conventionnelles
- Horoquartz – Le meilleur pour une optimisation automatisée des plannings
Gestion de planning du personnel : rappels et éléments clés
À quoi sert un logiciel de planning du personnel ?
Une bonne gestion du planning du personnel doit permettre à la fois de :
- contrôler les heures effectuées en cohérence avec les heures mentionnées dans le contrat de travail ;
- veiller à ce que le nombre d’heures respecte les dispositions légales et conventionnelles.
L’un dans l’autre, c’est un outil fait pour faciliter l’organisation et le planning du travail, surtout dans les entreprises aux plannings complexes.
Les exigences en matière de gestion de planning du personnel
Par conséquent, un planning de gestion du personnel doit respecter un certain nombre d’exigences formelles. Il s’agit de préciser pour les salariés travaillant dans un même établissement :
- l’heure de début et de fin de travail des collaborateurs ;
- les temps de repos ;
- la période de travail concernée.
En outre, l’employeur doit veiller à ce que les salariés visés par le planning puissent y avoir accès rapidement et facilement. Pour cela, il peut opter pour un affichage de ce planning horaire sur le lieu de travail ou bien communiquer celui-ci de façon numérique par e-mail ou bien par le biais d’une solution en ligne.
On notera que légalement, aucun délai n’est imposé à l’employeur quant au délai de communication du planning et le moment de la prise effective de poste. Cependant, pour maintenir un climat social apaisé, il est préférable de communiquer le planning dans un délai raisonnable.
Les obligations légales de l’employeur en matière de temps de travail
Un logiciel de planning de personnel doit vous permettre de gérer le temps de travail de vos collaborateurs de façon conforme à la législation sociale. Pour vous aider à y voir plus clair, voici ce que vous devez retenir :
- la durée légale du travail en France est fixée à 35h par semaine (article L3121-27 du Code du travail) ;
- au-delà de 35h, des heures supplémentaires sont décomptées (article L3121-28 du Code du travail) ;
- le nombre d’heures de travail hebdomadaires ne peut excéder 48h. Ce nombre d’heures peut être ramené à 44h sur une période de 12 semaines consécutives (article L3121-23 du Code du travail) ;
- le nombre d’heures de travail effectif ne peut excéder 10h par jour (article L3121-18 du Code du travail).
Selon le secteur d’activité d’une entreprise, l’employeur peut opter pour le régime de l’aménagement du temps de travail dans le cas des journées en télétravail par exemple. Dans ce cas, et selon l’effectif de l’entreprise, la durée de travail est organisée sur une période de 4 à 9 semaines.
Notre sélection de logiciels de planning de personnel
Skello
Skello est un outil très apprécié dans le domaine de la gestion du planning de personnel. En effet, grâce à son interface simple et claire, il est adapté à de nombreux secteurs d’activité dont la gestion de planning est parfois fastidieuse.
Grâce au logiciel de pointage, vous pouvez suivre les pointages des tournées de vos employés depuis votre compte Skello, vérifier leur temps de repos, les heures supplémentaires pour ajuster vos plannings de manière simple et rapide !
Ses fonctionnalités s’articulent autour de plusieurs éléments clés :
- une plateforme collaborative et intuitive ;
- des options d’automatisation avancées des tâches récurrentes ;
- l’intégration possible avec de nombreux logiciels RH de paie de renom ;
- des tableaux de bord qui vous permettent d’accéder en temps réel à de nombreux indicateurs ;
- un espace de stockage pour retrouver facilement les documents relatifs à vos employés.
- Outil dédié uniquement à la gestion de planning
- Gain de temps pour les entreprises dont l’organisation du travail est complexe
- Facilité de prise en main
- Ne permet pas une gestion à 360° des RH
Combo
Combo est un logiciel RH performant et complet qui simplifie la gestion des RH des entreprises avec des équipes terrain. Il a déjà convaincu plus de 8000 clients, dans des secteurs variés. La force de Combo, ce sont ses fonctions de gestion des plannings complexes.
Il vous permet de créer des plannings du personnel en conformité avec la convention collective et les contrats des salariés et de planifier en vous appuyant sur la masse salariale. La communication des plannings peut être réalisée par email, SMS ou sur l’application mobile. Grâce au module de pointage numérique, vous pouvez suivre les heures en temps réel de vos collaborateurs.
Sans oublier les absences, congés et retards qui sont mis à jour en temps réel. Enfin, Combo assure l’intégration avec de nombreux logiciels de paie et de caisses pour harmoniser votre gestion.
- Gestion des plannings hyper assistée
- Adapté aux entreprises avec des équipes terrain aux plannings complexes
- Nombreuses intégrations
- Pas d'édition des bulletins de paie
Factorial
Factorial est un logiciel 360° de gestion des ressources humaines. Il est particulièrement apprécié des TPE et PME. Grâce à son large éventail de fonctionnalités, il convient également à des entreprises plus grandes.
En ce qui concerne la gestion du planning de personnel, il permet :
- de créer et gérer les plannings de façon dématérialisée ;
- de faire parvenir des notifications en temps réel en cas de changement de planning ;
- de réduire le risque d’erreurs en cas de saisie manuelle ;
- de produire des rapports de présence afin de mieux piloter l’activité.
