Améliorer l’expérience candidat : méthodes et logiciels

L’expérience candidat est un facteur stratégique dans la capacité d’une entreprise à attirer et fidéliser les talents. Dans un contexte de forte concurrence, chaque interaction entre le candidat et l’organisation influence non seulement son image employeur, mais aussi son positionnement sur le marché. Les candidats sont quant à eux de plus en plus exigeants et attendent désormais des entreprises qu’elles leur proposent bien plus qu’une simple opportunité professionnelle. Qu’est-ce que l’expérience candidat ? Comment l’optimiser ? Quels sont les outils à utiliser ? Suivez le guide.

L’expérience candidat : de quoi s’agit-il ?

L’expérience candidat fait référence au ressenti du candidat tout au long du processus de recrutement :

• la qualité de son parcours ;
• la durée du processus ;
• la qualité des échanges avec les recruteurs.

Vos futurs candidats vont se forger petit à petit une opinion de votre entreprise, à travers les différents points de contacts (annonces de recrutement, entretiens téléphoniques et physiques, onboarding, etc.). Ainsi, pour valoriser l’image de votre entreprise et attirer ces nouveaux talents, vous allez devoir travailler chacune de ces étapes afin que l’expérience candidat soit la plus fluide et la plus agréable possible.

En effet, toutes les interactions qu’elle a eues avec votre entreprise par le passé influencent son expérience en tant que candidat : achat en tant que client, relation qui travaille dans l’entreprise, image de marque véhiculée par l’entreprise, etc.

Pourquoi optimiser l’expérience candidat lors de vos recrutements ?

Optimiser l’expérience candidat présente de nombreux enjeux :

• se démarquer de la concurrence ;
• donner envie aux futurs talents de travailler dans votre entreprise (stratégie d’inbound recruiting) ;
• engager vos candidats tout au long du processus de recrutement ;
• construire une image positive de l’entreprise avec une marque employeur forte.

L’expérience candidat n’est donc pas un critère à prendre à la légère, elle a un réel impact sur l’image que renvoie votre entreprise, sur votre réputation. Si vous souhaitez développer une marque employeur forte, l’optimisation de l’expérience candidat doit faire partie de vos priorités.

Quelles sont les attentes et les pratiques actuelles des candidats lors du parcours recrutement ?

Pour optimiser votre stratégie, vous devez vous mettre à la place de vos candidats potentiels lors de leurs recherches d’emploi. Connaître leurs attentes et leurs pratiques vous permettra, en effet, d’identifier plus facilement les actions à mettre en place dans votre processus de recrutement, ainsi que les outils les plus adaptés pour améliorer l’expérience candidat tout au long du parcours.

La découverte de l’offre

Lors de la phase de recherche d’emploi, les candidats prêtent attention à de nombreux critères dans les offres d’emploi qu’ils consultent. Parmi eux, la rémunération reste à ce jour encore un des critères déterminants. En effet, plus d’un tiers d’entre eux hésitent à postuler à une offre qui ne mentionne pas la rémunération et 12 % déclarent qu’ils ne postulent pas si l’information est absente, tandis que 64 % des candidats souhaitent un échange transparent à ce sujet, dès le premier entretien.

Vous devez alors diffuser des offres complètes et attractives, via des jobboards, des outils de multidiffusion ou encore sur votre site carrière. Jouez la carte de la transparence, si vous souhaitez attirer de nouveaux talents.

La candidature

Selon la grande enquête menée par Hellowork en 2024 :

• 85 % des candidats utilisent les plateformes de recrutement ;
• 52 % envoient des candidatures spontanées ;
• 60 % utilisent les services publics de l’emploi ;
• une fois leur candidature déposée, 66 % souhaitent recevoir automatiquement un accusé de réception.

Vous devez réussir à proposer un parcours de candidature fluide et rassurant pour vos candidats. Pour cela, rien de mieux qu’un logiciel de recrutement (ou ATS), pour automatiser les confirmations de réception des candidatures, par exemple.

L’évaluation

Le manque d’informations sur les étapes de recrutement reste l’une des principales sources de frustration des candidats. Ainsi, comme le démontre une autre étude d’Hellowork menée en 2022, 88 % des candidats souhaitent recevoir un message détaillant les process de recrutement et des entretiens. Ils privilégient également les échanges directs et personnalisés, notamment par téléphone pour la prise de rendez-vous (58 %).

