En bref
- Google Workspace et Microsoft 365 sont deux outils de productivité et de collaboration sur le cloud très plébiscités auprès des TPE/PME, indépendants et start-ups.
- Ils offrent tous deux des fonctionnalités assez similaires, mais quelques différences permettent de préférer une solution à une autre.
- Pour choisir, la taille de votre entreprise et vos habitudes d’utilisation sont deux critères essentiels.
Google Workspace et Microsoft 365 font incontestablement partie des outils de productivité les plus utilisés en entreprise. Alors qu’ils offrent tous les deux un ensemble de solutions et services complets basés sur le cloud, il est très souvent difficile de choisir lequel adopter ! Mais lorsque l’on regarde plus en détail leurs offres, certaines spécificités permettent de les départager. Voici notre comparatif détaillé entre Google Workspace et Microsoft 365 afin de vous aider à faire le bon choix.
Google Workspace vs Microsoft 365 : le comparatif en un clin d’œil
| Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Pays | États-Unis | États-Unis |
| Année de création | 2006 | 2013 |
| Accessibilité | 100% cloud | Cloud ou on-premise |
| Disponible en français | ||
| Pour qui ? | Indépendants, TPE/PME, start-ups, grandes entreprises | Indépendants, TPE/PME, start-ups, grandes entreprises |
| Avantage clé | Utilisation collaborative | Fonctionnalités avancées |
Google Workspace est tout d’abord apparu sous le nom de Google Apps for Your Domain en 2006, avec pour objectif de proposer aux entreprises plusieurs applications (email, calendrier, chat en ligne) sous une suite unique et accessible en ligne. Devenue ensuite Google Apps for Business puis G Suite, la suite logicielle, désormais dénommée Google Workspace depuis 2020, n’a cessé de s’enrichir pour fournir aux entrepreneurs et aux équipes des services toujours plus complets et complémentaires.
Face à Google Workspace, on retrouve son principal concurrent : Microsoft 365.
Sa naissance remonte à ses célèbres outils bureautiques Word, Excel et Power Point dans les années 80. Mais la grande différence avec les outils Google est que Microsoft Office est à ses débuts uniquement disponible sur applications desktop, à télécharger sur PC ou Mac. Ce n’est qu’en 2013 que Microsoft saisit l’envolée du cloud pour adapter sa solution et proposer une utilisation soit 100% en ligne soit à télécharger. Aujourd’hui, Microsoft maintient son positionnement tout en continuant de développer son offre avec Microsoft 365, la nouvelle marque depuis 2020.
Google Workspace vs Microsoft 365 : les points communs résumés
Google Workspace et Microsoft 365 sont deux suites d’applications dédiées à la productivité et la collaboration des entreprises.
Service d’email professionnel, agenda, outils de communication, outils bureautiques et stockage dans le cloud : ces solutions tout-en-un deviennent des outils centraux dans le quotidien des entrepreneurs et des équipes. Véritables couteaux suisses, ils incluent de nombreux modules quelle que soit la formule choisie. Leurs fonctionnalités sont donc assez semblables, en tout cas sur le papier.
Leur objectif est de favoriser la collaboration en interne mais aussi en externe, que ce soit avec des membres de l’équipe, d’autres services, des clients, partenaires ou encore fournisseurs.
L’un comme l’autre sont des solutions hautement sécurisées et disponibles sur le cloud. Le support client est joignable 24/7 par téléphone, chat et email.
Google Workspace vs Microsoft 365 : les principales différences
À première vue, Google Workspace et Microsoft 365 sont donc des solutions très similaires. Il n’est pas surprenant que le choix entre l’une ou l’autre s’avère difficile. Toutefois, des différences persistent et permettent de départager les deux.
Tout d’abord, l’une des principales différences qui distinguent les deux outils est que Microsoft 365 propose une solution à la fois en ligne et à télécharger alors que Google Workspace est une solution 100% cloud. Concrètement, cela signifie qu’avec Google Workspace, vous n’avez pas besoin de télécharger et d’installer les applications sur desktop. Tous les outils sont accessibles en ligne, via un navigateur web. Certains peuvent aussi être utilisés hors ligne, et les données seront synchronisées à la prochaine connexion (Google Docs, Sheets et Slides notamment).
