Grille d’évaluation des compétences : conseils et modèle

La grille d’évaluation des compétences permet d’analyser et mesurer objectivement les compétences des employés d’une entreprise. Cet outil RH vise à optimiser la gestion du personnel et favoriser la productivité des collaborateurs. Qu’est-ce qu’une grille d’évaluation des compétences professionnelles ? Quels sont ses objectifs et avantages ? Comment la construire ? Suivez le guide.

Qu’est-ce qu’une grille d’évaluation des compétences ?

La grille d’évaluation des compétences professionnelles est un outil RH permettant de mesurer, comparer et analyser les compétences d’un individu par rapport à des exigences définies pour un poste ou une fonction. Son utilisation est indispensable pour la mise en place d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Les compétences se développent tout au long de la vie professionnelle du salarié. Le collaborateur possède des connaissances et des compétences de base qui évoluent dans le temps avec l’expérience professionnelle. Procéder à cette évaluation permet alors de vérifier la capacité de vos salariés à réaliser les missions qui leur sont confiées ou leur seront confiées à l’avenir.

Même si cette obligation incombe à toutes les entreprises sans exception, le choix des modalités d’évaluation des salariés en revanche n’est pas imposé. Il varie ainsi d’une entreprise à une autre.

Ce processus RH est également un bon moyen de mesurer les écarts entre les plans stratégiques que vous avez établis et les compétences disponibles en interne de vos salariés.

Les objectifs de la grille d’évaluation

Mesurer les écarts entre les compétences actuelles et attendues

Mettre en place une grille d’évaluation aide les services RH à évaluer la différence entre le niveau réel d’un collaborateur et les exigences d’un poste. Cette analyse doit reposer sur des critères précis et peut inclure des observations, des auto-évaluations ou des feedbacks des managers.

Il est essentiel de s’attarder aussi bien sur l’évaluation des hard skills (savoir-faire) que des soft skills (savoir-être).

À l’issue de cette évaluation, vous serez ainsi en mesure de dessiner le profil spécifique de vos collaborateurs et de détecter leurs éventuels déficits de compétences.

Planifier les actions de formation et les recrutements

Vous pouvez ensuite intégrer ces données dans un tableau de matrice des compétences. Cela va vous permettre de préparer efficacement votre plan de formation. Vous pourrez ainsi proposer des dispositifs personnalisés, aussi bien sur le fond (le contenu) que sur la forme (les modalités pédagogiques).

Grâce à cette grille, la DRH va aussi pouvoir repérer les compétences qui font défaut au sein de l’entreprise et ainsi orienter les recrutements vers des profils spécifiques.

Rationnaliser la prise de décision RH

La grille d’évaluation des compétences est un outil stratégique pour gérer vos ressources humaines de manière objective. Puisqu’elle s’appuie sur des critères précis et des éléments mesurables, elle garantit une analyse équitable et facilite donc la prise de décision. Elle est particulièrement utile dans la gestion des carrières, notamment pour valider une mobilité interne ou accorder une promotion.

Évaluer les compétences : quels avantages pour les DRH ?

Une gestion du personnel plus efficace

Grâce à cette grille d’évaluation, les DRH ont une vision claire des aptitudes de chaque employé. Ils peuvent alors organiser les plannings de manière plus efficace, en attribuant les missions en fonction des compétences spécifiques de chacun. Cela réduit les erreurs de gestion et évite les surcharges de travail pour certains collaborateurs ou la sous-exploitation de certaines compétences.

Les gestionnaires du personnel peuvent aussi répondre plus rapidement aux besoins urgents ou aux évolutions de projets.

Une base d’échanges pour l’entretien annuel

L’évaluation de compétences a généralement lieu lors de l’entretien annuel. Cet échange peut être mené par le DRH ou un manager.

Disposer d’une grille d’évaluation facilite grandement ce travail d’analyse. Elle fournit en effet un cadre structuré pour discuter des performances, des points forts et des axes de développement du collaborateur.

Le collaborateur aura lui aussi une vision plus claire de ses points forts, de ses axes de progression et des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Un meilleur engagement des collaborateurs

Évaluer les compétences de vos salariés montre que vous vous souciez de leur développement professionnel et que vous souhaitez les accompagner dans leur évolution au sein de l’entreprise. Cette démarche va au-delà d’une simple évaluation de leurs performances actuelles. Elle reflète un réel engagement de votre part à les faire grandir et à les soutenir dans l’atteinte de leurs objectifs.

Lorsqu’ils perçoivent que l’entreprise investit dans leur avenir, les employés sont plus enclins à rester sur le long terme.

Comment créer une grille d’évaluation des compétences ?

1. Définir les compétences nécessaires par poste

Vous devez tout d’abord identifier les compétences requises pour chaque poste. Commencez par analyser les missions principales par métier, en détaillant les savoir-faire et les savoir-être. Cela peut inclure des compétences techniques, comme la maîtrise d’un logiciel, ou des compétences plus générales, comme la capacité à travailler en équipe ou à gérer le stress.

Il est important d’inclure les managers et les collaborateurs concernés pour valider ces compétences.

2. Créer une échelle de notation claire et objective

Il est courant d’utiliser une échelle allant de 1 à 5 pour construire une grille d’évaluation des compétences. Sur celle-ci, 1 représente généralement un niveau insuffisant et 5 un niveau excellent. Chaque niveau doit être rattaché à des critères spécifiques (compétences requises et degré de maîtrise attendu). L’échelle peut inclure des descriptions détaillées pour chaque compétence afin de déterminer les éléments à observer et évaluer.