Il est primordial de donner de la visibilité sur votre processus de recrutement à vos candidats en automatisant l’envoi d’informations sur les différentes étapes. Vous maintenez ainsi la communication avec vos candidats ainsi que leur motivation.

La décision

L’attente est une source de stress pour vos candidats. Une attente trop longue aura nécessairement un impact sur l’expérience candidat. Près de la moitié des candidats considèrent qu’un délai de réponse raisonnable se situe entre 1 et 2 semaines maximum.

La communication est l’un des piliers pour une expérience candidat optimale et ce, quelle que soit la finalité. Aussi, 73 % souhaitent recevoir un retour de la part des recruteurs, même lorsque leur candidature n’est pas retenue.

L’onboarding

Même une fois recruté, la communication doit rester au centre de vos préoccupations. N’oubliez pas que la qualité des échanges avant l’arrivée dans l’entreprise de votre futur salarié, contribue également à sa perception de la marque employeur.

N’hésitez pas à utiliser un outil d’onboarding pour vous aider à maintenir l’engagement de votre futur collaborateur, mais aussi pour préparer au mieux son arrivée et son intégration.

Vous l’aurez compris, les candidats attendent un processus de recrutement fluide, transparent et rapide, avec un délai raisonnable d’environ un mois entre le dépôt de la candidature et la réponse finale (79 %).

Quels outils d’expérience candidat choisir en 2026 ?

Pour garantir une expérience candidat optimale, la mise en place d’outils est indispensable. Tout au long du processus de recrutement, ces outils vont vous accompagner et vous guider pour limiter les erreurs et garantir un bon suivi de vos candidats tout au long du processus.

Les outils de sourcing

Les outils de sourcing permettent aux recruteurs de rechercher, d’identifier et de contacter des candidats potentiels sur différents canaux comme les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn), les CVthèques, les bases de données internes ou encore les plateformes spécialisées.

Ces solutions facilitent la constitution d’un vivier de talents et permettent ainsi d’adopter une approche proactive du recrutement, notamment pour les profils pénuriques ou très sollicités.

Pour identifier les meilleurs talents et vous aider à gérer vos relations avec eux, vous pouvez notamment vous appuyer sur des logiciels CRM de recrutement tels que HubSpot, ou des plateformes comme Lusha.

Le site carrière

Le site carrière, c’est la vitrine de votre entreprise et le premier point de contact avec votre candidat. Il présente la culture d’entreprise, les valeurs, les équipes et les avantages proposés aux collaborateurs. Il peut donner déjà une idée de l’ambiance de travail, à travers des vidéos de présentation et des témoignages. Le site carrière est également très utile pour centraliser vos offres d’emplois et leur donner de la visibilité. Vos candidats peuvent, en effet, voir en un seul clic, l’ensemble des postes proposées dans l’entreprise et y déposer leurs candidatures.

Des outils comme Teamtailor ou encore Taleez vous permettent de créer rapidement un site carrière, 100 % personnalisable.

Orange par exemple, possède le site carrière « orange.jobs », avec une présentation de leurs valeurs, de leurs missions, de leurs engagements, des évolutions de carrière et les postes ouverts partout dans le monde.

Les logiciels ATS ou de recrutement

Les logiciels de recrutement ou ATS (Applicant Tracking Systems) sont devenus des outils incontournables pour gérer les candidatures et améliorer l’expérience candidat. En plus de centraliser l’ensemble des informations relatives aux candidats, vous pouvez aussi automatiser les communications et faciliter la collaboration entre recruteurs et managers. Les ATS proposent en effet, de nombreuses fonctionnalités, comme par exemple l’envoie des accusés de réception automatiques, la planification des entretiens ou encore le suivi en temps réel des candidatures.

Parmi les nombreux outils existants, certains sont des logiciels ATS comme Beetween, d’autres des logiciels RH avec un ATS intégré comme Bizneo HR par exemple.

La chaîne de restauration Five Guys a opté pour Teamtailor pour la gestion de ses recrutements volumiques, sur des sites différents. Grâce à l’automatisation des présélections des candidats, l’équipe gagne du temps et se consacre davantage à l’onboarding de leurs nouveaux collaborateurs.

