À propos de KiwiHR by Tellent
Avec déjà un logiciel de recrutement à leur compteur, les fondateurs de kiwiHR by Tellent ont décidé de mettre au point une solution pour simplifier la gestion RH de leur équipe grandissante. C’est ainsi que le logiciel kiwiHR by Tellent a vu le jour en 2018 dans le but de répondre aux besoins internes de l’entreprise mais aussi par la suite de proposer cette solution complète aux TPE et PME.
KiwiHR by Tellent a été conçu avec pour objectif de simplifier et automatiser de nombreux processus RH : gestion des plannings, des absences et congés, préparation de la paie, gestion des notes de frais, stockage des documents et des données RH, indicateurs et rapports RH, … Facile à prendre en main et à utiliser, il est apprécié pour le temps qu’il fait gagner sur des tâches souvent chronophages. Déjà plus de 7 000 entreprises l’ont adopté.
Tarifs de KiwiHR by Tellent
Les tarifs de KiwiHR by Tellent sont disponibles via un demande de devis. Après avoir échangé avec un conseiller Tellent, vous obtiendrez une offre adaptée à vos besoins.
Contrairement à Factorial, pas de choix de module : kiwiHR by Tellent est un logiciel tout-en-un qui regroupe plusieurs fonctionnalités de gestion RH.
Grâce à une démo gratuite, vous pouvez vous faire une meilleure idée de cette solution RH et juger par vous-même si elle convient à vos besoins. Avec l’abonnement mensuel, vous pouvez y mettre fin quand vous le souhaitez. Il y a donc peu de risques à tester kiwiHR by Tellent !
KiwiHR by Tellent : pour qui ?
KiwiHR by Tellent est un logiciel de gestion RH tout-en-un qui s’adresse aux start-ups, TPE, PME et associations jusqu’à 100 salariés. Chefs d’entreprise, gestionnaires RH et managers utilisent les différents modules du logiciel et les employés profitent aussi d’un portail qui leur est dédié. Accessible par tous, il permet ainsi de centraliser sous un seul outil les principales fonctions de GRH.
Les PME de plus de 100 salariés et les grandes entreprises préfèrent plutôt des outils plus sophistiqués comme Factorial.
Fonctionnalités de KiwiHR by Tellent
KiwiHR est un logiciel complet et riche qui permet de centraliser les tâches et processus de la gestion administrative des RH. Voici un tableau récapitulatif des fonctionnalités avant de s’y intéresser en détail.
| Fonctionnalités | |
|---|---|
| Gestion automatique des bulletins | |
| Déclarations Sociales (DSN) | |
| Prélèvement à la source | |
| Envoi des bulletins par mail | |
| Export Comptable | |
| Support Paie | |
| Espaces personnels | |
| Congés et absences | |
| Suivi du temps de travail | |
| Onboarding | |
| Notes de frais | |
| Stockage de documents | |
| Envoi des bulletins par courrier | |
| Gestion externalisée de la paie | |
| Audit social | |
| Secrétariat juridique et social |
Les fonctionnalités SIRH
Gestion des absences et congés
KiwiHR permet de centraliser l’ensemble des demandes et approbations d’absences et congés depuis une plateforme unique accessible aussi bien par les salariés que leurs managers.
La première étape consiste à définir les paramétrages du logiciel en fonction des spécificités de votre entreprise : types de congés (payés, sans solde, maladie, …), format de travail (télétravail), report des congés, RTT, temps plein/temps partiel, jours fériés, etc. Les salariés effectuent ensuite leurs demandes de congés depuis l’interface (accessible aussi sur mobile) et peuvent y joindre un justificatif (un arrêt maladie par exemple). Un administrateur peut aussi ajouter une demande de congé au nom d’un salarié. Une notification informe le responsable de la demande de congé qui peut alors la valider en un clic. Le salarié est averti de la réponse par email et par une notification kiwiHR. Finies les demandes papier, par email ou en face-à-face ! Tout est centralisé, organisé et structuré dans le logiciel.
KiwiHR by Tellent synthétise les congés et absences sous forme de plannings disposant de filtres pour une visualisation globale ou une vue plus spécifique. En un coup d’oeil, vous pouvez donc savoir qui est présent/absent et gérer vos équipes plus facilement.
