KPI recrutement : les 23 indicateurs indispensables en 2024

Pour répondre à leurs besoins de recrutement, les entreprises mettent en place un processus de recrutement. Ce processus représente un investissement non négligeable pour l’entreprise (entre 5 000 et 10 000 €). Ainsi, pour l’optimiser, de plus en plus d’entreprises ont recours à des indicateurs clés de performance (KPI) de recrutement.

Quels KPI recrutement mettre en place et comment en assurer le suivi ? Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur ces indicateurs clés incontournables de recrutement.

Qu’est-ce qu’un KPI de recrutement ?

De manière générale, un KPI est un indicateur clé de performance, utilisé pour évaluer l’efficacité d’un projet. Dans le cadre d’un recrutement, le suivi des KPI de recrutement sont alors des indicateurs qui permettront d’analyser et de mesurer l’efficacité du processus de recrutement de votre entreprise. Ainsi, ces KPI spécifiques reposeront sur :

• les candidatures reçues ;
• le nombre d’entretiens réalisés ;
• le coût lié au recrutement ;
• la durée du processus de recrutement ;
• le taux de conversion ;
• etc.

Ces indicateurs vont ainsi permettre aux responsables des ressources humaines d’évaluer la performance de leurs recrutements. Ils seront ainsi plus à même d’identifier les axes d’améliorations à mettre en place.

Bien au contraire, cela peut s’avérer contre-productif. Le choix des KPI de recrutement à suivre doit dépendre de vos objectifs, de la taille de votre entreprise mais aussi de votre secteur d’activité. Privilégiez ainsi la qualité à la quantité, et suivez des indicateurs clés de performance qui ont un réel impact sur la performance globale de votre entreprise.

N’hésitez pas à collaborer avec l’ensemble des parties prenantes (chargé de recrutement, responsable RH, etc.) pour vous assurer que les indicateurs que vous avez sélectionnés soient bien alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. L’évaluation de ces KPI se révèlera ainsi davantage pertinente et garantira un processus de recrutement optimisé.

Pourquoi mesurer les performances de votre entreprise grâce aux KPI de recrutement ?

Mesurer les performances de votre entreprise est indispensable si vous souhaitez améliorer et optimiser votre stratégie. Dans le cadre de votre stratégie de recrutement, le suivi de ces indicateurs est nécessaire pour plusieurs raisons.

Améliorer votre processus de recrutement

Le suivi de KPI de recrutement pertinents vous permettra d’identifier plus facilement les anomalies de votre processus de recrutement et de mettre en place les actions nécessaires pour optimiser votre processus de recrutement.

Valoriser votre marque employeur

L’expérience candidat n’en sera que meilleur avec le suivi des KPI de recrutement comme la durée du processus de recrutement, l’origine des candidatures, le taux de rétention ou encore le taux de recommandation. Des résultats positifs montrera votre implication pour le bien-être de vos futurs collaborateurs, ce qui renforcera votre attractivité et valorisera grandement votre marque employeur.

Réduire le coût du processus

L’analyse des résultats de vos KPI de recrutement liés au coûts tels que le coût par recrutement ou encore le coût par recrutement par canal de sourcing, mettra en lumière les dépenses inutiles et les mesures à prendre pour les réduire.

Par exemple, ces mesures peuvent concerner des ajustements sur le choix des canaux de recrutement, sur l’utilisation de certaines technologies ou encore sur la manière de gérer les entretiens.

Augmenter l’attractivité auprès de vos futurs candidats

Proposer un processus de recrutement axé sur l’expérience candidat, à savoir fiable et transparent, contribuera nécessairement à attirer vos futurs talents.

Le processus de recrutement représente un investissement pour votre entreprise. Il vaut mieux mettre toutes les chances de votre côté, et établir des KPI précis pour vous guider et améliorer votre stratégie future.

Les 23 indicateurs de recrutement à mettre en place

La mise en place d’indicateurs de performance doit être réalisée de manière judicieuse. Le suivi de chaque KPI de recrutement ayant un intérêt particulier, une certaine chronologie doit être respectée. Il est important que ces indicateurs se complètent afin de vous donner une vision globale de la situation.

Il est alors nécessaire de dissocier à chaque étape les KPI quantitatifs et les KPI qualitatifs. Le but étant d’établir, par le croisement des données recueillies, des tableaux de performances détaillés, vous permettant de mettre en place des actions correctives efficaces.

Avant le recrutement

1. Le besoin en recrutement

C’est le point de départ dans l’élaboration de votre processus de recrutement. Il est essentiel de définir un objectif commun auprès de l’ensemble de vos recruteurs, à savoir le nombre de personnes à recruter sur une période déterminée. Afin de savoir si l’objectif est atteint, il vous suffira alors de comparer ce KPI avec le nombre de nouveaux salariés.

