À propos de Zoho One
Zoho One réunit 45 applications accessibles depuis un seul compte, avec un seul abonnement. L’idée est de remplacer tous les logiciels que votre entreprise utilise aujourd’hui !
Vous un éventail des possibilités offertes par Zoho One :
- Suite collaborative : emails, messagerie instantanée, tableur, traitement de texte, diaporamas, drive, partages de documents, visioconférence ;
- CRM : gestion des contacts, pipeline des ventes, performance commerciale, prospection, service client ;
- Marketing : campagnes emailing, marketing automation, enquêtes, SMS, webinaires, réseaux sociaux, publicités ;
- CMS & Site web : création de site internet, e-commerce, optimisation des conversions, formulaires ;
- RH : recrutement, gestion des talents, formations, temps de présence ;
- Finance : devis et factures, paiements, dépenses, reporting, stocks, commandes ;
- Services informatiques (ITSM) : gestion du matériel, des logiciels, accès à distance, service desk ;
- Gestion de projet : suivi des tâches et des projets, sprints, bug tracker ;
- Développement sur mesure : plateforme de développement d’applications sur mesure, automatisations des workflows.
Ainsi, en optant pour Zoho One, vous faites de Zoho le hub de toutes les activités de votre entreprise. L’avantage principal, c’est la sécurité et la simplicité : les salariés ont accès à tous les outils dont ils ont besoin avec un seul et même compte. Cela simplifie la gestion des comptes et des accès : l’administrateur peut voir en un clin d’œil qui a accès à quoi.
L’autre avantage, c’est le coût : si vous envisagez d’utiliser plusieurs outils de la suite Zoho, alors l’abonnement Zoho One peut s’avérer avantageux, même si vous n’utilisez pas tous les modules.
Enfin, choisir Zoho One pour votre entreprise évite la perte de données, les informations incomplètes et les ressaisies. Avec toutes vos données chez Zoho, vous n’avez plus besoin de connecter vos différents logiciels les uns aux autres pour avoir des informations fiables : ils communiquent naturellement ensemble, et les données sont toujours à jour.
Le seul bémol, c’est que votre entreprise devient dépendante de Zoho pour toutes ses opérations. C’est un choix à faire en connaissance de cause. Ceci-dit, grâce à la marketplace, vous pouvez connecter Zoho à plus de 2000 extensions.
Tarifs Zoho One
Combien coûte Zoho One ?
Les tarifs sont très simples. Il existe deux modes de tarification distincts pour Zoho One.
- Soit vous avez besoin d’une licence pour chacun de vos salariés : dans ce cas, le coût est de 37 € HT par mois et par salarié (engagement annuel). Attention, vous ne pouvez pas tricher, vous devez vraiment prendre une licence pour chaque salarié de l’entreprise.
- Soit Zoho One ne sera utilisé que par certains membres de votre personnel : dans ce cas, le coût est de 90 € HT par mois et par utilisateur.
Certaines limites s’appliquent en fonction du nombre d’employés, par exemple, en termes de volume de stockage de fichiers. Ces limites sont consultables sur le site de Zoho One.
Par défaut, cette licence inclut un accès au support utilisateur standard de Zoho.
Des forfaits d’assistance supplémentaire sont également proposés, si vous avez besoin de support 24h/24 et/ou d’assistance à la mise en place.
Voici un tableau récapitulatif des forfaits support proposés pour les clients Zoho One.
| Classic | Premium | Enterprise | |
|---|---|---|---|
| Prix | Gratuit | 20% du coût de votre abonnement | 25 % du coût de votre abonnement |
| Limitations | Pour tous | Pour tous | 50 utilisateurs minimum |
| Support par email | |||
| Support par chat et téléphone | 8h/jour, 5j/7 | 24h/24, 5 j/7 | 24h/24, 7j/7 |
| Délai de réponse maximum | 8h | 3h | 1h |
| Accompagnement à la mise en place | |||
| Interlocuteur dédié |
Zoho One : pour qui ?
Zoho One s’adresse à tout type d’entreprise, mais est surtout populaire auprès des petites et moyennes entreprises. Il peut également être intéressant pour un indépendant pour gérer son entreprise.
C’est un choix vraiment intéressant pour une entreprise qui souhaite digitaliser ses process avec une solution centralisée et simple à piloter.