Plusieurs types de rapports vous permettent d’obtenir des données précises sur les absences et congés : nombre d’absences, types d’absences, données par employé, etc.
Suivi du temps
Le module de suivi du temps permet aux salariés comme à leur responsable de gérer de manière précise l’état du temps de travail par salarié et par équipe.
Les horaires de travail sont préalablement définis pour chaque salarié permettant ainsi de suivre et décompter le temps de travail effectué et de calculer automatiquement les heures supplémentaires. Les employés peuvent enregistrer leur temps de travail manuellement ou à l’aide d’une pointeuse, assigner un projet pour chaque période de travail et y ajouter des notes complémentaires pour plus de transparence sur leur activité. Les responsables obtiennent des rapports sur le temps de travail et des visualisations sous forme de tableaux pour un aperçu rapide et pertinent.
Pour chaque salarié, kiwiHR fournit de nombreuses données, calculées de façon automatique, sur le temps de travail :
- nombre d’heures au contrat ;
- nombre d’heures effectuées ;
- nombre d’heures restantes à travailler ;
- nombre d’heures supplémentaires.
Cet outil de gestion du temps permet ainsi aux personnes travaillant sur ce type de données de connaître rapidement la situation individuelle de chacun des utilisateurs.
Gestion des plannings
Ces fonctionnalités combinées font de kiwHR un logiciel de Gestion des Temps et des Activités (GTA) complet et simple à utiliser. Les nombreuses automatisations (pointeuse, calcul des heures, approbation des absences, décompte des heures, …) permettent d’obtenir des plannings à jour, en temps réel. Vous pouvez les filtrer :
- par jour, semaine ou mois ;
- en fonction des congés ou des formats de travail ;
- en tableau ou en vue planning ;
- par projet, par équipe, par tâche, par salarié.
Gestion des notes de frais
Tâche chronophage et souvent redoutée de tous, la gestion des notes de frais est simplifiée avec KiwiHR. Les salariés ajoutent leurs notes de frais et les justificatifs directement sur l’interface depuis un ordinateur ou via l’application mobile. Le responsable est notifié de la nouvelle note de frais et peut la valider ou la refuser en un clic. Toutes les notes de frais sont centralisées et peuvent être exportées pour le traitement comptable. On peut difficilement faire plus simple !
Vous pouvez aussi obtenir différents rapports pour garder un œil sur les dépenses de l’entreprise : notes de frais globales, dépenses par salarié, classement par catégorie de frais, …
Coffre-fort numérique
KiwiHR by Tellent agit comme base de données des ressources humaines de votre entreprise. Toutes les informations relatives aux employés sont centralisées dans cet unique outil pour une gestion simplifiée. Grâce à la définition des niveaux d’accès, chacun peut enrichir la base de données et avoir accès à certaines informations selon les profils. Un manager peut par exemple ajouter des notes sur le profil d’un salarié sans que celui-ci y ait accès. Un salarié peut quant à lui consulter ses fiches de paie.
Le portail RH permet aussi aux salariés d’être proactif : ils peuvent compléter certaines informations les concernant, accéder à des documents, faire leurs demandes de congés, etc.
Les fonctionnalités d’onboarding/offboarding
KiwiHR accompagne les TPE et PME lors du recrutement et du départ de leurs collaborateurs.
Plusieurs fonctionnalités permettent de simplifier et optimiser les processus d’intégration des nouveaux salariés :
- des check-listes pour s’assurer que toutes les étapes sont réalisées ;
- l’assignation de certaines tâches d’onboarding à d’autres employés (formation, fourniture du matériel, …) avec l’ajout de dates d’échéance ;
- l’accès au portail employé par le nouvel arrivant qui pourra ajouter lui-même des données administratives ;
- le partage des documents d’intégration via le portail employé pour un accès facile et illimité du nouvel arrivant.
Tout comme l’onboarding, les processus d’offboarding prennent aussi la forme de check-listes pour être sûr de ne rien oublier. Toutes les données relatives au temps de travail (congés, heures supplémentaires, …) sont traitées dans les temps et la passation des missions, tâches et responsabilités est assurée.
