En bref
- Certaines entreprises font le choix de déléguer toute ou partie de la gestion des ressources humaines à un prestataire. On parle alors d’externalisation RH.
- Externaliser les RH est une décision stratégique importante qui peut apporter de nombreux avantages aux TPE/PME et ETI.
- Mais pour palier les limites de cette pratique, certaines mesures doivent être prises avec précaution et une attention particulière doit être portée sur le choix de la solution d’externalisation.
La gestion des ressources humaines est une fonction centrale de la vie de toute entreprise. Les ressources humaines englobent l’ensemble des processus mis en place pour organiser, développer et optimiser le capital humain d’une entreprise. Or, son aspect stratégique et complexe à la fois contraint nombre d’entreprises à opter pour l’externalisation des ressources humaines.
De quoi s’agit-il ? Quels sont les principaux avantages de l’externalisation des ressources humaines ? Qu’en est-il des limites ? Enfin, découvrez également nos meilleurs conseils pour réussir cette externalisation de fonction et les coûts dont vous devrez tenir compte.
Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ?
Le principe
La gestion des ressources humaines a de nombreux impacts sur les diverses fonctions de l’entreprise. En outre, les ressources humaines couvrent de nombreux aspects comme le recrutement, la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie, la formation, etc.
L’entreprise a alors deux solutions :
- gérer les ressources humaines en interne : cela implique de disposer de collaborateurs suffisamment compétents et formés pour mettre en place les process et les actions permettant de se conformer aux exigences légales et conventionnelles ;
- déléguer la gestion des RH à un prestataire externe : en fonction des tâches confiées, ce spécialiste sera en mesure de vous accompagner sereinement et de vous dégager du temps pour vous concentrer sur le développement de votre activité.
Une mauvaise gestion des ressources humaines peut avoir de lourdes conséquences sur la gestion globale de l’entreprise. De plus, avec les évolutions régulières de la législation sociale et des attentes des collaborateurs, il vaut mieux ne pas improviser sur le sujet.
Le fonctionnement
Si l’entreprise opte pour l’externalisation des ressources humaines, aussi appelée l’outsourcing RH, deux options s’offrent à elle : soit une externalisation RH complète, soit une externalisation RH partielle.
Que vous choisissiez l’une ou l’autre option, vous devrez nécessairement :
- définir en amont les fonctions que vous souhaitez confier (la gestion de la paie, le recrutement, le conseil RH et juridique, la formation, etc.) ;
- vous interroger sur la durée de celle-ci et son caractère permanent, ponctuel ou transitoire ;
- préciser les attendus de la mission et le périmètre d’intervention du prestataire retenu ;
- faire le point entre les objectifs fixés et les résultats obtenus.
Les 3 avantages de l’externalisation des ressources humaines
Même si l’externalisation totale des RH concerne principalement les TPE et PME, notamment pour la flexibilité qu’apporte cette solution, elle n’en reste pas moins une solution avantageuse pour toutes les entreprises. En effet, les RH couvrant un large périmètre, toute entreprise peut, à un moment donné, avoir besoin de recourir à un prestataire externe.
L’externalisation présente 3 avantages non négligeables pour les entreprises, et ce quelle que soit leur taille.
Se concentrer sur son cœur de métier
Pour toute entreprise, faire appel à un prestataire permet de se concentrer sur les aspects stratégiques et déterminants de son activité. En effet, une méconnaissance de certains points de la gestion des ressources peut être source de stress et de détérioration du climat social.
Optimiser les coûts de fonctionnement de la gestion RH
Lors d’une externalisation RH, l’ensemble des frais sont fixés en amont de la prestation. En effet, le professionnel dispose du recul suffisant pour définir le temps nécessaire à la prestation et les ressources dont il aura besoin et ainsi proposer un tarif le plus juste possible.
S’appuyer sur des spécialistes d’un domaine RH
La législation et les pratiques RH évoluent rapidement. Pour l’entreprise, il est parfois compliqué de rester à la page. Faire appel à un prestataire RH, c’est la garantie pour l’entreprise d’agir conformément à ses obligations RH. De plus forts de leur expertise, ces professionnels peuvent apporter un regard neuf sur certaines de vos pratiques RH.
