La comptabilisation des notes de frais expliquée simplement !

Les notes de frais émanent, le plus souvent, de frais réalisés par les salariés dans le cadre de déplacement. Elles comprennent ainsi les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration. À travers cet article, nous allons vous expliquer de façon pratique à quoi servent les notes de frais en entreprise et de quelle manière les comptabiliser.

Rappel : qu’est-ce qu’une note de frais ?

Tout d’abord, dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez être amené à avancer des dépenses. Ces dépenses sont appelées “frais professionnels” lorsqu’elles sont inhérentes au travail et nécessaires à l’accomplissement de vos missions. Si ces dépenses ont été avancées et correspondent bien aux critères des frais professionnels, il vous faudra alors demander des justificatifs de la dépense et du paiement afin de réaliser une note de frais permettant de rembourser les frais avancés.

Selon l’article R3232-1 du Code du Travail, les notes de frais ne sont pas constitutives du salaire et ne peuvent ainsi pas être remboursées en diminuant ce dernier. De plus, aucune clause ne pourra déroger à ce principe.

Par ailleurs, les justificatifs de la dépense tout comme son remboursement doivent se faire dans un délai dit raisonnable, souvent estimé à un mois.

Plusieurs processus peuvent être mis en place par l’entreprise pour gérer l’émission et le remboursement des frais. Il est possible d’établir un template qui sera rempli par le salarié à la suite de sa dépense puis vérifié et signé par l’employeur. Il est également possible que le salarié donne tous ses justificatifs à son employeur ou à une personne dédiée à cet effet qui se chargera d’établir la note de frais. Néanmoins, les URSSAF sont très strictes sur les notes de frais car elles représentent un moyen simple de détourner des fonds, c’est pourquoi les justificatifs sont extrêmement importants.

Ces justificatifs prennent le plus souvent la forme de factures établies au nom de la société. Il est également important de noter que si la facture ne contient pas la TVA celle-ci ne pourra être déduite par l’entreprise.

Par ailleurs, en cas de déplacement, des notes de frais kilométriques peuvent être établies, il est alors recommandé de demander la carte grise du véhicule, les tickets de péages et des photos des itinéraires via des sites comme Mappy ou Michelin.

Comment comptabiliser une note de frais ?

Le remboursement de la note de frais sera donc une dépense pour l’entreprise qui va venir notamment augmenter ses charges. Ainsi, il sera nécessaire de la comptabiliser, comme toute dépense.

Les méthodes de comptabilisation des notes de frais ?

Il existe deux méthodes de comptabilisation des notes de frais, que sont la méthode forfaitaire et la méthode dite de la valeur réelle. La méthode à appliquer sera déterminée par le type de dépense.

Méthode forfaitaire

Comme son nom l’indique, cette méthode est basée sur un forfait. Il faut alors différencier deux possibilités :

• Un forfait maximal pour un type spécifique de dépense, au-delà duquel les frais resteront à la charge du salarié. Tel est le cas d’une politique stipulant que les frais de déplacements remboursés ne pourront dépasser les 100€.
• Un forfait dépendant d’une variable, le cas le plus fréquent est celui des notes de frais kilométriques attribuant un certain nombre de centimes par kilomètre parcouru.

Valeur réelle

Cette méthode va permettre le remboursement des frais au plus proche de leur coût pour le salarié. C’est la méthode utilisée pour la comptabilisation des notes de frais du dirigeant. La détermination du montant à rembourser se fait le plus souvent grâce à une facture, un ticket de caisse ou bien des billets de transports.

Dans quels comptes faut-il comptabiliser les notes de frais ?

Comme toute dépense, les notes de frais doivent être enregistrées dans votre logiciel comptable. Il faut, dans un premier temps, constater la note de frais dans le journal des achats. Puis, au moment du paiement, il faudra passer l’écriture correspondante dans le journal de banque.

La première étape pour comptabiliser une note de frais dans le journal des achats est de débiter un ou plusieurs comptes de charges. Ces comptes sont à choisir en fonction de la dépense effectuée.