Attention toutefois : si vous avez déjà des logiciels en place dans votre entreprise, les remplacer par la suite Zoho ne se fera pas en un jour. Import des données existantes, formation des utilisateurs, paramétrage : il peut être utile de se faire accompagner par une entreprise ou un consultant expert pour l’implémentation de la suite Zoho dans votre entreprise.
Accessibilité et hébergement
Les logiciels de Zoho One sont des outils SaaS, accessibles depuis votre navigateur web. Vous n’avez pas à installer de logiciel sur votre poste et vous ne vous souciez pas de l’hébergement.
Les données sont stockées sur les serveurs de Zoho. Les données des clients français sont hébergées sur des serveurs européens, en conformité avec le RGPD.
Alors que certains logiciels de la gamme Zoho – comme Zoho CRM – peuvent être installés sur votre propre infrastructure, ce n’est pas possible pour tous les logiciels Zoho. Ainsi, aucune offre On Premise n’est proposé pour Zoho One.
Inscription et test de Zoho One
Inscription sur Zoho One
Vous pouvez tester gratuitement Zoho One en créant un compte sur le site dédié.
La période d’essai dure 30 jours, ce qui est très intéressant !
Si vous avez déjà un compte Zoho, parce que vous utilisez un des logiciels de la gamme, pas de souci : vous pouvez ouvrir une période d’essai Zoho One avec ce compte. Dans ce cas, Zoho propose de connecter les logiciels que vous utilisez déjà à Zoho One, et d’importer vos données dans votre nouvel espace.
Ensuite, vous pouvez choisir quelle gamme d’applications Zoho vous souhaitez configurer en premier.
Une fois votre espace créé, vous êtes accompagné dans la découverte de l’interface Zoho One. Vous pouvez regarder une série de vidéos pour vous familiariser. Vous êtes guidé pas à pas dans la configuration de votre espace.
Les logiciels de la gamme peuvent s’ouvrir à l’intérieur de votre interface Zoho One, ce qui fait que vous pouvez facilement passer d’une application à l’autre. Vous pouvez également les lancer dans un nouvel onglet, en plein écran.
Une barre en bas de l’écran vous permet à tout moment de lancer un chat avec vos collègues ou de consulter vos conversations.
Un outil de recherche par IA, Zia Search, vous permet de rechercher des informations dans l’ensemble de vos outils Zoho.
Les fonctionnalités sont les mêmes, mais les points de menus peuvent être différents. Par exemple, la suite Zoho CRM Plus regroupe dans une plateforme unique plusieurs logiciels de la gamme Zoho. Si vous passez sur Zoho One, vous pourrez retrouver vos données, mais la navigation sera légèrement différente. Cela peut être une source de confusion pour les utilisateurs.
L’ensemble des outils sont accessibles depuis un menu à gauche.
Création d’un devis
Nous avons testé la création d’un devis. La première étape consiste à ajouter la module Invoice à votre suite. Pour cela, rendez-vous dans le menu à gauche, puis dans « Autres applications », faites une recherche de « Invoice » puis cliquez sur « Ajouter ».
Une fois dans le module Invoice, vous avez un second menu à gauche. Vous pouvez cliquer sur l’onglet « Ventes », puis « Devis ».
L’interface de création de devis est assez classique. Certains champs sont obligatoires (Client, numéro et date du devis). D’autres peuvent être complétés selon vos besoins.
Vous devez tout d’abord ajouter un client, en sélectionnant parmi la liste de vos clients ou en en créant un nouveau. L’adresse de facturation est également nécessaire. Ensuite, vous pouvez compléter des informations additionnelles, comme une adresse de livraison, un numéro de référence (différent du numéro de devis), la date d’expiration, le nom du vendeur ou encore l’objet ou le nom du projet.
Vient ensuite le contenu du devis. Vous pouvez soit créer un nouvel article ou le sélectionner parmi votre base d’articles déjà créés (ce qui vous fera gagner du temps à mesure que votre catalogue se remplit). La quantité, le taux, l’éventuelle remise et le taux de TVA doivent être complétés. Vous pouvez ensuite ajouter des frais d’expéditions. Un champs « Ajustement » est disponible si vous souhaitez modifier à la hausse ou à la baisse le montant total du devis. Enfin, un encadré Conditions Générales vous permet de personnaliser les Conditions de vente si besoin.
Jusqu’à 5 pièces jointes peuvent être rattachées au devis.
