Malgré sa réputation, force est de constater que l’installation d’une pointeuse horaire présente des avantages non négligeables. Ces avantages se vérifient tant du côté du salarié que de l’employeur.
Nous vous proposons dans cet article de découvrir quels sont les avantages à installer une pointeuse horaire au sein de votre entreprise ainsi que nos cinq conseils pour choisir la plus adaptée à votre organisation.
Quelques rappels sur les pointeuses horaires en entreprise
Qu’est-ce qu’une pointeuse horaire ?
Une pointeuse horaire est un système mis en place pour enregistrer les présences des salariés. Cela consiste principalement à enregistrer les heures d’arrivées et de départ des salariés. Ce dispositif permet également de simplifier le suivi des absences et le calcul des heures supplémentaires.
Que dit la loi française ?
En cas de contrôle par les autorités compétentes, l’employeur doit pouvoir fournir un décompte de la durée du travail de ses salariés. Toutefois, cela ne concerne pas les salariés à temps partiel, en horaires variables ou individualisés (Art. L3171-2 du Code du travail).
Dès lors qu’un système de pointage est mis en place, les salariés sont tenus de se soumettre à l’enregistrement de leur temps de travail. L’employeur reste tenu de respecter un certain nombre de formalités afin de garantir que les droits et libertés de ses salariés sont respectés.
En cas d’oubli ou de fraude lors du pointage par le salarié, les sanctions pécuniaires sont interdites.
5 avantages d’utiliser une pointeuse horaire
Utiliser une pointeuse horaire au sein de votre entreprise présente de nombreux avantages.
1 – Améliorer le climat au sein de votre entreprise
En instaurant une pointeuse horaire, il n’est pas rare de constater que le climat au sein de l’entreprise s’apaise. En effet, la gestion automatisée du suivi des heures de présence rend difficiles les contestations possibles sur le nombre d’heures de travail, les temps de pauses et les absences.
Ainsi, en cas de désaccord, salarié ou employeur peuvent s’appuyer sur les données issues du système de pointage et trouver rapidement une solution.
2 – Simplifier la collecte des éléments variables de paie
Lors de l’utilisation d’une pointeuse horaire, le service en charge des paies recueille facilement les éléments variables nécessaires à l’élaboration de la paie.
En effet, en règle générale, il suffit d’exporter les données recueillies par la pointeuse dans le logiciel de paie. Cette démarche contribue donc fortement à limiter le risque d’erreur de paie.
3 – Garantir le respect des temps de travail sur le plan légal et conventionnel
En cas de contrôle de l’Inspection du Travail, l’employeur doit être en mesure de justifier le respect de la loi en matière de temps de travail.
Certaines pointeuses horaires peuvent être couplées à un autre logiciel de planning afin de suivre plus globalement les absences et congés des salariés.
4 – Faciliter l’avancement des projets de l’entreprise
Une pointeuse horaire permet de suivre en temps réel les temps de travail. Ainsi, en cas de dépassement du budget alloué à un projet, il sera plus aisé de rectifier le tir en optimisant la gestion des ressources humaines. C’est donc un outil puissant d’organisation du travail en entreprise.
5 – Accroitre la productivité des collaborateurs
En instaurant un meilleur suivi des heures de travail des collaborateurs, chacun est tenu de prendre ses responsabilités quant à la gestion de son temps de présence.
Ainsi, durant son temps de travail, le salarié est incité à être plus efficace en évitant au maximum les retards et pauses non autorisés.
Nos 5 conseils pour mettre en place une pointeuse horaire en entreprise
Le suivi des temps de travail étant une obligation, la mise en place d’une pointeuse au sein de votre entreprise contribue grandement à sa simplification. Voici nos cinq meilleurs conseils pour mettre en place simplement et efficacement un système de pointage horaire.
1 – Commencer par un audit de vos besoins
La mise en place d’une solution automatisée de suivi des temps devra toujours être précédée d’un audit approfondi de vos besoins. Il s’agit principalement de comprendre comment fonctionne l’entreprise.
De façon concrète, cela se traduit par l’étude poussée du fonctionnement des arrivées et départs des collaborateurs et des processus de suivi de ces données.
2 – Comprendre votre environnement de travail
Pour choisir la pointeuse la plus adaptée à votre organisation, il convient de bien cerner le fonctionnement de celle-ci. Pour cela, vous pouvez répondre à des questions telles que :
- L’activité de l’entreprise s’effectue-t-elle en multisites ?
- Quelle est la proportion de salariés en télétravail ou bien en mission chez le client ?
3 – Privilégier une interface simple
Pour être certain que vos collaborateurs utilisent le système de pointage, il est important de veiller à ce qu’il soit le plus simple possible. Il existe de nombreuses solutions de pointeuse : la pointeuse badgeuse d’entreprise, la pointeuse numérique, la badgeuse mobile ou encore la pointeuse mécanique.
Les logiciels de pointage horaire sont souvent accompagnés d’applications mobiles. L’interface devra donc être suffisamment intuitive pour répondre à vos objectifs de gains de temps et de productivité. Si le sujet vous intéresse, n’hésitez pas à vous renseigner sur Factorial ou Skello par exemple.
4 – Vérifier la transparence et la sécurité des données recueillies
Si vous optez pour une solution de pointage en ligne, il faudra vous assurer que les données recueillies le sont conformément à la réglementation européenne de protection des données (également connue sous le sigle RGPD).