2. Le taux de turnover

Le turnover permet de mesurer la proportion de rotation de salariés (démissions, licenciements et ruptures conventionnelles) dans l’entreprise chaque année. Selon l’INSEE, le taux moyen de turnover en France est de 15 %. Même si un taux faible est assimilé à un bon climat social au sein de l’entreprise, en dessous de 5 %, cela doit vous alerter. En effet, ce taux peut dénoter un manque de dynamisme au sein de votre entreprise.

Taux de turnover = (nombre de départs sur une période donnée / effectif moyen) x 100

Prenez alors le temps de faire le point, voir si tous les postes ont bien été pourvus au sein de votre structure et si vous disposez bien de toutes les compétences nécessaires pour assurer la productivité de votre entreprise.

Pendant le recrutement

3. L’origine des candidatures reçues

Ce KPI de recrutement vous permet d’identifier les canaux propices pour vos futurs recrutements. Parmi les canaux de sourcing à votre disposition figurent :

• les job boards (CVthèques) ;
• les réseaux sociaux ;
• la cooptation (recommandations de profils provenant de vos contacts ou directement de vos collaborateurs) ;
• la mobilité interne ;
• l’approche directe (contacter des candidats déjà en poste chez la concurrence pour les débaucher) ;
• le forum de l’emploi et les salons professionnels ;
• les écoles (pour les profils jeunes diplômés).

Le choix de vos canaux de communication et de sourcing est important, car il influence directement votre taux de conversion des candidats. Le e-recrutement permet de gagner beaucoup de temps. Il est aussi judicieux de privilégier les canaux qui réalisent une présélection des candidatures avant de vous les transférer, comme la cooptation par exemple.

4. Le volume de candidatures reçues

Cet indicateur est précieux pour mesurer l’attractivité de votre entreprise et l’impact de votre marque employeur. Les entreprises avec une forte notoriété ont, en effet, beaucoup plus de facilité à attirer des nouveaux talents. Le volume de candidatures qu’elles reçoivent, dès la diffusion de l’offre, étant largement supérieur à la moyenne. C’est pourquoi, il est primordial de mettre en place des stratégies de marketing RH.

5. Le nombre de candidatures traitées par un recruteur

Ce KPI est l’un des indicateurs indispensables pour mesurer la performance de votre équipe RH. Vous pourrez ainsi vous assurer que le suivi des candidatures est bien réalisé et vous constituer progressivement un vivier de candidats pour vos futurs recrutements. La performance de votre équipe RH joue un rôle important dans l’efficacité de votre processus de recrutement. D’autres indicateurs peuvent également vous aider à mesurer et à améliorer la performance de votre équipe RH, comme :

• le taux de réponse apportée aux candidats ;
• le nombre de prises de contact téléphonique réalisé par le recruteur ;
• le nombre d’entretiens réalisés.

6. Le taux de candidatures qualifiées par canal de sourcing

Ce ratio vous permet de contrôler la qualité de chaque canal de sourcing que vous avez choisi d’utiliser. Le prix pouvant s’avérer conséquent, il est légitime de s’intéresser à la plus-value apportée par chaque canal choisi. En moyenne, un canal qualitatif, génère un taux de candidatures qualifiées de plus de 40 %.

Taux de candidatures qualifiées par canal de sourcing = (nombre de candidatures qualifiées / nombre total de candidatures du canal de sourcing utilisé) x 100

7. Le taux de conversion du site carrière

Le site carrière, destiné aux futurs candidats, est indispensable pour promouvoir votre entreprise et diffuser vos offres d’emploi. C’est la vitrine de votre entreprise, le moyen de valoriser votre marque employeur. Le taux de conversion correspond alors au pourcentage de visiteurs du site devenus des futurs candidats.

Taux de conversion du site carrières = (nombre de candidats / nombre de visiteurs sur le site carrières) x 100

Pour vous aider à vous situer, sachez qu’en moyenne, le taux de conversion se situe entre 5 et 7 %.

8. Le taux de recrutement interne

Ce KPI indique le pourcentage de poste pourvu en mobilité interne. Pour identifier les salariés qui détiennent les compétences nécessaires pour occuper ces postes vacants, vous pouvez vous référer à votre grille d’évaluation des compétences.

Taux de recrutement interne = (nombre de recrutements internes / nombre total de recrutements) x 100

9. Le taux de candidats reçus en entretien

Cet indicateur permet d’évaluer la pertinence des candidatures reçues. Si le taux est faible, vous devrez sûrement revoir votre ciblage, dans la rédaction mais aussi dans la diffusion de votre offre. Le canal utilisé est peut-être trop généraliste et ne correspond pas aux spécificités du profil recherché.

