Ressources Humaines

Combien coûte l’externalisation de la paie en 2022 ?

De plus en plus d’entreprises ont recours à l’externalisation de la paie. Cependant, la question du coût de l’externalisation de la paie n’est pas à prendre à la légère et conditionne le mode de gestion de paie.

Quels sont les frais inévitables de l’externalisation de la paie ? Quelles sont les différentes options pour externaliser la paie ? Enfin, comment réduire le coût de l’externalisation de la paie ? Des questions importantes auxquelles vous obtiendrez les réponses détaillées dans notre article complet.

Coût de l’externalisation de la paie : les frais inévitables

Les frais inévitables

Plusieurs paramètres influent le coût d’une paie dans le cadre de son externalisation : le logiciel de paie en ligne, la veille sociale et le nombre de bulletins de paie à gérer.

  • Le logiciel de paie : Pour établir une fiche de paie conforme, le prestataire retenu devra s’équiper d’un logiciel de paie. Le coût de la solution retenue sera intégré au montant de la prestation facturée.
  • La veille sociale : Face à une législation sociale fluctuante, le prestataire doit pratiquer à la fois de la veille sociale, mais aussi se former régulièrement.
  • Le nombre de bulletins de paie à gérer : En fonction du nombre de bulletins de paie, le prestataire vous proposera un tarif généralement dégressif.

Les coûts cachés de l’externalisation de la paie

Il ne suffit pas de remettre un bulletin de paie pour que soit validée la réalisation de la paie. Parmi les principaux coûts cachés de l’externalisation de la paie, on retrouve :

  • L’administration du personnel avec notamment la rédaction du contrat de travail, le calcul des indemnités maladie, la gestion des accidents du travail, etc. ;
  • Le suivi des congés payés ;
  • La prise en charge des déclarations sociales et notamment la DSN ;
  • L’envoi du bulletin de paie, si l’entreprise cliente n’a pas opté pour la dématérialisation de celui-ci.

Tableau récapitulatif du coût de l’externalisation de la paie

Il s’avère parfois compliqué de comparer le coût de l’externalisation. Pour vous aider à faire le meilleur choix, nous vous proposons un tableau récapitulatif du coût de l’externalisation de la paie en fonction du nombre de salariés.

Dans ce tableau, nous avons volontairement choisi de ne considérer que l’option d’externalisation totale de la paie. En effet, dans le cadre d’une externalisation partielle de la paie, la flexibilité de cette solution induit des coûts variables d’une entreprise à l’autre.

Nombre de salariésCoût de revient mensuel par bulletin
Inférieur à 1025€
De 10 à 25 salariés23€
Au-delà de 25 salariés22€
Tarif de l’externalisation de la paie

Les coûts indiqués sont une fourchette de prix et vous permettront donc d’évaluer si oui ou non l’externalisation reste rentable pour votre entreprise en cas de croissance de vos effectifs. On observe traditionnellement qu’au-delà de 10 paies à gérer, l’internalisation de la paie est à privilégier.

Quelles options pour externaliser la paie ?

Que vous décidiez d’externaliser tout ou partie de la paie de vos collaborateurs, il existe plusieurs options :

  • recourir aux services d’un cabinet d’expertise comptable ;
  • faire appel à un cabinet d’externalisation de la paie ;
  • passer par un prestataire RH freelance ;
  • se tourner vers un éditeur de logiciel de paie.

1. Recourir aux services d’un cabinet d’expertise comptable

Le cabinet d’expertise comptable est souvent l’option privilégiée lorsqu’on veut externaliser sa paie. En effet, pour les TPE et PME, cela permet de n’avoir qu’un seul interlocuteur pour gérer la comptabilité de son entreprise et la paie de ses collaborateurs.

2. Faire appel à un cabinet d’externalisation de la paie

La gestion de la paie s’étant considérablement complexifiée ces dernières années, de nombreux cabinets dédiés à ce domaine ont vu le jour. Il s’agit d’une option intéressante si vous avez pour projet d’internaliser prochainement la gestion de votre paie ou bien en cas d’externalisation partielle de la paie.

3. Passer par un prestataire RH freelance

Les professionnels RH freelance se positionnent comme des prestataires fiables pour les TPE et PME qui n’ont pas encore de besoins conséquents pour ouvrir un poste en CDD ou CDI. C’est souvent le cas en matière de gestion de la paie. En faisant appel à un freelance, l’entreprise obtient à la fois une solution personnalisée et flexible en décidant en amont des missions confiées et de la durée de celles-ci.