Les 3 limites de l’externalisation des ressources humaines
Les avantages de l’externalisation RH ne doivent pas faire oublier les limites de cette pratique. On citera notamment :
- la perte de confidentialité, d’où l’importance de veiller à encadrer strictement l’échange de données et d’informations parfois sensibles pour la pérennité de l’entreprise ;
- le risque de dépendance vis-à-vis d’un tiers RH qui peut limiter la montée en compétences de collaborateurs RH présents dans l’entreprise ;
- la perte de maîtrise du niveau de service ou encore du prix, d’où la nécessité de ne pas s’appuyer uniquement sur l’expertise du prestataire retenu et de tenir ses connaissances régulièrement à jour, pour comprendre la démarche et les coûts fixés par ce dernier.
Quelles sont les fonctions RH qu’il est possible d’externaliser ?
Pour vous aidez à identifier les activités RH qui peuvent être externalisées dans votre entreprise, nous vous conseillons d’utiliser la règle des 4C :
- complexe : la réalisation de cette activité demande-t-elle une expertise ou une certaine technicité ?
- chronophage : combien de temps est consacré à cette activité au quotidien ?
- critique : quel est le risque encouru en cas d’erreur ?
- circonscrite : l’activité se limite-t-elle à un seul ou à plusieurs services ?
Parmi les fonctions RH qui font le plus souvent l’objet d’une externalisation, on retrouve notamment la gestion de la paie, le recrutement, la formation, la mise en place d’un SIRH ou encore la veille sociale et le conseil juridique.
Externaliser la paie
Lors d’une externalisation de paie, cette dernière est confiée soit à un cabinet comptable, soit à un cabinet d’externalisation ou bien un prestataire RH freelance. Il peut s’agir d’une externalisation complète de la paie qui va de la récupération des éléments variables de paie à l’envoi du bulletin de paie au salarié.
L’externalisation partielle consiste quant à elle, à ne confier qu’une partie de la gestion de la paie selon des conditions précises. Par exemple, l’entreprise cliente se charge de récupérer les éléments variables et les transmet au prestataire paie. À charge alors pour ce dernier d’établir la paie grâce à un logiciel de paie et les déclarations sociales afférentes.
Externaliser le recrutement
Le recrutement est très souvent délégué à des prestataires. En effet, dès lors que l’activité économique est fluctuante, les entreprises peuvent avoir besoin de plus de flexibilité dans la gestion de leur capital humain. L’intérim a longtemps été le premier réflexe des entreprises lors d’un besoin de recrutement ponctuel. Les cabinets de recrutement et les recruteurs indépendants sont également très appréciés pour leur vivier de candidature et le réseau qu’ils peuvent activer pour proposer rapidement un candidat qualifié pour un CDD ou un CDI.
Par ailleurs, depuis la crise sanitaire notamment, les entreprises doivent faire face à une pénurie croissante de main-d’œuvre ou de talents. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises font appel à des consultants RH spécialisés en marketing RH. Ces derniers accompagnent tous types d’entreprises sur les questions d’attractivité des nouvelles recrues et de rétention des collaborateurs déjà en place.
Externaliser la formation
Vous pouvez avoir besoin d’une personne pour gérer la formation sur le plan administratif.
Pour maintenir ou améliorer les connaissances et compétences de ses collaborateurs, les entreprises décident généralement de recourir à des formateurs professionnels. Il peut s’agir par exemple de former ses collaborateurs à l’utilisation d’un nouveau logiciel, l’apprentissage d’une nouvelle langue ou bien encore d’une nouvelle méthode de gestion de projets.
Externaliser la mise en place d’un nouvel SIRH
La mise en place d’un nouvel SIRH nécessite un large panel de connaissances RH mais aussi des compétences techniques indispensables au déploiement de l’outil. C’est pourquoi, il est préférable de s’appuyer sur l’expertise de l’éditeur de logiciel RH afin de réussir au mieux la transition et de disposer de toutes les informations nécessaires en cas de problème.
