L’utilisation du rapport d’étonnement reste encore peu répandue et associée plutôt aux grandes entreprises, qui disposent d’un service RH suffisamment étoffé. Pourtant, lorsqu’on comprend tous les avantages du rapport d’étonnement et que l’on sait comment l’utiliser, il devient un outil RH stratégique, tant pour l’entreprise que pour les salariés. Voici tous nos conseils pour sa mise en place.
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Définition
Le rapport d’étonnement est un document demandé à tout nouveau salarié, dans lequel celui-ci donne son avis sur l’entreprise, dans les semaines qui suivent son arrivée. C’est un outil stratégique pour obtenir un regard « extérieur » et neuf sur l’entreprise et son fonctionnement, mais aussi pour contribuer à la réussite de l’onboarding du nouvel embauché.
Les principaux éléments du rapport, sur lesquels la nouvelle recrue est invitée à s’exprimer, sont généralement :
- le processus de recrutement ;
- la phase d’intégration ;
- le périmètre du poste ;
- l’organisation de l’entreprise.
Les modalités de mise en place
Est-ce une obligation ou une formalité ?
Le rapport d’étonnement reste une formalité et est facultatif. Il est utile à l’entreprise si elle a bien défini les objectifs de ce document en amont et sur la manière dont elle va exploiter les informations transmises par le nouveau collaborateur. Il n’existe pas de format idéal pour ce document, tout dépend de la stratégie de l’entreprise.
Différentes formes sont possibles : texte libre, QCM, rubriques fixes… Cependant, si vous souhaitez exploiter des données précises et obtenir un rapport exhaustif, n’hésitez pas à proposer une trame avec des rubriques et des questions préétablies à votre nouvelle recrue. De plus, préférez un document écrit dont vous pourrez plus facilement tirer parti à un retour oral lors d’un entretien.
Qui produit le rapport d’étonnement ?
Ce sont généralement les nouvelles recrues qui rédigent ce rapport. Mais cela peut également concerner un salarié qui vient de changer,de service ou de poste. Le document est ensuite transmis au N+1 et/ou au N+2 du collaborateur, ou directement au service ressources humaines pour qu’il puisse l’exploiter.
Quand réaliser le rapport d’étonnement ?
Idéalement, le rapport d’étonnement doit être effectué entre un à trois mois après l’arrivée du salarié, selon la complexité du poste, et au maximum avant la fin de la période d’essai. Cela laisse le temps d’observation nécessaire au collaborateur et lui permet d’analyser l’organisation en émettant des suggestions pertinentes. Au-delà, la nouvelle recrue ne dispose plus des mêmes capacités « d’étonnement », ni du regard neuf indispensable. En remettant au salarié une trame dès son arrivée, vous lui laissez le temps de s’approprier les questions et d’observer le fonctionnement de l’entreprise avant de compléter son rapport.
Les avantages du rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement comporte des avantages pour toutes les parties prenantes, du salarié au DRH, en passant par le manager de proximité qui peut en être le premier lecteur.
Pour l’entreprise
Le rapport d’étonnement permet de bénéficier du regard extérieur d’un salarié qui n’est pas encore immergé dans la culture d’entreprise, et qui n’est pas influencé par les bonnes ni les mauvaises habitudes. Celui-ci est potentiellement capable de souligner des dysfonctionnements au sein de l’entreprise, des failles qu’une personne qui y travaille depuis longtemps ne voit plus. A contrario, les points positifs sont aussi mis en avant, selon les questions posées.
C’est également l’occasion pour l’entreprise de réinterroger ses pratiques RH et de s’inspirer, par exemple, des différentes expériences vécues par le nouveau collaborateur et d’apprendre des bonnes pratiques des concurrents. De même, les suggestions émises apportent parfois des idées d’actions innovantes. Enfin, cette consultation du salarié renvoie une image positive de la marque employeur, puisque l’entreprise prend en compte l’avis de ses collaborateurs.
Pour le salarié
Le rapport d’étonnement est également un véritable levier pour l’onboarding d’une nouvelle recrue. La rédaction de ce document l’amène en effet à analyser le fonctionnement de l’organisation et à s’approprier peu à peu la culture de l’entreprise.
En lui demandant d’apporter des suggestions d’amélioration, le nouveau collaborateur est incité à une critique constructive, qui nourrit son besoin de reconnaissance puisque l’employeur sollicite son opinion. Ce sentiment d’être pris en compte et de contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise renforce également la motivation du salarié, son engagement, et son sentiment d’appartenance. Tous les critères d’un onboarding réussi !
Modèle de rapport d’étonnement PDF à télécharger
C’est un exemple que vous pouvez utiliser tel quel, ou bien adapter à la situation de votre entreprise pour affiner la trame.
Comment structurer un rapport d’étonnement ?
