Onboarding RH : étapes, enjeux et exemples

Dans un contexte économique fluctuant et complexe, attirer les meilleurs talents ne suffit plus. En effet, au regard du temps, de l’énergie et de l’argent dépensés dans le cadre d’un recrutement, les entreprises ne peuvent faire l’impasse sur une réflexion approfondie du processus d’intégration des nouvelles recrues. C’est ce qu’on appelle communément l’onboarding RH.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce qu’est un onboarding RH ? Quels enjeux précis se cachent derrière ce terme ? Enfin, nous vous dévoilerons les 4 étapes d’un onboarding réussi mais aussi comment digitaliser efficacement celui-ci. Pour vous aider à y voir encore plus clair, vous trouverez également dans cet article un exemple détaillé de processus d’onboarding RH.

Qu’est-ce qu’un onboarding RH ?

L’onboarding : éléments de définition

L’onboarding signifie littéralement “embarquement” et correspond donc à l’ensemble du parcours organisationnel et relationnel favorisant l’intégration à une organisation.

Généralement, l’onboarding RH fait donc référence à la période d’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. Cette dernière doit ainsi mettre en place les actions nécessaires pour accompagner la nouvelle recrue, et l’aider à s’imprégner de la culture d’entreprise.

L’onboarding RH peut également être utilisé dans d’autres situations, qu’à l’issue d’un recrutement. Dans le cadre, par exemple, d’une mobilité professionnelle interne (horizontale ou verticale). Votre processus devra alors être adapté et personnalisé en fonction de la situation du salarié. En effet, ce dernier travaillant déjà dans l’entreprise, il n’est pas nécessaire de reprendre le processus dans son intégralité. En plus d’une perte de temps considérable, cela renverrait une mauvaise image de l’entreprise auprès des salariés concernés.

Sachez que l’onboarding recouvre une réalité plus large que le simple domaine des ressources humaines et peut donc concerner divers aspects de l’activité de l’entreprise tels que l’intégration de nouveaux clients, de nouveaux partenaires ou bien encore de nouveaux prestataires.

Les particularités de l’onboarding RH

L’onboarding des nouvelles recrues est une étape clé du parcours candidat. Il vient clore le recrutement du nouveau collaborateur et apparaît d’autant plus important dans le contexte de généralisation du télétravail. En matière d’onboarding RH, il est fréquent de parler des quatre C qui correspondent à :

• Conformité : L’embauche d’un nouveau salarié doit être effectuée conformément à la loi mais aussi aux dispositions relatives à la politique de l’entreprise en matière de confidentialité et de sécurité.
• Clarification : L’arrivée d’un nouveau salarié peut donner lieu à de nombreuses questions. La fonction RH et le management ont alors un rôle central. Ils devront en effet veiller à prendre en compte toutes questions, qu’il s’agisse de questions de fond sur les missions confiées à la nouvelle recrue ou plus pratiques telle que la répartition des jours de télétravail, la place de stationnement, etc.
• Culture : Cette étape primordiale correspond au moment où seront détaillés les éléments constitutifs de la culture d’entreprise. Il s’agit donc de communiquer sur les valeurs de votre organisation, ses missions et votre vision à plus ou moins long terme.
• Connexion : Les relations intrapersonnelles sont le ciment de toute entreprise. Favoriser les relations et les échanges, c’est créer des conditions de travail saines et productives pour atteindre des objectifs ambitieux. Pour cela, veillez à présenter la nouvelle recrue à ses collègues et le rôle de ce dernier dans l’organisation.

Les enjeux de l‘onboarding RH

Selon une étude réalisée par le cabinet Robert Half, un salarié sur deux se dit prêt à démissionner au cours du premier mois, et pour 29,9 % d’entre eux, cela pourrait résulter d’une mauvaise intégration. Les entreprises sont de plus en plus conscientes de l’intérêt de mettre en place un bon parcours d’intégration.

De plus en plus d’entreprises s’accordent donc sur l’importance d’un bon onboarding RH. Cependant, les enjeux qui y sont associés sont parfois encore flous. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les quatre enjeux de l’onboarding RH .

Limiter les coûts d’un recrutement

Les coûts d’un recrutement peuvent être parfois très élevés (20 000 € en moyenne), que l’on gère le processus de recrutement en interne ou que l’on décide de confier celui-ci à un prestataire RH. Dans un souci d’optimisation des coûts, il est important de penser le recrutement dans sa globalité, l’onboarding correspondant alors à la phase finale du recrutement.

Gagner du temps

Un recrutement peut s’étaler sur plusieurs semaines voire plusieurs mois si le futur collaborateur doit respecter un préavis de départ. Par conséquent et en fonction de votre contexte, vous aurez sans doute besoin que votre nouveau collaborateur soit opérationnel rapidement. Ainsi, en balisant efficacement le parcours d’intégration vous vous assurez que ce dernier puisse se mettre au travail dans les meilleurs délais.

