5 pratiques & 3 outils pour optimiser votre vivier de talents

Se construire un vivier de talents est une stratégie efficace pour les entreprises souhaitant anticiper leurs besoins en recrutement et attirer les meilleurs profils. Disposer d’un réservoir de candidats qualifiés permet en effet de gagner du temps, de réduire les coûts et de renforcer l’image de l’entreprise. Qu’est-ce qu’un vivier de talents ? Comment le constituer et l’optimiser ? Quels outils utiliser ? La réponse dans cet article.

Qu’est-ce qu’un vivier de talents ?

Un vivier de talents (ou talent pool) est une base de données de candidats qualifiés que se constitue l’entreprise au fil des procédures et étapes recrutement. L’entreprise conserve ainsi les informations des candidats ayant postulé avec un profil intéressant, mais qui n’ont pas été recrutés pour le poste.

Un vivier de talents ne se limite pas seulement aux candidats ayant répondu à votre offre. Il regroupe également :

• les candidatures spontanées ;
• vos salariés ;
• vos anciens collaborateurs ;
• les personnes cooptées ou recommandées par vos salariés.

Pour résumer, le vivier de talents regroupe l’ensemble des candidats que vous avez d’ores et déjà préqualifiés pour travailler dans votre entreprise, si une occasion se présente.

Pourquoi se constituer un vivier de talents ?

Se constituer un vivier de talents demande certes du temps, mais cette stratégie se révèle gagnante sur le long terme. Grâce à cette approche proactive, l’entreprise va pouvoir :

• réduire considérablement les coûts de sa procédure de recrutement ;
• réduire les délais de recrutement ;
• renforcer la marque employeur ;
• construire une relation de confiance avec les talents.

Quelle stratégie mettre en place pour attirer et retenir les meilleurs talents ?

Aujourd’hui, les méthodes de recrutement ont évolué. Les recruteurs ne vont plus à la « chasse » aux candidats, mais ils mettent plutôt tout en œuvre pour que les meilleurs candidats viennent à eux.

1. Développer votre marque employeur

La marque employeur, c’est l’image de votre entreprise. Il est beaucoup plus facile d’attirer de nouveaux talents lorsque l’entreprise bénéficie d’une marque employeur forte.

Pour développer votre marque employeur, vous pouvez mettre en place plusieurs actions :

• développer une culture d’entreprise forte ;
• déployer stratégie de contenu (l’inbound recruiting) ;
• améliorer la qualité de vie au travail ;
• avoir un site carrière attractif ;
• etc.

2. Optimiser votre processus de recrutement

Le processus de recrutement dure en moyenne 5 semaines et un pourcentage important de candidats abandonne en cours de route. Ces abandons s’expliquent principalement par la durée excessive du processus et son manque de flexibilité.

N’hésitez pas à évaluer votre processus de recrutement, grâce à la mise en place de KPI. Les résultats vous permettront ainsi de détecter les faiblesses de votre processus et de l’optimiser, afin de ne plus perdre de candidats pouvant intégrer votre vivier de talents.

3. Gérer minutieusement votre onboarding

L’onboarding, aussi appelé la phase d’intégration en français, est une étape très importante. En effet, ce sont les premiers pas de votre collaborateur dans l’entreprise. C’est à ce moment-là qu’il va pouvoir se forger une première image de votre entreprise. L’intégration de vos nouveaux salariés est le reflet de votre marque employeur. Il est donc indispensable de soigner votre onboarding. Pour cela, lors de l’intégration, pensez notamment à :

• réserver un accueil chaleureux à votre nouveau collaborateur ;
• présenter votre nouveau collaborateur à l’ensemble de vos salariés ;
• faire visiter les locaux et communiquer les consignes de sécurité ;
• désigner un salarié référent (un parrain) pour l’accompagner et répondre à ses questions ;
• présenter l’environnement de travail avec les outils mise à disposition ;
• le former à vos processus de travail et à vos outils ;
• remettre un pack de bienvenue avec le livret d’accueil, la charte d’éthique, quelques goodies à l’effigie de l’entreprise (stylo, bloc-notes, mugs, etc.) ;
• réserver un moment d’échanges pour recueillir ses premières impressions et répondre à ses éventuelles questions.

C’est aussi le moment idéal pour créer l’engagement de vos collaborateurs. Une expérience collaborateur réussie permet de fidéliser votre salarié et de le conforter dans sa décision de travailler pour votre entreprise. N’oubliez pas que votre vivier de talents se constitue aussi de vos salariés, il est important de mettre toutes les chances de votre côté pour que cette collaboration soit fructueuse et durable.