Avec Microsoft 365, vous pouvez accéder à la suite d’applications depuis le web, mais certains outils peuvent être installés sur PC ou Mac (et notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook) pour y accéder hors ligne.
Cependant, Microsoft 365 restreint l’espace à 1 To par utilisateur alors que chez Google Workspace, le volume de stockage dépend de l’offre choisie (de 30Go par utilisateur pour l’offre Starter à un stockage illimité avec l’offre Enterprise).
Enfin, les fonctionnalités ont aussi quelques caractéristiques distinctives mais nous y revenons plus en détail dans une partie dédiée dès maintenant.
Tableau récapitulatif des fonctionnalités de Google Workspace vs Microsoft 365
| Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Visioconférence | ||
| Chat | ||
| Agenda | ||
| Prise de rendez-vous | ||
| Traitement de texte | ||
| Tableur | ||
| Présentation | ||
| Prise de notes | ||
| Tableau blanc numérique | ||
| Formulaires | ||
| Création de sites web | ||
| Intranet | ||
| Création de vidéos | ||
| Gestion de projet | ||
| Stockage sécurisé |
Globalement, les modules présents chez Google Workspace et Microsoft 365 sont très similaires.
Mais même si sur le papier les fonctionnalités semblent identiques, il existe quelques différences. On note quelques absents chez Google Workspace, mais grâce aux intégrations possibles vous pourrez par exemple connecter votre outil de gestion de projet facilement. On aurait tendance à donner un léger avantage à Microsoft 365 qui propose des fonctionnalités un peu plus avancées que Google Workspace, mais les différences restent subtiles. Regardons cela de plus près.
Les fonctionnalités : léger avantage pour Microsoft 365
Tous deux permettent de créer une adresse email professionnelle, c’est elle qui vous servira à accéder à votre compte en ligne.
Gmail est bien connu et largement utilisé par le grand public. Vous ne serez donc pas perdu. Il est possible d’obtenir une adresse de messagerie gratuite avec Google Workspace, mais les offres pour les entreprises permettent de retirer les publicités. Avec Gmail, vous utilisez un nom de domaine de messagerie personnalisé. Ainsi, il est possible de créer une adresse email du type “paul@monentreprise.com”. De même, vous pouvez créer gratuitement des adresses email génériques pour vos différents services, du type “contact@monentreprise.com” ou “sav@monentreprise.com”.
Chez Microsoft, les fonctionnalités de Microsoft Outlook sont similaires. Il est aussi possible de personnaliser son adresse email (via les services payants de GoDaddy) et de créer des alias.
Les fonctionnalités d’Outlook sont un peu plus poussées que Gmail, comme la création de règles de la boîte de réception pour engager des actions automatiquement. Mais l’intégration d’applications complémentaires sur Gmail (Agenda, Tasks, Keep, et outils externes) donne à notre avis un avantage à Google.
Communication
Aux côtés de la messagerie professionnelle, les deux services en ligne proposent des solutions de communication performantes.
Microsoft Teams est la solution dédiée à la communication de Microsoft. Elle inclut des fonctionnalités de visioconférence, d’appels vidéos, de messagerie instantanée et de partage de documents. Teams est l’un des logiciels de visioconférence les plus utilisés. Le nombre de participants est limité à 300 dans les offres pour les PME (et jusqu’à 1 000 avec les offres pour les grandes entreprises).
De son côté, Google propose deux applications distinctes :
- Google Meet pour les appels audios et la visioconférence ;
- Google Chat pour la messagerie interne.
Les fonctionnalités de Google Meet sont complètes. Les visioconférences peuvent accueillir jusqu’à 1 000 participants (selon la formule choisie) et il est possible de passer des appels audio sur une ligne téléphonique. Cependant, certains regrettent que ces services soient divisés.
Selon nous, Teams reste un peu plus riche en termes de fonctionnalités que Google Meet, même si ce dernier a l’avantage de s’intégrer plus facilement.
