7 outils indispensables pour gagner en productivité en 2024

Digitalisation, compétitivité, nouveaux modes de travail : les dernières évolutions professionnelles bouleversent les entreprises et les poussent à chercher un net gain de productivité. Heureusement, il existe de nombreux outils conçus pour les entreprises qui veulent optimiser leurs processus, fluidifier leur communication, gagner du temps et donc améliorer leur productivité. Voici notre sélection des meilleurs outils de productivité en ligne et nos conseils pour choisir le vôtre.

• Google Workspace – Le meilleur pour ses outils collaboratifs
• Zoho One – Le meilleur pour sa profondeur fonctionnelle
• Microsoft 365 – Le meilleur pour son utilisation universelle
• Libre Office – Le meilleur pour ses outils bureautique gratuits
• Trello – Le meilleur pour une gestion de projet simplifiée
• Monday – Le meilleur pour ses automatisations avancées
• Notion – Le meilleur pour sa flexibilité

Les 7 meilleurs outils de productivité

Google Workspace

On ne le présente plus, Google Workspace fait partie des solutions de productivité pour les indépendants et les entreprises les plus utilisées. La suite Google Worskpace est composée de plusieurs outils basés sur le cloud et synchronisés pour une utilisation fluide et collaborative. Ainsi, vous avez accès à Gmail pour la messagerie, Meet pour les réunions et visioconférences, Google Calendar pour votre calendrier en ligne, Google Chat pour votre messagerie interne, Google Drive pour le stockage de vos documents ou encore Docs, Sheets et Slides pour les outils bureautiques.

Google Workspace propose des tarifs très compétitifs au vu des nombreuses fonctionnalités incluses. Une première formule gratuite inclut les outils bureautiques, la messagerie d’équipe, les visioconférences et un espace de stockage de 15Go. Puis, vous pouvez choisir parmi 4 plans payants : Starter à 5,75€/utilisateur/mois (30Go de stockage par utilisateur), Standard à 11,50€/utilisateur/mois (2To de stockage par utilisateur), Business à 17,25€/utilisateur/mois (5 To de stockage par utilisateur) et Enterprise sur devis. Un essai gratuit de 14 jours est disponible pour tester les outils Google. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Google Workspace.

Zoho One

Zoho One est une suite logicielle tout-en-un regroupant de nombreux outils pour gérer votre entreprise. Facturation, CRM, marketing, gestion de projets, RH, création de site web, etc. : plus de 45 applications sont disponibles, selon vos besoins. L’avantage est de pouvoir synchroniser toute votre gestion sur une seule et même plateforme. Les fonctionnalités sont non seulement nombreuses, mais aussi performantes avec des outils innovants. C’est donc une solution idéale pour centraliser sa gestion, digitaliser ses processus et ainsi gagner en productivité.

La grille tarifaire est composée de deux formules. Si Zoho One est utilisé par tous vos collaborateurs, la suite coûte 37€ HT par mois et par salarié (obligatoire) avec engagement annuel. La seconde formule à 90 € HT par mois et par utilisateur convient si elle n’est utilisée que par certains de vos collaborateurs. On apprécie l’essai gratuit de 30 jours, un bon moyen de tester l’outil ! Pour en savoir plus, lire notre avis sur Zoho One.

Microsoft 365

À l’image de Google Workspace, Microsoft 365 est une suite d’applications en ligne destinées à booster votre productivité. Célèbre pour sa suite d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.), il inclut aussi des solutions de communication dont Teams pour les appels audio, les visioconférences et la messagerie interne d’entreprise, Outlook pour la boîte email et le calendrier ou encore OneDrive pour l’échange et le stockage de fichiers. Microsoft 365 convient aussi bien aux indépendants qu’aux TPE ou PME.

Côté tarifs, Microsoft 365 propose 4 formules à partir de 5,60€ et un engagement d’un an. Alternativement, vous pouvez aussi opter pour une formule sans Teams (si vous utilisez déjà un autre outil de communication interne d’entreprise par exemple). Dans ce cas, les tarifs démarrent à 4,60€/utilisateur/mois. Bonne nouvelle : vous pouvez tester Microsoft 365 pendant un mois.

Libre Office

Troisième solution de productivité très utilisée, Libre Office est une suite bureautique qui regroupe plusieurs outils : Writer pour le traitement de texte, le tableur Calc, Impress pour les présentations, une application de dessin et d’organigrammes avec Draw, Base pour les bases de données et Math pour l’édition de formules mathématiques. Libre Office possède son propre format natif ouvert avec OpenDocument et reste compatible avec de nombreux autres formats (Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, etc.).

Il s’agit d’une solution Open Source gratuite, qui peut être enrichie grâce aux nombreuses extensions.

Trello

Logiciel de gestion de projet par excellence, Trello devient un réel outil de productivité en vous permettant de gérer facilement vos tâches, projets ou processus et de collaborer avec vos équipes. Grâce aux nombreuses automatisations, vous gagnez du temps, centralisez l’information et ainsi gagnez en productivité. Très facile à prendre en main, il convient aussi bien aux indépendants et freelances qui veulent mieux collaborer avec leurs clients, qu’aux TPE/PME et grandes entreprises qui cherchent un outil pour fluidifier leur organisation.

Concernant les tarifs, Trello a l’avantage de proposer une offre gratuite. Même si elle est limitée, elle reste attractive pour de nombreux professionnels. Ensuite, vous pouvez choisir parmi 3 formules payantes à partir de 5$/utilisateur/mois. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Trello.

