La dématérialisation des processus financiers n’est plus une simple option pour les entreprises modernes, c’est un impératif stratégique. Le choix d’un logiciel de gestion des notes de frais performant devient crucial pour gagner en productivité, maîtriser les budgets et assurer sa conformité légale. Ce comparatif Cegid Notilus vs Medius Expense (ex-Expensya) analyse deux solutions leaders du marché français. Entre gestion globale de la mobilité et autonomie par cartes de paiement, découvrez leurs fonctionnalités, tarifs et avis clients afin d’identifier l’outil le plus adapté à la taille et aux enjeux de votre entreprise.
Cegid Notilus vs Medius Expense (ex-Expensya) : le comparatif en un clin d’œil
Pour bien débuter, voici un tableau récapitulatif des critères fondamentaux de Cegid Notilus et Medius Expense (ex-Expensya). Il vous donnera une vision immédiate de leurs positionnements respectifs sur le marché.
| Cegid Notilus | Medius Expense (ex-Expensya) | |
|---|---|---|
| Éditeur | Cegid | Medius |
| Cible principale | PME, ETI, Grands Comptes, Secteur public | TPE, PME, ETI et Grands Comptes |
| Nombre de clients | 1 500 clients (2M d’utilisateurs) | 6 000 clients (700k+ utilisateurs) |
| Architecture | SaaS | SaaS |
| Tarifs (à partir de) | 6€/mois/utilisateur | Sur devis |
| Gestion des notes de frais | ||
| Gestion de la flotte automobile | ||
| Cartes d’entreprises | ||
| Gestion des déplacements et voyages | ||
| Application mobile notes de frais | ||
| Accompagnement | Support (FR, EN, ES), personnalisable | Support (FR) + expert dédié |
| Démo gratuite | essai gratuit |
Cegid Notilus et Medius Expense (ex-Expensya) : les points communs
Avant de souligner ce qui les sépare, il est important de noter que ces deux logiciels de gestion des dépenses partagent des fonctionnalités communes.
Automatisation complète du cycle de dépense
De la simple prise en photo du ticket de caisse par le collaborateur en déplacement, jusqu’à l’export des écritures comptables vers votre logiciel de comptabilité ou votre ERP, les deux outils couvrent l’intégralité du processus.
Les saisies manuelles fastidieuses sont définitivement éliminées.
Reconnaissance optique intelligente (OCR / IA)
La technologie d’extraction des données est bluffante des deux côtés. Le montant TTC, la date, le nom du commerçant, la devise et même les multi-taux de TVA sont détectés et pré-remplis instantanément.
Conformité fiscale et réglementaire française
C’est le nerf de la guerre pour les directions financières. Les deux solutions appliquent automatiquement les barèmes kilométriques actualisés de l’URSSAF. Elles gèrent également les règles complexes de récupération de TVA et bloquent de manière autonome les dépassements de plafonds de remboursement.
Les deux solutions sont également 100% conformes à la réforme de la facturation électronique.
Archivage à valeur probante (AVP)
Fini les boîtes à chaussures remplies de tickets effacés. Cegid Notilus comme Medius Expense (ex-Expensya) proposent une dématérialisation certifiée (norme NF Z 42-013). Un coffre-fort électronique assure l’archivage à valeur probante de tous vos justificatifs pendant la durée légale de 10 ans.
Gestion multidevises et multipays
Les collaborateurs voyageant à l’international peuvent sereinement scanner leurs reçus. Les taux de change sont gérés automatiquement selon la politique de l’entreprise.
Les deux solutions peuvent être utilisées à l’international. Cegid Notilus est disponible dans 12 langues. Il peut être utilisé et reconnaître les reçus dans tous les pays. Medius Expense (ex-Expensya) peut être utilisé dans 192 pays.
Conformité à la facturation électronique
Notilus et Medius Expense (ex-Expensya) sont toutes deux enregistrées comme Plateformes Agréées (PA) auprès de la DGFiP et sont donc conformes aux obligations liées à la facturation électronique.