Les outils d’évaluation

Les outils d’évaluation sont essentiels pour mesurer les compétences techniques, comportementales ou cognitives des candidats. Ils contribuent notamment à rendre le processus plus transparent et équitable.

En fonction des besoins, les outils d’évaluation comme SmartRecruiters par exemple, peuvent proposer des tests techniques, des mises en situation, des questionnaires de personnalité, etc.

Les outils de feedback

Les outils de feedback sont utiles pour recueillir l’avis des candidats à différentes étapes du recrutement. Avec ces outils, vous pouvez ainsi mesurer la satisfaction des candidats, la perception de la marque employeur, la qualité des interactions avec les recruteurs, etc.

Ces données vont vous aider à identifier les éventuels freins ou points de frictions, à corriger ou à améliorer pour proposer un processus de recrutement optimal.

Pour collecter ces données, vous pouvez recourir à des outils comme Qualtrics ou à des ATS ayant le feedback intégré comme Tellent Recruitee.

Les outils d’onboarding

L’expérience candidat ne s’arrête pas à la signature du contrat. L’onboarding correspondant à l’intégration du nouveau collaborateur dans l’entreprise finalise le processus.

Des outils comme Lucca ou Softy intègrent des fonctionnalités pour vous permettre de préparer au mieux l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Ces outils facilitent l’intégration de vos nouvelles recrues, en automatisant les tâches administratives et en structurant le parcours d’accueil.

9 bonnes pratiques à adopter pour une expérience candidat réussie

1. Soignez vos offres d’emploi

L’offre d’emploi est le premier outil utilisé pour communiquer avec vos candidats. En effet, par l’intermédiaire de cette annonce de recrutement, vous allez mettre en avant les besoins de votre entreprise, mais aussi votre marque employeur avec vos valeurs et votre culture d’entreprise.

De ce fait, pour rédiger une offre d’emploi qui soit à la fois complète et attractive, certains éléments clés doivent y figurer. Votre offre d’emploi doit aussi être lisible, claire et précise. Vos candidats potentiels doivent pouvoir trouver l’ensemble des informations nécessaires pour savoir si le poste leur correspond ou non.

2. Soyez transparent sur les étapes de votre processus de recrutement

La transparence est l’un des éléments clés d’une communication efficace.

Le candidat sera d’autant plus engagé, s’il sait déjà ce qu’il attend. Vous minimisez ainsi le risque de perdre un futur talent au cours du processus, encore faut-il que le délai de ce processus soit raisonnable.

3. Utilisez des outils adaptés

Nous l’avons déjà vu précédemment, l’utilisation d’outils spécifiques est indispensable pour l’optimisation de l’expérience candidat. Pour chaque étape du processus de recrutement, il existe de nombreuses solutions pour vous accompagner. Logiciels spécifiques pour le sourcing, le feedback, l’évaluation ou encore logiciels de recrutement, logiciels RH, à vous de choisir ceux qui vous conviennent le mieux en fonction de vos besoins.

N’hésitez pas à combiner plusieurs de ces outils pour créer un parcours candidat cohérent, fluide et personnalisé. L’objectif est de proposer une expérience candidat positive qui renforce durablement la marque employeur et favorise l’attraction des talents.

Pour rappel, un site carrière est un atout pour favoriser l’expérience candidat. La création d’un site carrière ou d’une page dédiée à vos e-recrutements est fortement recommandée.

4. Maintenez la communication avec vos candidats

Le manque de communication est souvent l’une des raisons d’abandon des candidats au cours du processus de recrutement.

Quelle que soit l’issue pour votre candidat, n’oubliez pas de l’en informer. Si votre candidat n’a pas été retenu lors de la phase de sélection des CVs, envoyez-lui un mail avec une note positive pour l’encourager. S’il n’a pas été retenu après avoir passé un entretien, privilégiez un retour téléphonique.

N’hésitez pas à leur expliquer les raisons de leur refus, votre candidat appréciera d’autant plus de savoir sur quels points il doit s’améliorer. Laisser une bonne impression à votre candidat améliorera d’autant plus l’image de votre entreprise.

