Nous choisissons les services que nous recommandons de manière indépendante. Lorsque vous cliquez sur un lien partenaire, nous touchons parfois une commission.

Ressources Humaines

Optimiser votre processus de recrutement : 8 étapes clés

En bref

  • Le processus de recrutement est l’ensemble des étapes à suivre pour recruter un nouveau collaborateur, de la définition du besoin à l’intégration du nouveau salarié.
  • Une procédure de recrutement bien structurée contribue à un recrutement réussi, avec à la clé un gain de temps, des économies d’argent et une meilleure attraction et fidélisation des salariés.
  • L’évaluation des étapes de vos processus de recrutement et l’utilisation d’outils adaptés permettent une amélioration continue de vos procédures.

Garant de la performance et de la compétitivité de l’entreprise, le recrutement représente un réel enjeu stratégique. Pour recruter, les entreprises suivent un processus de recrutement bien défini.

Même si les grandes étapes restent identiques d’une entreprise à une autre, il est toutefois nécessaire de vous démarquer en travaillant votre procédure pour le rendre plus efficace et attirer ainsi les meilleurs talents. En effet, les besoins étant nombreux et le coût relativement élevé, optimiser votre procédure de recrutement devient une priorité.

Que faut-il faire avant de lancer votre processus de recrutement ? Quelles sont les étapes clés d’un recrutement réussi ? Comment l’évaluer ? Dans cet article, vous retrouverez également des astuces pour vous faire gagner du temps sur votre processus de recrutement.

Le processus de recrutement : de quoi s’agit-il ?

Le processus de recrutement regroupe l’intégralité des étapes à suivre pour recruter un nouveau collaborateur. Bien plus qu’un simple outil, la procédure de recrutement regroupe plusieurs enjeux :

  • attirer et séduire les meilleurs talents ;
  • évaluer l’image de votre marque employeur auprès des candidats ;
  • fidéliser vos futurs salariés grâce à une expérience candidat optimale.

Le recruteur va ainsi suivre ce processus pour trouver le meilleur candidat, à savoir celui qui répondra en tout point aux besoins de l’entreprise (savoirs, savoir-faire et savoir-être) et qui saura incarner ses valeurs et sa culture d’entreprise.

Ne l’oubliez pas, votre futur candidat deviendra potentiellement votre futur collaborateur, et il sera le premier vecteur de l’image de votre entreprise auprès de vos clients.

Que faire avant de lancer votre procédure de recrutement ?

1. Recenser vos besoins en recrutement

Avant même de lancer votre processus de recrutement, il est indispensable d’identifier clairement vos besoins. Pour quelles raisons avez-vous besoin de recruter ? Cela peut être pour :

  • remplacer un salarié absent (arrêt maladie, congés maternité, etc.) ;
  • pourvoir un poste vacant, suite au départ définitif d’un salarié ;
  • renforcer l’équipe, en raison d’un accroissement temporaire d’activité de l’entreprise ;
  • répondre à de nouveaux objectifs de croissance de l’entreprise ;

Recenser vos besoins est une étape nécessaire, car elle va impacter directement votre procédure de recrutement. En effet, vous n’allez pas mener votre processus de la même manière pour recruter un salarié en restauration pour un besoin temporaire, que pour recruter un cadre par exemple pour répondre aux nouveaux enjeux de développement de votre entreprise. Votre stratégie sera radicalement différente en fonction des profils de poste.

N’oubliez pas d’établir un budget prévisionnel pour chacun de vos besoins. Les coûts internes et externes doivent être pris en compte pour élaborer la meilleure stratégie.

2. Élaborer votre stratégie de recrutement

Une fois vos besoins identifiés, il est temps d’élaborer votre stratégie de recrutement. Votre stratégie devra mettre en avant les actions à réaliser et les moyens à mettre en place pour recruter vos nouveaux collaborateurs.

