En bref
- L’évaluation professionnelle des salariés est une pratique facultative, mais qui s’applique à tous les salariés lorsqu’elle est mise en place.
- L’évaluation professionnelle sert à apprécier les aptitudes professionnelles de vos salariés et à identifier les axes de développement.
- Différents outils et méthodes d’évaluation peuvent être utilisés, tels que l’entretien d’évaluation ou les évaluations à 360° et les auto-évaluations.
L’évaluation individuelle est un moment important de la vie du salarié. Non obligatoire, elle permet de faire le point sur les compétences du salarié, les attendus et les axes d’amélioration possibles. Qu’est-ce que l’évaluation professionnelle ? À quoi sert-elle ? Comment la mettre en place et quelles sont les erreurs à éviter ? On vous explique comment évaluer vos employés.
Qu’est-ce que l’évaluation professionnelle ?
L’évaluation professionnelle est un processus indispensable pour faire le point sur les compétences, les performances et le potentiel des salariés dans le cadre de leur poste. En s’appuyant sur des outils tels que la fiche de profil de poste, elle permet de repérer d’éventuels écarts entre les besoins de l’entreprise et les aptitudes du collaborateur. Elle vise aussi à maintenir un dialogue constructif entre les employés et leurs responsables hiérarchiques.
Ce dispositif étant facultatif, l’entreprise est libre de décider de sa fréquence. Elle peut donc être mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Cette évaluation est généralement menée par le manager direct du collaborateur.
Les objectifs de l’évaluation professionnelle
L’évaluation professionnelle a plusieurs objectifs :
- mesurer les aptitudes techniques, comportementales et organisationnelles des collaborateurs : en analysant leurs forces et leurs axes d’amélioration, vous pouvez mieux comprendre leur contribution aux résultats de l’entreprise ;
- repérer et planifier les besoins en formation et en développement : l’évaluation met en lumière la nécessaire acquisition de nouvelles compétences à l’évolution du poste ou à l’adaptation aux transformations du marché ;
- favoriser l’évolution de carrière et la mobilité interne : vous identifiez les collaborateurs prêts à évoluer vers des postes à plus grande responsabilité ou nécessitant des compétences spécifiques ;
- aligner les performances individuelles avec les objectifs stratégiques : en évaluant les contributions de chaque salarié, vous pouvez ajuster leurs missions pour qu’elles s’inscrivent pleinement dans la stratégie de l’entreprise ;
- renforcer l’engagement des collaborateurs par un retour constructif : des retours réguliers et bienveillants lors des évaluations créent un climat de confiance et de reconnaissance. Les salariés se sentent écoutés, ce qui améliore leur satisfaction et leur motivation.
Afin de garantir les bonnes relations employeur/employé, nous vous recommandons également de vous intéresser au bilan social individuel. Cet entretien permet à l’employeur de valoriser ses équipes. Le salarié quant à lui aura une meilleure visibilité sur l’évolution de sa carrière.
Les différentes méthodes d’évaluation professionnelle
Il existe plusieurs méthodes pour évaluer les compétences professionnelles de vos collaborateurs.
La méthode la plus fréquemment utilisée est celle de l’entretien individuel. Ce moment d’échange entre le salarié et son manager suit une structure précise, souvent préparée à l’aide de documents comme la fiche de poste ou des grilles d’évaluation. L’entretien permet d’analyser les compétences du collaborateur, d’évaluer ses résultats par rapport aux objectifs fixés et d’identifier les axes d’amélioration ou de progression. Cet outil va au-delà de l’évaluation technique : il favorise un dialogue direct et personnalisé entre un employé et son supérieur hiérarchique.
Parmi les autres méthodes possibles, on peut citer :
- l’évaluation à 360° : elle repose sur des retours provenant de plusieurs sources (supérieurs hiérarchiques, collègues, subordonnés, voire clients). Cette méthode est relativement complexe à mettre en œuvre mais très utile pour les postes nécessitant de nombreuses interactions au sein de l’entreprise (chef de projet, commerciaux, etc.) ;
- le suivi des performances : il prend la forme de tableaux ou de rapports d’activité et s’appuie sur des indicateurs mesurables et précis. En étudiant ces résultats, l’entreprise peut évaluer l’efficacité globale du collaborateur, détecter les points positifs et les signaux d’alerte.
Enfin, certaines entreprises organisent des simulations ou des tests d’aptitude pour évaluer leur personnel. Cette méthode permet d’observer les compétences techniques et comportementales d’un collaborateur dans des situations proches de celles rencontrées dans son quotidien professionnel. Ces outils sont particulièrement utiles pour évaluer des compétences pratiques, comme la gestion du stress, la résolution de problèmes complexes ou la capacité à travailler sous pression.
5 conseils pour mener une évaluation professionnelle à bien
1. Choisir les bons outils
Pour mener à bien l’évaluation professionnelle, il convient de se munir des bons outils afin de :
- disposer d’une information fiable ;
- améliorer l’engagement collaborateur ;
- penser les formations à mettre en œuvre pour améliorer les compétences.
Outre leur facilité d’utilisation, les logiciels RH permettent d’obtenir simplement et facilement des informations fiables pour gagner du temps et prendre des décisions de façon transparente.
2. Préparer le rendez-vous
L’entretien d’évaluation doit être préparé en amont. Pour cela, il est donc indispensable de prévenir le salarié suffisamment à l’avance, au minimum 15 jours avant.
La personne en charge de l’entretien peut également relire la fiche de poste du collaborateur et les objectifs fixés lors de l’évaluation précédente, s’il y en a eu. Si vous n’êtes pas le supérieur hiérarchique de cet employé, vous pouvez aussi échanger avec lui pour collecter un maximum de données.