Une fois toutes les informations du devis renseignées, vous pouvez le sauvergarder en brouillon ou l’enregistrer puis l’envoyer à votre client. En cliquant sur « Enregistrer et envoyer », une nouvelle fenêtre s’ouvre comprenant l’email type d’envoi de devis et le devis et ses pièces jointes. Cette étape fait gagner du temps, mais on regrette de ne pas pouvoir télécharger le devis pour pouvoir l’imprimer par exemple. Les possibilités sont donc finalement un peu limitées.
Le rendu du devis est sobre. Vous pouvez bien évidemment le personnaliser avec votre logo, mais aussi modifier les champs ou les conditions générales.
La création de devis n’est bien sûr qu’une infime partie de la machine Zoho One. Découvrons dès maintenant plus en détail les autres fonctionnalités.
Fonctionnalités de Zoho One
Récapitulatif des fonctionnalités
Impossible de résumer en quelques paragraphes toutes les fonctionnalités offertes par Zoho One ! Comme on l’a dit, ce n’est pas un logiciel mais une gamme de 45 applications qui sont incluses dans votre abonnement.
Rappelez-vous que vous n’êtes pas obligé d’utiliser l’ensemble des outils disponibles dans Zoho One. Vous pouvez choisir de n’en activer qu’une partie. C’est modifiable à tout moment.
CRM & vente
Zoho One inclut le logiciel Zoho CRM ainsi que d’autres modules :
- SalesIQ : chat sur votre site ;
- Bigin : version allégée de Zoho CRM, centrée sur le pipeline des ventes ;
- Zoho Forms : création de formulaires ;
- Zoho Bookings : plateforme de prise de rendez-vous type Calendly ;
- Zoho Sign : signature électronique.
Zoho CRM et les autres produits associés forme une suite très puissante pour gérer vos contacts, prospects, votre cycle de vente, générer des leads et signer de nouveaux clients.
Emailing et marketing automation
En plus de Zoho CRM, Zoho One donne accès à une gamme d’outils marketing complets :
- Zoho Campaigns : campagnes emailing ;
- Zoho Social : gestion des réseaux sociaux ;
- Zoho Survey : création d’enquêtes et questionnaires ;
- Zoho Sites (CMS) : création de sites web sur mesure ;
- PageSense : optimisation des sites internet ;
- Zoho Commerce : création de site e-commerce et suivi des ventes en ligne ;
- Marketing Automation : automatisation des actions marketing.
Vous pouvez également bénéficier des outils collaboratifs inclus dans Zoho One : organisation de webinaires avec Zoho Meeting, centralisation des ressources marketing avec WorkDrive…
Le produit phare, Zoho Campaigns, est un logiciel de marketing automation et d’emailing comparable à HubSpot Marketing Hub ou Brevo. Il permet d’importer vos contacts depuis Zoho CRM, et de mettre en place une synchronisation bidirectionnelle entre les deux outils.
Pour démarrer, vous pouvez importer vos contacts depuis d’autres sources (Salesforce, Eventbrite, Surveymonkey… des dizaines d’applications sont compatibles) ou bien importer un fichier de contacts.
Zoho Campaigns permet de segmenter vos contacts dans différentes listes, de mettre en place un scoring automatisé, de créer des formulaires de génération de lead et des automatisations marketing poussées.
Vous pouvez créer des campagnes d’emails pour promouvoir vos produits et vos évènements. Zoho Campaigns propose des modèles de campagnes (Tests A/B, invitation webinaire, envoi d’une enquête…) ainsi que des modèles d’emails prêts à l’emploi.
Pour personnaliser vos emails, vous disposez d’un éditeur d’email drag and drop facile à utiliser, qui vous permet de construire de beaux emails très facilement.
Si vous avez besoin d’un site Internet, vous pouvez le créer avec Zoho Sites : ainsi il se connectera facilement à vos campagnes marketing, votre CRM et toutes les applications Zoho One. Zoho Sites est un CMS complet qui permet de créer facilement un site web depuis un modèle.
Vous pouvez même connecter Zoho Campaigns avec votre site e-commerce si il a été créé avec Zoho Sites, Shopify ou WooCommerce.
