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Ressources Humaines

La pointeuse mobile pour mieux gérer le travail à distance

L’émergence du télétravail a eu pour effet de rendre obsolète l’utilisation de la classique pointeuse mécanique ou encore du traditionnel relevé des heures au format Excel. La pointeuse mobile s’impose donc comme un moyen fiable et adapté aux nouveaux usages numériques des entreprises et des salariés.

Qu’est-ce qu’une pointeuse mobile ? Pour qui la pointeuse mobile est-elle la plus adaptée ? Quels sont les avantages et limites d’une pointeuse mobile ? Quels sont les alternatives et les différents tarifs ? On vous dit tout !

Qu’est-ce qu’une pointeuse mobile ?

La pointeuse mobile est un système de pointage du temps qui permet de gérer les collaborateurs décentralisés ou travaillant à distance.

C’est un système particulièrement adapté aux entreprises dont les salariés réalisent une partie de leur temps de travail hors des locaux de ces dernières. C’est aussi un moyen efficace pour l’employeur de connaître avec précision la localisation de son salarié grâce aux données mobiles.

Son fonctionnement

Le fonctionnement de la pointeuse mobile est relativement simple. Ce système de pointage s’apparente à un système de pointage à distance de ses salariés.

Il s’appuie sur des technologies de communication à distance.

Le pointage mobile s’effectue généralement selon trois possibilités :

  • le pointage par téléphone fixe et géolocalisation : de moins en moins utilisé, ce pointage consiste à appeler un serveur afin d’être géolocalisé et ainsi valider l’arrivée ou le départ sur site. Ce système est particulièrement apprécié lorsque l’entreprise dispose de personnel délocalisé et réalisant leurs prestations sur le site du client.
  • le pointage par téléphone mobile : les salariés hors site n’ont alors qu’à enregistrer leurs heures de travail directement depuis une application mobile qui enregistre à la fois les heures d’entrée et sortie mais aussi les pauses. C’est ce que propose le logiciel RH Factorial.
  • La pointeuse nomade avec badge NFC : il s’agit d’un boîtier transportable grâce auquel le collaborateur pointe ses heures à l’aide d’un badge sécurisé, le badge NFC.

La réglementation

Conscient des risques sur les libertés individuelles que fait peser sur les individus un système de pointage, le législateur oblige les entreprises à :

  • faire une demande d’autorisation auprès de la CNIL ;
  • consulter les représentants du personnel ;
  • enfin, informer le salarié de la collecte de ses données personnelles.

Quels sont les avantages et limites d’une pointeuse mobile ?

La pointeuse mobile facilite la vie des salariés et de l’entreprise. En effet, ce système de pointage permet :

  • un suivi en temps réel des présences des salariés, même s’ils travaillent hors des locaux de l’entreprise ;
  • un gain de temps pour un traitement simplifié et sans erreur en paie ;
  • une meilleure gestion et fiabilité des données RH ;
  • un climat social plus apaisé avec un sentiment d’égalité entre tous les employés.

Cependant, la pointeuse mobile a ses limites. Parmi celles-ci, on peut citer le sentiment d’être surveillé ressenti par certains salariés, le décalage entre temps de présence et temps de travail effectif, si les pauses ne sont pas comptabilisées ou encore la nécessité de communiquer de façon transparente pour lever les craintes liées à la protection des données personnelles.

Voici un récapitulatif des principaux avantages et limites de la pointeuse mobile.

Avantages
  • Suivi en temps réel des présences et absences
  • Gain de temps
  • Fiabilité du traitement des données RH
  • Meilleure qualité du climat social
Limites
  • Un travail de pédagogie est nécessaire auprès des salariés
  • Ne mesure que le temps de présence
  • Protection des données personnelles

Quelles sont les alternatives à une pointeuse mobile ?