Exemple de compte de charges :

• « Voyages et déplacements » : 6251
• « Réceptions » : 6257
• « Missions » : 6256

Dans un second temps, il faut s’intéresser à la TVA.

Celle-ci est déductible de la note de frais que si :

• l’original de la facture est annexé ;
• la facture est au nom et à l’adresse de l’entreprise ;
• la facture comporte toutes les mentions légales permettant de déduire la TVA ;
• il s’agit d’une dépense sur laquelle l’entreprise a le droit de déduire la TVA.

Si toutes ces conditions sont remplies, il faudra débiter le compte de TVA déductible venant ainsi réduire le montant de la charge.

Enfin, il faudra équilibrer l’écriture en créditant un compte de tiers :

• « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » : 467 (à privilégier et à individualiser)
• « Personnel – Rémunérations dues » : 421
• « Compte de l’exploitant » : 108
• « Comptes courants d’associés » : 4551

Lors de la constatation du paiement il faudra débiter le compte de tiers utilisé du montant passé dans le journal des achats puis crédité du même montant le compte du compte en banque utilisé par l’entreprise.

Exemple de comptabilisation d’une note de frais

Date	Compte	Libellé	Débit	Crédit
21/03/2022	6251	Frais de déplacement client X	60	0
21/03/2022	44566	TVA déductible sur les autres biens et services	10	0
21/03/2022	467012	Autres comptes créditeurs de M. Dupont	0	70

Quels outils pour gérer la comptabilisation d’une note de frais ?

Vous l’aurez compris, la gestion des notes de frais nécessite un processus adapté afin d’éviter les erreurs et de gagner du temps. Différents outils peuvent être utilisés pour gérer la comptabilisation d’une note de frais.

Bien que, beaucoup effectuent cette tâche sur un tableur, bien souvent, les logiciels RH, les outils de gestion de la paie ou encore les logiciels comptables peuvent contenir cette fonctionnalité. Il vous suffit alors d’enregistrer les informations dans des cellules spécifiques et le logiciel s’occupe d’éditer la note de frais et de la comptabiliser.

Par ailleurs, de nombreux logiciels et applications voient le jour pour vous faciliter la gestion de ces notes de frais.

Expensya

Expensya est un est un logiciel qui permet de gérer simplement les dépenses professionnelles, les notes de frais et les indemnités kilométriques. Il s’adresse à toutes les tailles d’entreprises grâce à des offres modulables et une grille tarifaire accessible.

De plus, Expensya propose un service client par mail ou par chat joignable à tout moment pour répondre à toutes vos interrogations.

Regate

Destiné aux TPE et PME, Regate est une solution de gestion de notes de frais qui propose également des fonctionnalités de gestion de vos facturations et les solutions de paiement de vos équipes.

Avec Regate, vous pourrez profiter d’une interface ergonomique et pratique qui vous permettra de réunir la gestion financière de votre entreprise sur une seule plateforme !

Soldo

Soldo est un logiciel de gestion des dépenses professionnelles et des notes de frais.

Cet outil performant et complet vous permet de gagner du temps sur le traitement de vos notes de frais : processus de validation des dépenses simplifiés, scan des justificatifs de notes de frais, catégorisation des dépenses, solution de dépenses pro, … Soldo propose aussi de gérer des portefeuilles d’entreprises et d’allouer des budgets par équipe ou projet. Pratique !

Quickbooks

Quickbooks est en premier lieu une solution de facturation mais ses nombreuses fonctionnalités de gestion financière en font un outil très efficace pour la gestion des notes de frais.

Ce logiciel s’adresse aux freelances, aux TPE et aux PME et propose des abonnements allant de 10 € à 49 € par mois pour l’offre la plus complète.

Il y a aussi l’application Mooncard qui vous propose de souscrire une carte bleue professionnelle par leur intermédiaire. À chaque paiement avec cette carte, l’application récupère automatiquement les informations du paiement et génère automatiquement une note de frais.

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