Planning de travail

Pour gérer au mieux vos équipes, la clé, c’est une bonne planification. Le planning de travail est devenu l’outil indispensable pour optimiser la productivité de votre entreprise, mais encore faut-il savoir ce qu’il contient et comment correctement le mettre en place.

Dans cet article, vous trouverez toutes les informations pour créer votre planning de travail en fonction des particularités de temps de travail de vos collaborateurs, tout en respectant les obligations légales et réglementaires.

Planning de travail : les obligations

Le planning de travail est un outil de gestion du personnel. L’employeur l’utilise pour organiser de manière efficiente les heures de travail de ses salariés mais également pour s’assurer que les obligations juridiques (durée légale du temps de travail et des temps de repos), soient bien respectées.

Si la loi est formelle quant au contenu d’un planning de travail, en revanche elle n’impose rien quant à la forme de ce dernier. C’est aux employeurs de déterminer le format qui sera le plus adapté aux spécificités de leurs entreprises.

La présentation de cet horaire collectif peut alors prendre la forme d’un tableau d’organisation de travail, d’un planning de travail ou encore d’un agenda.

Modèle de planning de travail Excel

Vous avez besoin de faire un planning de travail de vos salariés ? Téléchargez notre modèle Excel gratuit de planning de travail en suivant ce lien. Il ne vous restera ensuite plus qu’à l’adapter à votre entreprise. C’est un modèle fiable, mais nous vous recommandons quand même ci-dessous quelques alternatives intéressantes, afin de gagner du temps et de garantir le maintien du respect des obligations légales, dans la durée.

Comment faire un planning de travail ?

Le planning de travail doit être le reflet du fonctionnement de votre entreprise et du rythme de travail de chacun de vos collaborateurs.

Selon l’article L.3171 du Code du travail, le planning de travail doit contenir trois informations principales :

• les heures d’arrivée du salarié ;
• les heures de départ du salarié ;
• les temps de repos.

Quelques spécificités peuvent s’ajouter, en fonction du temps de travail des collaborateurs, à savoir s’ils travaillent sur un même horaire collectif ou non (temps partiel, forfait jour, etc.)

Il est primordial que le planning de travail soit le plus détaillé possible afin d’assurer une transparence à ces salariés mais aussi pour répondre aux besoins de productivité de l’entreprise et gérer les imprévus.

Les règles à respecter pour faire un planning de travail

ll est indispensable que le planning de travail respecte certaines règles juridiques.

En premier lieu, la durée maximale de travail et les temps de repos. L’employeur doit établir un planning de travail selon la durée légale, pour l’ensemble de ses salariés travaillant selon le même horaire collectif.

Comme indiquée par la loi, un salarié ne peut effectuer plus de :

• 10 heures de travail effectif par jour ;
• 48 heures de travail effectif par semaine ;
• 44 heures en moyenne par semaine sur une période de 12 semaines consécutives.

Tout salarié doit bénéficier d’un temps de repos :

• 11 heures minimum consécutives, sauf dérogations par accord ou convention collective;
• 20 minutes de pause consécutives pour 6 heures de travail ;
• un salarié ne doit pas travailler plus de 6 jours par semaine.

En second lieu, le planning de travail doit être daté et signé par l’employeur. Un double de ce dernier ou d’un document semblable, ainsi que toutes les rectifications afférentes, doit être envoyé préalablement à l’inspecteur du travail.

Enfin, comme le précise l’article D3171-2 du code du travail, l’horaire de travail collectif doit être facilement lisible et obligatoirement affiché de manière distincte dans chacun des lieux de travail concernés. Si des salariés exercent à l’extérieur des locaux, l’affichage du planning des horaires de travail doit se faire dans l’établissement de rattachement.

Le cas de l’aménagement du temps de travail

L’aménagement du temps de travail est une des solutions proposées par les employeurs pour faire face aux pics ou aux baisses d’activités de l’entreprise. En effet, en fonction de votre secteur d’activité, le besoin en productivité peut être totalement irrégulier (activité saisonnière, afflux de commandes, etc.).

Ainsi, pour adapter le rythme de travail des salariés à celui de l’activité, l’employeur a la possibilité de répartir la durée du travail sur une période supérieure à la semaine. Un accord d’entreprise ou une convention doit autoriser ce type de recours par l’employeur et ainsi définir les modalités.

En l’absence d’accord collectif en la matière, l’employeur peut tout de même y recourir mais il doit ainsi se référer aux conditions fixées par les articles D. 3121-27 et D. 3121-28 du code du travail. La durée du travail peut être organisée sous forme de périodes de travail d’une durée maximale de :

• 9 semaines pour les entreprises de – 50 salariés ;
• 4 semaines pour les entreprises de + 50 salariés.

En cas d’aménagement du temps de travail, le planning d’annualisation du temps de travail doit donc préciser :

• le nombre de semaine de la période de référence fixée par accord ou par décret ;
• l’horaire de travail ainsi que sa répartition pour chaque semaine dans la période de référence fixée.

L’employeur est tenu de prévenir ses salariés du changement de leurs horaires de travail. Le délai de prévenance fixée par la loi est de 7 jours, sauf dispositions prévues dans leur convention collective.

Les cas particuliers

Tous les salariés ne travaillent pas selon le même horaire collectif. C’est le cas, notamment des :

• Salariés à temps partiel : par définition, un salarié à temps partiel a une durée de travail inférieure à celle d’un salarié à temps plein. Ainsi, il ne doit pas dépasser la durée légale hebdomadaire de 35 heures ou la durée légale mensuelle de 151,67 heures. Le temps de travail de ces salariés sera décompté de manière quotidienne par un pointage de leurs heures de travail et par un récapitulatif des heures effectuées chaque semaine.
• Cadres en forfait jour : la durée de travail ne se décompte pas en heures, mais en nombre de journées ou demi-journées sur une année. Ainsi, ces derniers n’ont pas d’horaires minimums imposés. Ils peuvent dépasser ou non les 35 heures par semaine et ils sont libres de fixer eux-mêmes leurs horaires de travail.
• Salariés en horaires individualisés ou horaires variables : ces salariés peuvent choisir individuellement leurs heures d’arrivée et de départ, à l’intérieur des horaires déterminés par l’employeur. La seule condition c’est d’être présent pendant les plages fixes définies par l’employeur, c’est-à-dire un certain nombre d’heures sur une partie de la journée.

Quelles sont les alternatives au modèle de planning de travail ?

À l’ère du digital, de plus en plus d’entreprises renoncent aux plannings papier (et à tout ce qui y est associé, y compris la feuille de temps) au profit d’un format numérique.

Nous vous avons proposé précédemment, un exemple de modèle gratuit pour gérer le planning de votre personnel via un tableur Excel. Cette solution présente néanmoins des limites et ne doit pas être envisagée sur du long terme, surtout si votre activité nécessite une évolution constante de vos plannings.

Sachez que d’autres alternatives s’offrent à vous qui vont vous simplifier la gestion du planning de vos salariés au quotidien, notamment : les logiciels de planning du personnel ou bien les logiciels de gestion des temps et activités (GTA) sont également efficaces pour gérer les horaires et les plannings de vos employés.

On pense à Factorial, ci-dessus, ou encore Skello pour la gestion des plannings complexes.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect du planning de travail ?

La loi a prévu deux sanctions en cas de non-respect des obligations liées au planning du travail :

• en cas de défaut d’affichage : 750 € d’amende ;
• en cas de refus de le communiquer à l’inspecteur du travail : ceci constitue un délit, un délit d’obstacle, puni d’un an d’emprisonnement et de 37 500 € d’amende.

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