Évaluation professionnelle : 4 obligations et 5 conseils

L’entretien individuel d’évaluation, également appelé évaluation professionnelle, est un moment important de la vie du salarié. Non obligatoire, il permet de faire le point sur les compétences du salarié, les attendus et les axes d’amélioration possibles. Qu’est-ce que l’évaluation professionnelle ? À quoi sert-elle ? Quels sont les critères d’évaluation indispensables ? Enfin, nous vous livrerons nos 5 conseils concrets pour réussir l’évaluation professionnelle de vos collaborateurs ainsi que les 3 erreurs à éviter.

L’évaluation professionnelle, qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Après avoir réalisé une fiche de profil de poste pour assurer la grande étape du recrutement physique ou digitale (grâce au e-recrutement) d’un salarié, il est important d’entretenir la relation employé-employeur.

L’évaluation professionnelle permet d’apprécier les aptitudes professionnelles d’un salarié. Qu’elle soit mensuelle, trimestrielle ou annuelle, elle est une excellente occasion pour chaque partie de faire le point sur l’atteinte des objectifs et les moyens mis à disposition pour les atteindre.

À noter que l’évaluation professionnelle est distincte de l’entretien annuel d’évaluation, qui lui doit respecter un certain formalisme. L’entretien professionnel doit être réalisé tous les deux ans et se concentre principalement sur les perspectives d’évolution du salarié.

Du côté des employeurs

Parfois redoutée, l’évaluation professionnelle permet de valider les missions confiées, les points bloquants, les compétences à développer et le ressenti du collaborateur.

Du côté des salariés

Le salarié quant à lui, ne peut refuser l’évaluation proposée par son employeur. Si un système de notation ou des techniques d’évaluation ont été mis en place, il devra en avoir été informé au préalable. L’employeur est tenu de veiller à la légalité de ces techniques et de s’assurer qu’elles ne sont pas sources de stress.

Afin de garantir les bonnes relations employeur/employé, nous vous recommandons également de vous intéresser au bilan social individuel. Cet entretien permet entre autres :

• pour l’employeur : de valoriser ses équipes et de promouvoir la marque employeur ;
• pour le salarié : de se sentir valorisé et d’avoir une vision sur l’évolution de sa carrière.

Quels sont les critères d’évaluation ?

Les critères d’évaluation doivent avant tout, ne pas donner lieu à des pratiques discriminantes. Ces critères doivent donc être établis de manière objective dans une grille d’évaluation des compétences des salariés. Parmi ces critères, on peut citer :

• les connaissances dites métiers : ce sont les savoirs indispensables à la bonne conduite des missions confiées ;
• la mise en application de ses connaissances métiers à travers des indicateurs concrets de réalisation des missions ;
• les compétences comportementales, également appelées soft skills, et qui ont permis ou non l’atteinte des objectifs.

Transparence et objectivité sont les maîtres-mots qui doivent guider l’élaboration des techniques et méthodes d’évaluation.

Les critères d’évaluation n’ont pas pour finalité de sanctionner le salarié. Au contraire, il s’agit d’accompagner sa progression et d’identifier les leviers permettant une montée en compétences. Les représentants du personnel à travers le Comité social et économique de l’entreprise doivent être consultés au préalable.

Quelles sont les obligations relatives à l’évaluation professionnelle ?

La collecte des informations lors de l’évaluation professionnelle

L’évaluation professionnelle doit avoir pour finalité d’apprécier les aptitudes professionnelles du salarié. L’employeur doit donc s’assurer que les informations collectées ont un rapport avec l’emploi occupé par le salarié. Par exemple, il devra s’abstenir de poser des questions sur un éventuel projet de maternité qu’aurait sa salariée.

La CNIL a mis en place un référentiel relatif à la gestion des ressources humaines dans lequel sont précisées les informations pouvant être collectées :

• la date des entretiens d’évaluation ;
• l’identité de l’évaluateur ;
• les compétences professionnelles de l’employé ;
• les objectifs assignés ;
• l’appréciation des aptitudes professionnelles ;
• les observations formulées par le salarié ;
• enfin, les perspectives d’évolution de carrière.

