Tarifs Medius Expense (ex-Expensya)
La tarification de Medius Expense (ex-Expensya) dépendra de la taille de votre entreprise, mais ce qu’on peut dire simplement, c’est que la gamme de tarifs est adaptée à toutes les typologies et tailles d’entreprises. Freelances, professions libérales ou encore artisans, mais aussi TPE-PME et même grandes entreprises et multinationales. D’ailleurs, un des clients de Medius Expense (ex-Expensya) est une entreprise de 22 000 salariés !
| Formule Silver | Formule Gold | Formule Premium | |
|---|---|---|---|
| Pour qui ? | Professionnels & TPE | TPE & PME | ETI et grands comptes |
| Tarif Mensuel | 6,64€ | 9,49€ | sur devis |
| Tarif Annuel (28% de réduction) | 4,75€ | 7,60€ | sur devis |
À l’instar de Cleemy, Medius Expense propose une tarification dégressive selon le nombre d’utilisateurs. À titre d’exemple, la licence Silver coûte 4,75€ par licence entre 10 et 24 licences et descend en dessous de 4€ pour 100+ licences (tarifs sur devis). Enfin, et les grandes entreprises apprécieront, il est possible d’opter pour une facturation à l’utilisateur actif (au-delà de 50 utilisateurs).
Medius Expense (ex-Expensya) propose en plus exclusivement à nos lecteurs de tester gratuitement le logiciel pendant 30 jours.
Medius Expense (ex-Expensya) : pour qui ?
Medius Expense (ex-Expensya) s’adresse à toutes les tailles d’entreprises, et c’est un de ses points forts. Les formules s’adaptent aux besoins de tous et les tarifs sont accessibles. Seront donc intéressés :
- les artisans ;
- les professions libérales ;
- les freelances ;
- les experts-comptables (pour leurs clients) ;
- les dirigeants de TPE/PME et même grandes entreprises.
Le seul prérequis est évidemment d’avoir un certain nombre de dépenses professionnelles à traiter, suffisamment pour justifier le (petit) tarif mensuel grâce au temps gagné tant pour les utilisateurs que pour les dirigeants ou les équipes financent/comptabilité (le cas échéant).
Inscription et utilisation de Medius Expense (ex-Expensya)
Nous avons profité de l’essai gratuit proposé par Medius Expense (ex-Expensya) pour nous inscrire et jeter un œil à l’interface et aux fonctionnalités proposées. L’inscription est rapide, et ne prend que quelques minutes, et vous n’avez pas besoin de carte bancaire pour l’essai gratuit.
Une fois quelques informations rapides sur l’entreprise remplies, vous accédez directement à votre espace client, où un court tutoriel intégré vous permet de prendre en main l’outil. Il s’agit ensuite de créer votre première dépense :
Plusieurs options vous sont disponibles :
- saisir votre dépense manuellement en remplissant les différents champs (montant, devise, catégorie de dépense, etc.) ;
- importer un relevé de carte bancaire ;
- transférer une facture numérique par mail qui sera traitée automatiquement par l’application.
Vous pouvez aussi télécharger l’application mobile de Medius Expense disponible sur Google Play et App Store et scanner directement votre justificatif de paiement. La technologie OCR+ reconnaît toutes les informations pertinentes et génère automatiquement une note de frais, prête à être envoyée à votre équipe finance ou comptable.
Services et fonctionnalités
Gestion des dépenses professionnelles
Plusieurs fonctionnalités permettent une gestion simplifiée de vos notes de frais. L’OCR+, qui élimine la saisie manuelle, fait partie des fonctionnalités phares de la solution Medius Expense (ex-Expensya). Concrètement, il vous suffit de prendre en photo vos justificatifs via l’application mobile et la reconnaissance intelligente se charge d’extraire toutes les informations nécessaires à la saisie (elle aussi automatique) des notes de frais : montant, catégorie de dépense, TVA, date etc.
À partir de la formule Gold, Medius Expense (ex-Expensya) propose l’archivage à valeur probante : la photo de votre justificatif de notes de frais sera conservée sous forme numérique et aura valeur probante en cas de contrôle URSSAF. Vous pourrez ainsi jeter tous les justificatifs papier.
Gestion des indemnités kilométriques
Medius Expense (ex-Expensya) permet bien évidemment de gérer les indemnités kilométriques, et même le multi-véhicule. Vous n’avez qu’à rentrer le point de départ et d’arrivée, et le calcul de l’indemnité est automatique (selon un barème automatique ou personnalisé, au choix).