3. Définir le poste et créer votre fiche de poste

Il est temps à présent de définir le poste à pourvoir et de créer votre fiche de poste. Cette dernière servira de base pour la rédaction de vos offres d’emploi. Il est donc nécessaire que son contenu soit clair et précis. Pour cela, votre fiche de poste doit contenir les informations sur :

  • l’intitulé du poste ;
  • la position dans l’organigramme de l’entreprise ;
  • la mission principale ;
  • les tâches à réaliser ;
  • l’environnement de travail ;
  • les conditions de travail ;
  • le type de contrat ;
  • la rémunération.

La fiche de poste est le socle de votre processus de recrutement. Assurez-vous que l’ensemble de vos besoins ont bien été intégrés dans ce document interne.

4. Identifier votre candidate persona

Votre candidate persona correspond à votre cible candidats. Établissez de manière précise le profil de votre candidat idéal (savoirs, savoir faire et savoir être). Ainsi, avec les caractéristiques de votre candidate persona en tête et la fiche de poste en appui, vos recruteurs pourront plus facilement trier les candidatures reçues et orienter leurs recherches.

Votre stratégie de communication va également être impactée par votre candidate persona. Le choix des canaux de diffusion par exemple pour vos offres d’emploi sera différent d’une cible à une autre. C’est pourquoi il est important de déterminer au préalable votre cible afin de mener à bien votre stratégie de communication et ainsi de vous assurer de la pertinence des candidatures reçues.

Les 8 étapes clés d’un processus de recrutement réussi

1. La rédaction d’une offre d’emploi attractive

Votre offre d’emploi doit certes présenter le poste à pourvoir à vos futurs candidats, mais elle doit surtout vous permettre d’attirer les meilleurs talents. Pour cela, essayer de vous démarquer de vos concurrents, dans le ton utilisé ou en accompagnant votre offre d’emploi d’une vidéo par exemple. L’offre d’emploi doit être claire et précise. Votre futur candidat doit pouvoir y retrouver toutes les informations nécessaires. N’oubliez pas d’y intégrer une courte présentation de votre entreprise.

Pour rappel, la rédaction d’une offre d’emploi est encadrée par certaines règles :

  • elle doit être datée ;
  • elle doit être rédigée en français, sauf exceptions ;
  • elle ne doit pas contenir de critères discriminatoires (article L1132-1). Il en est de même lors de vos entretiens d’embauche, sous peine de poursuites.

Sachez qu’en cas de discrimination, vous encourez une peine de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (article 225-2).

2. Le choix de canaux pertinents et la diffusion de votre offre d’emploi

Vous avez identifié au préalable votre cible candidats. Servez-vous des caractéristiques du candidate persona pour sélectionner les canaux de diffusion les plus pertinents. En effet, certains sites d’emploi s’adressent à des profils particuliers, comme l’Apec par exemple, dont les offres d’emploi sont dédiées exclusivement aux cadres.

N’hésitez pas également à diffuser vos offres sur les réseaux sociaux, et notamment LinkedIn (réseau social professionnel).

Si vous possédez un logiciel de recrutement, la multidiffusion peut vous faire gagner un temps précieux pour la diffusion de vos offres d’emploi.

3. Le sourcing

Une fois que vos offres d’emploi sont en ligne, il est temps de commencer la phase de sourcing. C’est un travail de longue haleine qui attend vos recruteurs puisqu’ils vont devoir effectuer des recherches dans les CVthèques et réaliser un travail de veille pour identifier des profils potentiellement intéressants, mais qui ne sont pas encore disponibles.

Cette étape de recherche est importante, car elle vous permet de vous constituer un vivier de talents pour vos recrutements actuels ou futurs.

4. La sélection des candidats

Vous avez reçu vos premières candidatures, il est temps de procéder à la sélection de vos candidats. Pour vous aider à déterminer s’il est intéressant de poursuivre le processus avec un candidat en particulier, vous pouvez réaliser des tests. Il existe plusieurs types de tests, à vous de choisir celui qui convient le mieux à votre situation :

  • test de connaissance ;
  • test de mise en situation ;
  • test de personnalité ;
  • etc.