Monday

À l’instar de Trello, Monday est un autre logiciel de gestion de projet souvent utilisé pour gagner en productivité. Très flexible, Monday est aussi une solution très puissante qui permet de mieux gérer des tâches et projets, la relation client ou fournisseur, la logistique ou encore les plannings RH. La force de Monday, c’est la collaboration grâce aux commentaires, partage de documents en interne ou externe, etc. Les automatisations et les intégrations sont nombreuses, en faisant un outil central pour améliorer votre productivité.

Vous pouvez choisir entre plusieurs formules, dont une gratuite (limitée à 2 utilisateurs) et 3 formules payantes avec 3 utilisateurs minimum inclus. Les tarifs démarrent à 9€/utilisateur/mois. Un essai gratuit vous permet de tester toutes les fonctionnalités de Monday. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Monday.

Notion

Notion est un espace de travail en ligne très personnalisable qui s’adapte aux besoins de votre activité. Ainsi, il peut très bien être utilisé comme outil CRM, de gestion de projet, de prise de notes, de calendrier, etc. Son objectif ? Faciliter la collaboration pour gagner en productivité. Une fois que vous aurez pris en main l’outil et l’aurez paramétré selon votre projet, il vous fera gagner un temps considérable.

Le logiciel Notion est disponible avec 4 formules tarifaires. Une première offre gratuite est plutôt réservée aux indépendants aux besoins simples. Les équipes et entreprises ont le choix parmi 3 offres payantes, à partir de 7,50€/membre/mois. Il est possible de tester l’outil avant de vous lancer ! Pour en savoir plus, lire notre avis sur Notion.

Qu’est-ce qu’un outil de productivité ?

Un outil de productivité n’a pas de définition à proprement parler. En fait, il s’agit d’une solution, quelle qu’elle soit, qui vous permet d’améliorer certains processus au sein de votre activité et ainsi gagner du temps et améliorer la qualité du travail. Ainsi, il peut consister aussi bien en un logiciel de gestion de projet, qu’un outil de collaboration, une suite d’outils bureautiques ou encore une solution de communication d’équipe, ou tout cela à la fois !

Pour qu’il soit performant, un outil de productivité :

• regroupe généralement plusieurs fonctionnalités : elles doivent communiquer entre elles afin de centraliser l’information ;
• est personnalisable : il doit pouvoir s’adapter à vos processus et permettre de les optimiser ;
• inclut des automatisations : pour gagner du temps, et donc améliorer la productivité, les automatisations sont essentielles.

Avec la digitalisation certaine des entreprises, vous en utilisez peut-être déjà sans même le savoir ! Que vous travailliez seul, en équipe, à distance ou dans un open space, ils apportent une grande flexibilité. Les tâches chronophages peuvent être automatisées et les échanges sont centralisés et accélérés. On perd moins de temps tout en améliorant la qualité du travail : c’est la clé d’un gain de productivité assuré !

Les fonctionnalités d’un outil de productivité sont variées. En voici une liste non exhaustive :

• gestion de documents : création, partage et stockage de documents, prise de notes ;
• collaboration : commentaires, partage, travail en simultané ;
• communication : boîte de réception d’emails, messagerie interne, forum, visioconférences ;
• planification : gestion de tâches et projets, calendrier et agenda.

Pour en tirer profit, les logiciels de productivité nécessitent souvent des paramétrages réfléchis et précis. Une prise en main, parfois un peu fastidieuse, est requise.

Enfin, bien évidemment, un outil de productivité ne fait pas tout ! Pour améliorer votre productivité, vous pouvez notamment accompagner leur utilisation de certaines règles d’or ou principes de productivité (loi de Pareto, de Murphy, etc.).

Comment choisir son outil de productivité ?

Vous l’aurez compris, les outils de productivité sont nombreux et diversifiés. Ils ne se valent pas tous, mais surtout ils ne répondent pas tous à vos besoins. Alors pour choisir votre solution, vous devez tout d’abord définir précisément vos attentes. Vous pouvez commencer par certains éléments de base :

• le nombre d’utilisateurs ;
• vos préférences d’utilisation : sur le cloud, à télécharger, avec application mobile ou desktop, etc. ;
• votre budget.

Dans un second temps, vous devez vous intéresser aux fonctionnalités en fonction de vos objectifs.

Un freelance qui veut communiquer et collaborer plus facilement avec ses clients privilégiera une solution qui permet le travail collaboratif sur des documents et un système de messagerie instantanée. Un professionnel libéral peut vouloir mettre à disposition un agenda en ligne, organiser des appels audios et vidéos ou encore partager des documents avec ses patients/clients. Une équipe IT a besoin d’un outil de planification de projet, avec une gestion et une répartition des tâches performantes, le stockage de documents et un outil de communication interne.

Enfin, un dernier point important : un outil de productivité est voué à vous faire gagner du temps, et donc à vous faire faire des économies. Choisir une solution gratuite, même attrayante de premier abord, n’est pas toujours la meilleure option. Ces formules sont souvent limitées et requièrent malgré tout des efforts et du temps pour l’implémentation, avec le risque de devoir passer à une version payante peu de temps après.

Pensez le coût d’un outil de productivité plutôt comme un investissement. Il sera vite rentabilisé dès que les premiers effets positifs de l’utilisation d’un tel outil se feront ressentir.

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