Documents
Les outils bureautiques de Microsoft 365 sont certainement à l’origine du succès de la plateforme. Qui ne connaît pas Word, Excel, Power Point ? Ce sont des outils très performants, complets et plutôt imbattables. Ils ont pour avantage d’être utilisables aussi bien sur le cloud que via des applications desktop. Les fonctionnalités de chaque outil sont plus avancées, avec des possibilités presque illimitées. Avec Word et PowerPoint, vous bénéficiez d’un plus grand nombre de modèles.
Chez Google Workspace, on retrouve Google Docs pour le traitement de texte, Sheets pour le tableur et Slides pour les présentations. Ce sont des outils plutôt intuitifs, faciles à prendre en main et à utiliser. Ils sont indiscutablement conçus pour travailler en collaboration, avec la possibilité donner des accès aux documents, de laisser des commentaires, de travailler simultanément dessus, etc. Les fonctionnalités restent plus basiques mais suffisent pour la vaste majorité des utilisateurs.
Pour résumer, Google Workspace et ses propres outils (Docs, Sheets et Slides) n’a selon nous pas encore détrôné la suite bureautique de Microsoft. Le premier propose une alternative plus simple et plus accessible favorisant la collaboration, alors que le second offre des possibilités d’utilisation plus vastes, complexes et exigeantes.
Stockage
Nous finissons ce comparatif des fonctionnalités entre Microsoft 365 et Google Workspace par leurs solutions de stockage sécurisé sur le cloud.
Du côté de Google Workspace, il s’agit du module Google Drive présent dans chacune des formules avec un espace de stockage inclus de :
- 30 Go pour l’offre Starter ;
- 2 To pour l’offre Standard ;
- 5 To pour l’offre Plus ;
- et illimité pour l’offre Enterprise.
Microsoft 365 inclut quant à lui un espace de stockage limité à 1 To par utilisateur, quelle que soit l’offre pour PME choisie.
La sécurité et la protection des données : léger avantage pour Microsoft 365
Les deux fournisseurs sont soumis à des réglementations strictes relatives à la sécurité et la protection des données, qu’il s’agisse des utilisateurs particuliers mais aussi et surtout des entreprises. Ainsi, ils garantissent tous deux le respect de la RGPD dans le traitement et la gestion des données.
Ils ont également obtenu des certifications importantes, et notamment la norme ISO 27001 concernant la gestion de la sécurité des informations, ISO 27017 concernant les services basés sur le cloud et ISO 27018 concernant la protection des informations personnelles dans le cloud.
La principale différence entre les deux solutions est que Microsoft 365 assure l’hébergement des données dans des data centers situés en France. Google dispose de serveurs localisés en Europe et dans le reste du monde, mais vous n’avez pas de contrôle sur la localisation de vos données.
La collaboration : net avantage pour Google Workspace
Nous l’avons dit et le répétons : la force de Google Workspace, c’est sa capacité à faciliter la collaboration. C’est donc sans surprise que Google Workspace reste le premier choix des TPE, PME et start-ups qui veulent fluidifier les échanges, optimiser les processus et accélérer le développement de leur activité. Avec une utilisation 100% cloud, la collaboration en temps réel est performante. Google Workspace permet aux membres d’une équipe de travailler ensemble, d’où qu’ils soient et à tout moment.
Microsoft 365, avec son entrée (plus tardive) sur le cloud, a fini par comprendre l’intérêt, voire l’exigence, des entreprises de travailler simultanément sur leurs outils de gestion. Mais il reste encore un peu de chemin à faire.
Les tarifs : léger avantage pour Google Workspace
Dernier point de comparaison : les prix pratiqués par Google Workspace et Microsoft 365. Voici un tableau comparatif de leurs tarifs.
| Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Formule gratuite | ||
| Essai gratuit | 14 jours | 1 mois |
| Nombre de plans payants | 3 | 3 |
| Tarifs mensuels sans engagement (à partir de) | 6,90€/utilisateur | |
| Tarifs mensuels avec engagement 1 an (à partir de) | 5,75€/utilisateur | 5,60€/utilisateur |
| Nombre maximum d’utilisateurs | 300 ou illimité pour la formule Enterprise | 300 |
| Forfait modulable* |
* Un forfait modulable signifie que vous pouvez ajuster le nombre d’utilisateurs à tout moment et êtes facturé en fonction du nombre réel d’utilisateurs chaque mois.
