Ressources Humaines

Les meilleurs logiciels d’onboarding en 2022

L’intégration des nouvelles recrues est encore un levier sous estimé d’amélioration de la compétitivité des entreprises. Or, l’onboarding des nouveaux collaborateurs permet à ces derniers de prendre facilement leurs marques et d’être plus rapidement opérationnels. Vous vous interrogez sur le déploiement d’un logiciel d’onboarding au sein de votre entreprise ? Nous vous proposons dans cet article d’en savoir plus sur l’onboarding, les avantages d’un logiciel d’onboarding ainsi que notre sélection des meilleurs logiciels d’onboarding.

Onboarding : quelques rappels

Dans le domaine des ressources humaines, l’onboarding correspond au processus ou parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise.

La mise en place de ce processus d’intégration a pour objectif de faciliter l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Il s’agit de permettre à celui-ci de prendre rapidement ses marques dans son nouvel environnement de travail, tout en améliorant son niveau de motivation.

Avantages d’un logiciel d’onboarding

Quels sont les avantages de l’onboarding ?

De manière générale, un bon onboarding présente plusieurs avantages non négligeables :

  • Permettre au salarié accueilli de trouver aisément sa place dans la chaîne d’activité : la mise en place d’un processus d’intégration simplifie la prise de poste du collaborateur. En effet, ce dernier étant immédiatement au fait des aspects pratiques de sa prise de poste, il peut se mettre rapidement au travail ;
  • Améliorer la productivité : outre le gain de temps, le fait d’accueillir avec attention les nouvelles recrues augmente leur motivation et leur degré d’implication ;
  • Attirer et retenir les meilleurs talents : les entreprises sont confrontées à une véritable guerre des talents. Cela implique donc de faire preuve de créativité pour fidéliser et attirer les meilleurs candidats. Un onboarding réussi doit donc avoir pour objectif de rassurer et faciliter l’adaptation du candidat dès sa prise de poste ;
  • Limiter les coûts liés à un recrutement : Les montants dédiés à une campagne de recrutement peuvent être significatifs. Indéniablement, le processus de recrutement est constitué de trois étapes déterminantes que sont : l’avant, pendant et après. L’onboarding est donc la troisième étape de ce processus. Un recrutement ne peut être réussi si cette dernière est négligée ;
  • Valoriser la marque employeur : les candidats sont de plus en plus attentifs à la marque employeur. La période d’intégration est donc un moment essentiel pour véhiculer les valeurs de votre entreprise, son histoire et ses projets.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel d’onboarding ?

La digitalisation croissante de l’activité des entreprises pousse un certain nombre d’entre elles à s’interroger sur la pertinence à utiliser un logiciel d’onboarding. Découvrons ensemble les avantages à utiliser un logiciel d’onboarding. On peut citer trois avantages principaux :

  • Fluidifier la gestion administrative des nouveaux collaborateurs : en utilisant un logiciel d’onboarding, les tâches chronophages sont sensiblement diminuées. De plus, l’automatisation de celles-ci simplifie leur traitement ;
  • Gérer ses collaborateurs conformément à la législation sociale : en utilisant un logiciel d’onboarding, vous vous assurez que les informations nécessaires à la paie sont fiables. Enfin, la possibilité de programmer divers rappels vous permet de suivre efficacement les périodes d’essai, les dates de fin de contrat précaire ou encore les fins de titre de séjour. Face à une législation sociale complexe et fluctuante, il est donc nécessaire de s’équiper d’outils performants ;
  • Véhiculer une image positive de votre entreprise et soucieuse de la qualité de vie au travail de ses salariés : lors d’une prise de poste, le niveau de charge mentale des nouveaux venus est parfois élevé. Un logiciel d’onboarding contribue à réduire ce niveau et à créer un lien rapide et fort avec les nouvelles recrues. Par ailleurs, cela traduit un intérêt certain de l’entreprise pour le bien-être de ses collaborateurs.

Notre sélection des meilleurs logiciels d’onboarding

Factorial

factorial

Factorial est un logiciel SIRH tout en un qui propose une solution efficace pour gérer à la fois l’onboarding et l’offboarding de vos salariés.

Il s’adresse principalement aux TPE et PME. Son large éventail de fonctionnalités peut également convenir à l’utilisation au sein d’entreprises plus grandes.

S’agissant de l’onboarding RH, il propose une interface complètement personnalisable et facile à prendre en main. Ses fonctionnalités s’articulent autour de :

  • l’optimisation des processus d’onboarding ;
  • l’amélioration de l’expérience utilisateur en vue du rayonnement de la marque employeur ;
  • la centralisation et l’automatisation des processus d’onboarding afin de fluidifier la communication.
Avantages
  • Automatisations poussées
  • Logiciel complet de gestion des ressources humaines
  • Personnalisation de l’outil
Limites
  • Fonctionnalités paie limitées

Personio

personio

Principalement destiné aux PME, Personio est un logiciel complet de gestion des ressources humaines. Il intègre aussi une solution pour gérer l’intégration des nouvelles recrues dans l’entreprise.

En matière d’onboarding RH, ses fonctionnalités se déclinent autour de :

  • l’automatisation des tâches administratives ;
  • la coordination et la synchronisation des tâches liées à l’onboarding ;
  • la centralisation des informations importantes dans un dossier numérique propre à chaque nouvelle recrue.
Avantages
  • Solution RH complète
  • Automatisations poussées
  • Dossier numérique individuel
Limites
  • Complexité de l’outil

Nibelis

Nibellis

Nibellis se présente comme un outil SIRH complet permettant de gérer dans un même logiciel la paie et les ressources humaines.