Taux de candidats reçus en entretien = (nombre de candidats reçus en entretien / nombre total de candidats) x 100

10. Le taux de conversion pour chaque étape du processus de recrutement

Ce KPI permet d’établir un état des lieux de votre processus de recrutement avec le pourcentage de candidats ayant accédé à chacune des étapes. Il s’agit du principe de l’entonnoir de recrutement (Recruiting Funnel). Il se décompose en différentes étapes :

• les candidats potentiels que vous avez identifiés via les CVthèques par exemple ou via un autre canal de sourcing ;
• la présélection des candidats avec le tri des candidatures reçues ;
• la réalisation des tests ;
• les entretiens ;
• les candidats retenus à l’issue des entretiens ;
• les offres proposées.

Pour vous donner un ordre d’idée, le taux de conversion moyen est de 17 % après le tri des CV, alors qu’il s’élève à 69 % au moment de l’acceptation des offres. Un pourcentage bas à l’une des étapes de votre processus est signe d’une éventuelle faille dans votre stratégie de recrutement. Il sera certainement nécessaire de simplifier votre processus pour améliorer l’expérience candidats et augmenter vos chances d’attirer les meilleurs profils.

Taux de conversion pour chaque étape du processus = (nombre de candidats retenus par étape / nombre total de candidats) x 100

11. Le taux de conversion global

Cet indicateur vous permet de mesurer l’engagement de vos candidats, à savoir le pourcentage de candidats ayant déposé un CV après avoir consulté votre offre d’emploi. En fonction du taux, vous aurez également une indication sur la pertinence de vos offres d’emploi et la performance de chaque canal choisi. Pour un job board, le taux de conversion se situe entre 3 et 7 %.

Taux de conversion global = (nombre de candidatures / nombre de clics sur une annonce) x 100

12. Le taux d’acception de chaque offre

Si ce ratio est faible, c’est tout votre investissement dans ce processus de recrutement qui aura été vain. Votre priorité est donc de revoir vos propositions et de vous interroger sur les raisons de ces refus (le salaire proposé, les avantages, la communication, etc.).

Taux d’acceptation de chaque offre = (nombre d’offres acceptées / nombre d’offres proposées) x 100

13. Le taux d’abandon des candidatures

Le suivi de ce KPI fait partie de vos priorités.

Si ce taux est élevé, vous devez absolument en connaître les raisons (mauvaise communication, délais trop longs entre les différentes étapes, entretien mal réalisé, un doute sur la marque employeur, etc.). Pour réduire le taux d’abandon lors de votre processus de recrutement, pensez à :

• valoriser votre marque employeur ;
• bien qualifier vos profils ;
• réduire au maximum les délais entre les différentes étapes ;
• maintenir une communication constante avec vos candidats ;
• être transparent dans vos offres d’emploi en donnant le maximum d’informations pratiques sur le poste occupé, vos attentes, le processus de recrutement, etc.

Taux d’abandon des candidatures = (nombre de candidats ayant abandonné / nombre total de candidats) x 100

14. La durée du processus de recrutement global

En majorité, en France, le processus de recrutement mise en place par les entreprises dure entre 2 et 5 semaines. Ce délai est généralement doublé pour le recrutement des cadres, dépassant même 12 semaines en 2023, selon l’Apec. Il est important de contrôler ce délai et même d’essayer de le diminuer, sans compromettre pour autant la qualité de votre recrutement. L’analyse des différents KPI vous permettra d’établir un processus fiable, efficace, en utilisant les canaux les plus performants.

Durée du processus de recrutement global = date à laquelle le poste est pourvu – date de publication de l’offre

15. La durée du processus de recrutement par étape

En fonction du profil recherché, votre processus peut contenir plus ou moins d’étapes. Il est primordial cependant de ne pas dépasser plus de 5 semaines pour votre campagne de recrutement. Calculez le temps écoulé entre chaque étape pour juger de son efficacité dans votre processus, en le comparant avec le taux de conversion obtenu.

Durée du processus de recrutement par étape = date à laquelle le candidat à déposer son CV – date à laquelle le candidat a été présélectionné

Les coûts liés au recrutement

L’analyse des coûts liés au processus de recrutement est une étape primordiale. Parmi les indicateurs, pouvant vous aider à définir votre budget prévisionnel, vous retrouverez :

16. Le coût par recrutement

Il est important de déterminer le coût moyen par recrutement. Dans les coûts, il est nécessaire d’intégrer à la fois les coûts liés à l’humain, mais aussi ceux liés aux moyens utilisés.

Coût par recrutement = somme des dépenses externes + internes / nombre de personnes recrutées

17. Le coût total des recrutements

Il est indispensable de pouvoir estimer le budget prévisionnel dédié au processus de recrutement dans sa globalité. En France, pour rappel, le coût moyen d’un recrutement s’élève en moyenne entre 5 000 et 10 000 €.

