9 conseils pour bien gérer le planning de vos salariés !

Une bonne gestion du planning des salariés est un véritable enjeu pour les entreprises. Gage de performance, elle doit répondre à la fois aux besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs. Les dirigeants doivent donc s’assurer que leur planification est cohérente pour permettre le bon fonctionnement de toutes leurs équipes au quotidien.

Dans cet article, vous découvrirez les avantages à bien gérer un planning de salariés et 9 conseils pour y arriver.

Pourquoi bien gérer son planning salarié ?

Qu’est-ce qu’un planning salarié ?

Le planning salarié est un outil de gestion du personnel. Il permet d’avoir une vision globale du rythme de travail de l’ensemble des équipes travaillant selon un même horaire collectif.

L’employeur peut ainsi s’organiser mais aussi s’assurer qu’il est en conformité avec la loi sur les temps de travail et de repos.

L’employeur est libre sur la forme qu’il veut donner à ce planning. C’est à lui de choisir le format (agenda, tableau ou planning) le mieux adapté aux spécificités de son entreprise. Peu importe la forme choisie, le principal est de respecter l’ensemble des règles juridiques relatives au contenu et à l’affichage de cet horaire de travail.

En effet, selon l’article L.3171 du Code du travail, le planning des horaires de travail doit contenir :

• les heures d’arrivée des salariés ;
• les heures de départ des salariés ;
• les temps de repos.

Une fois établi, le planning de travail doit être daté et signé par l’employeur. Une copie, ainsi que toutes corrections éventuelles, doit être transmise au préalable à l’inspecteur du travail.

Il est primordial que l’employeur prenne en compte l’ensemble de ces éléments pour bien construire son planning d’horaires de travail. Un planning de salarié bien construit apporte de nombreux avantages à l’entreprise.

Les avantages d’un bon planning salariés

Un planning salarié bien conçu permet :

• une évaluation claire des besoins de l’entreprise ;
• une meilleure visibilité sur l’organisation au quotidien ;
• une transparence sur la gestion du temps de travail ;
• une meilleure anticipation des changements, des imprévus.

9 conseils pour un planning salariés réussi

1. Identifiez au préalable les contraintes de votre entreprise

Identifiez les contraintes de votre entreprise revient à définir en amont vos besoins ainsi que ceux de vos collaborateurs.

• Combien de salariés sont nécessaires pour assurer la productivité de votre entreprise ?
• Quels sont les dates et les horaires d’accroissement d’activité ?

Vous devez réussir à définir les amplitudes horaires et les besoins pour chaque tranche horaire.

• Quels sont vos projets prioritaires ? Quelles compétences mobilisent-ils ?
• Quelle est la répartition annuelle des demandes de congés de vos salariés ?
• Combien de salariés sont absents, quelle est leur situation et quand doivent-ils reprendre le travail ? (congés maternité, paternité, arrêt maladie, etc.)

2. Anticipez les disponibilités de vos salariés

Lors de la création et la gestion des plannings de vos salariés, il est primordial d’anticiper les disponibilités et les indisponibilités de chacun. Pour cela, il est nécessaire de bien connaître votre équipe et ses contraintes (garde d’enfant, travail le week-end, etc.). Les logiciels de gestion des absences sont d’ailleurs d’une grande aide pour ça !

Considérer les disponibilités et même les préférences des membres de vote équipe, tout en respectant vos propres besoins, est un réel levier de fidélisation de vos salariés.

3. Respectez la loi

La construction d’un planning doit répondre à des obligations légales et réglementaires, définies par la loi et également par la convention collective de votre entreprise. En France, la durée légale du travail est de 35 heures par semaine. À compter de la 36ème heure, des heures supplémentaires sont décomptées.

Pour rappel, comme le stipule le droit du travail, un salarié ne peut effectuer plus de :

• 10 heures de travail effectif par jour ;
• 48 heures de travail effectif par semaine ;
• 44 heures en moyenne par semaine sur une période de 12 semaines consécutives.

Tout salarié doit bénéficier d’un temps de repos :

• 11 heures minimum consécutives, sauf dérogations par accord ou convention collective ;
• 20 minutes de pause consécutives pour 6 heures de travail ;
• un salarié ne doit pas travailler plus de 6 jours par semaine.

