5 pratiques & 3 outils pour optimiser votre vivier de talents

En plus d’être coûteux, le processus de recrutement est un travail long et fastidieux pour les recruteurs. De la rédaction de l’offre d’emploi à la présélection des candidats, un nombre incalculable d’étapes se succède. Tout cela sans aucune garantie de succès. Pour gagner en efficacité, une seule solution, se constituer un vivier de talents et l’optimiser. Encore faut-il savoir comment s’y prendre.

Dans cet article, nous vous révélons les pratiques à mettre en place et les outils à utiliser pour vous constituer une réserve de talents efficace.

Qu’est-ce qu’un vivier de talents ?

Un vivier de talents est une base de données de candidats qualifiés que se constitue l’entreprise au fil des procédures et étapes recrutement. L’entreprise conserve ainsi les informations des candidats ayant postulé avec un profil intéressant, mais qui n’ont pas été recrutés pour le poste.

Un vivier de talents ne se limite pas, pour autant, seulement aux candidats ayant répondu à votre offre. Il regroupe également :

• les candidatures spontanées ;
• vos salariés ;
• vos anciens collaborateurs ;
• les personnes cooptées ou recommandées par vos salariés.

Pour résumer, le vivier de talents regroupe l’ensemble des candidats que vous avez d’ores et déjà préqualifiés pour travailler dans votre entreprise, si une occasion se présente.

Pourquoi se constituer un vivier de talents ?

À première vue, se constituer un vivier de talents demande beaucoup de temps et d’implication de la part du recruteur, pour se révéler efficace. Pourtant, une fois votre vivier de talents constitué et optimisé, c’est bien du temps que vous allez gagner. En effet, votre vivier de talents vous permettra :

• d’être davantage réactif pour vos prochains recrutements (pour remplacer un salarié absent ou pour un départ) ;
• de réduire considérablement les coûts de votre procédure de recrutement ;
• de construire une relation de confiance avec vos candidats.

Quelle stratégie mettre en place pour attirer et retenir les meilleurs talents ?

Aujourd’hui, les méthodes de recrutement ont évolué. Les recruteurs ne vont plus à la “chasse” aux candidats, mais ils mettent plutôt tout en œuvre pour que les meilleurs candidats viennent à eux.

1. Développer votre marque employeur

La marque employeur, c’est l’image de votre entreprise. Il est beaucoup plus facile d’attirer de nouveaux talents lorsque l’entreprise bénéficie d’une marque employeur forte.

Pour développer votre marque employeur, vous pouvez mettre en place plusieurs leviers :

• une culture d’entreprise forte ;
• la mise en place d’une stratégie de contenu (l’inbound recruiting) ;
• une bonne qualité de vie au travail ;
• un site carrière attractif ;
• etc.

2. Optimiser votre processus de recrutement

De manière générale, le processus de recrutement dure en moyenne 5 semaines. Pendant ce processus, un pourcentage important de candidats abandonne en cours de route. Les raisons de ces abandons reposent essentiellement sur la longueur du processus et le manque de flexibilité.

N’hésitez pas à évaluer votre processus de recrutement, grâce à la mise en place de KPI. Les résultats vous permettront ainsi de détecter les faiblesses de votre processus et de l’optimiser, afin de ne plus perdre de candidats pouvant intégrer votre vivier de talents.

3. Gérer minutieusement votre onboarding

L’onboarding, aussi appelé la phase d’intégration en français, est une étape très importante. En effet, ce sont les premiers pas de votre collaborateur dans l’entreprise. C’est à ce moment-là qu’il va pouvoir se forger une première image de votre entreprise. L’intégration de vos nouveaux salariés est le reflet de votre marque employeur. Il est donc indispensable de soigner votre onboarding. Pour cela, lors de l’intégration, pensez notamment à :

• réserver un accueil chaleureux à votre nouveau collaborateur ;
• présenter votre nouveau collaborateur à l’ensemble de vos salariés ;
• faire visiter les locaux et communiquer les consignes de sécurité ;
• désigner un salarié référent (un parrain) pour l’accompagner et répondre à ses questions ;
• présenter l’environnement de travail avec les outils mise à disposition ;
• le former à vos processus de travail et à vos outils ;
• remettre un pack de bienvenue avec le livret d’accueil, la charte d’éthique, quelques goodies à l’effigie de l’entreprise (stylo, bloc-notes, mugs, etc.) ;
• réserver un moment d’échanges pour recueillir ses premières impressions et répondre à ses éventuelles questions ;
• etc.

C’est aussi le moment idéal pour créer l’engagement de vos collaborateurs. Une expérience collaborateur réussie permet de fidéliser votre salarié et de le conforter dans sa décision de travailler pour votre entreprise. N’oubliez pas que votre vivier de talents se constitue aussi de vos salariés, il est important de mettre toutes les chances de votre côté pour que cette collaboration soit fructueuse et durable.

4. Miser sur la formation continue

Former vos salariés tout au long de leur vie professionnelle est certes un gage de performance pour votre entreprise, mais c’est surtout le meilleur moyen de conserver vos talents.