Cegid Notilus ou Medius Expense (ex-Expensya) : les principales différences
Si le socle est similaire, l’approche des deux éditeurs diffère sur plusieurs axes. C’est ici que votre choix va véritablement s’affiner.
La gestion de la flotte automobile
C’est l’un des grands atouts de Cegid Notilus. Le logiciel propose un module complet dédié à la gestion du parc automobile (suivi du TCO, intégration de l’interface ANTAÏ pour le traitement automatisé des amendes, suivi des maintenances et application dédiée pour le conducteur).
Medius Expense (ex-Expensya), de son côté, ne couvre pas ce périmètre métier.
Les cartes de paiement d’entreprise
Medius Expense (ex-Expensya) prend ici une longueur d’avance. L’outil génère nativement ses propres cartes de paiement d’entreprise Mastercard (virtuelles et physiques), avec des plafonds et des budgets personnalisables en temps réel.
Cegid Notilus adopte une autre approche. Il ne fournit pas de cartes, mais s’interface de manière très poussée avec les cartes bancaires « corporate » existantes de votre entreprise pour assurer un rapprochement bancaire ultra-fluide et laisser le choix entre un débit sur le compte de l’entreprise ou sur celui du salarié avec un prélèvement différé.
La réservation de voyages (Travel Management)
Cegid Notilus intègre un module natif puissant permettant d’organiser et optimiser vos déplacements pro. Il est directement connecté aux agences de voyages et plateformes (SNCF, CDS, Carbookr).
Chez Medius Expense (ex-Expensya), la réservation s’effectue via des partenariats et des intégrations d’API tierces avec des agences spécialisées (TMC).
L’assistance par Intelligence Artificielle
L’innovation récente de Medius Expense (ex-Expensya) repose sur l’intégration de l’assistant conversationnel Medius Copilot.
Il s’agit d’un véritable chatbot IA embarqué sur mobile. Il guide le salarié en temps réel sur la politique de frais de l’entreprise lors de ses saisies, évitant ainsi les erreurs en amont.
Notilus quant à lui utilise l’Intelligence Artificielle pour permettre la génération en quelques secondes de rapports ou de tableaux de bords en langage naturel.
Le modèle commercial et l’implémentation
Medius Expense (ex-Expensya) se veut résolument facile à implémenter et à utiliser. Son essai gratuit de 30 jours et une souscription très transparente en ligne finissent de convaincre de nombreux prospects.
Cegid Notilus, taillé pour des projets souvent plus vastes, fonctionne sur un modèle de démonstration personnalisée et de devis sur-mesure pour s’adapter parfaitement aux besoins du client.
Les fonctionnalités de Cegid Notilus et Medius Expense (ex-Expensya)
Pour affiner votre choix, plongeons au cœur des fonctionnalités de chaque solution.
| Fonctionnalité | Cegid Notilus | Medius Expense (ex-Expensya) |
|---|---|---|
| Gestion de la flotte automobile | ||
| Émission de cartes de paiement virtuelles & physiques | ||
| Ordres de mission et réservation voyage native | ||
| OCR intelligent / Saisie automatique par photo | ||
| Assistant IA & Chatbot politique de dépenses sur mobile | ||
| Module Open Booking (capture auto des emails de résa) | ||
| Alerte dépenses d’alcool | ||
| Saisie des dépenses en mode hors ligne sur mobile | ||
| Archivage à valeur probante (NF Z 42-013) | ||
| Plateforme Agréée (PA) | ||
| Calcul automatique des indemnités kilométriques (IK) |
Saisie des notes de frais et numérisation OCR
Cegid Notilus propose un taux de reconnaissance OCR redoutable (supérieur à 98 %), excelle dans la détection des frais doublons et permet même de déclencher des alertes spécifiques (comme la détection de dépenses d’alcool). L’outil favorise la communication et les échanges entre les collaborateurs sur le traitement des notes de frais.
De son côté, Medius Expense (ex-Expensya) utilise une technologie propriétaire, l’OCR+, capable de traiter les reçus et d’en extraire les données en une poignée de secondes. L’IA Medius se charge d’identifier les anomalies, doublons, etc. Son application mobile propose un mode hors ligne indispensable pour scanner ses reçus dans le train ou l’avion sans connexion.