Coût total des recrutements = coûts internes + coûts externes

18. Le coût par recrutement par canal de sourcing

Pour diffuser vos offres d’emploi et récupérer des profils intéressants dans les CVthèques, vous allez utiliser des job boards. Le coût moyen pour rédiger une annonce de recrutement et la diffuser sur un site d’emploi se situe entre 500 et 800 €.

Coût par recrutement par canal de sourcing = coût par recrutement + coût du canal de sourcing utilisé

Si les résultats issus de ces indicateurs révèlent un coût relativement élevé, une remise en question s’impose. N’hésitez pas à revoir chaque étape de votre processus de recrutement. N’oubliez pas également de calculer votre retour sur investissement (ROI).

Après le recrutement

19. Le taux de périodes d’essai terminées

Cet indicateur vous indiquera le pourcentage de processus de recrutement réalisé dans son intégralité. En effet, ce processus ne s’achève réellement qu’au terme de la période d’essai. Si le taux est élevé, c’est bon signe, cela signifie que le manager et surtout le salarié sont satisfaits du travail réalisé. Sachez qu’en majorité, les périodes d’essais sont rompues par le salarié.

Taux de périodes d’essai terminées = (nombre de périodes d’essai terminées / nombre total de périodes d’essai) x 100

20. Le taux de rétention à un an

Ce taux fait référence aux nouveaux salariés encore en poste après un an. Ce KPI vous permet de mesurer la qualité de votre recrutement et de votre onboarding.

Taux de rétention = (nombre de salariés en poste à N+1 / nombre de nouveaux salariés en période N) x 100

21. La performance du salarié recruté sur une année

Lors de l’entretien annuel, vous pourrez savoir si vous avez fait les bons choix à l’issue de votre processus de recrutement. Les manquements éventuels vous permettront d’être plus précis dans la rédaction du profil recherché pour vos prochains recrutements.

22. La satisfaction du manager

Il est important de recueillir les avis de vos managers, via un questionnaire par exemple, concernant les nouveaux salariés. Vous pourrez ainsi savoir s’ils se sont bien intégrés à l’équipe et s’ils répondent notamment aux exigences du poste confié.

23. La satisfaction du nouvel embauché

Tout comme pour vos managers, faites remplir à vos nouveaux salariés un questionnaire, à intervalles réguliers, tous les 3 mois par exemple. Les résultats vous permettront de calculer approximativement le taux de rétention. N’hésitez pas à proposer des questionnaires anonymes afin que vos nouveaux salariés puissent s’exprimer plus facilement.

Comment suivre les indicateurs RH de performance du recrutement ?

Pour suivre de manière efficace les indicateurs RH de performance du recrutement, il est essentiel de réaliser un tableau de bord RH.

Votre tableau de bord RH doit être rapidement exploitable. Il faut donc que les données qui y figurent soient fiables. Pour cela, il sera nécessaire d’effectuer régulièrement des mises à jour en fonction des KPI RH sélectionnés. Si vous ne savez pas comment réaliser un tableau de bord RH, sachez qu’il existe des logiciels SIRH qui peuvent vous en créer un sur-mesure.

Recourir à un logiciel RH pour suivre vos indicateurs RH de performance, présente de nombreux avantages :

• traitement des données simplifié ;
• possibilité de créer des alertes ;
• création de modèles de représentations (graphiques, tableaux, etc.).

Les logiciels SIRH sont des outils de pilotage incontournables de votre stratégie RH.

Si vous décidez de créer seul votre tableau de bord, c’est à vous de choisir les KPI et les outils qui vous semblent pertinents pour évaluer votre processus puisque les besoins de recrutement sont sensiblement différents d’une entreprise à une autre. Pour que ce dernier soit efficace, il est nécessaire de respecter quelques étapes clés :

• identifier les KPI à suivre en priorité, ceux à afficher sur votre tableau de bord ;
• réaliser une liste des outils et des sources à exploiter pour recueillir ces données ;
• exporter l’ensemble des données recueillies et les intégrer dans votre tableau de bord RH ;
• choisir le modèle de représentation des données en fonction de vos besoins (tableau numérique, graphique circulaire, graphique en entonnoir) ;
• établir une hiérarchie des données dans votre tableau de bord RH, les informations les plus importantes doivent être mise en avant.

Afin de faciliter la lecture de votre tableau de bord RH, n’hésitez pas à travailler la mise en page et à y ajouter des couleurs.

Pour vous aider, vous pouvez mettre en place une liste de contrôle des indicateurs à mettre à jour, avec la fréquence associée (une fois par mois pour la mise à jour des données concernant le trafic du site carrière par exemple).

Encore une fois, utiliser un logiciel SIRH pour réaliser votre tableau de bord RH personnalisé vous facilitera grandement la tâche !

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