En bref
- Le registre unique du personnel est un document établi par l’employeur répertoriant l’ensemble des salariés de l’entreprise.
- Il doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié et être mis à jour en permanence.
- Aucune forme n’est imposée quant à la tenue du registre du personnel. Mais, en tant que document obligatoire, une faute ou un manquement est sévèrement puni.
En tant qu’employeur, vous êtes soumis à certaines obligations légales. L’une d’entre elles, et pas des moindres, est la tenue d’un registre unique du personnel. Mis en place pour lutter contre le travail dissimulé, l’absence de ce registre peut avoir de lourdes conséquences financières, en cas de contrôle.
Quelles sont les entreprises concernées ? Comment réaliser votre registre unique du personnel ? Quels salariés doivent être inscrits sur ce registre ? On fait le point.
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est un document obligatoire regroupant l’intégralité des salariés de l’entreprise.
Le registre unique du personnel doit être créé dès l’embauche de votre 1ᵉʳ salarié (article L1221-13 du Code du travail) et mis à jour à l’arrivée de chaque nouveau collaborateur. Veillez à respecter l’ordre chronologique des arrivées lors de l’inscription sur votre registre.
Ce registre doit être mis à la disposition des membres du Comité Social Économique, des agents de contrôle de l’inspection du travail, mais aussi des agents de contrôle de l’URSSAF (article L1221-15 du Code du travail).
Qui est concerné par le registre du personnel ?
La tenue d’un registre du personnel est obligatoire pour toutes les entreprises, dès l’instant qu’elles embauchent des salariés. Généralement, cette responsabilité incombe au service des ressources humaines, ou à défaut au chef d’entreprise.
Seuls, les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif, sont exemptés de cette obligation.
Que contient le registre unique du personnel ?
L’article D1221-23 du Code du travail énumère les mentions obligatoires qui doivent figurer dans votre registre. Ainsi, vous devez vous assurer d’indiquer pour chacun de vos salariés :
- l’identité du salarié (nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe) ;
- le poste occupé (intitulé de l’emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie) ;
- le type de contrat (CDI, CDD, temps partiel, contrat intérim, etc.) ;
- l’autorisation d’embauche ou de licenciement si requise (date de cette autorisation ou date de la demande).
Sachez que des mentions supplémentaires doivent également figurer dans votre registre pour certaines catégories de salariés :
- le type et le numéro de titre de séjour pour les salariés étrangers ;
- les dates de stage, le lieu et l’identité du tuteur en entreprise pour les stagiaires ;
- le type de contrat pour les personnes volontaires au service civique ;
- le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire pour les salariés intérimaires.
Les changements liés à vos salariés doivent faire l’objet de mise à jour dans le registre du personnel. Il est important que ces dernières soient réalisées au fur et à mesure. L’ensemble de ces données devra être conservé pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié.
Une tenue minutieuse de ce registre est essentielle pour optimiser le suivi de votre effectif et évaluer le taux de turnover de votre entreprise.
Quels salariés doivent être inscrits sur le registre unique du personnel ?
Tous les salariés, y compris les travailleurs à domicile, doivent figurer dans le registre unique du personnel, quel que soit le type de contrat (CDD, temps partiel, contrat de professionnalisation, contrat intérimaire, etc.).
Les stagiaires doivent être, eux aussi, inscrits sur ce registre, mais dans une section spécifique.
Comment faire et tenir son registre unique du personnel ?
La forme du registre unique du personnel n’est soumise à aucune réglementation. Libre à vous de choisir le format papier ou numérique.
1. Le format papier
Si vous préférez le format papier, sachez qu’il existe des modèles sous forme de livret à remplir. Veillez à l’authenticité de votre document, en vous assurant que votre livret soit conforme, avec des pages reliées et numérotées. Vous devez également remplir votre registre avec un stylo non effaçable.
Le format papier, bien que plus simple aux premiers abords, présente rapidement ses limites. En plus d’être chronophage, le risque d’erreur est élevé si les mises à jour ne sont pas réalisées régulièrement.
2. Le format numérique
Il est fortement conseillé d’opter pour une version numérique, surtout si vous avez un nombre important de salariés. En effet, un registre du personnel numérique présente des avantages non négligeables :
- un accès simple et rapide ;
- un espace de stockage réduit ;
- une recherche simplifiée ;
- une protection renforcée des données confidentielles de vos collaborateurs, conforme aux réglementations (RGPD) ;
- une sauvegarde sécurisée ;
- une intégration possible sur d’autres SIRH.
N’oubliez pas de consulter les représentants du personnel si vous souhaitez passer votre registre au format numérique.
Veillez à ce que votre registre du personnel numérique soit protégé par un mot de passe. De plus, pensez à réaliser quotidiennement des sauvegardes.
3. La gestion de votre registre unique du personnel
Pour assurer la gestion de votre registre unique du personnel numérique, vous pouvez recourir à un logiciel RH ou un logiciel de paie.
Ces derniers vous permettront de gagner un temps considérable, de réaliser automatiquement les mises à jour nécessaires et de minimiser le risque d’erreurs. En effet, les données utilisées pour la gestion de la paie alimenteront automatiquement le registre du personnel.
Modèle de registre unique du personnel
Pour vous faire gagner du temps, nous mettons à votre disposition notre modèle de registre. Toutes les mentions obligatoires et supplémentaires y figurent, vous n’avez plus qu’à le remplir.
- Modèle de Registre unique du personnel (gratuit)
Quels sont les risques en cas d’absence ou de faute de registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est un document obligatoire. Il garantit la transparence de l’emploi et permet ainsi de lutter contre le travail dissimulé. De ce fait, l’absence de registre ou de faute, avec l’omission de mentions obligatoires, peut être sévèrement punie, en cas de contrôle.
Ainsi, selon l’article R1227-7 du Code du travail, une amende de 4ᵉ classe s’applique pour ces manquements. Cette dernière s’élève à 750 euros pour chaque collaborateur concerné.
N’oubliez pas, la tenue d’un registre unique du personnel est une obligation légale quelle que soit la taille de votre entreprise. Veillez à ce que les mises à jour soient réalisées régulièrement, afin de pouvoir présenter un document conforme en cas de contrôle.
FAQ
Le registre unique du personnel est-il obligatoire ?
Oui, la tenue d’un registre unique du personnel est une obligation légale qui incombe à tous les employeurs, excepté les particuliers employeurs et les associations.
Quelles mentions sont obligatoires sur un registre unique du personnel ?
Dans ce registre doivent figurer certaines mentions obligatoires pour chacun de vos collaborateurs tels que son identité, le poste occupé et le type de contrat (article D1221-23 du Code du travail).
Comment créer un registre unique du personnel ?
Pour créer un registre unique du personnel, vous pouvez utiliser un registre papier ou un fichier numérique. Un logiciel RH ou de paie, peut vous aider à générer votre registre du personnel et à le gérer efficacement au quotidien.
