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Comptabilité

Frais de déplacement professionnel : calcul et remboursement

Découvrez à quoi servent les avances sur frais de déplacement et comment bien les gérer !

Les frais de déplacement professionnel engendrent des charges importantes pour l’entreprise et une gestion méticuleuse est primordiale. En effet, selon leur nature, ces frais doivent être calculés, justifiés, traités, déclarés… Voici un guide qui vous explique tout sur les frais de déplacement.

Frais de déplacement professionnels : qu’est-ce que c’est ?

Les frais de déplacement regroupent les dépenses liées à différents types de déplacement. Ils concernent :

  • les frais liés au transport ;
  • tous les autres frais liés au déplacement.

Les trajets domicile/travail font partie des déplacements effectués par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail. Ils sont applicables à tous les salariés et les dirigeants et, comme nous le verrons plus loin, peuvent être calculés selon différentes méthodes.

Les frais de déplacement englobent aussi tous les coûts engendrés par un déplacement ou un voyage que le salarié ou le chef d’entreprise effectue afin de mener une mission. Il peut s’agir aussi bien d’une visite chez un client dans la ville voisine que d’un voyage de plusieurs jours à l’étranger chez un fournisseur par exemple.

Les charges prises en compte dans les frais de déplacement professionnel varient selon la nature du déplacement et comprennent :

  • les frais de logement (si le salarié ne peut pas rejoindre son domicile) ;
  • les dépenses de nourriture ;
  • les frais de transport : titres de transport en commun, indemnités kilométriques si le saalrié utilise sa voiture personnelle, …

D’autres cas plus spécifiques sont aussi concernés, comme un salarié habituellement en télétravail qui doit se rendre dans les locaux de l’entreprise ponctuellement pour des réunions, ou encore un salarié qui possède deux logements à cause de contraintes liées à son poste.

Les frais de déplacement en voiture

L’utilisation du barème kilométrique

Si vous ou vos salariés utilisez votre véhicule personnel pour effectuer vos déplacements professionnels, vous pouvez bénéficier ou faire bénéficier d’indemnités kilométriques. Ces indemnités kilométriques sont déterminées par un barème kilométrique mis à jour tous les ans par l’Etat et sont définies en fonction de la puissance du véhicule et de la distance à parcourir. Elles représentent une compensation financière de l’utilisation de son véhicule personnel pour des raisons professionnelles.

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Les indemnités kilométriques concernent les voitures mais aussi d’autres moyens de locomotion tels que les motos, scooters et vélos.

Les barèmes diffèrent selon le type de véhicule utilisé. Ils tiennent compte de plusieurs éléments : la dépréciation du véhicule, les frais d’entretien et de réparation, le carburant, les frais d’assurance, les frais liés au pneumatique…

Les indemnités kilométriques font l’objet d’une exonération de cotisations sociales.

Quelques règles encadrent le recours aux indemnités kilométriques. Nous y reviendrons un peu plus loin.

Le forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables concernant les déplacements réalisés avec les moyens de locomotion suivants :

  • le vélo personnel, électrique ou non ;
  • le covoiturage en passager ou en conducteur ;
  • les services de mobilité partagée comme le partage de véhicules électriques ou hybrides, location de trottinettes ou de vélos en libre service ;
  • les transports publics, hors frais d’abonnement.

Il remplace l’indemnité kilométrique vélo (IKV).

Dans ce cas, le salarié perçoit une indemnité forfaitaire jusqu’à 700€ par an, exonérée de cotisations sociales.

Le péage

Les barèmes établis par l’administration fiscale n’intègrent pas les frais de péage. Vous devez donc posséder les justificatifs afin d’obtenir le remboursement de ces frais et les déduire de vos déclarations fiscales.

Le stationnement

Tout comme les frais de péage, les dépenses liées au stationnement doivent être justifiées afin de se faire rembourser et de pouvoir bénéficier d’une défiscalisation.

Les autres frais de déplacement pro

Les grands déplacements

Si le lieu du déplacement est situé suffisamment loin pour empêcher le salarié ou le dirigeant de rejoindre son domicile le soir, on parle alors de grand déplacement. Vous devez vous trouver à plus de 50 km de votre domicile ou plus d’1h30 de trajet en transport en commun.

Ces déplacements s’étalent généralement sur deux ou plusieurs jours et entraînent donc des frais supplémentaires, notamment d’hébergement et de nourriture. Le remboursement de ces frais peut être effectué de deux sortes :

  • un remboursement aux frais réels qui nécessitent de fournir les justificatifs de dépenses ;
  • un remboursement forfaitaire défini par le barème de l’URSSAF dont les montants sont dégressifs et varient en fonction de la durée et de la zone géographique.