Toutes ces données doivent donc être prises en compte lors de l’élaboration de votre planning de salariés. Selon le secteur, l’élaboration du planning est particulièrement plus complexe. C’est par exemple le cas d’un planning du personnel dans la restauration ou l’hébergement lorsque le travail de nuit est impliqué ou lorsque l’entreprise doit effectuer le calcul de l’annualisation du temps de travail.

4. Maîtrisez le coût de la main-d’œuvre

Le coût de la main-d’œuvre correspond à la somme des frais à la charge de l’employeur pour rémunérer ses salariés (le coût horaire, les primes, les frais de déplacement, la formation, etc.).

Il est primordial de gérer les plannings du personnel en fonction de vos budgets. Calculer et maîtriser le coût du travail vous permet de mieux rentabiliser vos plages horaires et d’optimiser la main-d’œuvre disponible.

5. Communiquez le planning en avance

Même s’il n’existe pas de délai légal pour communiquer le planning à vos salariés, il est préférable de le communiquer en avance ou du moins dans un délai raisonnable. Une bonne communication est la clé pour un climat social serein au sein de l’entreprise. À défaut de précision dans la convention collective, le délai raisonnable est fixé à 7 jours.

6. Impliquez vos salariés

Ajuster le planning en fonction des demandes de congés est une chose récurrente dans l’organisation d’une entreprise. Et si vous permettiez à vos salariés de s’impliquer dans la gestion de ces remplacements ? Comment ? En les autorisant à s’échanger entre eux les plages d’horaires en cas d’indisponibilité. Ils devront bien évidemment vous en faire la demande au préalable.

Impliquer vos salariés, c’est leur permettre une certaine autonomie et leur montrer que vous avez confiance en eux. Cela ne peut que vous être bénéfique dans la productivité de votre entreprise au quotidien.

7. Utilisez les bons outils

Les outils numériques ont détrôné le format papier. L’élaboration du planning des salariés ne fait pas exception.

Aujourd’hui, vous pouvez compter sur des outils performants pour vous faciliter la gestion de vos équipes au quotidien. L’excellence dans ce domaine, reste les logiciels de planification de personnel.

8. Soyez transparent, ouvert et équitable

Le planning parfait n’existe pas. Vous devez essayer de trouver un juste équilibre entre la répartition des tâches, les heures de travail et les contraintes de vos salariés.

Vos décisions prises dans le cadre de l’organisation des horaires de travail ne pourront jamais faire l’unanimité. Assurez-vous d’être transparent auprès de vos salariés et de les traiter de manière équitable, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise.

9. Anticipez l’imprévu

Les imprévus, c’est votre lot au quotidien (absence, arrêt maladie, urgence, etc.). C’est pourquoi, vous devez prévoir un planning qui soit évolutif et adaptable. Ce dernier doit pouvoir anticiper ces changements, en intégrant des scénarios de remplacement en fonction du profil et des compétences de vos collaborateurs.

Quels outils utilisés pour faire un planning salarié ?

Plusieurs outils permettent de réaliser un planning de travail. Chacun avec ses avantages et ses inconvénients.

Premier outil, le tableur Excel. Souvent utilisé par les TPE et PME, il a pour avantage d’être gratuit et accessible par tous. Vous pouvez adapter votre planning à la charte graphique de votre entreprise et les nombreuses formules permettent d’automatiser les mises à jour des plannings. Mais, les inconvénients d’Excel sont aussi nombreux :

• suivi quotidien à réaliser par le gestionnaire RH des plannings ;
• mises à jour manuelles ;
• tâche chronophage ;
• risque d’erreurs important ;
• utilisation peu adaptée aux grandes entreprises ;
• non propice au travail collaboratif.

La meilleure alternative à Excel reste les logiciels RH dotés de fonctionnalités de planification. Adaptés aussi bien aux petites qu’autres grandes entreprises, leurs avantages sont nombreux :

• gain de temps grâce à l’automatisation des mises à jour ;
• respect des règles légales du temps de travail et avertissement en cas d’anomalie ;
• accès rapide à l’information grâce à la mise en place de filtres ;
• scénarios proposés en cas d’imprévus ;
• adapté au travail collaboratif.

Seule limite, il nécessite de souscrire à un abonnement payant, avec ou sans engagement. Mais, rassurez-vous : le temps gagné sur la gestion de votre planning salarié rentabilisera rapidement l’investissement dans un tel outil !

Le module de planning de Factorial ou encore le portail salariés de Personio sont des solutions performantes pour gagner du temps sur la gestion des plannings et être enfin efficace !

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