Démission, licenciement, rupture conventionnelle… les départs de collaborateurs font partie des mouvements habituels de l’entreprise. Aujourd’hui, un salarié reste en moyenne 3 ans dans le même poste. Alors, inutile de dramatiser !
Se quitter en bons termes présente de sérieux avantages, tant pour l’employeur que pour le salarié qui part. Comprendre les principaux enjeux de l’offboarding RH vous permet d’anticiper et de préparer le départ de vos employés. Voici 6 conseils pour réussir le vôtre.
Qu’est-ce que l’offboarding ?
La traduction littérale de l’offboarding est le « débarquement », ou, resitué dans un contexte RH, le départ d’un collaborateur de l’entreprise. En effet, l’offboarding RH correspond à l’ensemble des actions mises en œuvre pour mises en œuvre pour gérer le départ des salariés.
Les 5 enjeux de l’offboarding
Préserver l’engagement des collaborateurs
La manière dont vous traitez un salarié sur le départ révèle aux autres ce qui les attend quand viendra leur tour.
En témoignant de la bienveillance à son égard et en préparant sa sortie de l’entreprise en amont, vous vous assurez d’une période de préavis plus sereine, durant laquelle le salarié peut rester impliqué sur certains objectifs : boucler les dossiers en cours, organiser la prise de relais…
En outre, cela permet de préserver le climat social, ainsi que la motivation des membres de l’équipe qui restent. Ces derniers ont le temps de s’organiser et d’anticiper les éventuels changements induits par le départ.
Entretenir son e-réputation
Quelle que soit la raison du départ (démission pour un autre employeur, congé sans solde ou licenciement), se séparer en bons termes est bénéfique à la fois pour les salariés et pour la réputation de l’entreprise. La mise en place d’une solution d’offboarding facilite la période de transition et évite d’être confronté à des commentaires et des avis négatifs sur les job boards comme Glassdoor.
Un employé déçu est également susceptible de parler en mal de votre entreprise à son futur employeur, qui est potentiellement l’un de vos concurrents. À l’inverse, un employé qui a vécu une expérience positive parlera en bien de votre entreprise. Et, comme on le sait, le bouche-à-oreille fonctionne à merveille sur les réseaux sociaux.
Développer sa marque employeur
Réaliser un bilan de l’expérience avec chaque employé permet d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien dans l’entreprise. Cette évaluation vise également à entrer dans une démarche d’amélioration continue. Un moyen efficace de développer votre marque employeur !
Ainsi, en faisant de vos employés des ambassadeurs, vous attirez, à moyen terme, des candidats potentiels qui partagent vos valeurs et boostez votre taux de recrutement. D’où l’importance de soigner l’offboarding RH puisqu’il contribue à l’image que vous dégagez.
Garder le savoir-faire au sein de l’entreprise
Avec pour objectif majeur de développer sa compétitivité, l’entreprise doit rester performante et conserver ce qui fait son savoir-faire : le capital humain.
On parle aussi de capitalisation des connaissances. C’est pourquoi, l’un des enjeux de l’offboarding RH est la transmission du savoir via le partage des connaissances, et ce, en anticipant suffisamment le départ des collaborateurs.
Vous n’empêcherez pas un salarié de partir vers la concurrence, mais vous pouvez organiser la passation et garder les mêmes compétences au sein de l’entreprise.
Éviter d’éventuels risques juridiques
On en parle moins, mais l’offboarding RH offre également l’occasion à l’employeur de sécuriser ses pratiques. Au niveau administratif et logistique, la mise en place de procédures rigoureuses permet de border le process d’offboarding, et de répondre aux obligations légales en préparant les documents imposés.
De plus, au cours de l’entretien d’offboarding, vous pouvez vérifier les modalités de départ avec le collaborateur (rupture conventionnelle, prime de départ, clause de non-concurrence…), ainsi que les raisons de son départ (qui peuvent être différentes de celles annoncées en premier lieu ou s’ajouter à d’autres griefs).
6 conseils pour un offboarding réussi
1. Préparez vos procédures d’offboarding au préalable
N’attendez pas le départ des premiers salariés pour réagir.
Un processus d’offboarding RH efficace doit être préparé en amont pour pouvoir être décliné au moment T. Vous pouvez notamment préparer une check-list, avec un rétroplanning des tâches à effectuer avant la date de départ, et lister les différentes étapes avec leurs objectifs et points de vigilance.
Anticiper permet de rassurer les salariés qui restent, de les former si besoin, et de s’organiser, en particulier en ce qui concerne la répartition de la charge de travail.
Mais l’offboarding ne se limite pas à un ensemble de procédures à suivre. C’est aussi un véritable outil de stratégie RH.
2. Faites un retour d’expérience du collaborateur en instance de départ
Le départ d’un collaborateur est l’occasion de recueillir son avis sur l’expérience qu’il a vécue au sein de l’entreprise. Il sera sans doute plus enclin à s’exprimer de manière sincère à cette occasion puisqu’il n’a plus rien à « perdre ».
L’interview d’offboarding
Vous pouvez, par exemple, remettre à votre salarié un questionnaire à compléter par écrit, et/ou organiser un entretien d’offboarding, afin d’obtenir un feedback constructif.
Il est intéressant d’approfondir les raisons de son départ, ainsi que de recueillir son avis sur le management, la communication, l’ambiance, les pratiques de l’entreprise, ses points forts et ses points d’amélioration, etc.
