7 conseils pour faire un planning salariés optimisé

Le planning salarié (ou planning du personnel) permet d’assurer la coordination des équipes au sein d’une entreprise. Entre vos besoins opérationnels, les contraintes légales et les attentes des collaborateurs, la création de ce document n’est pas toujours chose simple. Elle requiert en effet une grande rigueur et la capacité à anticiper les imprévus. Besoin d’aide ? Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour élaborer le planning de votre personnel de manière efficace et équilibrée.

Qu’est-ce qu’un planning salarié ?

Un planning salarié est un document qui organise les temps de travail des employés au sein d’une entreprise. Il précise les plages horaires de chaque salarié, les jours travaillés, les congés et les périodes de repos. Faire un planning du personnel permet à l’employeur de s’organiser mais aussi de s’assurer qu’il respecte les droits des travailleurs, conformément au Code du travail et à la convention collective.

Notez qu’il existe différents types de planning :

• le planning fixe : les horaires restent constants chaque semaine ;
• le planning tournant : les salariés alternent sur des horaires différents (matin, après-midi, nuit) ;
• le planning à la demande : utilisé dans les secteurs connaissant des fluctuations (comme la restauration), il s’adapte aux besoins ponctuels ;
• le planning annualisé : il permet de répartir les heures sur l’année pour mieux gérer les pics et les creux d’activité.

Que doit contenir le planning du personnel ?

Selon le Code du travail, le planning de vos salariés doit contenir les informations suivantes :

• les horaires de travail (heures d’arrivée et de départ) ;
• les jours travaillés ;
• les pauses et temps de repos ;
• les absences prévues.

Si votre entreprise ou l’un de vos services a mis en place un aménagement du temps de travail, le planning doit en plus préciser :

• les semaines concernées par cet aménagement ;
• les plages horaires variables ;
• les heures d’arrivée et de départ selon les accords d’aménagement.

Pourquoi mettre en place un planning salarié ?

Mettre en place un planning salarié comporte de nombreux avantages :

• une organisation optimale des équipes : vous répartissez les tâches efficacement, afin d’assurer les besoins opérationnels du service ou de l’entreprise ;
• une meilleure gestion des absences : faire un planning vous permet de prévoir et d’anticiper les absences (congés, maladie, formations) ;
• la satisfaction des salariés : vos employés ont une meilleure visibilité sur leurs horaires de travail ;
• l’adaptabilité : ce document vous aide à gérer les situations exceptionnelles (imprévus, remplacement) et ajuster les horaires en fonction des besoins de l’entreprise ;
• l’optimisation des coûts : l’entreprise évite les heures supplémentaires non planifiées et répartit mieux les charges de travail.

Faire un planning salarié : les points d’attention

Les obligations légales et réglementaires

Lors de l’élaboration du planning de votre personnel, vous devez veiller à respecter les obligations définies par la loi, ainsi que par la convention collective de votre entreprise.

Rappelons tout d’abord qu’en France, la durée légale du travail est de 35 heures par semaine. À compter de la 36e heure, vous devez décompter des heures supplémentaires.

De plus, comme le stipule le droit du travail, un salarié ne peut effectuer plus de :

• 10 heures de travail effectif par jour ;
• 48 heures de travail effectif par semaine ;
• 44 heures en moyenne par semaine sur une période de 12 semaines consécutives.

Enfin, tout salarié doit bénéficier d’un temps de repos :

• 11 heures minimum consécutives, sauf dérogations par accord ou convention collective ;
• 20 minutes de pause consécutives pour 6 heures de travail.

Un salarié ne doit pas non plus travailler plus de 6 jours par semaine.

N’oubliez pas enfin les règles relatives à l’affichage des horaires de travail. L’horaire de travail collectif doit être lisible et obligatoirement affiché dans chacun des lieux de travail afférents. En cas de manquement à ces obligations légales, l’employeur s’expose à des sanctions, allant jusqu’à un an d’emprisonnement.

Selon le secteur, l’élaboration du planning est particulièrement complexe. C’est par exemple le cas d’un planning du personnel dans la restauration ou l’hébergement lorsqu’il y a du travail de nuit ou lorsque l’entreprise doit effectuer le calcul de l’annualisation du temps de travail.

Les contraintes et besoins de votre entreprise

Chaque entreprise a des exigences spécifiques concernant l’amplitude de travail et les besoins de production ou de services. Vous devez donc adapter votre planning salarié à la réalité de votre organisation. Voici plus précisément les éléments à prendre en compte :

• le nombre de salariés nécessaires au maintien de la productivité de votre entreprise ;
• les périodes ou horaires d’accroissement d’activité ;
• vos projets prioritaires et les compétences à mobiliser.

Vous pouvez ainsi ajuster vos effectifs pendant les périodes de forte activité. De plus, en prenant en compte les compétences requises pour les projets prioritaires, vous optimisez la productivité au sein de votre entreprise, tout en évitant une surcharge de travail pour vos salariés.

Les disponibilités et préférences de vos salariés

Lors de la création des plannings de vos salariés, vous devez anticiper les disponibilités et les indisponibilités de chacun (congés, formation, etc.). Pour cela, il est nécessaire de bien connaître votre équipe et ses contraintes (garde d’enfant, travail le week-end, etc.).

Vous pouvez également prendre en compte les préférences de vos salariés concernant leurs horaires de travail (horaires flexibles, journées de télétravail, etc.), afin d’augmenter leur satisfaction et leur engagement.

Pour gérer efficacement l’ensemble de ces éléments, il peut être utile de s’appuyer sur des logiciels de gestion des absences. Ces outils vous permettent de centraliser ces informations et d’optimiser votre planification.

