La réglementation en droit du travail et plus particulièrement en matière de suivi des temps de travail impose aux entreprises d’être rigoureuses sur le sujet. Pour faciliter la vie des entreprises, il est possible d’utiliser une pointeuse et il en existe plusieurs types. Nous vous proposons de voir ci-dessous ce qu’est une pointeuse numérique, quels avantages et quelles limites y a-t-il à les préférer à d’autres. Enfin, nous vous éclairerons sur les alternatives ainsi que le coût de ce type de solution.
Qu’est-ce qu’une pointeuse numérique ?
Comme son nom l’indique, la pointeuse numérique se caractérise par le traitement informatisé des données relatives au temps de travail.
Le fonctionnement
La pointeuse numérique traite les données relatives au temps de travail des salariés. Pour cela, les données sont exportées et organisées par le biais d’un logiciel de gestion des ressources humaines. C’est donc un outil précieux pour faciliter le traitement en paie des données relatives au temps de présence.
Les fonctionnalités
La pointeuse numérique enregistre les entrées et sorties des salariés de l’entreprise. Pour cela, ce type de pointeuse dispose des fonctionnalités suivantes :
- un accès dédié pour chaque salarié avec un identifiant unique ;
- une signature numérique pour éviter toute contestation ;
- un accès au planning de travail défini par la direction.
Du côté de l’entreprise, ce dispose propose ces fonctionnalités :
- un contrôle simplifié des émargements des salariés, notamment en cas de gestion multisites ;
- l’affichage et le tri des anomalies éventuelles comme les absences, les retards, etc. ;
- la connexion avec les plannings du personnel ;
- la mise à jour simplifiée des éléments variables de paie.
Une pointeuse numérique avec logiciel de pointage ou sans ?
L’intérêt principal de cette solution de pointage réside dans la liaison avec le logiciel de pointage. En effet, ce couplage entre les deux solutions permet d’éviter la multiplication des outils et donc de gagner en souplesse et productivité.
Il est donc fortement recommandé de vous équiper d’une pointeuse numérique avec logiciel de pointage.
Quels sont les avantages et limites d’une pointeuse numérique ?
La pointeuse numérique est la solution idéale pour suivre avec précision les temps de travail de ses salariés, que cela soit sur site ou à distance.
Voici un aperçu des avantages et des limites de ce type de solution.
- Permet des rapports d’activité détaillées
- Vérification rapide en cas de contestation du temps de travail
- Transmission simplifiée avec le logiciel de paie
- Possibilité de fraude
- Nécessite de faire parfois preuve de pédagogie auprès des salariés
- Efficacité limitée si le nombre de salariés est important (>1000)
Quelles sont les alternatives à une pointeuse numérique ?
Il existe d’autres possibilités pour réaliser le pointage horaire des temps de travail de ses collaborateurs. On peut citer :
- la pointeuse horaire mécanique : c’est le système de base adapté aux petites entreprises qui permet d’enregistrer les entrées et les sorties de ses salariés. Son fonctionnement se fait à l’aide d’une carte de pointage ;
- la pointeuse badgeuse : ce système s’appuie sur des badges ou des cartes à insérer dans un terminal ;
- la pointeuse mobile : il s’agit de la solution idéale pour suivre le personnel délocalisé ;
- la pointeuse biométrique avec empreinte digitale : ultra-sécurisée, cette pointeuse est très appréciée pour limiter l’accès à certaines zones d’une entreprise. Il ne s’agit pas en tant que tel d’un outil dont la finalité est de contrôler le temps de travail.
Combien coûte une pointeuse numérique ?
Les tarifs d’une pointeuse numérique restent relativement variables. Cependant, y compris les frais d’installation et de gestion des données, le tarif débute aux environs de 500€.
Néanmoins, il reste délicat de donner une fourchette de prix vraiment représentative. En effet, le coût d’une pointeuse numérique devra être mis en lien avec vos besoins (personnel sur site, nombre de salariés à gérer, etc.) et les contraintes de votre activité (gestion de planning complexes, salariés en télétravail, etc.).
En parallèle, veillez toujours à bien vous renseigner sur toutes les fonctionnalités. Choisir un logiciel RH comme Factorial qui vous permettra de gérer le pointage de vos salariés et le traitement en paie de façon efficace et simple.
FAQ
Comment fonctionne une pointeuse numérique ?
La pointeuse numérique fonctionne sur la base d’informations traitées par un système informatisé de gestion des données. Ce traitement informatisé permet de gérer un grand nombre de données et ainsi de les verser automatiquement en paie.
Quelle est la différence entre pointeuse numérique et pointeuse digitale ?
La pointeuse numérique est distincte de la pointeuse digitale. En effet, l’expression pointeuse digitale renvoie à la pointeuse biométrique. Cette dernière est particulièrement recommandée pour les entreprises ayant besoin d’un contrôle renforcé et systématique des accès à certaines zones de l’entreprise.
Comment choisir une pointeuse horaire ?
Pour choisir correctement une pointeuse horaire, nous vous recommandons de valider ces questions au préalable :
- Combien de salariés sont concernés par le pointage des heures ?
- Quels sont les sites concernés et leurs spécificités ?
- Quelle est la répartition des temps de travail (horaires “classiques”, horaires décalés, temps partiel, etc.)
- Quelles sont les évolutions d’effectif à court, moyen et long terme ?