Externaliser l’aspect juridique de la gestion RH
Le droit du travail peut se révéler complexe et les risques encourus en cas de non-respect peuvent être difficiles à supporter. Par conséquent, les entreprises ont souvent tout intérêt à s’entourer de spécialistes en droit social (avocat ou juriste). Par exemple, lors d’une procédure de licenciement collectif ou lors de la mise en place d’un Comité Social et Économique (ex Comité d’Entreprise).
Pour finir, même si certaines activités RH sont propices à l’externalisation, d’autres en l’occurence le sont beaucoup moins et doivent rester à la charge du dirigeant. C’est le cas notamment :
- de toutes les missions liées à la stratégie RH ;
- du développement des compétences ;
- du management RH ;
- de la mise en place d’un CSE, une responsabilité qui incombe aussi au dirigeant dans le cadre du dialogue social avec les collaborateurs et les partenaires.
Il est tout à fait envisageable de se faire accompagner par un prestataire qui pourra réaliser un diagnostic RH par exemple pour vous aider dans l’élaboration de votre stratégie, mais le but est de conserver ces compétences stratégiques à forte valeur ajoutée en interne.
Les 4 solutions pour externaliser les RH
L’externalisation des RH peut couvrir un large éventail de prestations. En fonction de votre situation et de vos besoins, l’externalisation peut prendre des formes diverses.
Quelles sont les options possibles pour externaliser les RH ? Découvrons ensemble les 4 solutions à privilégier.
Utiliser un logiciel de gestion RH
Il s’agit sans doute de la solution la plus simple à mettre en oeuvre dans le cadre d’une externalisation partielle des RH. Les logiciels RH sont souvent faciles à prendre en main et permettent de gérer efficacement la paie en ligne, l’onboarding, la gestion des temps et activités, le planning du personnel, etc.
Recourir à un freelance RH à temps partagé
Le freelancing a le vent en poupe ces dernières années. La fonction RH n’échappe pas à cette nouvelle tendance. Ainsi, de nombreux professionnels de la fonction proposent désormais leurs services à des TPE et PME. Cette solution flexible et personnalisée permet de bénéficier de l’expertise d’un professionnel quelques heures par semaine sans avoir besoin de recruter en CDI.
Faire appel à un expert sur une thématique précise
De nombreux événements jalonnent la vie d’un collaborateur en entreprise. En outre, pour faire face à une législation sociale exigeante, il est souvent pertinent de faire appel à un consultant disposant de connaissances précises pour répondre à un besoin défini dans le temps.
Recourir à un sous-traitant
La sous-traitance consiste à faire appel à un cabinet pour gérer tout ou partie d’une fonction RH. Généralement, la paie et le recrutement sont parmi les domaines les plus sous-traités en raison de leur caractère chronophage et technique.
Nous vous proposons ci-dessous un tableau récapitulatif des meilleures solutions d’externalisation RH ainsi que le principal avantage et limite de chacune.
| Solution | Principal avantage | Principale limite |
|---|---|---|
| Logiciel de gestion RH | Permet d’être autonome mais aussi épaulé sur de nombreuses thématiques RH | Nécessite des connaissances RH pour être correctement maitrisé |
| RH à temps partagé | Solution flexible et économique | Confidentialité des données transmises |
| Expert RH | Réponse efficace à un problème ponctuel | Dépendance sur des sujets pointus |
| Sous-traitance RH | Solution flexible | Coûts parfois difficiles à supporter pour une entreprise en croissance |
4 conseils pour mettre en place une externalisation RH efficace
Déléguer la gestion des ressources humaines, même en partie, est une décision importante qui ne doit pas être laissée au hasard. Voici nos 4 conseils pour mettre en place une externalisation efficace.
Prenez soin de lister avec précision vos besoins en amont de la prestation
Pour garantir le succès de la prestation, le professionnel retenu devra connaître vos besoins et donc comment il pourra vous être utile. Cela implique donc de valider au préalable quels sont domaines sur lesquels vous souhaitez être épaulé. Par exemple, si vous décidez d’externaliser la paie, il vous faudra faire le point sur les compétences dont vous disposez en interne, les ressources matérielles que vous pouvez mobiliser et évaluer les prévisions de croissance de votre entreprise. Vous pourrez alors choisir la meilleure option pour vous : soit la gestion en interne de la paie avec un logiciel de paie ou bien son externalisation totale ou partielle.
