Vous venez enfin de recruter votre candidat idéal. Dans quelques jours, il va faire ses premiers pas dans votre entreprise. Un processus de recrutement étant relativement long et coûteux, vous ne pouvez pas vous permettre de négliger l’intégration de votre nouveau talent. L’intégration, aussi appelée onboarding, est une étape cruciale qui se doit d’être minutieusement préparée. Quels sont les enjeux du processus d’intégration ? Comment faire pour réussir l’intégration de votre nouveau salarié ?
Pourquoi l’intégration d’un nouveau salarié est importante ?
Pour l’entreprise
L’intégration de votre nouveau salarié symbolise la dernière étape de votre processus de recrutement. Si vous souhaitez conserver votre talent sur le long terme, tout commence par une bonne intégration. C’est, en effet, lors de cette étape que vous allez créer du lien avec votre nouveau collaborateur. Concevoir en amont un parcours d’intégration efficace est la clé pour fidéliser votre nouveau salarié.
Selon l’Indice de Bien-Être au Travail (IBET), le coût de désengagement, en 2020, s’élève à 14 310 € par an et par salarié. Vous avez donc tout intérêt à réussir l’intégration de votre salarié pour minimiser ce risque.
Pour le salarié
Pour le salarié, la qualité de l’intégration est importante puisqu’il s’agit de la première image qu’il va se faire de l’entreprise, et qui va venir renforcer son engagement ou au contraire le faire fuir. Une bonne intégration le confortera dans son opinion et renforcera son implication au sein de l’entreprise.
Les 3 phases du processus d’intégration d’un salarié
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’intégration d’un nouveau salarié commence bien avant son premier jour dans l’entreprise et se poursuite encore quelques temps après.
1. Avant la prise de poste
Il est indispensable de préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Pour cela, vous devrez notamment :
- informer toutes vos équipes de l’arrivée d’un nouveau salarié, par mail par exemple ;
- préparer son espace de travail (bureau, fournitures, outils, accès informatiques, etc.) ;
- réunissez l’ensemble des documents administratifs et vérifiez que tout est complet (contrat signé, dossier du salarié, mutuelle, etc.) ;
- désignez un tuteur pour l’accompagner et l’aider à s’intégrer ;
- prévoyez un parcours d’intégration à réaliser le jour de la prise de poste.
Une bonne communication en interne est indispensable pour accueillir votre nouvelle recrue dans les meilleures conditions. Il s’agit aussi bien de maintenir la communication avec votre nouvelle recrue avant son arrivée que de rester disponible auprès de vos salariés actuels s’ils ont des questions concernant cette entrée dans l’entreprise.
2. Le jour de la prise de poste
Réservez un accueil chaleureux à votre nouveau salarié. Prévoyez par exemple un petit-déjeuner avec ses futurs collègues, pour faire les présentations. Profitez de ce moment convivial pour lui remettre le livret d’accueil contenant toutes les informations utiles pour sa prise de poste.
Aidez-le ensuite à se familiariser avec son nouvel environnement de travail, en organisant une visite de vos locaux (salle de pause, sanitaires, issue de secours, son espace de travail, etc.).
Pour clôturer cette première journée d’intégration, réaliser un entretien avec votre nouvelle recrue pour recueillir ses premières impressions et répondre à ses éventuelles questions. Ce sera également l’occasion de revalider avec lui ses missions et ses responsabilités, avec les objectifs attendus.
3. Après la prise de poste
L’intégration d’un nouveau salarié ne se limite pas au jour de la prise de poste. C’est une période qui peut durer plusieurs mois (généralement entre 6 à 9 mois). Ces premiers mois vont être décisifs pour votre salarié, et vont orienter sa décision de poursuivre son contrat ou non.
Cette période d’intégration peut être assimilée à une période test où votre salarié va prendre ses marques et voir si le poste occupé lui convient. C’est pourquoi, souvent, lors d’une prise de poste, la majorité des entreprises prévoit une période d’essai dans le contrat de travail. Pendant cette période d’intégration plus ou moins longue, n’hésitez pas à proposer à votre salarié de rédiger un rapport d’étonnement. Son regard neuf sur son environnement de travail peut se montrer très bénéfique pour mettre en avant les axes d’amélioration.
Il est très important que vous soyez présent durant ces premiers mois d’intégration, réaliser des entrevues régulières avec votre nouveau collaborateur pour voir son évolution et l’aider en cas de difficulté. Votre salarié se sentira ainsi pris en considération, il sera alors épanoui et s’impliquera davantage.