Facturation et Gestion
Zoho CRM inclut des fonctionnalités avancées de gestion commerciale : devis, factures, commandes clients et fournisseurs…
Mais avec Zoho One, vous avez accès à une gamme bien plus complètes d’outils de gestion :
- Zoho Subscriptions : logiciel pour gérer les ventes d’abonnements et paiement récurrents ;
- Zoho Expense : gestion des dépenses et notes de frais ;
- Zoho Inventory : gestion de stock ;
- Zoho Checkout : gestion des paiements en ligne.
Zoho Expenses, le logiciel des gestion des dépenses de la suite Zoho, est comparable à Spendesk. Il permet de gérer les déplacements des salariés et d’organiser les voyages d’affaires, et de piloter les dépenses professionnelles (notes de frais, factures, avances). Il se connecte à Zoho Projects, et permet d’importer toutes les cartes bancaires de l’entreprise.
Outils bureautiques et collaboratifs
Zoho One offre à vos salariés un espace centralisé et complet pour leur travail au quotidien ; il peut ainsi remplacer la suite Microsoft Office 365 ou Google Workplace.
- Zoho Mail : service de messagerie email pour les membres de l’entreprise ;
- Cliq : chat en équipe ;
- TeamInbox : boîte mail partagée ;
- Zoho Connect : intranet et réseau social d’entreprise ;
- WorkDrive : espace de stockage, organisation et partage de fichiers ;
- Notebook : prise de notes, collaboration et brainstorming ;
- Zoho Meeting : visioconférence ;
- Zoho Vault : gestionnaire de mots de passe ;
- etc.
Sans oublier les traditionnels logiciels bureautiques : tableur, traitement de texte et création de diaporama.
Gestion de projet, IT & Support
Zoho Projects, le logiciel de gestion de projets de la suite Zoho, permet à une équipe de s’organiser autour de tâches et de projets, et de les planifier dans le temps.
À tout moment, chacun peut voir les tâches qui lui sont attribuées et suivre l’avancement des projets. Différentes vue (timeline, Gantt, Kanban) sont proposées. Avec les automatisations, vous pouvez accélérer et rationaliser la gestion de projet.
Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter une description, une priorité, une date d’échéance, des catégories, des fichiers joints depuis WorkDrive… Les commentaires permettent d’échanger en équipe facilement.
Zoho Projects est un logiciel de projet très complet. Il est particulièrement adapté aux équipes techniques et informatiques, mais peut être utilisé pour tout type de projet.
Pour les équipes Agiles, Zoho Projects peut être remplacé ou complété par Zoho Sprints, un outil dédié à la gestion de projets Agiles, qui permet de gérer des épopées, des sprints, un backlog, des user stories, etc.
Du côté du support client, Zoho One propose deux outils dédiés :
- Zoho Assist : outil d’assistance à distance ;
- Zoho Desk : logiciel de ticketing, centre d’aide, support technique, gestion des interventions.
Outils RH et juridiques
Votre équipe RH n’est pas oubliée, puisque Zoho One vous donne accès à des outils qui lui sont dédiés :
- Zoho People : gestion et suivi des ressources humaines ;
- Zoho Recruit : plateforme ATS pour gérer les recrutements ;
- Zoho Learn : plateforme de diffusion de formations ;
- Zoho Contracts : suivi des contrats.
En revanche, Zoho ne gère pas la paie en France.
Zoho People, le logiciel de gestion RH de la gamme Zoho, vous permet de piloter vos équipes de salariés (entrées, sorties, données personnelles…), de gérer les plannings de congés des collaborateurs, de définir des plannings de présence (shifts), d’approuver les feuilles de temps, de centraliser les documents RH…
Chaque salarié dispose de son propre accès pour consulter son planning et envoyer ses demandes. Zoho People permet également de gérer les déplacements et notes de frais, de façon autonome ou en synchronisant les données avec Zoho Expense.
Bien entendu, Zoho People se connecte aux autres outils de la suite RH comme Zoho Recruit, une puissante application de gestion des recrutements. Zoho Recruit permet de gérer un vivier de candidats, de suivre l’intégralité des process de recrutements, et de publier vos annonces sur un job board en ligne et sur plus de 75 sites partenaires.
Statistiques et reporting
Tous les logiciels de la gamme Zoho incluent leur propres fonctionnalités de statistiques et de reporting.
Mais Zoho One intègre également Zoho Analytics, une plateforme de Business Intelligence qui vous permet de créer des rapports, tableaux de bord et analyses sur toutes les données de votre compte Zoho ! Vous pouvez même explorer vos données de façon conversationnelle en posant des questions à ZIA, l’intelligence artificielle de Zoho.