Améliorer sa marque employeur

L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape clé de l’expérience collaborateur. L’intégration d’un salarié s’inscrit donc dans la continuité du recrutement et doit permettre à ce dernier de s’imprégner des valeurs de l’entreprise pour agir en phase avec celles-ci mais aussi les véhiculer hors de l’entreprise.

Fluidifier la communication avec les RH et les autres services

Malgré des avancées significatives en matière de digitalisation RH, les tâches administratives liées à l’intégration d’une nouvelle recrue restent importantes. Veiller à un bon onboarding permet de simplifier la prise de poste et d’alléger de part et d’autre la charge mentale liée à un nouveau recrutement.

4 étapes d’un onboarding RH réussi

1. La préparation en amont (pré-onboarding)

Vous connaissez sans doute l’adage qui dit : “Bien commencé, à moitié terminé”. Cet adage est particulièrement vrai lors de l’onboarding. Concrètement, il faudra veiller à lister l’ensemble des moments clés de l’arrivée du nouveau collaborateur. Par exemple, vous pouvez lister l’ensemble des tâches administratives RH telles que la signature du contrat de travail, les codes d’accès, le badge, le compte pro, etc. Puis, avec le manager, pointez les aspects pratiques de la prise de poste tels que le bureau, le téléphone, la place de parking, etc.

Ensuite rentrez dans le détail des missions futures de la nouvelle recrue en vous assurant que celles-ci sont cohérentes avec l’offre d’emploi à l’origine de ce recrutement.

2. L’intégration du nouveau collaborateur

Après la phase de pré-onboarding, voici venu le moment d’accueillir la nouvelle recrue. C’est l’étape décisive, votre nouveau collaborateur va faire ses premiers pas dans l’entreprise. Il pourra se forger déjà une première opinion, évaluer alors si le poste décrit correspond bien à ses attentes, s’il partage les mêmes valeurs, et si l’environnement et l’ambiance de travail lui conviennent. À la fin de cette première journée, il sera déjà en capacité de dire s’il envisage de se projeter ou non sur le long terme dans votre entreprise.

Aussi, pour que ce jour J se passe au mieux, voici les trois moments clés indispensables de cette journée :

• la rencontre avec le manager et/ou mentor : Selon la taille de votre équipe, il vous faudra choisir une personne référente pour garantir une prise de poste réussie. Cette personne peut être soit le manager direct s’il a la disponibilité suffisante pour répondre aux diverses questions du nouveau collaborateur, ou bien une personne du service qui jouera le rôle de guide. Il vous faudra toutefois veiller à ce que cette personne partage les valeurs de votre entreprise et dispose de véritables qualités de communication.
• la visite des locaux : Cette visite doit permettre de prendre immédiatement ses marques en ayant les informations essentielles.
• la présentation de l’équipe : Lors de cette présentation, le nouveau collaborateur doit pouvoir comprendre le rôle de chacun et comment il pourra s’appuyer sur les uns et les autres pour mener à bien les missions confiées.

Il est primordial d’ancrer une dynamique d’intégration pour chaque nouvelle recrue. Pensez à lui remettre un livret d’accueil et à lui offrir des goodies à l’effigie de l’entreprise (stylo, mug, etc.). Cela favorisera alors son sentiment d’appartenance et renforcera son engagement.

3. La présentation des premières missions

Il est désormais temps de passer aux choses sérieuses et donc de confier les premières missions au nouveau salarié. Concrètement, vous pouvez :

• établir un planning de la première semaine de travail en veillant à établir avec précision les attendus à l’issue de celle-ci ;
• détailler les outils mis à disposition et le cas échéant, prévoir un temps de prise en main et de formation ;
• enfin, veillez à laisser le temps nécessaire pour répondre aux différentes questions.

4. Le suivi et le maintien de la communication

Tout au long du processus d’onboarding, pensez à prévoir des temps d’échange et de communication pour recueillir les feedbacks de la nouvelle recrue. Ces échanges devront avoir lieu à échéances régulières, par exemple à la fin de la première semaine, avant la fin du délai de prévenance, ou encore avant la fin de la période d’essai.

Sachez d’ailleurs, qu’en moyenne la durée de la prise de poste totale d’un salarié est estimée entre 6 et 8 mois (soit la durée de la période d’essai, renouvellement inclus, pour un technicien ou un cadre). C’est la durée moyenne pour que votre nouveau collaborateur soit opérationnel et productif. Prendre ses marques, prends du temps.