Il est adapté à de nombreuses entreprises, peu importe le secteur d’activité et la taille de ces dernières. Sa cible principale reste néanmoins les entreprises de moins de 250 salariés, même s’il est aussi utilisé par un nombre croissant de grandes entreprises.

En matière d’onboarding RH, Nibelis propose :

  • l’accès à une plateforme dédiée afin de sécuriser les échanges d’informations ;
  • la planification et l’attribution des tâches ainsi que les échéances associées ;
  • la possibilité de gérer également le départ des salariés à travers les fonctionnalités complémentaires dédiées à l’offboarding.
Avantages
  • Logiciel français
  • Suite RH intégrée
  • Fonctionnalités complémentaires afin de gérer l’offboarding
Limites
  • Hébergé en mode Saas

HeyTeam

heyteam

HeyTeam est une plateforme digitale dédiée l’intégration des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. Son objectif est de construire et automatiser le parcours d’onboarding et d’offboarding.

Cet outil d’onboarding se décline autour de plusieurs éléments clés :

  • la création d’un parcours d’intégration sur mesure ;
  • une plateforme interactive et qui peut être intégrée avec d’autres outils tels que Slack ou Microsoft Teams ;
  • des options de personnalisation avancées ;
  • des outils d’analyse en vue de l’amélioration du parcours des nouvelles recrues.

Les logiciels d’onboarding que nous avons cités figurent parmi les plus renommés du marché. Toutefois, nous vous invitons également à vous renseigner sur les logiciels RH comme isiRH, Teelt et Eurecia qui jouissent également de retours positifs. N’hésitez pas à les comparer avec ceux que nous avons retenus.

Avantages
  • Plateforme d’onboarding complète
  • Nombreuses intégrations possibles avec d’autres outils RH ou collaboratifs
  • Bibliothèque de modèles mise à disposition
Limites
  • Nécessite d’être associée à l’outil RH de gestion de paie et administration du personnel

Les critères de choix d’un logiciel d’onboarding

Le choix d’un logiciel d’onboarding ne doit pas s’improviser. Vous trouverez ci-dessous les principaux critères dont il faut tenir compte pour bien choisir le logiciel d’onboarding qui vous convient.

Fonctionnalités

Un logiciel d’onboarding est un logiciel qui a pour vocation de simplifier et fluidifier le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs de l’entreprise. Pour cela, le logiciel d’onboarding dispose de plusieurs fonctionnalités :

  • automatiser les actions répétitives ;
  • coordonner les différents intervenants du parcours d’intégration ;
  • diffuser mais aussi collecter les informations administratives indispensables ;
  • favoriser l’échange entre les salariés déjà en place et les nouvelles recrues.

Certaines solutions d’onboarding proposent également de gérer le parcours de sortie du salarié, c’est ce qu’on appelle l’offboarding. Enfin, certains logiciels d’onboarding peuvent être également intégrés à un logiciel complet de gestion des ressources humaines.

Tarifs

Les tarifs d’un logiciel d’onboarding dépendent des fonctionnalités associées. Il existe un certain nombre de logiciels d’onboarding gratuits mais les fonctionnalités restent souvent limitées.

On gardera en tête que les solutions gratuites sont rarement adaptées à des entreprises en croissance. Après avoir fait le bilan de ses besoins d’optimisation de l’onboarding des nouveaux collaborateurs, il est préférable de s’orienter immédiatement vers un logiciel payant.

Facilité d’utilisation

La facilité d’utilisation est un critère essentiel de choix du meilleur logiciel d’onboarding. En effet, choisir un logiciel complexe à utiliser revient à prendre le risque qu’il soit peu ou pas utilisé et que l’image de l’entreprise soit négativement impactée.

Pour l’employeur, outre son image de marque, il est important que l’intégration des collaborateurs soit simplifiée mais aussi que les autres services gagnent du temps. Il peut s’agir par exemple de limiter le temps de saisie des informations relatives aux nouveaux collaborateurs ou bien de s’assurer que sa période d’essai est suivie conformément à la loi.

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Pour la nouvelle recrue, le logiciel d’onboarding est souvent sa première prise de connaissance avec son futur univers digital de travail. C’est pourquoi en plus d’être attrayant, le logiciel d’onboarding doit aussi être simple et agréable à utiliser.

Support et service client

La plupart des logiciels d’onboarding proposent un support technique. Il peut s’agir d’une assistance mail et/ou téléphonique disponible entre 5 et 7j/7. À ces services, certains éditeurs de logiciels proposent des sessions de formation pour accompagner la prise en main de l’outil.

Combien coûte un logiciel d’onboarding ?

Le coût d’un logiciel d’onboarding est lié au fait qu’il soit ou non intégré au SIRH de l’entreprise. La plupart des logiciels que nous vous proposons dans notre sélection peuvent être intégrés dans un logiciel complet de gestion des ressources humaines. Par conséquent, leur tarif est souvent supérieur à une solution ou un logiciel destiné uniquement à l’onboarding.

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FAQ

Qu’est-ce qu’un logiciel d’onboarding ?

Un logiciel d’onboarding a pour objet de simplifier le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. En outre, cela permet de communiquer plus aisément avec la nouvelle recrue, de recueillir les informations administratives indispensables et de planifier plus aisément les étapes de son intégration sur une seule et même interface.

Combien coûte un logiciel d’onboarding ?

Pour faire le choix d’un logiciel d’onboarding adapté, il vous faudra prendre le temps de valider vos besoins. Il convient notamment de définir si vous avez ou non besoin que la solution d’onboarding soit reliée à un logiciel complet de gestion des ressources humaines tel que Factorial.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.