Grille d’évaluation des compétences : conseils et modèles

Évaluer les compétences professionnelles de vos collaborateurs, au-delà de l’aspect obligatoire de cette démarche, se révèle être une nécessité, et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise. Que se cache-t-il concrètement derrière cette évaluation des compétences professionnelles ? Comment construire une grille d’évaluation des compétences ? Comment réussir l’évaluation des compétences de vos salariés ?

Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur ce processus des ressources humaines incontournable.

Qu’est-ce que l’évaluation des compétences professionnelles ?

L’évaluation des compétences professionnelles est un processus RH qui fait partie intégrante de la gestion des compétences de votre entreprise. C’est un des outils indispensables lors de la mise en place d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Les compétences se développent tout au long de la vie professionnelle du salarié. Le collaborateur possède des connaissances et des compétences de base qui évoluent dans le temps avec l’expérience professionnelle. Procéder à cette évaluation permet alors de vérifier la capacité de vos salariés à réaliser les missions qui leur sont confiées ou leur seront confiées à l’avenir.

Même si cette obligation incombe à toutes les entreprises sans exception, le choix des modalités d’évaluation des salariés en revanche n’est pas imposé. Il varie ainsi d’une entreprise à une autre.

Cette évaluation est également un bon moyen de mesurer les écarts entre les plans stratégiques que vous avez établis et les compétences disponibles en interne de vos salariés.

Pourquoi évaluer les compétences des salariés ?

Évaluer les compétences de vos salariés est essentiel pour mieux gérer vos ressources humaines, mais aussi pour veiller au bon fonctionnement de votre entreprise. Voici les avantages à procéder à une évaluation régulière des compétences de vos salariés.

Identifier les lacunes

Une évaluation minutieuse des compétences de vos salariés mettra en lumière leurs éventuelles lacunes. Pour ce faire, il est essentiel de s’attarder aussi bien sur l’évaluation des hard skills (savoir-faire) que des soft skills (savoir-être).

À l’issue de cette évaluation, vous serez ainsi en mesure de dessiner le profil spécifique de vos collaborateurs et d’en détecter les déficits de compétences pour chacun d’eux.

Organiser efficacement les compétences en interne

Évaluer et lister les compétences de vos collaborateurs vous permettra nécessairement d’améliorer l’organisation au quotidien et d’augmenter considérablement votre productivité. En effet, vous serez à même d’organiser vos plannings de façon optimale et d’identifier facilement quelles missions confier à quel collaborateur.

Préparer le plan de formation

Votre vision globale des compétences disponibles ainsi que des éventuels déficits grâce au tableau de matrice des compétences que vous aurez créé vont vous permettre de préparer efficacement votre plan de formation. Vous pourrez ainsi proposer des dispositifs davantage personnalisés, aussi bien sur le fond (le contenu) que sur la forme (les modalités pédagogiques).

L’objectif est alors de mesurer l’efficacité des sessions suivies. En fonction des résultats, vous pourrez chercher des solutions, afin d’obtenir des plans de formations optimales.

Servir de base pour l’entretien annuel

De manière générale, l’évaluation des compétences a lieu pendant cet entretien annuel qui se déroule une fois par an. C’est à l’issue de ce dernier, que vous saurez si votre collaborateur possède toutes les compétences nécessaires pour être efficace à son poste actuel.

En effet, vous disposez déjà d’une base solide pour mener l’entretien de manière efficace. Servez-vous de votre grille d’évaluation pour vous guider lors de l’entretien. Les compétences doivent être évaluées en fonction du poste, mais aussi du niveau et du contexte professionnel, propres à chaque collaborateur.

Favoriser la fidélisation de vos collaborateurs

Évaluer les compétences de vos salariés exprime votre intérêt à leur égard et votre volonté de les faire progresser au sein de l’entreprise. Si vous prenez soin du parcours professionnel de vos salariés, vous aurez incontestablement plus de chance de les fidéliser.

Quels outils pour l’évaluation des compétences ?

L’évaluation des compétences ne peut se révéler efficace sans l’utilisation d’outils RH adéquats. Ces derniers doivent être communs à l’ensemble de l’entreprise afin de disposer d’un modèle unique et ainsi de garantir l’équité des évaluations.

La grille d’évaluation des compétences (Modèle Excel gratuit)

Lors de l’entretien, vous aurez besoin d’un support pour évaluer les compétences professionnelles de vos collaborateurs. L’un des outils indispensable dans ce processus RH est la grille d’évaluation des compétences.

Vous pouvez télécharger notre modèle de grille d’évaluation des compétences ici. Il vous suffira ensuite de l’adapter à vos fiches de postes.

Il est important que cette dernière soit réalisée sur la base de la fiche de poste de chaque collaborateur, et avec un mode d’évaluation commun à l’ensemble de l’entreprise. Elle devra, de ce fait, intégrer :

• les savoirs, savoir-faire et savoir-être qui vont être évalués ;
• un système de notation clair, en différents niveaux par exemple ;
• un espace dédié aux commentaires afin que les parties prenantes puissent justifier l’évaluation de chaque compétence, les pistes d’améliorations retenues, etc.