Assurez-vous que les données échangées sont traitées de façon confidentielle
La stratégie RH reste la chasse gardée de l’entreprise. Lors d’une externalisation RH, vous serez néanmoins tenu d’échanger un certain nombre de données sur votre entreprise. C’est pourquoi il faudra vous assurer que le prestataire est bien un partenaire de confiance.
Élaborez un cahier des charges afin de cadrer la prestation
Que vous optiez ou non pour un cahier des charges au sens strict, nous vous recommandons de toujours mettre par écrit les termes de votre prestation. Cet écrit doit reprendre les attendus de la prestation, les indicateurs clés, les échéances et le mode de communication principale.
Communiquez de façon fluide et transparente
L’externalisation a vocation à vous faire gagner principalement du temps et de l’énergie. Pour que ce soit bien le cas, assurez-vous que la communication se fait sur la base de la confiance et que vous avez un bon relationnel avec le prestataire.
Combien coûte l’externalisation RH ?
Le coût de l’externalisation RH varie en fonction de plusieurs paramètres.
Le type de prestation
Sans surprise, plus la mission confiée requiert de la technicité ou des compétences rares, plus le tarif appliqué sera élevé. Par exemple, si vous avez décidé d’externaliser la paie, le coût s’établit aux environs de 25 € par bulletin. Autre exemple, si vous décidez de faire appel à un formateur indépendant, le tarif minimum oscille aux environs de 800 € par jour.
La durée de la mission
S’il s’agit d’une mission sur le long terme, le prestataire retenu sera plus enclin à consentir une baisse de tarif. En outre, si vous décidez d’opter pour l’externalisation de la paie, il est préférable de miser sur le long terme pour une meilleure qualité de service. Dans le même esprit, vous aurez tout intérêt, en fonction de votre activité, à avoir en permanence un prestataire spécialisé en conseil en droit social vers lequel vous tourner en cas de besoin.
La complexité de la prestation et de votre secteur d’activité
Certains secteurs sont soumis à des contraintes réglementaires et conventionnelles spécifiques tels que le BTP, le nucléaire ou encore les entreprises bénéficiant d’une délégation de services publics. Ces spécificités impactent fortement la gestion des ressources humaines et requièrent des connaissances pointues que seuls certains experts possèdent.
Voici un tableau récapitulatif des coûts par type de prestation :
| Type de prestation | Tarif généralement observé |
|---|---|
| Externalisation totale de la paie | 25 € par bulletin |
| Freelance RH à temps partagé | De 500 € à 1000 € par jour |
| Recrutement | Minimum 15 % du salaire annuel du candidat recruté |
| Conseil en droit social | De 200 € à 500 € de l’heure |
Sachez que depuis 2016, la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarité (DREETS) a mis en place un dispositif, appui conseil RH, pour accompagner les TPE et les PME dans leur gestion des ressources humaines. Vous pouvez ainsi bénéficier d’une participation financière pour un accompagnement personnalisé sur le volet RH de votre entreprise.
FAQ
Comment se passe une externalisation des ressources humaines ?
Une fois vos besoins RH définis en amont et le choix du type de prestation, il vous faudra choisir le prestataire le plus adapté à vos besoins. Pour cela, veillez à tenir compte de la complexité de la mission, de sa durée ainsi que du niveau de disponibilité que vous attendez du prestataire.
Quels sont les avantages principaux de l’externalisation des ressources humaines ?
L’externalisation des ressources humaines présente les avantages suivants : se concentrer sur son cœur de métier et gagner en temps et sérénité, une meilleure maîtrise des coûts de gestion RH et bénéficier de l’expertise de professionnels RH.
Combien coute l’externalisation des ressources humaines ?
En moyenne, nous observons quatre types de tarification.Pour les RH à temps partagé on estime 500€, pour la paie environ 25€ par bulletin, pour le recrutement, aux alentours de 15% du salaire annuel candidat et pour les conseils juridiques il faut compter au minimum 200€ de l’heure.