Les questions varient d’une entreprise à une autre et sont formulées en fonction des objectifs prédéfinis. En effet, l’intérêt du rapport d’étonnement est aussi son exploitation finale, donc les informations à recueillir doivent être ciblées. Si vous travaillez à développer la réputation de votre entreprise, intégrez des questions ouvertes sur l’image de l’entreprise et le ressenti du salarié.
Vous pouvez introduire le rapport avec quelques consignes à l’attention du nouveau collaborateur. Par exemple : « évitez de nommer des personnes, restez dans la critique constructive. Donnez votre ressenti en vous basant sur des éléments factuels (attention à ne pas froisser les susceptibilités). »
Incitez également le collaborateur à émettre des suggestions d’amélioration.
Pour construire une trame cohérente, il est possible de s’appuyer dans un premier temps sur les différentes étapes du processus de recrutement, tout en gardant à l’esprit que l’onboarding ne s’arrête pas à la fin de la période d’essai. En fonction de la situation de l’entreprise, des rubriques supplémentaires pourront être ajoutées au rapport.
Exemple de rapport d’étonnement
Pour chaque rubrique, voici les points à aborder – entre parenthèses –, avec quelques questions :
- L’acte de candidature (site carrière, rédaction de l’offre, fluidité du parcours candidat…) : Le site carrière répond-t-il à ce que vous en attendiez ? Est-il facile de postuler ? Y avez-vous trouvé les informations que vous espériez ? L’offre d’emploi sur laquelle vous vous êtes positionné correspond-t-elle à vos missions effectives ?
- Le processus de recrutement (la durée, les délais entre chaque étape, la communication, les informations sur le poste et sur l’entreprise, le contact avec la ou les personnes en charge du recrutement) : Quel est votre ressenti sur le processus de recrutement ? Combien de temps a-t-il duré ? Qu’avez-vous apprécié ou moins apprécié ?
- L’intégration (l’accueil, la présentation de l’entreprise, de l’équipe, du poste, de l’environnement de travail, le livret d’accueil, le règlement intérieur etc.) : Comment avez-vous été accueilli ? Avez-vous obtenu toutes les informations nécessaires à votre intégration ? Vous a-t-il manqué des éléments ? Si oui, lesquels ?
- La prise de poste (fiche de poste, compétences adéquates) : Les missions du poste correspondent-elles à celles qui figuraient dans la fiche de poste ? Le poste répond-t-il ou non à vos attentes ? De quelle manière ? Pensez-vous avoir besoin d’une formation ?
- L’environnement de travail et les outils (logistique, matériel) : Votre environnement de travail vous permet-il d’accomplir vos missions avec efficacité ? Avez-vous identifié certaines contraintes ou au contraire certains atouts ? Disposez-vous des outils adaptés ?
- La communication interne (clarté des message, flux d’information, supports, rythme) : Les modalités de réunions et la récolte d’informations vous conviennent-elles ? La disponibilité de vos interlocuteurs est-elle suffisante ?
- Les relations avec les collaborateurs et le management (ambiance, relations avec la hiérarchie, style de management, besoin d’accompagnement) : Pouvez-vous caractériser l’ambiance entre les collaborateurs ? Quel est selon vous le style de management ? Avez-vous des attentes particulières ?
- L’image de l’entreprise (image de marque employeur, culture, valeurs, réputation) : L’image que vous avez aujourd’hui de l’entreprise est-elle en adéquation ou non avec votre première impression ? Expliquez. Quelles sont, selon vous, les valeurs de l’entreprise ?
Proposez un document comportant une trame structurée, avec des rubriques et des questions déjà rédigées, des questions fermées et ouvertes pour laisser libre cours aux remarques et aux propositions.
FAQ
Pourquoi faire un rapport d’étonnement ?
La réalisation d’un rapport d’étonnement apporte de nombreux avantages à la fois à l’entreprise et au nouveau salarié. Pour la première, c’est l’occasion de bénéficier d’un regard extérieur sur son fonctionnement et ses processus, et donc de les améliorer si besoin. Pour le second, c’est un levier pour réussir son intégration, s’approprier la culture, comprendre l’organisation, et se distinguer par la pertinence de son analyse.
Est-il obligatoire de faire un rapport d’étonnement ?
Non, le rapport d’étonnement n’est pas obligatoire. Cependant, il est recommandé, à condition que l’entreprise soit capable d’entendre d’éventuelles critiques et, le cas échéant, de remettre en question certaines pratiques, dans une logique d’amélioration continue et de performance.
Qui doit rédiger le rapport d’étonnement ?
La rédaction du rapport d’étonnement est généralement confiée à tout nouvel arrivant dans l’entreprise, car il apporte un regard extérieur. Cependant, elle peut également être attribuée à un collaborateur déjà en poste dans le cadre d’un changement de service ou de fonction.