Si le volume de candidature est trop important, sachez qu’encore une fois, un logiciel de recrutement peut se révéler être un outil précieux. En effet, il est possible depuis votre ATS de créer des « tags », à savoir des mots précis à rechercher sur un CV pour vous permettre de filtrer plus rapidement vos candidatures. Le logiciel RH peut également, via un système de matching, vous proposer les profils de candidats qui correspondent le mieux aux caractéristiques demandées dans votre offre d’emploi.

5. Un entretien d’embauche structuré

Il est indispensable de préparer à l’avance votre entretien de recrutement, notamment avec une grille d’évaluation. C’est lors de ce premier contact avec le candidat que vous allez pouvoir vérifier les informations contenues dans le CV, mais aussi et surtout évaluer le savoir être du candidat par la qualité de vos échanges. Vous serez ainsi en mesure de déterminer, à l’issue de l’entretien, si le profil répond à vos attentes.

Structurer votre entretien permettra aussi d’optimiser l’expérience candidat, de créer un échange agréable dans de bonnes conditions. N’oubliez pas que c’est généralement un moment stressant pour vos candidats, mettez tout en œuvre pour les rassurer et créer un environnement de confiance.

Pour que cet entretien se passe dans les meilleures conditions possibles, assurez-vous :

  • de poser des questions ouvertes ;
  • d’être transparent dans votre procédure et informer le candidat des prochaines étapes ;
  • de laisser à votre candidat la possibilité de poser des questions.

6. Le choix du candidat via le recrutement collaboratif

Le choix du candidat n’est pas toujours une chose aisée. Afin de s’assurer de faire le bon choix, offrez la possibilité à vos managers et à vos recruteurs de se concerter.

Le manager, davantage axé sur l’aspect métier, pourra rapidement détecter le profil qui s’intégrera le mieux dans son équipe et qui détient les compétences nécessaires pour réaliser les tâches au quotidien. Le recruteur pourra se servir de l’échange qu’il a eu avec le candidat pour déterminer si ce dernier est aligné sur les valeurs de l’entreprise.

Le recrutement collaboratif est un véritable atout dans la prise de décision et permet d’accélérer considérablement l’étape de sélection des candidats.

7. Les formalités administratives : la déclaration d’embauche

Maintenant que vous avez fait votre choix, et que la promesse d’embauche est signée par les deux parties, il est temps de déclarer l’embauche de votre nouveau collaborateur.

Cette déclaration se décline en plusieurs formalités administratives obligatoires pour l’employeur, et ce quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail.

Ainsi, avant le début du contrat, vous devrez réaliser :

  • la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette déclaration doit être adressée à l’URSSAF ou la MSA (si secteur agricole), 8 jours avant le début du contrat (article R1221-4) ;
  • l’inscription du nouveau salarié au registre du personnel (article L1221-13);
  • l’affiliation de votre nouveau collaborateur auprès des institutions de retraites complémentaires de l’Agirc-Arrco, via la transmission de la DSN ;
  • le contrat de travail et le signer.

N’oubliez pas également d’informer votre salarié sur :

  • la convention collective applicable au sein de l’entreprise ;
  • les dispositifs d’épargne salariale et de lui remettre un livret d’épargne ;
  • la mutuelle d’entreprise obligatoire et de lui communiquer le détail des garanties ;
  • la prévention des risques professionnels.

N’oubliez pas de prévoir aussi une visite d’information et de prévention (VIP) pour votre nouveau collaborateur. La VIP doit être réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la date de la prise de poste, comme le stipule l’article R4624-10 du Code du travail.

8. L’intégration de votre nouveau collaborateur

L’intégration correspond à l’étape finale de votre procédure de recrutement. Votre nouveau collaborateur va faire ses premiers pas dans l’entreprise. La qualité de son intégration sera déterminante pour la suite de son parcours au sein de l’entreprise.