Les déplacements à l’étranger

Les frais de déplacements professionnels à l’étranger font aussi l’objet soit de remboursement des frais réels soit d’allocations forfaitaires. Les montants de ces dernières varient selon les pays et sont disponibles sur le site du gouvernement.

Quelles sont les modalités de remboursement des frais de déplacement professionnels ?

Côté salarié

Si le remboursement des sommes réellement dépensées est choisi, le salarié se doit de conserver tous les justificatifs de ses dépenses. Il doit aussi être en mesure de prouver le motif de la dépense. En l’absence de justificatif, l’employeur n’a pas d’obligation de remboursement.

C’est une tâche qui exige de la rigueur et qui est souvent jugée comme fastidieuse par les salariés, surtout ceux qui se déplacent beaucoup.

Les montants de remboursement des frais de déplacement par l’employeur sont à déduire de la déclaration de revenus annuelle par le salarié.

Dans le cas des frais de déplacement en voiture, l’objectif est de choisir l’option la plus avantageuse dans le calcul des frais à déduire, soit :

  • suivre le barème kilométrique, on parle alors de frais réels ;
  • déduire les dépenses réelles ;
  • opter pour la déduction forfaitaire de 10%.

Côté employeur

Pour l’employeur, la tâche est tout autant sinon plus complexe. Il doit récupérer tous les justificatifs des dépenses, les contrôler puis les rembourser. Sans tomber dans la méfiance, il est important d’être vigilant quant aux montants et aux motifs des dépenses afin de garder une maîtrise des frais de l’entreprise.

Heureusement, des outils existent pour faciliter la gestion des frais de déplacements et des notes de frais qui en découlent :

Exemple de calcul de frais de déplacement

Voici un exemple de calcul de frais de déplacement en fonction de l’indemnité kilométrique basée sur le barème 2023 de l’Administration Fiscale dont voici les données :

Puissance administrative (en CV)Distance (d) jusqu’à 5000 kmDistance (d) de 5 001 km à 20 000 kmDistance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moinsd x 0,529(d x 0,316) + 1 065d x 0,370
4 CVd x 0,606(d x 0,340) + 1 330d x 0,407
5 CVd x 0,636(d x 0,357) + 1 395d x 0,427
6 CVd x 0,665(d x 0,374) + 1 457d x 0,447
7 CV et plusd x 0,697(d x 0,394) + 1 435d x 0,470
Barème kilométrique 2023 applicable aux automobiles

Exemple : La distance parcourue est de 11 000 km par an avec un véhicule de 5 CV. Le montant des frais réels s’élève à : (11000×0,357)+1 395 = 5 322€

Quelles sont les limites de remboursement des déplacements pro ?

Quelques règles sont à respecter dans le calcul des frais de déplacement.

Tout d’abord, concernant les indemnités kilométriques pour le trajet domicile/travail :

  • elles ne peuvent concerner qu’un aller-retour par jour ;
  • elles se limitent à une distance de 40 km maximum entre le domicile et le lieu de travail.

Si la distance est supérieure à 40 km (soit 80 km par jour), les kilomètres restants ne sont pas pris en compte. Quelques exceptions peuvent faire lever cette règle, dans le cas d’une mutation géographique, de difficultés à trouver un logement près du travail ou lorsque l’état de santé d’un membre de la famille proche justifie un éloignement du lieu de travail

Les indemnités pour frais de repas sont aussi plafonnées et voici les montants applicables depuis le 1er septembre 2022 :

  • 9,90€ lorsque le salarié n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant ;
  • 20,20€ lorsque le salarié est obligé de prendre son repas au restaurant.

Concernant le forfait mobilités durables, il peut être cumulable avec la prise en charge d’autres frais de déplacement (un abonnement aux transports publics ou les frais de carburant). Dans ce cas, la somme totale des indemnités ne peut dépasser 800€ par an et par salarié.

FAQ

Quels frais sont concernés par les frais de déplacement professionnel ?

Il s’agit aussi bien des frais liés au transport (frais de carburant, titres de transport, indemnités kilométriques, etc.) que toutes les autres dépenses survenues dans le cadre du déplacement : frais d’hébergement, frais de repas, etc.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Le calcul repose sur les barèmes fournis chaque année par l’Administration Fiscale. Il repose aussi sur la puissance administrative du véhicule utilisé et la distance parcourue.

Comment déclarer ses frais de déplacement aux impôts ?

Les frais de déplacements sont à déduire des revenus lors de la déclaration annuelle. Une déduction forfaitaire de 10% est automatiquement appliquée. Si un autre calcul est plus avantageux, c’est à vous de faire la démarche de déclaration.

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Responsable éditorial

Guillaume est le cofondateur d'independant.io. Diplômé d'HEC en marketing digital, il a passé 7 ans chez Google en tant qu'analyste dans les équipes dédiées aux clients du secteur de la finance.

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