En fonction de l’organisation de votre entreprise ou de votre activité, il existe diverses possibilités permettant de réaliser de façon efficace le pointage horaire des temps de travail de ses salariés. Parmi les alternatives à la pointeuse mobile, on peut citer :

  • la pointeuse horaire mécanique : il s’agit du système de base en matière de pointage, plus largement utilisé dans les petites entreprises, et il se fait généralement à l’aide d’une carte dite de pointage ;
  • la pointeuse badgeuse : c »est un système de pointage qui s’appuie sur une carte magnétique ou un badge à insérer dans un terminal ou bien à passer sur une tablette ;
  • la pointeuse numérique : ce type de pointage s’appuie sur le traitement informatisé des données relatives au temps de travail, les données recueillies sont ensuite traitées et organisées grâce à un logiciel de gestion des ressources humaines.
  • la pointeuse biométrique : cette dernière n’est pas à proprement parler une pointeuse au sens classique du terme puisque ce type de pointeuse sert principalement à contrôler, voire limiter l’accès à certaines zones de l’entreprise ;
La pointeuse biométrique n’a donc pas vocation à contrôler les heures de présence, les retards ou les absences.

Quel est le prix d’une pointeuse mobile ?

La fourchette de tarif d’une pointeuse mobile est relativement large. En effet, plusieurs paramètres entrent en jeu et influent sur le prix d’une pointeuse mobile. On gardera donc à l’esprit que le prix faible n’est pas nécessairement le plus intéressant.

Au côté du prix lors du choix de la pointeuse mobile, nous vous recommandons de vous pencher en détail sur les besoins de votre entreprise. Vous devrez alors tenir compte des éléments suivants :

  • l’organisation de votre entreprise ;
  • le nombre de salariés à gérer ;
  • les contraintes spécifiques de votre activité (salariés délocalisés chez le client, salariés en télétravail, ou encore répartition journalière des horaires en 3*8, etc.).

Tous ces éléments doivent être validés en amont pour gérer au mieux le planning de vos salariés et ainsi choisir la pointeuse mobile qui vous correspond précisément.

Enfin, pour trouver le meilleur rapport qualité/prix d’une pointeuse mobile, il conviendra de s’intéresser à :

  • la qualité du service après-vente de la solution retenue ;
  • la simplicité d’utilisation de l’outil ;
  • la formation dispensée pour prendre en main la pointeuse ;
  • Enfin, la liaison avec votre logiciel de paie pour un traitement facile en paie.

Les tarifs d’une pointeuse varient généralement de 500€ à 2500€ par an. Ce tarif peut être global ou bien parfois être fonction du nombre de salariés concernés.

FAQ

Comment fonctionne une pointeuse mobile ?

La pointeuse mobile s’appuie sur le relevé à distance des heures de début et de fin de la journée de travail d’un salarié délocalisé.

Existe-t-il une pointeuse mobile gratuite ?

Certaines pointeuses mobiles proposent soit une version d’essai gratuite pendant une durée limitée, soit une version gratuite pour un petit nombre d’utilisateurs. Il ne peut donc s’agir que d’une solution temporaire. En outre, si vous optez pour une solution gratuite, il est possible que celle-ci ne respecte pas les règles relatives à la protection des données personnelles. À terme, la pointeuse mobile “gratuite” peut se révéler préjudiciable et donc coûteuse.

Quelle est la réglementation relative à la pointeuse mobile ?

L’employeur est tenu de justifier qu’il respecte bien la réglementation en matière de temps de travail. Il peut le faire grâce à la pointeuse mobile. Pour être en conformité avec la loi sur la protection des données personnelles, il doit en outre : faire une demande d’autorisation auprès de la CNIL, consulter les représentants du personnel et enfin, informer le salarié de la collecte de ses données personnelles.

Comment choisir une pointeuse horaire ?

Le choix d’une pointeuse horaire est fonction de l’organisation de l’entreprise (nombre de salariés, répartition des horaires de travail, spécificités de l’activité, etc.) et du budget que l’entreprise est prête à y consacrer en rapport avec ses prévisions de croissance.

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Rédactrice spécialisée RH

Après un master 1 en droit social, Sauria a exercé en tant que chargée de paie et RH pendant environ 7 ans. Cette expérience formatrice lui confère une connaissance certaine du monde du travail et de l’entreprise. Son appétence pour l’écriture web lui permet d’accompagner aujourd’hui les professionnels RH à asseoir leur présence en ligne avec des contenus pertinents.

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