Ce retour d’expérience permet également de revenir sur l’évolution de carrière du salarié et sur ce qu’il a apporté à l’entreprise. Il s’agit à la fois de valoriser ses réalisations, de souligner ses compétences, ses soft-skills, mais aussi de le conseiller sur ses points de vigilance, et de faire en sorte qu’il vous quitte plutôt sur une impression positive.
La lettre de recommandation
Si vous êtes particulièrement satisfait du travail réalisé par votre collaborateur, n’hésitez pas à rédiger une lettre de recommandation, s’il le souhaite.
Vous pouvez aussi lui adresser un email pour le remercier de ce qu’il a apporté à l’entreprise. Toute comme la première impression est importante pour retenir les talents, la dernière image est aussi essentielle si vous voulez que vos anciennes recrues fassent partie de vos ambassadeurs.
3. Communiquez en toute transparence avec le reste de l’équipe
Dès que possible, n’hésitez pas à informer l’ensemble des collaborateurs concernés du départ d’un de leurs collègues. Ils vous sauront gré de votre transparence et pourront anticiper, si besoin, les changements dans leur organisation de travail.
De plus, en reconnaissant le travail accompli par le salarié qui s’en va, vous contribuez à préserver l’engagement du reste de l’équipe et sa motivation. En effet, de cette manière, vous montrez à vos employés que vous êtes soucieux de leur bien-être.
4. Prévoyez une période de passation ou transition
Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, celle-ci risque de perdre un savoir-faire. C’est pourquoi, afin de maintenir sa performance, il est nécessaire d’anticiper chaque départ, par une période de passation ou de transition de savoir.
Accompagnez la transition
Le manager direct est, en général, le plus concerné par l’encadrement de la passation. Accompagner cette étape permet aux membres de l’équipe, au successeur et au manager de mieux s’organiser.
Si le salarié n’est pas remplacé, il est essentiel de revoir l’organisation de l’équipe et de former les personnes qui reprendront telle ou telle mission.
Valorisez le savoir-faire
Profitez de la période de préavis pour la rendre productive et maintenir l’engagement du salarié. Cette période peut sembler interminable si elle ne comporte pas d’objectif.
Demandez à votre collaborateur de terminer, si possible, les dossiers en cours et de rédiger un état des lieux des actions réalisées et de celles qui restent à mener. Ce mode d’emploi pour l’offboarding valorise le travail effectué et facilite la reprise des dossiers par son successeur ou par d’autres membres de l’équipe. Ce mode d’offboarding valorise le travail effectué et facilite la prise de relais par le successeur ou d’autres membres de l’équipe.
Dans certains cas, il est possible d’envisager une période de « tutorat » du nouveau collaborateur par la personne qui occupait le poste, afin que celui-ci soit rapidement opérationnel.
5. Utilisez les bons outils pour être efficace
Certains outils permettent d’automatiser une partie des tâches du process d’offboarding. Vous pouvez notamment paramétrer votre logiciel SIRH, qui vous permettra de créer des alertes afin de respecter les échéances de votre rétroplanning.
La check-list que vous avez complétée lors de la phase d’onboarding peut aussi vous servir de support pour créer un guide d’offboarding.
Au départ de votre collaborateur, demandez-lui de vous restituer tout le matériel que vous avez mis à sa disposition : téléphone, ordinateur portable, voiture de fonction etc. Après son départ, pensez également à récupérer son badge et couper ses accès informatiques (son adresse mail professionnelle, son espace sur les logiciels, etc.) ou tout ce qui pourrait représenter un risque pour la sécurité de vos données.
Sur le plan administratif, votre logiciel de paie peut également être paramétré pour rassembler les variables nécessaires au calcul du solde final. Vous devez ainsi effectuer la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance, éditer le certificat de travail et lui envoyer une attestation employeur dématérialisée.
6. Organisez un événement de départ pour garder le contact
Organisez un pot de départ pour marquer l’événement, de manière positive. Profitez-en pour remercier votre salarié pour le travail accompli et le féliciter pour son nouveau projet.
Prenez des nouvelles de temps en temps, notamment en invitant votre ancien collaborateur aux événements que vous organisez.Vous pouvez facilement garder le contact à travers les réseaux sociaux comme Linkedin et savoir ce qu’il devient. Vous bénéficiez ainsi l’un et l’autre de vos réseaux respectifs.
Par ailleurs, le phénomène de « salariés boomerang » n’est pas à négliger, puisque 57 % des salariés seraient prêts à retourner dans une entreprise où ils ont déjà travaillé. L’intérêt pour l’entreprise ? Intégrer facilement des compétences supplémentaires et réduire le coût des recrutements. Cela fait de l’offboarding RH un processus gagnant-gagnant.
FAQ
Qu’est-ce que l’offboarding ?
L’offboarding est le processus RH qui consiste à accompagner les salariés lors de leur départ de l’entreprise. Il renvoie, par effet de miroir, à l’onboarding, qui est le processus d’intégration des nouvelles recrues.
Pourquoi faire l’offboarding d’un collaborateur ?
Souvent négligé par les entreprises, l’offboarding facilite la séparation entre un employeur et l’un de ses salariés. De plus, ce processus RH est essentiel pour capitaliser sur les savoir-faire de l’entreprise, maintenir l’engagement des équipes en interne et entretenir sa marque employeur.
Quelle différence entre offboarding & onboarding ?
Onboarding et offboarding symbolisent les limites du parcours collaborateur. L’onboarding, avec le processus d’intégration, est le point de départ, et, l’offboarding, la ligne d’arrivée, avec l’accompagnement du salarié jusqu’à son départ l’entreprise. Le « on » et le « off » bordent le début et la fin de la collaboration, idéalement de manière formelle et qualitative.
