La comptabilisation des notes de frais expliquée simplement !

Dans une entreprise, un collaborateur peut être amené à effectuer des dépenses dans le cadre de sa mission professionnelle. Ces dépenses peuvent être remboursées par la société au travers de notes de frais, et doivent donc être passées en comptabilité. Afin de gagner du temps dans ces processus qui peuvent se révéler fastidieux, nous vous expliquons comment procéder à la bonne comptabilisation des notes de frais.

Rappel : qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une dépense engagée par un employé dans l’intérêt de son entreprise et dans le cadre de son activité est qualifiée de dépense professionnelle. La note de frais est l’écriture de cette dépense, associée aux justificatifs nécessaires, afin que l’entreprise procède au remboursement des frais avancés. Or, les remboursements de notes de frais étant exonérés de charges sociales, l’URSSAF est souvent très regardant sur la bonne tenue comptable des notes de frais car elles peuvent représenter un moyen simple de détourner des fonds. C’est pourquoi il est très important de rester rigoureux dans la comptabilisation des notes de frais et dans la collecte des justificatifs.

Rappelons rapidement les typologies de dépenses professionnelles les plus courantes. Notez que des règles de remboursement spécifiques aux notes de frais existent pour chacun de ces types, et sont détaillées dans notre article sur le remboursement des notes de frais.

• Les déplacements : péage, parking, titres de transports en commun, locations de voitures ;
• L’hébergement : hotels, AirBnB ;
• Les frais de restauration : repas en mission ou invitations clients ;
• Les frais de télétravail : fournitures, logiciels de télécommunication, abonnements ;
• …etc.

Eléments nécessaires à la comptabilisation

Une note de frais bien saisie, accompagnée des justificatifs adéquats, sont nécessaires à une comptabilisation simple et rigoureuse.

Ces justificatifs prennent le plus souvent la forme de factures établies au nom de la société. Il est également important de noter que si la facture ne contient pas la TVA, l’entreprise ne pourra pas déduire cette dernière.

Pour le cas des indemnités kilométriques qui n’ont pas de justificatif associé spécifique, nous vous recommandons alors de fournir la carte grise du véhicule, les tickets de péages et des photos des itinéraires via des sites comme Mappy ou Michelin.

Comment comptabiliser une note de frais ?

Le remboursement de la note de frais est une dépense pour l’entreprise. Il sera donc nécessaire de la comptabiliser comme une charge. On passera une note de frais en comptabilité en tenant compte des critères suivants :

• la méthode de comptabilisation ;
• le type de dépense qui déterminera les comptes de charge à utiliser ;
• la possibilité de récupérer la TVA.

Les méthodes de comptabilisation des notes de frais ?

Il existe deux méthodes de comptabilisation des notes de frais, que sont la méthode forfaitaire et la méthode dite de la valeur réelle. C’est le plus souvent le type de dépense qui détermine la méthode appropriée.

Méthode forfaitaire

Comme son nom l’indique, cette méthode se base sur un forfait. Il faut alors différencier deux possibilités :

• Un forfait maximal pour un type spécifique de dépense, au-delà duquel les frais resteront à la charge du salarié. Tel est le cas d’une politique stipulant que les frais de déplacements remboursés ne pourront dépasser les 100€.
• Un forfait dépendant d’une variable, le cas le plus fréquent est celui des notes de frais kilométriques attribuant un certain nombre de centimes par kilomètre parcouru.

Valeur réelle

Cette méthode va permettre le remboursement des frais au plus proche de leur coût pour le salarié. C’est la méthode utilisée pour la comptabilisation des notes de frais du dirigeant. La détermination du montant à rembourser se fait le plus souvent grâce à une facture, un ticket de caisse ou bien des billets de transports.

Dans quels comptes faut-il comptabiliser les notes de frais ?

Comme toute dépense, les notes de frais doivent être enregistrées dans votre logiciel comptable. Il faut d’abord constater la note de frais dans le journal des achats. Puis, au moment du paiement, il faudra passer l’écriture correspondante dans le journal de banque.

La première étape pour comptabiliser une note de frais dans le journal des achats est de débiter un ou plusieurs comptes de charges. Vous devez donc sélectionner ces comptes en fonction de la dépense effectuée.

Exemple de compte de charges :

• “Voyages et déplacements” : 6251
• “Réceptions” : 6257
• “Missions” : 6256

Puis il faudra équilibrer l’écriture en créditant un compte de tiers :

• “Autres comptes débiteurs ou créditeurs” : 467 (à privilégier et à individualiser)
• “Personnel – Rémunérations dues” : 421
• “Compte de l’exploitant” : 108
• “Comptes courant d’associés” : 4551

Lors de la constatation du paiement il faudra débiter le compte de tiers utilisé du montant passé dans le journal des achats puis crédité du même montant le compte du compte en banque utilisé par l’entreprise.

Récupérer la TVA pour une note de frais

Si certaines dépenses professionnelles ne permettent pas de récupérer la TVA comme les billets de train, d’avion ou les indemnité kilométriques, la plupart des frais professionnels peuvent faire l’objet d’une TVA déductible. Néanmoins, même si une dépense est associée à de la TVA déductible, une note de frais ne permettra de déduire cette dernière que si :

• L’original de la facture est annexé ;
• La facture est au nom et à l’adresse de l’entreprise ;
• La facture comporte toutes les mentions légales permettant de déduire la TVA ;
• Il s’agit d’une dépense sur laquelle l’entreprise à le droit de déduire la TVA.

Si toutes ces conditions sont remplies, il faudra débiter le compte de TVA déductible, venant ainsi réduire le montant des charges.

Exemple de comptabilisation d’une note de frais

Voici un exemple simple de passage en comptabilité d’une note de frais.

Quels outils pour gérer la comptabilisation d’une note de frais ?

Vous l’aurez compris, la gestion des notes de frais nécessite un processus adapté afin d’éviter les erreurs et de gagner du temps. Différents outils vous aident à mieux gérer la comptabilisation d’une note de frais selon vos besoins en automatisation.

• Les tableurs : Beaucoup de petites entreprises utilisent un tableau Excel ou Google sheet pour réaliser le suivi de leurs notes de frais. L’avantage étant le tarif (gratuité côté Google) et la flexibilité de ces outils. Néanmoins, le temps de création ou d’adaptation des modèles et les limitations dans l’automatisation des processus en font des solutions limitées si vous traitez beaucoup de dépenses.
• Les logiciels généraux : Certains softwares comme les logiciels RH, les outils de gestion de la paie ou encore les logiciels comptables peuvent contenir une fonctionnalité d’aide à la comptabilisation des notes de frais. Il vous suffit alors d’enregistrer les informations dans des cellules spécifiques et le logiciel s’occupe d’éditer la note de frais et de la comptabiliser.
• Les logiciels spécialisés : Plus poussés et spécialistes du sujet, les logiciels de gestion de notes de frais comprennent des fonctionnalités qui raviront les entreprises ayant une flotte de collaborateurs et des dépenses professionnelles conséquentes. Par exemple, des entreprises employant de nombreux commerciaux itinérants. Vous trouverez ci-dessous les 3 logiciels spécialisés les plus connus.
• Les solutions avec moyens de paiement : certains logiciels comme Mooncard s’accompagnent de cartes de paiement paramétrables qui facilitent grandement la gestion des notes de frais. Dans ce cas, les dépenses sont directement liées à un moyen de paiement géré par l’entreprise. Cette dernière a donc en plus un contrôle total sur la nature des dépenses autorisées, les montants maximums,…etc.

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