Tâche chronophage et fastidieuse, il est impossible d’échapper à la gestion des notes de frais au sein d’une entreprise. Dirigeants, salariés, entrepreneurs individuels, comptables, voici pour vous quelques règles sur la gestion des notes de frais ainsi qu’un modèle de note de frais gratuit à télécharger (sans inscription).
Qu’est-ce qu’une note de frais, et pourquoi utiliser un modèle ?
Court rappel
Une note de frais est un document justificatif qui indique plusieurs éléments relatifs à une dépense effectuée par un salarié dans le cadre de l’exercice de son travail et qui lui permet ainsi de se faire rembourser cette dépense par son employeur.
Les dépenses professionnelles concernées par les notes de frais sont par exemple les frais de repas, les frais d’hébergement ou encore les frais de déplacement.
Pourquoi utiliser un modèle de note de frais (et les points d’attention)
L’utilisation d’un modèle de note de frais comme ceux que nous vous proposons ci-dessous permet de standardiser et de normaliser le processus de gestion des notes de frais. Avec un document commun à tous les collaborateurs, le traitement des notes de frais est simplifié et donc plus rapide.
Ensuite, et c’est sans doute le point fort principal d’un modèle de note de frais, il est gratuit ! Il vous suffit de le télécharger, le diffuser auprès de vos salariés et ces derniers sont enfin équipés pour pouvoir traiter leurs dépenses professionnelles de manière plus efficace.
Cependant, utiliser un modèle de note de frais ne vous épargne pas de conserver tous les justificatifs de dépenses professionnelles. Il sera nécessaire de garder les justificatifs papiers et les rattacher à la note concernée.
Autre limite du modèle de note de frais Excel, Word ou PDF : étant éditable, le risque d’erreur reste aussi potentiellement élevé. Une vérification méticuleuse par la personne en charge de traiter les dépenses d’entreprise sera nécessaire. Passons maintenant à des exemples de note de frais sous différents formats que vous pourrez télécharger.
Modèle de note de frais gratuit à télécharger
Pennylane
Comment remplir un modèle de notes de frais ?
Les informations que doit comporter une note de frais
Pour être valide, un modèle de note de frais d’entreprise doit impérativement contenir les informations suivantes :
- l’identité du salarié : nom, prénom, coordonnées
- la date de la dépense
- le montant HT, de TVA et TTC de la dépense
- la nature de la dépense
- le moyen de paiement
Pour plus de précision et faciliter le traitement et la classification, vous pouvez aussi ajouter le nom et l’adresse de l’entreprise, ainsi que la date de la demande de remboursement. Enfin, souvenez-vous que la note de frais doit toujours être accompagnée d’un justificatif : facture, ticket de caisse, reçu …
Les détails à ne pas oublier
Selon la nature de la dépense, quelques indications supplémentaires sont nécessaires pour remplir vos notes de frais. Exemples :
- Les frais d’hébergement : pour qu’une dépense d’hébergement soit considérée comme frais professionnel, le salarié doit se trouver à plus de 50 km de son domicile ou à plus d’1h30 de voyage en transports en commun.
- Les frais de repas au restaurant : des colonnes pour le motif de l’invitation ainsi que le nom de chacun des invités doivent être ajoutées sur un modèle de note de frais pour restaurant.
- Les indemnités kilométriques : on doit retrouver sur la note de frais le motif du déplacement, le trajet effectué et le nombre de kilomètres et enfin le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé. Voir notre modèle de note de frais kilométriques.
Les meilleures alternatives à un modèle de note de frais
Plutôt que d’utiliser des modèles de note de frais et de devoir les personnaliser, d’autres solutions existent pour gérer vos notes de frais encore plus efficacement. Les logiciels de notes de frais traitent ainsi l’ensemble du processus, de la création de la note de frais à son remboursement.
Gain de temps, économies, sécurité des données, simplification du processus, ces outils modernes et intuitifs ont de quoi convaincre. Tout comme Jenji, N2F permet par exemple de scanner son justificatif de dépense où que vous soyez grâce à l’application mobile. Il est ensuite traité automatiquement grâce à la technologie d’OCR. Pour garder un oeil sur les frais professionnels de son entreprise, la start-up Mooncard propose en plus des cartes bancaires professionnelles dédiées aux dépenses professionnelles.
Certes, l’utilisation d’un logiciel vous coûtera quelques euros par mois, mais le temps gagné sur cette tâche chronophage qu’est la gestion des notes de frais rentabilisera vite la dépense. Sans parler des fonctionnalités complémentaires qu’ils offrent comparé à une note de frais faite sur modèle : exportation comptable, intégration avec des logiciels comptables, archivage à valeur probante des justificatifs, …
Autre option, vous pouvez aussi confier toute ou partie de la gestion de vos notes de frais à un expert-comptable. En plus de déléguer cette tâche, vous bénéficierez des conseils d’un expert de la comptabilité qui saura vous guider et vous informer sur les obligations légales. Cependant, les cabinets d’expert-comptable, physiques ou en ligne, restent assez onéreux et incitent de toute façon leurs clients à utiliser un logiciel de gestion des notes de frais en complément.