Concernant les tarifs, nous nous sommes concentrés sur les prix appliqués aux TPE et PME. Des formules pour les grandes entreprises sont aussi disponibles avec des solutions et prix différents.
Google Worskpace dispose effectivement d’une formule gratuite, mais elle reste limitée en termes de fonctionnalités et convient finalement peu aux entreprises selon nous. Alors que la formule d’entrée de Workspace est légèrement plus chère que celle de Microsoft 365, la tendance est inversée pour les offres supérieures :
- formule de milieu de gamme : 11,50€/utilisateur pour Workspace contre 11,70€/utilisateur pour M365 ;
- formule haut de gamme : 17,25€/utilisateur pour Workspace contre 20,60€/utilisateur pour M365.
La formule d’entrée de gamme de Microsoft 365 est compétitive, même si la différence de prix reste imperceptible. Par contre, les formules supérieures de Google Workspace sont selon nous plus intéressantes, non seulement en termes de tarifs mais aussi et surtout en termes de rapport qualité/prix avec un espace de stockage plus important et des fonctionnalités globalement plus riches.
Google Workspace ou Microsoft 365 ? Le verdict !
Maintenant que vous connaissez mieux les caractéristiques de chacune de ces solutions, votre choix est peut-être déjà tout fait. Si ce n’est pas le cas, voici notre avis.
Tout d’abord, rappelons qu’il n’existe pas vraiment une solution meilleure qu’une autre. Selon nous, Google Workspace comme Microsoft 365 sont tous deux des logiciels très performants, complets et qualitatifs. Ils répondent aux besoins de nombreuses entreprises, et votre choix doit surtout se réaliser en accord avec vos propres besoins à vous.
Un indépendant, une TPE/PME ou start-up trouvera avec Google Workspace une solution idéale pour favoriser la collaboration et optimiser son temps. Son utilisation en ligne, le travail simultané en temps réel ou encore ses capacités d’intégration à d’autres outils en font un système moderne et efficace. Il est particulièrement adapté aux petites organisations qui veulent structurer et optimiser leur processus, tout en utilisant une plateforme ergonomique et intuitive.
Microsoft 365 convient aussi aux petites organisations. Mais, et c’est la réalité du terrain, c’est une solution surtout prisée par les grandes entreprises qui apprécient ses fonctionnalités un peu plus avancées et poussées, la familiarité de ses outils et sa flexibilité d’utilisation (en ligne ou on-premise). Ceci dit, avec son développement rapide, et notamment sur le cloud, la tendance peut encore évoluer.
FAQ
Quelle est la différence entre Google Workspace et Microsoft 365 ?
Google Workspace et Microsft 365 sont des solutions de productivité et de collaboration sur le cloud pour les entreprises. Les offres sont très similaires mais quelques différences les distinguent. Google Workspace est plus ergonomique et facile à prendre en main, la collaboration est nettement favorisée et les tarifs sont plus compétitifs. Microsoft 365 est aussi disponible en version à télécharger, les données sont hébergées en France et les fonctionnalités sont un peu plus avancées.
Pourquoi choisir Google Workspace ?
Google Workspace est une solution de choix si vous cherchez une suite d’applications dédiée à la productivité et favorisant fortement la collaboration et la communication. L’utilisation 100% en ligne est aisée grâce à une interface ergonomique, de nombreuses intégrations et des outils performants. Les tarifs sont aussi très compétitifs.
Pourquoi choisir Microsoft 365 ?
Microsoft 365 est une solution dotée de fonctionnalités riches permettant aux entreprises de toute taille de travailler (en ligne ou on-premise) sur des outils de productivité performants.