Intégrations
Vous l’avez compris, si vous optez pour Zoho One, votre entreprise ne devrait pas avoir besoin d’autres logiciels, tant les outils inclus dans Zoho One sont complets !
Toutefois, vous pourriez choisir d’utiliser tout de même d’autres logiciels, soit pour des besoins spécifiques, soit pour des questions de commodité. Ce n’est pas un problème, puisqu’avec Zoho One, vous avez aussi accès à la marketpace Zoho, très fournie : elle contient plus de 2000 extensions pour connecter n’importe quel logiciel ou plateforme à Zoho. Certaines de ces extensions vous permettent également d’enrichir les outils Zoho avec des fonctionnalités non incluses en standard.
Service client et support
Que vaut le support client chez Zoho ?
Tout d’abord, quand vous êtes connecté à Zoho One, vous pouvez à tout moment :
- envoyer un message au support client avec une pièce jointe ;
- accéder au forum communautaire des utilisateurs de Zoho (en anglais) ;
- accéder au centre de ressources de chaque produit Zoho : documentation, base de connaissances, espace développeur, tutoriels, vidéos en anglais, webinaires, formations en ligne – en anglais également.
En tant que client d’un abonnement Zoho One, par défaut, vous avez accès au support sur les horaires de bureau, par email, téléphone ou par chat, avec des délais de réponses annoncés de 8h. Il faut préciser que Zoho dispose désormais de deux bureaux en France et d’une équipe francophone pour assurer le support client.
Comme on l’a vu dans le chapitre sur les tarifs, il est aussi possible d’opter pour une version avancée du support client, payant bien entendu : partage d’écran à distance, onboarding, contact dédié, réponse sous 3h, etc.
Zoho One : avis clients
Que disent les clients de la suite Zoho One à propos de leur expérience ?
Les avis publiés sur le web sont plutôt élogieux, comme vous pouvez voir dans le tableau ci-dessous.
| Nombre d’avis | Note moyenne | |
|---|---|---|
| Capterra | 115 | 4,2 / 5 |
| G2 | 19 664 | 4,4 / 5 |
| Trustradius | 32 | 8,3 / 10 |
Il existe malheureusement assez peu d’avis clients sur le web postés par des clients francophones. Attention : les avis sur Zoho One présents sur le site G2 regroupent également des avis postés par des utilisateurs sur des logiciels de la gamme, ainsi la note moyenne n’est pas vraiment représentative.
Les points forts qui reviennent souvent sont : le bon rapport qualité/prix de Zoho One, l’avantage d’avoir une plateforme unique pour gérer son entreprise, et la facilité d’utilisation. Les outils, notamment Zoho CRM, sont particulièrement appréciés pour la richesse des fonctionnalités offertes.
Côté points faibles, les utilisateurs relèvent le support client, localisé en Inde, qui semble ne pas toujours être à la hauteur des attentes des clients, et la complexité de paramétrage.
Il faut également savoir que même si les outils sont connectés entre eux et packagés au sein d’une plateforme unique, techniquement, ce sont bien des logiciels différents, qui ne sont pas toujours aussi intégrés qu’on pourrait le souhaiter.
Zoho One : avis final
Alors, que penser de Zoho One ? Est-ce que vous devez envisager cette plateforme pour votre entreprise ?
À notre avis, Zoho One est une plateforme très intéressante pour une petite ou moyenne entreprise qui souhaite se doter d’outils performants pour gérer ses activités et digitaliser ses process.
Le principal avantage, c’est qu’au lieu de multiplier les logiciels, les coûts, et les connecteurs pour lier vos outils entre eux, vous disposez de tous les logiciels dont vous pourriez avoir besoin avec une seule licence. Cela rationalise les coûts et la gestion, et cela simplifie la vie de vos collaborateurs.
L’argument de la sécurité est également important, car chaque utilisateur a accès à tous les outils avec un compte unique : finis les comptes utilisateurs et mots de passe perdus dans la nature !
La modularité des outils de la suite Zoho, les nombreuses options de personnalisation et d’automatisation des tâches sont aussi un gros point fort.
En revanche, Zoho One peut être complexe à mettre en place. Prévoyez du temps pour vous former et pour adapter les logiciels à vos besoins, quitte à vous faire accompagner par un expert partenaire de Zoho.