Gestion des déplacements et réservations de voyage
La solution Cegid Notilus brille particulièrement ici. C’est un outil très puissant qui intègre les ordres de mission, les circuits d’approbation préalables et un module connecté pour réserver hôtels, trains et vols.
Chez Medius Expense (ex-Expensya), la réservation de voyage est déléguée aux intégrations et connecteurs API avec des plateformes partenaires spécialisées.
Cartes de paiement et maîtrise des budgets
L’autonomie encadrée est le point fort de Medius Expense (ex-Expensya). La plateforme permet d’émettre des cartes virtuelles (à usage unique ou récurrent) pour les achats en ligne. Elle peut aussi distribuer des cartes physiques Mastercard aux salariés. Tout est paramétrable finement : plafonds de dépense, catégories de dépense, budgets par équipe, par projet, par collaborateur, horaires d’utilisation.
Cegid Notilus, comme mentionné, ne commercialise pas de moyens de paiement propres. Il dispose en revanche de solides interfaces pour synchroniser les flux de transactions par carte avec vos partenaires bancaires.
Gestion de la flotte automobile
Seul Cegid Notilus propose un module d’optimisation du parc de véhicules sur ce comparatif. Il permet une vue globale du parc et une gestion optimisée des réservations. Calcul précis et optimisation du TCO (Total Cost of Ownership), suivi des entretiens et des sinistres, gestion des amendes et PV via l’ANTAÏ : c’est un gain de temps massif pour les gestionnaires de parc. Il existe une application mobile pour les conducteurs fluidifiant les échanges.
Medius Expense (ex-Expensya) n’adresse tout simplement pas ce besoin métier.
Conformité légale, archivage et facturation électronique
Sur ce terrain, c’est un match nul parfait (et rassurant pour vos équipes financières). Les deux éditeurs assurent la valeur probante des pièces numérisées. Ils proposent également des exports comptables personnalisés pour s’intégrer de manière fluide à vos outils de production (ERP).
Cegid et Medius Expense (ex-Expensya) possèdent tous deux l’immatriculation officielle en tant que Plateforme Agréée (PA). Elles sont donc parfaitement conformes à la facturation électronique.
Les tarifs de Cegid Notilus vs Medius Expense (ex-Expensya)
L’approche tarifaire traduit bien le positionnement des deux acteurs : l’un mise sur la transparence et l’immédiateté, l’autre sur la modularité et le sur-mesure. Toutefois, pour connaître le coût réel de chacune des solutions pour votre entreprise, il faudra passer par une demande de devis.
| Critère | Cegid Notilus | Medius Expense (ex-Expensya) |
|---|---|---|
| Essai gratuit | 30 jours | |
| Formule gratuite | ||
| Tarifs à partir de | 6€/mois/utilisateur | Sur devis |
| Coût par utilisateur | Dégressif sur devis | Selon formule (Silver, Gold, Enterprise) |
| Nombre de formules | 3 modules au choix | 3 offres (Silver, Gold, Enterprise) |
| Frais de déploiement | Sur devis (Quickstart ou projet) | Inclus ou sur devis selon formule |
| Démo gratuite | essai gratuit |
Medius Expense (ex-Expensya) applique une tarification dégressive, avec 3 formules et différents paliers en fonction du nombre de licences utilisateurs. Les modules Medius Expense (ex-Expensya) Payment, l’intégration Microsoft Teams et l’intégration bancaire sont sur option. Les tarifs des formules de Medius Expense (ex-Expensya) sont uniquement sur devis. Son atout maître reste son essai gratuit de 30 jours.
Cegid Notilus privilégie une stratégie sur mesure. Les prix d’appel sont de 6€/mois/utilisateur pour la partie Notes de frais et de 9€/mois/utilisateur pour une solution combinée Notes de frais + Réservation de voyages. Le budget final est ajusté selon le périmètre fonctionnel que vous décidez d’activer (le module Notes de frais, le module Travel ou la Flotte automobile) et la complexité structurelle de votre organisation. Un échange avec leurs équipes commerciales est donc le point d’entrée obligatoire.