Par ailleurs, en fonction de votre secteur d’activité, il est possible que vous soyez soumis à des règles spécifiques.
5 – Faites preuve de pédagogie
Afin de susciter l’adhésion de vos collaborateurs, il est primordial de les impliquer dans la mise en place du système de pointage. Par ailleurs, lors du déploiement de la pointeuse en entreprise, certains prestataires proposent également des formations pour accompagner la prise en main tant par les collaborateurs que par le personnel d’encadrement.
Quel type de pointeuse horaire choisir ?
Nous vous proposons de découvrir dans ce tableau récapitulatif la pointeuse la plus adaptée à votre organisation.
| Type de pointeuse horaire | Fourchette de prix | Avantage principal | Limite principale |
|---|---|---|---|
| Pointeuse mécanique | 200€ à 300€ | Système le plus simple | Système archaïque |
| Pointeuse numérique | de 350 à 600€ | Recueil précis des données | Doit être relié à un système de gestion des temps |
| Pointeuse badgeuse | environ 700€ | Meilleure gestion des temps de travail | Fraude à l’identité possible |
| Pointeuse mobile | de 2000€ à 3000€ | Suivi en temps réel de l’activité des collaborateurs, même en télétravail | Nécessite une connexion au réseau mobile et l’activation de la localisation GPS |
| Pointeuse biométrique | environ 4000€ | Fiabilité du contrôle de l’identité des collaborateurs | Non autorisée par la loi depuis 2012 |
Les tarifs mentionnés ne tiennent pas compte des frais supplémentaires liés au déploiement tels que la formation ou bien l’assistance téléphonique.
Les évolutions des modes de travail et notamment le développement croissant des horaires flexibles de travail et du télétravail conduisent à l’utilisation croissante de solutions automatisées de suivi des temps de travail.
Progressivement, et face à une législation du travail fluctuante, les entreprises ont besoin d’avoir accès rapidement à des informations fiables. C’est pourquoi il est souvent pertinent de coupler le système de pointage physique à un logiciel complet de gestion des temps et activités.
Quels sont les critères pour choisir le meilleur système de pointeuse ?
La mise en place d’un système de pointeuse constitue un moyen efficace de suivi et de comptabilisation des temps de présence des collaborateurs.
Quel que soit votre secteur d’activité ou votre organisation, il convient de trouver une solution de pointage qui réponde le mieux à vos besoins. Ainsi, il vous faut étudier divers éléments et effectuer votre choix en fonction de critères tels que :
- l’effectif de l’entreprise : les besoins d’une PME sont généralement différents de ceux d’une grande entreprise. Pour une PME, l’instauration d’une pointeuse peut répondre à un besoin d’amélioration des gains de productivité grâce à un meilleur suivi des temps de présence. Au sein d’une grande entreprise, suivre les temps d’arrivée et de départ poursuit un souhait d’une meilleure flexibilité pour une répartition plus efficace des tâches au sein d’un service ;
- le profil des différents collaborateurs : afin de choisir le système de pointeuse le plus adapté, il vous faudra tenir compte de la typologie de vos salariés au regard de l’organisation de leurs temps de travail. En effet, la pointeuse retenue doit permettre de suivre de la même manière les salariés à temps partiel, au forfait jour, en télétravail, ou bien encore les employés itinérants ;
- les fonctionnalités du système de pointage lui-même : certaines pointeuses offrent la possibilité de transmettre directement les informations recueillies au logiciel de paie. Ce n’est pas systématique mais cela représente un gain de temps non négligeable dans la gestion de la paie.
- l’accompagnement : une fois ces différents aspects validés, il est important de vérifier si vous aurez ou non besoin d’un accompagnement plus poussé le dépannage du matériel en cas de défaillance, une assistance téléphonique, la mise à jour du système et les coûts supplémentaires associés.
Une fois ces différents critères étudiés, vous aurez une meilleure vision d’ensemble de vos besoins. Vous pourrez alors vous pencher sur le choix de la meilleure solution.
Il est important de garder à l’esprit que la solution la moins chère n’est pas toujours la plus pertinente. Il est préférable de prendre le temps de réfléchir de manière approfondie en amont du déploiement du système de pointage.
Au-delà d’un simple suivi des heures d’arrivée et de départ de vos collaborateurs, un mauvais choix du système de pointage peut avoir des répercussions significatives sur votre activité, le climat social et votre marque employeur.
FAQ
Qu’est-ce qu’une pointeuse horaire ?
Une pointeuse horaire est un appareil ou une solution automatisée qui permet de contrôler les temps de présence des salariés en enregistrant les heures d’arrivées et de départ sur le lieu de travail.
Comment choisir une pointeuse horaire ?
Pour choisir la pointeuse horaire la plus adaptée à votre entreprise, il vous faudra veiller à :
- valider vos besoins ;
- analyser les solutions de pointage disponibles ;
- vérifier la cohérence entre vos besoins et la solution retenue.
Quels sont les avantages d’une pointeuse horaire ?
L’utilisation d’une pointeuse présente de nombreux avantages :
- un meilleur suivi des heures d’arrivées et départ des salariés ;
- disposer de données fiables à présenter en cas de contrôle de l’Inspection du travail ;
- apaiser le climat social entre la direction et les employés.