Le traitement des données issues de l’évaluation professionnelle

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose à l’employeur d’informer les salariés avant la collecte des données les concernant ainsi que leur finalité de traitement.

L’accès aux données issues de l’évaluation

Les données d’évaluation sont soumises à une obligation de confidentialité. En outre, seuls les responsables hiérarchiques et le personnel de la fonction RH ont accès à ces données.

Quant au salarié, il conserve un droit d’accès aux données le concernant, même s’il vient à quitter l’entreprise.

La conservation des données d’évaluation

Les données d’évaluation n’ont pas vocation à être conservées une fois que le salarié quitte l’entreprise. Cependant, l’entreprise peut les conserver en vue de se prémunir d’un litige avec un salarié durant le temps de la prescription.

5 conseils pour mener une évaluation professionnelle à bien

1 – Choisir les bons outils

Pour mener à bien l’évaluation professionnelle, il convient de se munir des bons outils pour :

• disposer d’une information fiable ;
• améliorer l’engagement collaborateur ;
• penser les formations à mettre en œuvre pour améliorer les compétences.

Pour vous aider et rendre moins chronophages l’évaluation annuelle tout en manageant efficacement la performance de vos équipes, l’utilisation d’outils apparaît indispensable. Outre leur facilité d’utilisation, les logiciels RH permettent d’obtenir simplement et facilement des informations fiables pour gagner du temps et prendre des décisions de façon transparente.

2 – Planifier le rendez-vous à l’avance

L’entretien d’évaluation doit être préparé en amont. Pour cela, il est donc indispensable de prévenir le salarié suffisamment à l’avance, au minimum 15 jours avant.

Côté employeur, ce dernier pourra lister les points d’attention et axes d’amélioration possibles de son collaborateur. Il pourra valider si les objectifs ont été ou non atteints et ce qui a pu s’avérer bloquant. Ainsi, il sera en mesure de transmettre à son collaborateur une grille d’autoévaluation.

3 – Transmettre une grille d’autoévaluation

La grille d’autoévaluation permet au salarié de se préparer en amont. Elle dispose ainsi d’un aperçu des éléments sur lequel portera l’échange.

4 – Se renseigner auprès des supérieurs des personnes à évaluer

Le chef d’entreprise ne dispose pas de toutes les informations sur son collaborateur. Pour cela, il lui appartient de s’entretenir auprès du responsable hiérarchique direct du salarié qu’il souhaite évaluer. Cela permet de construire l’évaluation sur une base plus transparente et cohérente et de mieux connaître les conditions de réalisation des missions confiées.

5 – Rédiger un compte rendu détaillé de l’entretien d’évaluation professionnelle

L’entretien doit donner lieu à un écrit. Il n’est pas obligatoire mais permet d’appuyer les recommandations faites à votre salarié ainsi que de consigner les demandes que celui-ci a formulées. Voici les informations que nous vous recommandons de faire figurer sur le compte rendu détaillé :

• les informations permettant d’identifier les parties en présence : nom, prénom et qualification ;
• la date de l’entretien d’évaluation ;
• la synthèse des échanges en fonction de la grille d’évaluation ;
• les actions à mettre en place pour améliorer l’adéquation entre les objectifs fixés et les moyens alloués.

3 erreurs à éviter lors d’une évaluation professionnelle

1 – Improviser le rendez-vous

Bien que non obligatoire, l’évaluation professionnelle ne doit pas s’improviser. C’est important pour à la fois maintenir un climat social apaisé et garantir le bon suivi des missions et des moyens alloués.

2 – Juger l’aspect personnel et non professionnel

L’évaluation professionnelle doit être l’occasion d’échanger de manière factuelle sur la progression des collaborateurs. Par conséquent, il convient d’éviter de limiter les références à des éléments personnels. On veillera donc à évoquer les compétences comportementales de l’individu uniquement lorsque celles-ci ont un rapport avec la progression des objectifs.

3 – Ne pas faire de retour suite à l’évaluation

Quelle que soit l’issue de l’évaluation, le collaborateur attend légitimement un retour. En effet, c’est important pour qu’il puisse progresser et faire évoluer ses compétences en fonction des attentes de la direction.

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