Les avis clients de Cegid Notilus et Medius Expense (ex-Expensya)
Avis clients sur Cegid Notilus
La gamme de logiciels Cegid est vaste et il est difficile de trouver des avis vérifiés dédiés à Cegid Notilus.
D’après ce que nous avons pu lire, les utilisateurs louent surtout la robustesse et la profondeur fonctionnelle de la solution. Ils vantent la capacité de Notilus à gérer des processus de note de frais complexes (multi‑pays, multi‑entités, règles de conformité, analytique complexe). Les utilisateurs finaux constatent une nette accélération des remboursements grâce à l’OCR performant, tandis que les comptables plébiscitent la fiabilité du rapprochement avec les cartes corporate.
Dans les axes d’amélioration, certains clients soulignent que la phase initiale de déploiement peut s’avérer longue et exigeante, en particulier si le niveau de personnalisation requis est élevé. L’accompagnement par les équipes de l’éditeur est cependant qualifié de très professionnel.
Avis clients sur Medius Expense (ex-Expensya)
Du côté de Medius Expense (ex-Expensya), la transparence est de mise. Plusieurs centaines d’avis sont consultables sur les plateformes vérifiées (Trustpilot, Capterra) et les stores d’applications (App Store, Google Play).
Les utilisateurs louent l’interface intuitive, la simplicité de prise en main et la rapidité du traitement OCR+. Les équipes comptables apprécient la richesse des intégrations logicielles natives. Sur le terrain, les salariés plébiscitent l’autonomie et la fluidité apportées par les cartes de paiement virtuelles. Le support client est régulièrement cité pour sa grande réactivité.
Parmi les limites parfois évoquées, la gestion de cas d’usage multi-pays très spécifiques peut parfois montrer quelques limites.
Cegid Notilus ou Medius Expense (ex-Expensya) ? Verdict final
Le choix entre ces deux solutions dépend avant tout du périmètre métier que vous souhaitez couvrir et du niveau d’autonomie financière accordé à vos collaborateurs.
Optez pour Cegid Notilus si :
- vous recherchez une plateforme centralisée unique pour piloter vos notes de frais, votre politique de voyages et l’intégralité de votre flotte automobile ;
- vous êtes une ETI, une grande entreprise ou une collectivité avec des processus de validation complexes ;
- vous souhaitez un accompagnement sur-mesure, personnalisé et un support hébergé en France.
Optez pour Medius Expense (ex-Expensya) si :
- vous souhaitez moderniser votre politique de dépenses en distribuant des cartes de paiement d’entreprise intelligentes (physiques ou virtuelles) avec des plafonds de contrôle stricts ;
- vous êtes une TPE, PME ou ETI recherchant un outil moderne, rapide à déployer et doté d’un assistant IA sur mobile ;
- vous préférez évaluer l’interface et l’efficacité de l’outil par vous-même grâce à un essai gratuit de 30 jours.
FAQ
Peut-on tester gratuitement Cegid Notilus ou Medius Expense (ex-Expensya) ?
Oui pour Medius Expense (ex-Expensya), qui propose un essai gratuit de 30 jours complet et sans engagement. Cegid Notilus, de par sa nature très modulaire, ne propose pas d’essai en libre-service, mais vous permet de planifier une démonstration personnalisée.
Quelle est la meilleure solution de gestion des notes de frais ?
Cegid Notilus et Medius Expense (ex-Expensya) font indéniablement partie des leaders du marché français pour dématérialiser les notes de frais. Selon la taille de votre entreprise, on peut également citer d’excellentes alternatives comme N2F, Cleemy ou encore Wallester.
Comment choisir un logiciel de gestion de notes de frais ?
Votre décision doit se baser sur la taille de votre structure, le nombre d’utilisateurs, vos besoins spécifiques (cartes bancaires, gestion de flotte auto), les garanties de conformité légale (archivage à valeur probante, facture électronique), et bien entendu, votre budget de déploiement.