Si vous hésitez avec une solution de gestion des déplacements plus complète, vous pouvez aussi comparer Medius Expense (ex-Expensya) avec Cegid Notilus.
Collecteurs de facture (email et site marchands)
Fonctionnalité intéressante, Medius Expense (ex-Expensya) propose comme IPaidThat de connecter différents sites marchands pour récupérer automatiquement les factures de ces sites, et les saisir automatiquement.
Idem, si vous recevez de nombreuses factures automatiques, il vous suffit de les forwarder à une adresse spécifique pour qu’elles soient automatiquement saisies dans Medius Expense. Encore du temps gagné !
Gestion comptable
Medius Expense (ex-Expensya) facilite votre pré-comptabilité et votre comptabilité, grâce à plusieurs fonctionnalités :
- Gestion de la TVA (et des multiples TVA même)
- Comptabilité analytique
- Paramétrage du plan comptable
- Personnalisation des catégories de dépenses
Mais Medius Expense va même plus loin, en permettant des intégrations avec de nombreux logiciels. Citons notamment SAP, Sage, Quadra et Quadratus, Cegid Loop.
Et dans le cas où votre logiciel de comptabilité n’est pas compatible, vous pourrez toujours exporter vos données ou éventuellement partir sur une intégration sur-mesure. Enfin, il est possible de donner un accès à votre comptable, pour fluidifier la relation et simplifier encore davantage votre comptabilité.
Processus de validation
Ces fonctionnalités s’adressent davantage aux entreprises de taille moyenne à grande, mais il est quand même intéressant de les citer. Medius Expense (ex-Expensya) permet de mettre en place des processus de validation adaptés à votre structure d’entreprise, pour permettre de gagner du temps aussi sur les procédures d’approbation des notes de frais.
Les dirigeants ou managers, selon la configuration, reçoivent ainsi des notifications automatiques lorsqu’un des utilisateurs effectue une demande de remboursement. Ils n’ont alors plus qu’à les valider ou les refuser, le traitement comptable étant déjà automatique.
Business Intelligence et reporting automatisé
En plus des fonctionnalités présentées ci-dessus, Medius Expense (ex-Expensya) propose également une offre de paiement appelée « Smart Spend ». Grâce à cette fonctionnalité, Medius Expense est en mesure de vous fournir des cartes de paiement et se démarque ainsi des établissements bancaires traditionnels. Pour résumé, Smart Spend vous offre donc la possibilité de :
- contrôler votre budget ;
- avoir une visibilité en temps réel des transactions financières ;
- gagner du temps efficient…
Les principaux avantages de l’offre de paiement de Medius Expense (ex-Expensya) sont la possibilité de paramétrer les cartes de paiement, la gestion et l’attribution des budgets de votre entreprise mais aussi la prise en charge et le suivi de votre projet par des experts dans le domaine des dépenses professionnelles.
Service clients et support
Medius Expense (ex-Expensya) permet un accès au support à plusieurs vitesses selon l’offre choisie. Tous les clients ont accès gratuitement à un support illimité par mail ou chat. Les clients Premium quant à eux ont en plus accès au support téléphonique et à un responsable de clientèle dédié.
En plus de ce support, tous les clients peuvent accéder à l’aide en ligne et aux tutoriels vidéos qui suffiront la plupart du temps à répondre aux questions de base.
Medius Expense (ex-Expensya) : avis clients
En dehors des nombreuses études de cas disponibles directement sur le site, Medius Expense (ex-Expensya) comptabilise de nombreux avis pour leur application mobile :
- 1500 avis sur Google Play pour une note moyenne de 4,5/5
- 1600 avis sur l’App Store pour une note moyenne de 4,6/5
L’application est donc très bien notée, et les clients apprécient le temps gagné et la simplicité avec laquelle ils peuvent gérer les notes de frais.
Medius Expense (ex-Expensya) : avis final
Avec plus de 6 000 entreprises clientes, Medius Expense (ex-Expensya) a déjà fait ses preuves. Complet et simple à utiliser, Medius Expense remplit sa promesse de faire gagner du temps sur la gestion de vos dépenses professionnelles.
Nous avons été convaincus par le degré d’automatisation, la puissance de la technologie de reconnaissance, et des tarifs adaptés à toutes les tailles d’entreprise.
À notre avis, Medius Expense (ex-Expensya) vous fera gagner du temps quelle que soit la taille de votre entreprise, et comme d’habitude, nous vous conseillons de profiter de l’essai gratuit de 30 jours réservés à nos lecteurs pour tester la solution.