De plus, bien souvent, le prestataire RH utilise son propre logiciel de paie, ce qui permet à l’entreprise de ne pas avoir à supporter ce coût. Si cette solution présente de nombreux atouts, veillez néanmoins à faire signer un accord de confidentialité pour aborder cette relation en toute sérénité.

4. Se tourner vers un éditeur de logiciel de paie en ligne

De plus en plus de logiciels de paie en ligne proposent des solutions automatisées afin de prendre en charge tout en partie de la paie. Pour l’entreprise, cette solution permet de réduire les coûts de l’externalisation de la paie tout en s’appuyant sur l’expertise et l’assistance de l’éditeur de logiciel.

Comment réduire le coût de l’externalisation de la paie ?

La question du coût de l’externalisation de la paie est déterminante. Pour vous aider à y voir plus clair, voici trois pistes pour réduire le coût de l’externalisation de la paie :

  • opter pour une externalisation partielle en optimisant les ressources de l’entreprise ;
  • mutualiser les coûts d’un prestataire RH freelance en s’associant avec d’autres TPE et PME ;
  • miser sur le long terme en formant un collaborateur dédié et en vous appuyant sur un éditeur de logiciel de paie.

Opter pour une externalisation partielle en optimisant les ressources de l’entreprise

Établir la paie de ses collaborateurs ne se résume pas à la délivrance de la seule fiche de paie. Comptabilité de la paie, administration du personnel ou encore la logistique de la paie sont autant de tâches qui participent à la réalisation conforme de la paie.

Vous pouvez donc soit confier l’ensemble de ses tâches à votre prestataire externe en gestion de paie, soit confier ses missions à votre comptable qui dispose des connaissances de base pour ce type de mission.

De plus, dans le cadre de l’externalisation partielle, votre collaborateur peut solliciter le soutien de prestataire paie que vous avez retenu.

Mutualiser les coûts d’un prestataire RH freelance en s’associant avec d’autres TPE et PME

De plus en plus en vogue, les RH partagés sont une solution intéressante à considérer pour les TPE et PME. Il s’agit d’une solution flexible pour gérer divers aspects des ressources humaines et de la paie. Le professionnel partage son temps entre différentes structures et intervient 3 à 4 jours dans le mois en fonction des besoins identifiés. Pour mutualiser les coûts, les CSP (Centre de services partagés) constituent sans doute la meilleure solution. Pensez à vous renseigner, il y en a sûrement un près de votre entreprise.

Miser sur le long terme en formant un collaborateur dédié et en vous appuyant sur un éditeur de logiciel de paie

La vocation d’une entreprise est bien évidemment de se développer. Par conséquent, ne négligez pas le développement des fonctions support et notamment la gestion de la paie. En considérant vos prévisions de croissance, vous devriez avoir plus de visibilité sur vos besoins en personnel. Cela vous permettra d’anticiper les besoins de formation ou de recrutement d’un collaborateur uniquement dédié à la paie. Dans une optique d’optimisation des coûts, vous pouvez recruter un collaborateur junior et le former. A cela, veillez toujours à choisir un logiciel de paie performant et disposant d’une assistance utilisateur fiable pour réussir efficacement vos paies.

FAQ

Combien coûte l’externalisation de la gestion de la paie ?

En moyenne, l’externalisation de la paie est estimée à 25 € par bulletin. Ce tarif évolue en fonction du prestataire retenu : cabinet d’expertise comptable, cabinet d’externalisation de la paie, prestataire RH spécialisé paie, ou encore éditeur de logiciel de paie.

Comment externaliser la gestion de la paie ?

L’externalisation de la paie est une décision importante. Nous vous recommandons de faire le bilan en amont de vos besoins, puis d’évaluer avec précision le développement de votre entreprise afin de choisir le prestataire le plus adéquat.

À qui s’adresse l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie est particulièrement adaptée aux TPE et PME ainsi qu’aux entreprises en forte croissance comme les start-up. Cependant, nous vous recommandons de toujours valider la croissance de vos effectifs. En effet, au-delà de 10 salariés, il convient à minima d’opter pour une externalisation partielle de la paie puis à terme, d’internaliser la gestion de vos paies.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.