Comment réussir un onboarding RH ? Étapes, enjeux et exemple

Dans un contexte économique fluctuant et complexe, attirer les meilleurs talents ne suffit plus. En effet, au regard du temps, de l’énergie et de l’argent dépensés dans le cadre d’un recrutement, les entreprises ne peuvent faire l’impasse sur une réflexion approfondie du processus d’intégration des nouvelles recrues. C’est ce qu’on appelle communément l’onboarding RH.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce qu’est un onboarding RH ? Quels enjeux précis se cachent derrière ce terme ? Enfin, nous vous dévoilerons les 4 étapes d’un onboarding réussi mais aussi comment digitaliser efficacement celui-ci. Pour vous aider à y voir encore plus clair, vous trouverez également dans cet article un exemple détaillé de processus d’onboarding RH.

Qu’est-ce qu’un onboarding RH ?

L’onboarding : éléments de définition

L’onboarding signifie littéralement “embarquement” et correspond donc à l’ensemble du parcours organisationnel et relationnel favorisant l’intégration à une organisation.

L’onboarding recouvre donc une réalité plus large que le simple domaine des ressources humaines et peut concerner divers aspects de l’activité de l’entreprise tels que l’intégration de nouveaux clients, de nouveaux partenaires ou bien encore de nouveaux prestataires.

Les particularités de l’onboarding RH

L’onboarding des nouvelles recrues est une étape clé du parcours candidat. Il vient clore le recrutement du nouveau collaborateur et apparaît d’autant plus important dans le contexte de généralisation du télétravail. En matière d’onboarding RH, il est fréquent de parler des quatre C qui correspondent à :

• Conformité : L’embauche d’un nouveau salarié doit être effectuée conformément à la loi mais aussi aux dispositions relatives à la politique de l’entreprise en matière de confidentialité et de sécurité.
• Clarification : L’arrivée d’un nouveau salarié peut donner lieu à de nombreuses questions. La fonction RH et le management ont un rôle central. Ils devront donc veiller à prendre en compte toutes questions, qu’il s’agisse de questions de fond sur les missions confiées à la nouvelle recrue ou plus pratiques telle que la répartition des jours de télétravail, la place de stationnement, etc.
• Culture : Cette étape primordiale correspond au moment où seront détaillés les éléments constitutifs de la culture d’entreprise. Il s’agit donc de communiquer sur les valeurs de votre organisation, ses missions et votre vision à plus ou moins long terme.
• Connexion : Les relations intrapersonnelles sont le ciment de toute entreprise. Favoriser les relations et les échanges, c’est créer des conditions de travail saines et productives pour atteindre des objectifs ambitieux. Pour cela, veillez à présenter la nouvelle recrue à ses collègues et le rôle de ce dernier dans l’organisation.

Les enjeux de l‘onboarding RH

De plus en plus d’entreprises s’accordent sur l’importance d’un bon onboarding RH. Cependant, les enjeux qui y sont associés sont parfois encore flous. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les quatre enjeux de l’onboarding RH :

• Limiter les coûts d’un recrutement : les coûts d’un recrutement peuvent être parfois très élevés, que l’on gère le recrutement en interne ou que l’on décide de confier celui-ci à un prestataire RH. Dans un souci d’optimisation des coûts, il est important de penser le recrutement dans sa globalité, l’onboarding étant alors la phase finale du recrutement.
• Gagner du temps : Un recrutement peut s’étaler sur plusieurs semaines voire plusieurs mois si le futur collaborateur doit respecter un préavis de départ. Par conséquent et en fonction de votre contexte, vous aurez sans doute besoin que votre nouveau collaborateur soit opérationnel rapidement. Ainsi, en balisant efficacement le parcours d’intégration vous vous assurez que ce dernier puisse se mettre au travail dans les meilleurs délais.
• Améliorer sa marque employeur : L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape clé de l’expérience collaborateur. L’intégration d’un salarié s’inscrit donc dans la continuité du recrutement et doit permettre à ce dernier de s’imprégner des valeurs de l’entreprise pour agir en phase avec celles-ci mais aussi les véhiculer hors de l’entreprise.
• Fluidifier la communication avec les RH et les autres services : Malgré des avancées significatives en matière de digitalisation RH, les tâches administratives liées à l’intégration d’une nouvelle recrue restent importantes. Veiller à un bon onboarding permet de simplifier la prise de poste et d’alléger de part et d’autre la charge mentale liée à un nouveau recrutement.

4 étapes d’un onboarding RH réussi

1. La préparation en amont (pré-onboarding)

Vous connaissez sans doute l’adage qui dit : “Bien commencé, à moitié terminé”. Cet adage est particulièrement vrai lors de l’onboarding. Concrètement, il faudra veiller à lister l’ensemble des moments clés de l’arrivée du nouveau collaborateur. Par exemple, vous pouvez lister l’ensemble des tâches administratives RH telles que la signature du contrat de travail, les codes d’accès, le badge, le compte pro, etc. Puis, avec le manager, pointez les aspects pratiques de la prise de poste tels que le bureau, le téléphone, la place de parking, etc.

Ensuite rentrez dans le détail des missions futures de la nouvelle recrue en vous assurant que celles-ci sont cohérentes avec l’offre d’emploi à l’origine de ce recrutement.