- Interface ergonomique et intuitive
- Outil complet
- Service client réactif
- Reporting à améliorer
Bizneo HR
Bizneo HR est une solution de gestion des ressources humaines complète dotée de plus de 16 modules, dont certains dédiés au planning du personnel et au suivi du temps de travail.
Ce logiciel RH propose une solution souple et moderne pour assurer la gestion des plannings de vos équipes. De nombreuses automatisations vous permettent de gagner beaucoup de temps. On apprécie les alertes instantanées en cas de modification et la création automatique des plannings de rotation.
- Personnalisation avancée et flexible
- Nombreuses automatisations
- Interface ergonomique
- Pas de module de paie
kiwiHR by Tellent
Logiciel RH très complet, kiwiHR by Tellent est modulable en fonction de vos besoins et couvre tout le spectre de la gestion des RH d’une PME, dont la gestion des temps et activités et le planning du personnel.
kiwiHR by Tellent est un logiciel GTA complet et simple à utiliser. Son objectif premier est de digitaliser et de simplifier la gestion des RH : gestion des plannings, des absences et des congés, préparation de la paie, gestion des notes de frais, stockage des documents et des données RH, indicateurs et rapports RH, etc. Il y parvient notamment grâce à des fonctionnalités pertinentes et efficaces, de nombreuses automatisations et une collaboration facilitée à tous les niveaux de l’entreprise. Les tarifs sont sur devis.
- Fonctionnalités complètes
- GTA performante
- Facile à prendre en main
- Peu d’intégrations (pour le moment)
Lucca
Lucca est une plateforme SIRH créée en 2002 composée de nombreux modules afin de répondre aux besoins des PME comptant plus de 50 salariés, dont des outils dédiés à la gestion des plannings.
Avec 4 modules dédiés à la gestion des temps et des activités, Lucca vous permet d’optimiser la gestion des plannings de vos collaborateurs. Depuis leur espace personnel, les salariés saisissent leur temps de travail et transmettent leurs demandes d’absences et congés, que les managers peuvent approuver ou non en un clic. Télétravail ou travail hybride sont également pris en compte. Les plannings sont alors automatiquement mis à jour. On retrouve aussi d’autres fonctionnalités clés :
- des notifications et alertes en cas d’écart par rapport à la politique de congés ;
- le transfert automatique des données en variables de paie ;
- le déploiement à l’international pour les entreprises dont les salariés travaillent dans d’autres pays.
Lucca, c’est aussi de nombreux autres modules, couvrant la majorité des processus RH : traitement des notes de frais, gestion de la formation, édition des bulletins de paie, développement des talents, etc.
- Logiciel RH modulable
- Nombreuses intégrations
- Personnalisation avancée
- Préparation de la paie uniquement
Silae RH Suite
Déjà réputé pour son logiciel de paie, Silae a développé une solution de gestion des ressources humaines plus complète : Silae RH Suite.
Avec Silae RH Suite, vous pouvez gérer les plannings de vos équipes dans le respect de la réglementation légale et conventionnelle. Depuis leur espace personnel, vos collaborateurs transmettent leur demandes d’absences. Les plannings sont automatiquement mis à jour une fois les circuits d’approbation réalisés. On apprécie l’utilisation intuitive, avec des fonctions de drag and drop, de duplications et récurrences. Petit plus, Silae RH Suite inclut également une badgeuse en ligne.
- Veille légale et conventionnelle
- Utilisation intuitive
- Outils RH complémentaires disponibles
- Tarifs sur devis
Kelio (by Bodet Software)
Kelio est un logiciel SIRH. Il comprend un module dédié à la gestion de planning. Son fonctionnement simple plaît à de nombreuses entreprises et collectivités publiques, peu importe la taille et le secteur d’activité.
Son offre dédiée à la gestion de planning se décline autour des fonctionnalités suivantes :
- gestion des plannings de présence et des congés ;
- alertes en temps réel en cas de dépassement du temps réglementaire ;
- tableaux de bord détaillés afin de faciliter le pilotage de l’activité grâce à une meilleure répartition des employés en fonction des besoins ;
- communication avec les employés pour une information rapide du planning par emails, sms ou bien dans son espace personnalisé.
- Logiciel SIRH complet
- Alertes en temps réel
- Tableaux de bord optimisés
- Prise en main parfois complexe
Horoquartz
Horoquartz est un logiciel RH spécialiste de la gestion des temps, la gestion des plannings, ainsi que la gestion des RH. Il propose aussi une solution efficace pour les entreprises ayant besoin de garantir la sécurité d’accès à leurs locaux.
Il s’agit donc d’un logiciel relativement complet qui convient à tous types d’entreprise, de la TPE à la grande entreprise.
Sa solution de gestion de planning intitulé eTemptation se déploie autour des fonctionnalités suivantes :
- la gestion collaborative du planning ;
- la prise en compte des contraintes métier pour élaborer un planning du personnel en conformité avec les obligations légales et conventionnelles ;
- des options d’automatisation et de personnalisation avancées.