Pensez enfin à préparer des questions ouvertes pour encourager le collaborateur à s’exprimer sur ses expériences, ses réussites, ses difficultés et ses attentes.
Grâce à ce document, le salarié peut lui aussi avoir un aperçu des éléments de l’échange à venir.
3. Définir des objectifs clairs et transparents
Les critères d’évaluation ne doivent pas donner lieu à des pratiques discriminantes. Il faut donc les établir de manière objective dans une grille d’évaluation des compétences des salariés. Parmi ces critères, on peut citer :
- les connaissances dites métiers : ce sont les savoirs indispensables à la bonne conduite des missions confiées ;
- la mise en application de ses connaissances métiers à travers des indicateurs concrets de réalisation des missions ;
- les compétences comportementales, également appelées soft skills et qui ont permis ou non l’atteinte des objectifs.
Les critères d’évaluation n’ont pas pour finalité de sanctionner le salarié. Au contraire, il s’agit d’accompagner sa progression et d’identifier les leviers permettant une montée en compétences. Avant de mettre en place le processus d’évaluation, il est nécessaire de consulter les représentants du personnel, notamment à travers le Comité Social et Économique (CSE), afin de s’assurer que les critères et les modalités d’évaluation sont justes, transparents et respectent les droits des salariés.
4. Former les managers à la conduite des évaluations
Mener une évaluation professionnelle ne s’improvise pas. Il est donc conseillé de former les managers pour garantir l’efficacité et l’objectivité de ces échanges. Il s’agit aussi de les sensibiliser à l’importance de l’évaluation professionnelle en tant qu’outil de développement et non de sanction.
Cette formation peut comprendre les points suivants :
- la préparation de l’entretien : collecte d’informations pertinentes, définition des critères d’évaluation et préparation de la grille d’auto-évaluation ;
- les techniques de communication : les managers doivent savoir formuler des remarques positives tout en abordant les points à améliorer de manière objective, tout cela sans froisser le salarié ;
- la gestion des situations complexes : le manager peut faire face à des situations délicates (salarié sous-performant, désaccords). Il existe des techniques pour apaiser les tensions.
5. Rédiger un compte rendu détaillé de l’entretien
L’entretien ne doit pas obligatoirement donner lieu à un écrit. Néanmoins, cela permet d’appuyer les recommandations faites à votre salarié et de consigner les demandes que celui-ci a formulées.
Notez que la CNIL a mis en place un référentiel relatif à la gestion des ressources humaines dans lequel sont précisées les informations pouvant être collectées dans ce compte-rendu :
- la date des entretiens d’évaluation ;
- l’identité de l’évaluateur ;
- les compétences professionnelles de l’employé ;
- les objectifs assignés ;
- l’appréciation des aptitudes professionnelles ;
- les observations formulées par le salarié ;
- les perspectives d’évolution de carrière.
Le salarié peut demander la copie de ce compte-rendu. Il n’a pas l’obligation de le signer.
3 erreurs à éviter lors d’une évaluation professionnelle
1. Diffuser les données sur le collaborateur
Les données d’évaluation sont soumises à une obligation de confidentialité. En outre, seuls les responsables hiérarchiques et le personnel de la fonction RH ont accès à ces données.
Quant au salarié, il conserve un droit d’accès aux données le concernant, même s’il vient à quitter l’entreprise.
Les données d’évaluation n’ont pas vocation à être conservées une fois que le salarié quitte l’entreprise. Cependant, l’entreprise peut les conserver en vue de se prémunir d’un litige avec un salarié durant le temps de la prescription.
2. Juger l’aspect personnel et non professionnel
L’évaluation professionnelle doit être l’occasion d’échanger de manière factuelle sur la progression des collaborateurs. Par conséquent, il convient d’éviter de limiter les références à des éléments personnels. On veillera donc à évoquer les compétences comportementales de l’individu uniquement lorsque celles-ci ont un rapport avec la progression des objectifs.
De la même façon, il devra s’abstenir de poser des questions sur un éventuel projet de maternité qu’aurait sa salariée.
3. Ne pas faire de retour suite à l’évaluation
Quelle que soit l’issue de l’évaluation, le collaborateur attend légitimement un retour. En effet, c’est important pour qu’il puisse progresser et faire évoluer ses compétences en fonction des attentes de la direction.
Le manager doit donc lui faire un retour constructif et actionnable afin de :
- clarifier les points forts ;
- déterminer les axes d’amélioration ;
- fixer des objectifs précis pour l’avenir.
Cela montre également au collaborateur que son travail a été pris en compte et que l’évaluation n’est pas une simple formalité, mais un outil pour son développement. Ignorer cette étape risquerait à l’inverse de nuire à sa motivation, car il ne saurait pas comment il peut s’améliorer ou ce qui est attendu de lui pour la suite.
FAQ
À quoi sert l’évaluation professionnelle ?
L’évaluation professionnelle permet d’apprécier les performances d’un collaborateur. C’est un moment d’échange privilégié entre le salarié et sa direction pour valider l’adéquation entre ses compétences et attentes et les perspectives et objectifs de l’entreprise.
Quelle différence entre entretien professionnel et évaluation annuelle ?
L’entretien professionnel est obligatoire alors que l’évaluation annuelle s’apparente plus à une pratique managériale. L’entretien professionnel a lieu au moins tous les 2 ans et donne le cap des formations dont a besoin le salarié selon ses compétences et aspirations professionnelles.
À qui s’adresse l’évaluation professionnelle ?
L’évaluation professionnelle n’a pas de caractère obligatoire. Cependant, réaliser une évaluation professionnelle reste intéressant pour n’importe quel employeur. Cela lui permet de mieux comprendre les difficultés que peut rencontrer son salarié et d’agir pour atteindre les objectifs.