Lors de ces échanges, adoptez toujours une posture d’écoute active et bienveillante (lisez notre article sur l’intelligence émotionnelle dans le management pour vous guider). Ces moments d’échange sont importants pour prendre le pouls de l’ambiance au sein de l’équipe et vous assurer que tout est correctement mis en œuvre pour que le nouveau collaborateur performe.

Comment digitaliser un onboarding RH ?

La digitalisation du processus d’onboarding RH permet avant tout de s’inscrire dans l’air ère du temps et des transformations sociétales. En effet, la digitalisation croissante de nos sociétés et de nos différentes sphères de vie impose aux entreprises de repenser l’onboarding RH.

Pour que la digitalisation de l’onboarding RH soit réalisée avec succès, deux options s’offrent à vous :

• soit un logiciel spécifiquement dédié à l’onboarding RH comme Workelo : ce type de logiciel vous permet de centraliser toutes les informations et les échanges liés à l’arrivée de la nouvelle recrue. Vous pourrez ainsi réaliser un suivi régulier et vous assurez de n’avoir rien oublié.
• soit un SIRH performant qui intègre une fonctionnalité dédiée à l’onboarding : de nombreux éditeurs de logiciels comme Factorial proposent ce type de fonctionnalité et permettent d’avoir un SIRH complet, sans multiplier les logiciels RH en fonction des problématiques à traiter.

Exemple d’un processus d’onboarding RH

Pour vous aider à réussir au mieux votre onboarding RH, nous vous proposons ci-dessous un exemple détaillé d’actions que vous pouvez mettre en place, en fonction des différentes phases de l’onboarding.

Quelques actions à mettre en place en amont de la prise de poste

Lors de cette phase, il convient de lister avec précision les actions à effectuer. Voici quelques suggestions d’actions à mettre en place :

• entre le moment où la candidature est validée et la prise de poste effective, un laps de temps plus ou moins long peut s’écouler. Pour maintenir la motivation, veillez à rester en contact avec votre nouveau collaborateur. Envoyez-lui alors des nouvelles de l’activité de votre entreprise et faite lui sentir que sont arrivée est attendue ;
• à l’approche de la prise de poste, pensez à demander qu’il vous soit envoyé l’intégralité des documents administratifs (copie de la pièce d’identité, du titre de séjour ou de la carte Vitale). Vous gagnerez ainsi du temps pour préparer les différents accès au nouveau collaborateur.
• définissez le rôle des différents membres de votre équipe et du mentor.
• faites le point sur les actions de formation à envisager comme par exemple l’utilisation des logiciels internes (logiciel de gestion des congés, logiciel de gestion des temps et activités (GTA), etc.). Pensez à définir le temps alloué et la personne en interne qui en aura la charge ;
• préparez l’environnement de travail. Il s’agit à la fois de préparer le poste de travail (bureau, ordinateur, codes d’accès) mais aussi de communiquer sur l’arrivée prochaine de la recrue en envoyant un email à ce sujet à l’ensemble des collaborateurs concernés.

Quelques actions à mettre en place le jour J

Le jour J de la prise de poste doit suivre a minima ces étapes-ci :

• la visite des lieux ;
• la présentation de l’espace de travail et des collègues ;
• l’explication de l’environnement de travail numérique sans nécessairement entrer dans le détail ;
• un débrief à la fin de la journée entre le mentor et/ou le manager et la nouvelle recrue.

Quelques actions à mettre en place tout au long de la phase d’intégration

Vous pouvez considérer que la phase d’intégration s’étale sur toute la durée de la période d’essai. Tout au long de cette période, vous devez vous assurer de la motivation, de l’implication et plus globalement de l’engagement de votre nouveau collaborateur.

Pour cela, nous vous recommandons de multiplier les occasions d’échanges formels ou informels :

• lors de déjeuners d’équipe ;
• lors de team building ;
• lors de bilans hebdomadaires au cours desquels vous vous attacherez à suivre les objectifs définis et procéderez à des retours constructifs.

Même si le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur demande une certaine préparation et de l’implication pendant quelque temps, rappelez-vous que les conséquences d’un onboarding RH raté seront d’autant plus lourdes que l’investissement demandé. En effet, un parcours d’intégration négligé, c’est le risque de perdre un talent, durement recruté, et un coût colossal pour l’entreprise (environ 50 000€), sans oublier l’impact négatif sur votre marque employeur.

Un bon onboarding RH est, en revanche, un levier puissant pour engager, motiver et fidéliser vos nouveaux collaborateurs sur le long terme. Partie intégrante du processus de recrutement, il vise avant tout à garantir le bien-être de vos nouveaux collaborateurs, assurant ainsi la rétention de vos talents et une meilleure productivité au sein de l’entreprise.

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