Les fonctionnalités de paie
La gestion préparatoire des congés et absences
KiwiHR n’est pas un logiciel de paie capable d’établir des bulletins de paie. Mais il vous permet de centraliser les données relatives aux congés et absences en automatisant la création des variables de paie grâce à des outils intelligents, des processus automatisés et des alertes.
Toutes les données de paie sont automatiquement complétées en fonction des évènements du mois. Trois jours avant le jour de paie, KiwiHR vous rappelle de vérifier l’ensemble des données : salaire, bonus, absences, congés, heures de travail, heures supplémentaires, tickets-restaurants, etc. Des alertes vous informent des vérifications prioritaires.
Une fois établis, les bulletins de salaire peuvent être importés et mis à disposition des salariés sur la plateforme afin qu’ils puissent y accéder à tout moment.
Les autres fonctionnalités
Les rapports et indicateurs
Nous en avons déjà mentionné quelques-uns : kiwiHR permet d’obtenir différents rapports et indicateurs RH de votre entreprise. À mesure que vous enrichissez le logiciel avec les données relatives à vos collaborateurs, qu’il s’agisse des plannings, des notes de frais ou encore des projets, plusieurs rapports sont édités vous permettant de suivre l’activité de votre entreprise et piloter vos projets. Voici quelques exemples d’indicateurs que vous pouvez obtenir : absentéisme, âge moyen, taux d’ancienneté, nombre d’heures travaillées sur un projet, etc. T
outes les données sont bien évidemment mises à jour automatiquement en temps réel pour un suivi précis et à jour.
Les intégrations
La marketplace de kiwiHR by Tellent vous permet de développer l’utilisation de vos outils de gestion. Au jour de la rédaction de cet avis, vous pouvez par exemple profiter d’intégrations avec Slack, Flatchr, Softgarden et Recruitee. On ne trouve malheureusement pas d’outils comptables ou de gestion de la paie pour l’instant mais kiwiHR assure continuer de développer de nouvelles collaborations.
Service client & Support
Vous pouvez contacter le service client de kiwiHR by Tellent par téléphone ou email. Une démo de 30 minutes est proposée pour vous faire découvrir l’outil.
Lors de la souscription, tous les utilisateurs de kiwiHR sont accompagnés par chat, email ou téléphone pour paramétrer et prendre en main le logiciel. Ceux qui optent pour la formule Plus bénéficient également d’une assistance prioritaire disponible par email et téléphone. Le centre d’aide donne accès à quelques tutoriels sur la façon d’utiliser l’outil.
KiwiHR by Tellent : avis clients
Au jour de la mise à jour de cet avis, kiwiHR a obtenu de nouveaux avis tout en maintenant des notes plus que correctes.
| Site | Nombre d’avis | Note |
|---|---|---|
| 7 | 5/5 | |
| Trustpilot | 54 | 4,6/5 |
| Capterra | 21 | 4,7/5 |
Les retours des clients kiwiHR, même s’ils sont encore peu nombreux, sont donc globalement très bons. Les clients vantent la facilité d’utilisation du logiciel et sa praticité qui garantissent un réel gain de temps. Ils apprécient aussi les nouveautés régulières, prenant en compte les demandes et avis des utilisateurs pour améliorer et enrichir l’outil. Le service client, jugé réactif, compétent et professionnel, comble aussi les utilisateurs.
KiwiHR by Tellent : avis final
KiwiHR by Tellent est un logiciel SIRH complet et simple à utiliser. Son objectif premier est de digitaliser et simplifier la gestion des RH et il y parvient grâce à des fonctionnalités pertinentes et efficaces, de nombreuses automatisations et une collaboration facilitée à tous les niveaux de l’entreprise.
Il est idéal pour les start-ups, TPE et PME qui souhaitent organiser et améliorer la gestion des temps de travail des équipes et collaborateurs de leur entreprise. On apprécie l’interface intuitive et accessible par tous, aussi bien sur PC que sur tablette ou smartphone. Le service client fait aussi l’unanimité auprès des utilisateurs.
Logiciel en constante évolution, nous espérons voir arriver de nouvelles possibilités d’intégrations pour pouvoir compléter les fonctionnalités du logiciel (notamment la paie).