Nos 7 conseils pour créer un planning salarié

1. Maîtrisez le coût de la main-d’œuvre

Le coût de la main-d’œuvre correspond à la somme des frais à la charge de l’employeur pour rémunérer ses salariés (le coût horaire, les primes, les frais de déplacement, la formation, etc.).

Il est indispensable de gérer les plannings du personnel en fonction de votre budget. Calculer et maîtriser le coût du travail vous permet de mieux rentabiliser vos plages horaires et d’optimiser la main-d’œuvre disponible.

2. Utilisez vos données historiques

Si vous y avez accès, vous pouvez utiliser les données historiques de votre entreprise sur les périodes de forte ou faible activité. Pensez aussi à consulter les habitudes de présence et d’absences de vos salariés. Ces informations peuvent être d’une grande aide pour prévoir vos futurs besoins en personnel.

Vous pourrez ainsi mieux planifier les pics d’activité et ajuster les horaires pour que les équipes soient toujours suffisantes.

3. Validez le planning en interne

Une fois votre planning créé, il est indispensable de tester sa faisabilité pour vous assurer qu’il répond bien aux besoins opérationnels de l’entreprise.

Pour valider vos prévisions, vous pouvez vous tourner vers les responsables de chaque service. Ils pourront vous dire s’il est nécessaire de faire des ajustements, que ce soit en termes de nombre de salariés ou de compétences requises.

4. Communiquez le planning à l’avance

Même s’il n’existe pas de délai légal pour communiquer le planning à vos salariés, il est préférable de le communiquer en avance ou du moins dans un délai raisonnable. Une bonne communication est la clé pour un climat social serein au sein de l’entreprise. À défaut de précision dans la convention collective, le délai raisonnable est fixé à 7 jours.

5. Impliquez vos salariés

Ajuster le planning en fonction des demandes de congés est une chose récurrente dans l’organisation d’une entreprise. Et si vous permettiez à vos salariés de s’impliquer dans la gestion de ces remplacements ? Comment ? En les autorisant à échanger entre eux les plages d’horaires en cas d’indisponibilité. Ils devront bien évidemment vous en faire la demande au préalable.

Impliquer vos salariés, c’est leur permettre une certaine autonomie et leur montrer que vous avez confiance en eux. Cela peut être particulièrement bénéfique pour la productivité de votre entreprise et la qualité de vie au travail.

6. Utilisez des outils de gestion adaptés

Les outils numériques ont détrôné le format papier. L’élaboration du planning des salariés ne fait pas exception.

Aujourd’hui, vous pouvez compter sur des outils performants pour vous faciliter la gestion de vos équipes au quotidien. Les logiciels de planification de personnel sont une solution particulièrement adaptée.

7. Anticipez les imprévus

Les imprévus font partie intégrante de la gestion du planning des salariés. Vous devez toujours prévoir des solutions de remplacement pour les absences non planifiées, comme des congés maladie ou des départs urgents.

Veillez aussi à communiquer sur ces ajustements dès qu’ils sont effectués. Cela permet de maintenir un climat de confiance et d’éviter toute confusion.

Il est également essentiel de garder de la flexibilité dans la répartition des tâches et d’être prêt à ajuster les horaires en fonction des besoins de l’entreprise. En ayant une certaine marge de manœuvre dans vos plannings, vous pourrez réagir rapidement aux imprévus sans perturber le bon fonctionnement de l’entreprise.

Quel outil utiliser pour faire le planning de ses salariés ?

Créer un planning du personnel sur Excel

Le tableur Excel est une solution couramment utilisée par les TPE et PME en raison de sa gratuité. Avec cet outil, vous pouvez créer un planning personnalisé selon la charte graphique de votre entreprise et automatiser certaines mises à jour à l’aide de formules (par exemple, pour calculer les heures travaillées ou les périodes d’absence).

Toutefois, cet outil comporte aussi plusieurs limites :

• le gestionnaire doit s’assurer que les plannings sont à jour, en effectuant des vérifications manuelles régulières ;
• lorsque des modifications sont nécessaires (absences imprévues, changements d’horaires), elles doivent être saisies manuellement, ce qui peut entraîner des erreurs ou des oublis ;
• la mise à jour des plannings et le suivi des heures peuvent être des tâches longues et répétitives, surtout si les plannings doivent être ajustés fréquemment ;
• le logiciel Excel peut devenir insuffisant à gérer lorsque le nombre de salariés augmente ou que les plannings deviennent plus complexes.

Ces inconvénients rendent donc Excel peu adapté aux entreprises ayant des besoins complexes en matière de gestion du personnel.

Utiliser un logiciel de planning du personnel

La meilleure alternative à Excel reste les logiciels RH dotés de fonctionnalités de planification. Adaptés aussi bien aux petites qu’autres grandes entreprises, leurs avantages sont nombreux :

• gain de temps grâce à l’automatisation des mises à jour ;
• respect des règles légales du temps de travail et avertissement en cas d’anomalie ;
• accès rapide à l’information grâce à la mise en place de filtres ;
• scénarios proposés en cas d’imprévus ;
• adapté au travail collaboratif.

Le module de planning de Factorial ou encore le portail salariés de Personio sont des solutions performantes pour gagner du temps sur la gestion des plannings et être enfin efficace !

Seule limite, il nécessite de souscrire un abonnement payant, avec ou sans engagement. Mais, rassurez-vous : le temps gagné sur la gestion de votre planning salarié rentabilisera rapidement l’investissement dans un tel outil !

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