Ce niveau de précision permet de garantir que l’évaluation sera juste et cohérente, quelle que soit la personne qui évalue l’employé (RH, manager, etc.).

3. Adapter la grille aux spécificités de l’entreprise

La grille d’évaluation des compétences doit être adaptée aux valeurs, à la culture et aux priorités stratégiques de l’entreprise. Chaque organisation a des besoins et des attentes spécifiques, ce qui influence les compétences requises pour chaque poste.

Par exemple, une entreprise qui valorise l’innovation doit accorder une attention particulière à des compétences telles que la créativité, la gestion du changement et l’agilité. À l’inverse, une organisation qui privilégie l’efficacité opérationnelle peut insister sur des compétences en gestion du temps, en respect des procédures ou en prise de décision rapide.

De la même façon, elle doit être adaptée aux besoins propres à chaque service. Par exemple, un département commercial pourrait évaluer différemment des compétences en négociation et en communication, par rapport à un service administratif où la rigueur et l’organisation sont indispensables.

Quels outils pour l’évaluation des compétences ?

L’évaluation des compétences ne peut se révéler efficace sans l’utilisation d’outils RH adéquats. Ces derniers doivent être communs à l’ensemble de l’entreprise afin de disposer d’un modèle unique et ainsi de garantir l’équité des évaluations.

La grille d’évaluation des compétences (Modèle Excel gratuit)

Vous pouvez tout à fait créer cette grille vous-même. N’hésitez pas à télécharger notre modèle de grille d’évaluation des compétences ici. Il vous suffira ensuite de l’adapter à vos fiches de postes.

Elle doit mentionner les savoirs, savoir-faire et savoir-être qui vont être évalués. Vous devez aussi y intégrer un système de notation clair et pourquoi pas, un espace dédié aux commentaires. Cela permet aux parties prenantes de justifier l’évaluation de chaque compétence, les pistes d’améliorations retenues, etc.

Notez toutefois que cette solution a priori simple comporte aussi ses limites :

• les erreurs humaines ;
• des analyses peu approfondies ;
• une sécurité insuffisante, concernant la confidentialité des données ;
• l’absence de suivi automatisé des progrès ;
• une perte de temps puisque toutes les modifications sont manuelles.

Les logiciels de gestion des compétences

Ces logiciels sont là pour vous faire gagner du temps et faciliter votre quotidien. Un logiciel de gestion des compétences ou une solution SIRH vous permettront en effet de :

• simplifier la préparation des entretiens ;
• centraliser les informations, et ainsi assurer leur traçabilité pour l’ensemble des parties prenantes (les salariés, les managers et les ressources humaines) ;
• disposer d’une vision globale des compétences disponibles en interne et des possibilités d’évolution d’un salarié ;
• faciliter les échanges d’informations avec l’évaluation à 360° ;
• aider à la prise de décision ;
• réaliser un support pour les entretiens annuels et professionnels.

Nos 4 conseils pour réussir l’évaluation des compétences de vos employés

1. Communiquer ses critères d’évaluation

Il est indispensable que vos collaborateurs connaissent les critères sur lesquels seront notées leurs compétences. Pour cela, vous devez :

• établir des fiches de postes précises, afin que les personnes concernées puissent savoir ce qui est réellement attendu pour chaque mission ;
• intégrer dans votre livret d’accueil, un document récapitulatif des compétences attendues pour chacun ;
• communiquer avant chaque entretien et partager les documents relatifs aux critères d’évaluation.

Le mode d’évaluation choisi doit être le même pour tous vos collaborateurs.

2. Inclure l’auto-évaluation des compétences par le salarié

L’évaluation se fait généralement de manière unilatérale. Au cours d’un entretien, le manager évalue son employé.

Toutefois, il existe aujourd’hui une nouvelle forme d’évaluation qui se veut davantage objective. Il s’agit d’une évaluation collaborative, appelée évaluation à 360°.

Le principe est de permettre à votre salarié de s’auto-évaluer, mais aussi de faire appel à d’autres sources (managers, collègues au sein d’un service ou d’un projet) pour évaluer ses compétences.

Cette démarche d’auto-évaluation permettra ainsi le jour J de connaître les besoins en montées de compétences du salarié. Il est alors intéressant de les comparer avec ceux identifiés par le manager.

3. Préparer consciencieusement les entretiens

Vous disposez de plusieurs occasions pour faire le point sur les compétences de vos salariés : les entretiens obligatoires annuels, professionnels, récapitulatifs à 6 ans, etc. Ces moments d’échanges privilégiés avec vos salariés doivent être consciencieusement préparés.

Quelques conseils :

• prenez des notes des accomplissements marquants ;
• listez les difficultés rencontrées ainsi que les solutions apportées ;
• notez les formations menées et les souhaits de formation.

Faire le point régulièrement sur les compétences, en dehors de ces entretiens imposés, est également bénéfique. Pensez à instaurer éventuellement des entretiens mensuels ou trimestriels par exemple.

4. Choisir les bons outils

Pour rappel, chaque entreprise est libre de choisir le mode d’évaluation qui lui convient, et de ce fait ses outils.

Il existe une multitude de logiciels de gestion de compétence (Alcuin, Eurécia, Factorial HR, Talentsoft, etc.). Pour choisir celui qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise, vous devez prendre en compte les critères suivants :

• la taille de votre entreprise et le nombre de salariés ;
• le nombre d’utilisateurs du logiciel ;
• les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser : gestion de compétences, mais peut-être aussi gestion des formations et de recrutement ;
• la facilité d’utilisation ;
• le temps de paramétrage requis ;
• le volet collaboratif afin de simplifier la communication des informations et les processus de validation par exemple.

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