5. Simplifiez le parcours candidat

Pour une expérience optimale, le parcours candidat doit être simple et fluide.

Si vous utilisez votre site carrière pour promouvoir vos offres d’emploi, assurez-vous qu’il soit responsive. La majorité des recherches d’emploi se font désormais sur le smartphone, veillez donc à ce que votre site s’adapte à toutes les tailles d’écran quel que soit le support utilisé. Mettez en place, par exemple, un système de filtres pour faciliter ses recherches. L’accès rapide aux informations est primordial.

Enfin, les formalités de candidature ne doivent pas être une tâche fastidieuse et trop longue pour vos candidats potentiels, au risque de les décourager. En général, le dépôt d’une candidature ne doit pas excéder 15 minutes. Pour ce faire, éviter les formulaires à rallonge et concentrez-vous uniquement sur les critères indispensables pour occuper le poste.

6. Structurez vos entretiens d’embauche

L’entretien d’embauche est un moment qui s’avère stressant pour vos candidats. Afin qu’il se passe dans les meilleures conditions possibles, il est important de le préparer en amont. Pour cela, structurez votre entretien, afin de vous guider le jour J.

Assurez-vous de laisser un temps de parole pour les questions. Il est important d’établir un climat de confiance lors de vos entretiens.

7. Recueillez l’avis de vos candidats

Pensez toujours à demander l’avis de vos candidats sur votre processus de recrutement. Vous pouvez le faire de vive voix, à la fin de l’entretien par exemple, ou via un questionnaire de satisfaction.

8. Misez sur le recrutement collaboratif

Pensez à impliquer les managers, mais aussi vos propres collaborateurs dans le processus de recrutement. Ces échanges permettront de répondre à toutes les questions et fournir l’ensemble des informations essentielles à vos candidats potentiels.

9. Organisez l’onboarding de vos futurs candidats

Votre processus de recrutement ne se termine réellement que lorsque votre futur collaborateur a intégré votre entreprise. De ce fait, il est important d’anticiper et de préparer son arrivée. La qualité de votre onboarding définira pour votre nouveau collaborateur, l’image de votre entreprise. Une intégration réussie est un levier de fidélisation.

Comment évaluer l’expérience collaborateur lors de vos recrutements ?

Les indicateurs clés de performances (KPI) à suivre

Pour évaluer l’expérience collaborateur, lors de vos recrutements, vous pouvez mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI). Le suivi de ces KPI de recrutement vous permettra, en effet, d’identifier les points de contacts ou encore les étapes de votre processus à optimiser.

Ainsi, les KPI à suivre sont :

• le volume de candidatures reçues ;
• le taux de réponse de vos candidats ;
• le taux de conversion global ;
• le taux de candidats reçus en entretien ;
• le taux d’abandon des candidatures ;
• la durée du processus de recrutement par étape ;
• etc.

Le cNPS, l’indicateur de satisfaction candidat

Si les KPI permettent de mesurer l’efficacité du processus de recrutement, ils ne reflètent pas nécessairement le ressenti des candidats. Le cNPS (Candidate Net Promoter Score) reste l’indicateur de référence pour mesurer la satisfaction des candidats et la probabilité que ces derniers recommandent l’expérience de recrutement de l’entreprise.

Pour le calculer, il suffit de poser une question simple à la fin du processus de recrutement, du type : “ Sur une échelle de 1 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez notre processus de recrutement à une personne de votre entourage ? ”.

En fonction du score, vous pouvez identifier trois catégories de candidats :

• les promoteurs (très satisfaits avec une note entre 9 et 10),
• les passifs (satisfaits, mais peu engagés, note entre 7 et 8),
• les détracteurs (insatisfaits, note entre 0 et 6).

Calcul du cNPS = % de promoteurs – % détracteurs

Vous pourrez ainsi évaluer objectivement la qualité de l’expérience candidat et identifier les points de frictions à améliorer.

L’optimisation de l’expérience candidat est un enjeu prioritaire pour les RH aujourd’hui. Garant de la performance et de la croissance de l’entreprise, il est primordial de mettre tout en œuvre lors de vos processus de recrutement pour que l’expérience candidat soit la plus rapide, fluide et simple possible.

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