4. Miser sur la formation continue

Former vos salariés tout au long de leur vie professionnelle est certes un gage de performance pour votre entreprise, mais c’est surtout le meilleur moyen de conserver vos talents. Donnez l’opportunité à vos salariés de se perfectionner et d’évoluer, en leur proposant un parcours de formation cohérent.

La formation continue peut porter autant sur le développement de compétences techniques, que le développement des soft skills. En effet, ces derniers sont aujourd’hui déterminants pour favoriser l’intégration d’un nouveau salarié et lui permettre d’évoluer sur son poste.

Afin de proposer un parcours de formation cohérent, il est essentiel de procéder à une évaluation des compétences de vos salariés.

5. Communiquer auprès de vos managers

Vos managers sont les acteurs du management de votre entreprise. Ce sont eux qui vont être en contact direct avec les nouveaux collaborateurs. En tant que dirigeant, vous devez communiquer et sensibiliser vos managers, afin que ces derniers véhiculent correctement les valeurs et la vision de l’entreprise.

Il est nécessaire également de les accompagner et de les former aux nouveaux modes de management. En effet, les candidats d’aujourd’hui, ont des attentes bien précises en matière de management où la confiance, l’écoute, la communication et l’empathie sont des valeurs essentielles.

Enfin, assurez-vous qu’ils disposent de tous les leviers de motivation nécessaires pour renforcer l’engagement des collaborateurs (gestion des carrières, formations, rémunérations et primes, etc.).

Quels outils utiliser pour créer et gérer un vivier de talents ?

Nous vous le disions, un vivier de talents est une base de données regroupant des profils qualifiés. Pour exploiter ces données, vous devez tenir ce fichier à jour. Vous devez également maintenir un contact avec toutes ces personnes.

1. Un outil de gestion des candidatures (ATS)

L’Applicant Tracking System (ATS), ou Système de Suivi des Candidats, est l’outil de prédilection pour la gestion de votre vivier de talents. Cet outil de gestion du recrutement peut directement s’intégrer à votre logiciel SIRH pour vous offrir des fonctionnalités supplémentaires (sous forme de modules) en fonction de vos besoins. Il est possible également d’y recourir avec un accès en ligne uniquement (en mode SaaS), comme Factorial ou Personio.

L’utilisation d’un ATS comporte de nombreux avantages :

• un module de multidiffusion pour diffuser des annonces sur de multiples sites d’emplois simultanément en quelques clics ;
• un module de sourcing pour sourcer les meilleurs profils à la fois sur les réseaux sociaux et les Cvthèques ;
• un module de candidature spontanée pour favoriser l’expérience candidat ;
• la réception et l’intégration automatique de toutes les candidatures reçues sur une plateforme unique pour faciliter la gestion et le suivi ;
• la programmation de réponses automatiques et personnalisées à vos candidats ;
• la création d’un vivier de talents efficace avec toutes les informations relatives à vos candidats au même endroit ;
• un système de gestion de “tags” pour “marquer” chaque profil de candidat en fonction de critères précis, et ainsi filtrer plus facilement vos futurs candidats ;
• la création simple d’une page carrière personnalisée et synchronisée avec les recrutements en cours pour promouvoir votre marque employeur ;
• réaliser des recrutements de manière collaborative avec les managers et les opérationnels.

En plus de vous aider dans la gestion de vos candidatures, l’ATS va jouer un rôle essentiel pour créer et animer votre vivier de talents.

2. Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux, et LinkedIn en particulier, sont une mine d’or pour vous constituer un vivier de talents. En effet, vous avez accès à une multitude d’informations concernant vos futurs candidats qualifiés. Vous pouvez suivre leurs évolutions et mettre à jour plus facilement leurs profils dans votre base de données.

De plus, les réseaux sociaux vous permettent également de maintenir le lien avec votre communauté, de promouvoir votre marque employeur et de susciter ainsi l’intérêt de futurs candidats potentiels pour votre vivier de talents.

3. Une newsletter RH

La gestion de votre vivier de talents est importante. Pour une gestion efficace, la clé, c’est de communiquer. La newsletter se révèle alors être un outil très intéressant puisqu’il vous permet de maintenir le contact avec vos candidats qualifiés. Partagez des contenus qui vont susciter l’intérêt de vos lecteurs tels que :

• vos valeurs, vos engagements RSE ;
• les dernières mesures mises en place pour garantir le bien-être au travail de vos collaborateurs ;
• les témoignages de vos salariés ;
• les offres d’emploi à pourvoir.

N’hésitez pas à vous en servir également pour inciter vos lecteurs à mettre jour leurs profils sur votre portail candidat.

Pour ce qui est de la fréquence d’envoi, il est préférable d’opter pour une newsletter mensuelle, afin de maintenir des échanges réguliers, sans être trop intrusif. Des solutions telles que Mailchimp ou SendinBlue vous permettent de créer des newsletters gratuites.

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