La formation continue peut porter autant sur le développement de compétences techniques, que le développement des soft skills. En effet, ces derniers sont aujourd’hui déterminants pour favoriser l’intégration d’un nouveau salarié et lui permettre d’évoluer sur son poste.

Afin de proposer un parcours de formation cohérent, il est essentiel de procéder à une évaluation des compétences de vos salariés.

5. Communiquer auprès de vos managers

Vos managers sont les acteurs du management de votre entreprise. Ce sont eux qui vont être en contact direct avec les nouveaux collaborateurs. En tant que dirigeant, vous devez communiquer et sensibiliser vos managers, afin que ces derniers véhiculent correctement les valeurs et la vision de l’entreprise.

Il est nécessaire également de les accompagner et de les former aux nouveaux modes de management. En effet, les candidats d’aujourd’hui, ont des attentes bien précises en matière de management où la confiance, l’écoute, la communication et l’empathie sont des valeurs essentielles.

Enfin, assurez-vous qu’ils disposent de tous les leviers de motivation nécessaires pour renforcer l’engagement des collaborateurs (gestion des carrières, formations, rémunérations et primes, etc.).

Quels outils utilisés pour créer et gérer un vivier de talents ?

Souvenez-vous qu’un vivier de talents, c’est avant tout une base de données. Pour pouvoir exploiter ses données, il est nécessaire de réaliser régulièrement des mises à jour. De plus, pour être efficace, il est impératif d’animer votre vivier de talents. Pour cela, plusieurs outils sont à votre disposition.

1. Un outil de gestion des candidatures (ATS)

L’Applicant Tracking System (ATS), ou Système de Suivi des Candidats, est l’outil de prédilection pour la gestion de votre vivier de talents. Cet outil de gestion du recrutement peut directement s’intégrer à votre logiciel SIRH pour vous offrir des fonctionnalités supplémentaires (sous forme de modules) en fonction de vos besoins. Il est possible également d’y recourir avec un accès en ligne uniquement (en mode SaaS), comme Factorial ou Personio.

L’utilisation d’un ATS revêt de nombreux avantages :

• un module de multidiffusion pour diffuser des annonces sur de multiples sites d’emplois simultanément en quelques clics ;
• un module de sourcing pour sourcer les meilleurs profils à la fois sur les réseaux sociaux et les Cvthèques ;
• un module de candidature spontanée pour favoriser l’expérience candidat ;
• la réception et l’intégration automatique de toutes les candidatures reçues sur une plateforme unique pour faciliter la gestion et le suivi ;
• la programmation de réponses automatiques et personnalisées à vos candidats ;
• la création d’un vivier de talents efficace avec toutes les informations relatives à vos candidats au même endroit ;
• un système de gestion de “tags” pour “marquer” chaque profil de candidat en fonction de critères précis, et ainsi filtrer plus facilement vos futurs candidats ;
• la création simple d’une page carrière personnalisée et synchronisée avec les recrutements en cours pour promouvoir votre marque employeur ;
• réaliser des recrutements de manière collaborative avec les managers et les opérationnels ;
• être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) (loi n° 2018-493 du 20 juin 2018).

En plus, de vous aider dans la gestion de vos candidatures, l’ATS va jouer un rôle essentiel pour créer et animer votre vivier de talents.

2. Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux, et LinkedIn en particulier, sont une mine d’or pour vous constituer un vivier de talents. En effet, vous avez accès à une multitude d’informations concernant vos futurs candidats qualifiés. Vous pouvez suivre leurs évolutions et mettre à jour plus facilement leurs profils dans votre base de données.

De plus, les réseaux sociaux, vous permettent également de maintenir le lien avec votre communauté, de promouvoir votre marque employeur et de susciter ainsi l’intérêt de futurs candidats potentiels pour votre vivier de talents.

3. Une newsletter RH

La gestion de votre vivier de talents est importante. Pour une gestion efficace, la clé, c’est de communiquer. La newsletter se révèle alors être un outil très intéressant puisqu’il vous permet de maintenir le contact avec vos candidats qualifiés. Partagez des contenus qui vont susciter l’intérêt de vos lecteurs tels que :

• vos valeurs, vos engagements RSE ;
• les dernières mesures mises en place pour garantir le bien-être au travail de vos collaborateurs ;
• les témoignages de vos salariés ;
• les offres d’emploi à pourvoir.

Pour ce qui est de la fréquence d’envoi, il est préférable d’opter pour une newsletter mensuelle, afin de maintenir des échanges réguliers, sans être trop intrusif.

Sachez que des solutions telles que Mailchimp ou SendinBlue vous permettront de créer des newsletters gratuites.

Vous l’aurez compris, un vivier de talents se construit avec le temps. Mais n’ayez crainte, ce travail de longue haleine ne sera pas vain. Le temps passé à échanger avec vos candidats, à récolter des informations et à les intégrer dans votre base de données ne sera que bénéfique pour vos prochains recrutements.

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