Si vous souhaitez que tous vos efforts ne soient pas vains, vous devez soigner la qualité de votre onboarding. Cela passe nécessairement par un travail de préparation important en amont :

  • rédaction du contrat de travail et préparation des autres formalités administratives (règlement intérieur, documents mutuelle, codes d’accès, badge, etc.) ;
  • environnement de travail (poste de travail) ;
  • désignation d’un mentor ;
  • établissement d’un planning pour les premiers jours ;
  • etc.

Il est indispensable de maintenir le lien avec votre nouveau collaborateur jusqu’à la date de son arrivée dans l’entreprise afin de le garder motivé. N’hésitez pas à échanger régulièrement avec lui, pour préparer par exemple son contrat en lui demandant de vous envoyer les documents nécessaires par mail (CNI, carte vitale, RIB, etc.), ou encore pour lui proposer des dates pour sa visite d’information et de prévention.

Comment évaluer votre processus de recrutement ?

Pour évaluer votre processus de recrutement, vous pouvez suivre certains indicateurs clés de performance (KPI). Ces KPI de recrutement vous permettront d’identifier les étapes de votre procédure qui sont à améliorer. Parmi les indicateurs RH à suivre, vous retrouvez :

  • le taux d’abandon des candidats ;
  • l’origine des candidatures reçues ;
  • le taux de candidatures qualifiées par canal de sourcing ;
  • le taux de candidats reçus en entretien ;
  • le taux de conversion pour chaque étape de votre processus ;
  • la durée de votre procédure de recrutement ;
  • etc.

4 astuces pour gagner du temps sur votre procédure de recrutement

1. Travailler votre marque employeur

Une entreprise avec une marque employeur forte recevra davantage de candidatures. Il est essentiel de travailler votre marque employeur afin de gagner en visibilité, de vous démarquer de vos concurrents, et ainsi d’attirer les meilleurs talents.

Les futurs candidats auront envie de travailler avant tout pour une entreprise qui leur ressemble et qui partage leurs valeurs. Sachez que vous pouvez mettre en place plusieurs leviers RH pour développer votre marque employeur.

2. Diffuser vos offres d’emploi en un clic

Afin de gagner du temps lors de votre processus de recrutement, assurez-vous d’être visible. Pour cela, deux solutions s’offrent à vous :

  • recourir à un logiciel RH (ATS) pour diffuser vos offres d’emploi. En effet, la majorité des logiciels de recrutement disposent de la multidiffusion. Cette fonctionnalité permet ainsi de diffuser en un seul clic votre offre d’emploi sur plusieurs sites d’emploi, de manière simultanée. Pour rappel, il est essentiel cependant de choisir les job boards les plus pertinents, en fonction du profil recherché.
  • créer un site carrière : outil incontournable pour vos e-recrutements, il vous permettra de regrouper l’ensemble de vos offres d’emploi en un seul et même endroit. Mais pas seulement, il vous servira également comme interface pour échanger directement avec vos futurs candidats. Ces derniers pourront ainsi en savoir plus sur votre entreprise (valeurs, culture d’entreprise, processus de recrutement, etc.) et déposer facilement leurs candidatures. De plus, votre site carrière est associé généralement à un logiciel RH, ainsi toutes les candidatures reçues sont centralisées et vos recruteurs n’ont alors plus qu’à trier les CVs.

3. Constituer un vivier de talents en amont

Lors de votre phase de sélection, étudiez attentivement l’ensemble des candidatures reçues. Certains candidats n’ont peut-être pas le profil pour le poste à pourvoir aujourd’hui, mais ils peuvent disposer de compétences qui peuvent s’avérer utiles, dans les recrutements à venir, pour assurer la croissance de votre entreprise. Identifiez ces profils et enregistrez l’ensemble des données dans votre logiciel RH.

Au fur et à mesure de vos recrutements, votre vivier de talents ne va cesser de grandir. Pour qu’un vivier soit efficace, il ne suffit pas uniquement d’enregistrer les données de vos futurs talents, il faut aussi entretenir un lien et animer votre vivier.