2. L’intégration du nouveau collaborateur

Après la phase de pré-onboarding, voici venu le moment d’accueillir la nouvelle recrue. Pour que ce jour J se passe au mieux, voici les trois moments clés de cette journée :

• La rencontre avec le manager et/ou mentor : Selon la taille de votre équipe, il vous faudra choisir une personne référente pour garantir une prise de poste réussie. Cette personne peut être soit le manager direct s’il a la disponibilité suffisante pour répondre aux diverses questions du nouveau collaborateur, ou bien une personne du service qui jouera le rôle de guide. Il vous faudra toutefois veiller à ce que cette personne partage les valeurs de votre entreprise et dispose de véritables qualités de communication.
• La visite des locaux : Cette visite doit permettre de prendre immédiatement ses marques en ayant les informations essentielles.
• La présentation de l’équipe : Lors de cette présentation, le nouveau collaborateur doit pouvoir comprendre le rôle de chacun et comment il pourra s’appuyer sur les uns et les autres pour mener à bien les missions confiées.

3. La présentation des premières missions

Il est désormais temps de passer aux choses sérieuses et donc de confier les premières missions au nouveau salarié. Concrètement, vous pouvez :

• établir un planning de la première semaine de travail en veillant à établir avec précision les attendus à l’issue de celle-ci ;
• détailler les outils mis à disposition et le cas échéant, prévoir un temps de prise en main et de formation ;
• enfin, veillez à laisser le temps nécessaire pour répondre aux différentes questions.

4. Le suivi et le maintien de la communication

Tout au long du processus d’onboarding, pensez à prévoir des temps d’échange et de communication pour recueillir les feedbacks de la nouvelle recrue. Ces échanges devront avoir lieu à échéances régulières, par exemple à la fin de la première semaine, avant la fin du délai de prévenance, ou encore avant la fin de la période d’essai.

Lors de ces échanges, adoptez toujours une posture d’écoute active et bienveillante (lisez notre article sur l’intelligence émotionnelle dans le management pour vous guider). Ces moments d’échange sont importants pour prendre le pouls de l’ambiance au sein de l’équipe et vous assurer que tout est correctement mis en œuvre pour que le nouveau collaborateur performe.

Comment digitaliser un onboarding RH ?

La digitalisation du processus d’onboarding RH permet avant tout de s’inscrire dans l’ère du temps et des transformations sociétales. En effet, la digitalisation croissante de nos sociétés et de nos différentes sphères de vie impose aux entreprises de penser l’onboarding RH.

Pour que la digitalisation de l’onboarding RH soit réalisée avec succès, vous pouvez soit :

• Vous tourner vers un logiciel spécifiquement dédié à l’onboarding RH : ce type de logiciel permet de centraliser toutes les informations et échanges liés à l’arrivée de la nouvelle recrue ;
• Vous appuyer sur un SIRH performant qui intègre une fonctionnalité dédiée à l’onboarding : de nombreux éditeurs de logiciels comme Factorial propose ce type de fonctionnalité et permet d’avoir un SIRH complet, sans multiplier les logiciels RH en fonction des problématiques à traiter.

Exemple d’un processus d’onboarding RH

Pour vous aider à réussir au mieux votre onboarding RH, nous vous proposons ci-dessous un exemple détaillé en fonction des différentes phases de l’onboarding.

Quelques actions à mettre en place en amont de la prise de poste

Lors de cette phase, il convient de lister avec précision les actions à effectuer. Voici quelques suggestions d’actions à mettre en place :

• Entre le moment où la candidature est validée et la prise de poste effective, un laps de temps plus ou moins long peut s’écouler. Pour maintenir la motivation, veillez à envoyer des nouvelles de l’activité de votre entreprise et faire sentir à la nouvelle recrue qu’elle est attendue.
• À l’approche de la prise de poste, pensez à demander qu’il vous soit envoyé les documents administratifs du type copie de la pièce d’identité, du titre de séjour ou de la carte Vitale. Vous gagnerez ainsi du temps pour préparer les différents accès au nouveau collaborateur.
• Définissez le rôle des différents membres de votre équipe et du mentor.
• Faites le point sur les actions de formation à envisager. Il peut s’agir par exemple d’une formation à la prise de main de votre logiciel interne, ou bien à votre logiciel de gestion des congés ou bien votre logiciel de gestion des temps et activités (GTA). Pensez à définir le temps alloué et la personne en interne qui en aura la charge.
• Préparez l’environnement de travail. Il s’agit à la fois de préparer le poste de travail (bureau, ordinateur, codes d’accès) mais aussi de communiquer sur l’arrivée prochaine de la recrue en envoyant un email à ce sujet à l’ensemble des collaborateurs concernés.

Quelques actions à mettre en place le jour J

Le jour J de la prise de poste doit suivre a minima ces étapes-ci :

• la visite des lieux ;
• la présentation de l’espace de travail et des collègues ;
• l’explication de l’environnement de travail numérique sans nécessairement entrer dans le détail ;
• un débrief à la fin de la journée entre le mentor et/ou le manager et la nouvelle recrue.

Quelques actions à mettre en place tout au long de la phase d’intégration

Vous pouvez considérer que la phase d’intégration s’étale sur toute la durée de la période d’essai. Tout au long de cette période, vous devez vous assurer de la motivation, de l’implication et plus globalement de l’engagement de votre nouveau collaborateur.

Pour cela, nous vous recommandons de multiplier les occasions d’échanges formels ou informels :

• lors de déjeuners d’équipe ;
• lors de team building ;
• lors de bilans hebdomadaires au cours desquels vous vous attacherez à suivre les objectifs définis et procéderez à des retours constructifs.

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