Proposez-lui de répondre à un questionnaire d’intégration. Recueillir son feedback est, en effet, très important pour améliorer de manière continue votre processus d’intégration.
8 astuces pour réussir l’intégration de vos nouveaux salariés
Restez disponible
Votre nouveau collaborateur va avoir besoin d’un temps d’adaptation plus ou moins important pour se familiariser avec son nouvel environnement de travail. Montrez-lui que vous êtes disponible et à son écoute en cas de besoin tout au long de la procédure de recrutement et jusqu’après la période d’essai.
Communiquez en interne
Il est indispensable que l’ensemble de vos salariés soit informé de l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Envoyer quelques jours avant sa prise de poste, un mail à tous vos salariés pour les prévenir.
N’oubliez pas également de vous rapprocher des différents services qui seront en contact direct avec votre nouveau collaborateur comme les RH ou encore le service informatique. Pensez à préparer les différentes formalités (contrat de travail, code d’accès, etc.) avant l’arrivée de votre nouvelle recrue.
Envisagez le parrainage ou le tutorat ou le mentorat
L’accompagnement de votre nouveau salarié par un tuteur lui permettra de s’adapter plus facilement à son environnement de travail et d’être opérationnel plus rapidement sur son poste. Son tuteur pourra le former aux pratiques de l’entreprise et véhiculer ses valeurs.
Organisez un évènement d’intégration
Un des points fondamentaux pour une intégration réussie, c’est de créer du lien. Toutes les occasions sont bonnes pour renforcer les liens entre votre nouveau collaborateur et ses collègues de travail (petit déjeuner, déjeuner, pot, team building, etc.).
Planifiez des points réguliers
Un suivi régulier de votre nouvelle recrue est indispensable pour l’accompagner au mieux pendant cette période d’intégration. Prenez le temps, une fois par semaine, de faire le point avec lui, de répondre à ses interrogations, de le guider en cas de difficultés. La période d’intégration peut être plus longue que la période d’essai elle-même. Votre nouveau collaborateur peut se sentir bien sur son nouveau poste, mais avoir encore des difficultés à utiliser certains outils par exemple.
Planifiez des points réguliers avec lui révèlera l’intérêt que vous avez à son égard, pour son bien-être. Cela aura nécessairement des effets bénéfiques sur son implication et son engagement au quotidien.
Recueillez le ressenti du reste de l’équipe
L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une équipe perturbe forcément les habitudes de travail des salariés concernés. Pour eux aussi, un temps d’adaptation est nécessaire pour trouver une nouvelle organisation de travail avec leur nouveau collègue.
Soyez attentif aux réactions de vos collaborateurs, veillez à ce que ce changement s’opère dans les meilleures conditions. N’hésitez pas à mettre en place un questionnaire anonyme pour que vos salariés puissent s’exprimer librement sur leur ressenti.
Évaluez et améliorez le processus d’intégration
Pour améliorer votre processus d’intégration, il est essentiel de l’évaluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs outils tels que le rapport d’étonnement ou encore l’entretien d’évaluation. Vous pourrez ainsi réaliser les ajustements nécessaires.
Aidez-vous d’outils
Pour vous aider dans votre processus d’intégration, vous pouvez utiliser des logiciels d’onboarding ou des logiciels RH plus généralistes. Recourir à ce type de logiciel s’avère très pratique pour :
- centraliser les données et automatiser les mises à jour ;
- veillez au respect de la législation en vigueur (durée de la période d’essai, date de fin de contrat, etc.) ;
- produire des données fiables, notamment pour la paie ;
- échanger avec vos collaborateurs, via le portail collaboratif.
L’intégration de vos nouveaux collaborateurs représente un enjeu de taille pour votre entreprise. Si vous souhaitez conserver vos talents, rester compétitifs et assurer la performance de votre entreprise, n’oubliez pas de travailler votre onboarding.
FAQ
Qu’est-ce que l’intégration d’un salarié ?
L’intégration d’un salarié correspond au processus mis en place par une entreprise pour accueillir son nouveau collaborateur dans les meilleures conditions.
Comment assurer une bonne intégration d’un salarié ?
La clé d’une bonne intégration, c’est l’anticipation. Préparez soigneusement l’arrivée de votre salarié. N’hésitez pas à réaliser une check-list pour ne rien oublier.
Quels sont les outils utilisés pour organiser les processus d’intégration salarié ?
Pour organiser votre processus d’intégration, vous pouvez utiliser des logiciels RH ou encore des logiciels spécialisés dans l’onboarding.