Un vivier de talents efficace vous permettra de gagner un temps précieux lors de votre processus de recrutement, et notamment dans la phase de sourcing. Vos recruteurs pourront consulter directement les profils référencés dans leur vivier.

N’hésitez pas également à faire appel directement à vos ressources internes lors de votre procédure de recrutement. Certains de vos collaborateurs pourraient être intéressés par un changement de poste (une mobilité interne), ou ils pourraient avoir, dans son réseau, une personne à vous recommander (la cooptation). En plus d’être un gage de confiance envers votre salarié, la cooptation est un bon moyen de gagner du temps sur votre processus de recrutement.

4. Optimiser l’expérience candidat

L’expérience candidat lors du recrutement est le critère qui fera toute la différence. Encore un trop grand nombre de candidats abandonne en cours de route. Pour optimiser votre expérience candidat, pensez à :

  • détailler votre processus de recrutement dans vos offres d’emploi ou sur votre site carrière ;
  • réaliser des entretiens en visioconférence ;
  • être transparent dans les informations communiquées, préciser par exemple la rémunération dans vos offres d’emploi ;
  • créer un environnement de confiance lors de vos entretiens d’embauche.

Vous l’aurez compris, pour que votre procédure de recrutement soit efficace, vous devez régulièrement l’évaluer et le faire évoluer. Les candidats, aujourd’hui, n’ont plus du tout les mêmes attentes. Soyez à l’écoute de vos candidats et de vos nouveaux collaborateurs. L’expérience candidat doit être votre priorité.

Pour aider au quotidien vos recruteurs, la meilleure option est d’investir dans un logiciel RH. Ce dernier reste l’outil de référence pour optimiser votre processus et vous faire gagner du temps lors de vos recrutements.

FAQ

Quelle est la durée d’une procédure de recrutement ?

La procédure de recrutement en France est relativement longue. Elle dure en moyenne 32 jours, d’après une étude réalisée par Glassdoor. Pensez à simplifier votre processus afin de ne pas décourager vos futurs candidats et risquer de passer à côté de profils intéressants.

Quels outils utilisés pour vous aider dans votre processus de recrutement ?

Pour vous aider dans votre processus de recrutement, sachez que vous disposez de plusieurs outils. Les logiciels de recrutement restent l’outil incontournable. Ces derniers peuvent, en effet, vous assister à différentes étapes de votre procédure :

  • centralisation des candidatures pour vos offres publiées sur votre site carrière ;
  • multidiffusion de vos offres d’emploi en un clic ;
  • système de tags et matching lors de la sélection des candidats ;
  • automatisation de certaines tâches : réponses automatiques aux candidats non retenus par exemple.

La mise en place de tests, est recommandée pour effectuer une présélection.

Comment choisir votre jobboard ?

Il existe une multitude de job boards, aussi appelé sites d’emplois. De ce fait, il n’est pas toujours évident d’évaluer la pertinence de chacun. Afin de choisir, les meilleurs, vous pouvez vous fier à plusieurs critères :

  • les statistiques ;
  • les tarifs ;
  • l’ergonomie ;
  • la cible candidats ;
  • la concurrence ;
  • l’adaptabilité avec votre ATS.

Emilie Aragon
Rédactrice RH

Émilie est une spécialiste des Ressources Humaines. Diplômée d’un Master Management des Ressources humaines spécialité recrutement, elle occupe pendant plus de 5 ans divers postes dans le secteur RH : chargée de recrutement, responsable administratif et financier, gestionnaire de paie. Ces différentes expériences lui ont permis d'acquérir toute une palette de compétences et de connaissances en matière RH.

NEWSLETTER

Rejoignez plus de 5 000 entrepreneurs

Chaque mois, directement dans votre boite mail, recevez des conseils, des outils ainsi que du contenu exclusif pour développer votre entreprise. Inscrivez-vous gratuitement !

[GLOBAL] Newsletter (post)

Vous aimerez aussi