Prenez le temps de bien élaborer votre grille d’évaluation, elle se révélera utile à plusieurs occasions, notamment pour :

• préparer l’entretien annuel de vos collaborateurs ;
• évaluer la performance sur une période déterminée grâce notamment aux critères que vous aurez définis en amont ;
• évaluer les axes d’amélioration ;
• négocier une évolution de poste, une augmentation ou une formation ;
• fixer de nouveaux objectifs ;
• centraliser les informations dans un seul et même document.

Les logiciels de gestion des compétences

Les logiciels sont là pour vous faire gagner du temps et faciliter votre quotidien. À ce titre, un logiciel de gestion des compétences ou une solution SIRH, vous permettra de :

• simplifier la préparation des entretiens ;
• centraliser les informations, et ainsi assurer leur traçabilité pour l’ensemble des parties prenantes (les salariés, les managers et les ressources humaines) ;
• disposer d’une vision globale des compétences disponibles en interne, et des possibilités d’évolution d’un salarié ;
• faciliter les échanges d’informations avec l’évaluation à 360° ;
• aider à la prise de décision ;
• réaliser un support pour les entretiens annuels et professionnels.

Il existe une multitude de logiciels de gestion de compétence. Pour choisir celui qui répondra au mieux aux besoins de votre entreprise, vous devrez prendre en compte les critères suivants :

• la taille de votre entreprise et le nombre de salariés ;
• le nombre d’utilisateurs du logiciel ;
• les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser : gestion de compétences, mais peut-être aussi gestion des formations et de recrutement ;
• la facilité d’utilisation ;
• le temps de paramétrage requis ;
• le volet collaboratif afin de simplifier la communication des informations et les processus de validation par exemple.

Nos 5 conseils pour réussir l’évaluation des compétences de vos employés

1. Définissez des critères d’évaluation adaptés

Pour obtenir un résultat fiable et satisfaisant pour l’ensemble des parties prenantes, il est indispensable de définir des critères d’évaluation adaptés. Pour cela, l’établissement d’un référentiel commun est nécessaire. Ce dernier, représenté sous la forme d’un tableau, devra contenir les éléments suivants :

• les compétences requises ;
• le degré de maîtrise attendu ;
• le niveau exigé pour chacune des compétences.

Il est indispensable que vos collaborateurs connaissent ces critères. Pour cela, il est essentiel :

• d’établir des fiches de postes précises, afin que les personnes concernées puissent savoir ce qui est réellement attendu pour chaque mission ;
• d’intégrer dans votre livret d’accueil, un document récapitulatif des compétences attendues pour chacun ;
• de communiquer avant chaque entretien et de partager les documents relatifs aux critères d’évaluation.

Le mode d’évaluation choisi doit être le même pour tous vos collaborateurs.

2. Incluez l’auto-évaluation des compétences par le salarié

L’évaluation se fait généralement de manière unilatérale. Au cours d’un entretien, le manager évalue son employé.

Le principe est ainsi de permettre à votre salarié de s’auto-évaluer, mais aussi de faire appel à d’autres sources (managers, collègues au sein d’un service ou d’un projet) pour évaluer les compétences de ce dernier.

N’hésitez pas alors à proposer à vos collaborateurs de remplir eux-mêmes la grille d’évaluation, avant l’entretien annuel par exemple. Cette démarche d’auto-évaluation permettra ainsi le jour J de connaître les besoins en montées de compétences du salarié. Il est alors intéressant de les comparer avec ceux identifiés par le manager de son côté.

3. Impliquez les managers et les collègues

Dans la poursuite de cette évaluation collaborative, les collègues (équipe de projet, au sein d’un service, etc.) vont apporter leur propre regard.

Ce mode d’évaluation peut s’avérer efficace, notamment pour l’évaluation du savoir-être (soft skills) du collaborateur. En effet, déterminer si ce dernier possède bien les qualités professionnelles requises pour le poste occupé est complexe à évaluer, lors d’un entretien. Là où les collègues seront à même de décrire les qualités humaines, relationnelles et comportementales de leur équipier.

Le manager sera alors le dernier maillon de la chaîne, dans l’évaluation des compétences du salarié.

4. Préparez consciencieusement les entretiens

De nombreuses occasions s’offrent à vous pour faire le point sur les compétences de vos salariés : les entretiens obligatoires annuels, professionnels, récapitulatifs à 6 ans, etc. Ces moments d’échanges privilégiés avec vos salariés doivent être consciencieusement préparés.

Quelques conseils :

• prenez des notes des accomplissements marquants ;
• listez les difficultés rencontrées ainsi que les solutions apportées ;
• notez les formations menées et les souhaits de formation.

Faire le point régulièrement sur les compétences, en dehors de ces entretiens imposés, serait également bénéfique. Pensez à instaurer éventuellement des entretiens mensuels ou trimestriels par exemple.

5. Choisissez les bons outils

Pour rappel, chaque entreprise est libre de choisir le mode d’évaluation qui lui convient, et de ce fait ces outils. Cependant, certains outils se révèlent incontournables pour garantir la réussite de vos évaluations.

Tout d’abord, il vous faut définir votre grille d’évaluation des compétences, à partir du modèle proposé par exemple. Ce support est indispensable dans le processus d’évaluation.

Pour vous faciliter l’ensemble du processus, vous pouvez également vous appuyer sur un logiciel de gestion des compétences. Il en existe une multitude avec chacun leurs spécificités (Alcuin, Eurécia, Factorial HR, Talentsoft, etc.).

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