- Outil de gestion de planning pouvant être intégré avec une suite RH complète
- Solution fiable
- Intégrations simples à effectuer
- Hébergé en mode Saas
Ces logiciels de gestion de planning figurent parmi les plus connus. D’autres logiciels peuvent être également des solutions pertinentes à envisager.
Les avantages d’un logiciel de planning de personnel
Utiliser un logiciel de gestion de planning du personnel présente plusieurs avantages non négligeables pour votre entreprise.
Le gain de temps
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou bien votre secteur d’activité, la gestion du temps est un levier incontestable d’amélioration de votre compétitivité. Par conséquent, vous aurez tout intérêt à vous reposer sur un logiciel pour optimiser la création et le suivi du planning de vos collaborateurs. Cela vous permettra alors de dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La centralisation des données
Lorsque votre entreprise évolue, il est important que vous ne perdiez pas votre temps et votre énergie à chercher des données. Pour la bonne marche de votre entreprise et pour piloter celle-ci en conformité avec la loi sur les plannings de travail, il est primordial que vous puissiez avoir accès rapidement aux informations importantes.
Un logiciel de gestion de planning vous permet en quelques clics de centraliser, gérer et accéder aux données dont vous avez besoin.
La limitation des erreurs
Un logiciel de planning de gestion du personnel permet de voir en temps réel les erreurs réalisées lors de l’établissement du planning d’un collaborateur. Il sera ainsi possible d’agir immédiatement et de recadrer les objectifs et ressources en fonction des projets. C’est notamment le cas pour le planning d’un restaurant, par exemple, qui est relativement complexe à cause de la gestion des horaires atypiques (nuit, week-end, …).
Un meilleur suivi des temps et des obligations réglementaires
En l’absence d’un suivi des heures, il est difficile d’avoir une vision globale et pertinente des heures de travail. Plus encore, ce suivi est essentiel pour garder un œil sur les heures supplémentaires et ajuster si besoin.
En outre, grâce aux paramétrages du logiciel de gestion de planning, l’entreprise s’assure que les dispositions légales et conventionnelles sont suivies et pourront être vérifiées.
Comment choisir le bon logiciel de planning du personnel ?
Si les avantages à vous équiper d’un logiciel de planning de personnel sont indéniables, vous aurez tout intérêt à définir au préalable vos besoins pour choisir la solution la plus adaptée.
Vous trouverez ci-dessous quelques critères à prendre en compte afin de vous y aider.
L’accessibilité
Lorsque plusieurs personnes ont accès à des informations, il est important de veiller à ce que l’accès soit aisé mais que chacun ne puisse avoir la main sur l’ensemble des données traitées.
C’est notamment pour cela que gérer le planning du personnel sur un document Excel ne peut être qu’une solution à court terme.
Avec un logiciel de gestion de planning de personnel, c’est vous qui définissez quels sont les droits d’accès mais aussi quelles sont les informations qui sont modifiables. C’est d’autant plus important que cela limite le risque d’erreurs sur les bulletins de paie et permet à chacun de se concentrer sur son activité.
Dans le même esprit, l’utilisation d’une solution en ligne de gestion de planning de personnel permet d’avoir accès plus simplement à son planning et d’avoir une meilleure visibilité sur son organisation.
Les fonctionnalités
L’intérêt primordial à utiliser un logiciel de planning du personnel réside dans le gain de temps qu’il procure. Les principales fonctionnalités pour y parvenir sont les suivantes :
- la gestion collaborative du planning ;
- la centralisation des données importantes ;
- l’accès à un tableau de bord RH permettant l’extraction de rapports de suivi ;
- les fonctionnalités de pointeuse horaire ;
- l’intégration à d’autres logiciels de gestion des ressources humaines.
Le budget
Il s’agit souvent d’un critère déterminant. Cependant, cette question du budget devra être considérée de façon globale.
Il existe un certain nombre de solutions gratuites pour gérer le planning de votre personnel, à commencer par le fameux suivi de planning réalisé sur un document Excel. Or, ces solutions présentent des limites à moyen terme. Il est donc préférable de s’orienter vers des solutions RH tout en un comme Factorial qui présente un rapport qualité/prix intéressant.
Le budget dépendra également de la taille de votre entreprise ! Si vous êtes une PME vous aurez tout intérêt à vous intéresser à des solutions de gestion du personnel ou des logiciels RH adaptés aux PME.
FAQ
Certains logiciels de planning de personnel sont-ils gratuits ?
De nombreux logiciels de planning de personnel proposent des versions gratuites. Cependant, les fonctionnalités restent limitées et sont peu adaptées à une gestion efficace et pérenne du planning de vos collaborateurs.
Pourquoi prendre un logiciel de planning de personnel ?
Un logiciel de planning de personnel permet de gagner du temps, de simplifier le suivi des plannings du personnel et de gérer ce dernier de façon conforme à la loi.
Comment choisir le logiciel de gestion du personnel le mieux adapté à votre entreprise ?
Il est important de définir en amont vos besoins spécifiques, comparez ensuite les fonctionnalités, le niveau de personnalisation, les coûts de chaque logiciel et surtout l’intégration avec vos systèmes existants.
