Vous ou vos salariés faites de nombreux déplacements professionnels ? Vous êtes donc certainement amené à traiter régulièrement des indemnités kilométriques. Pour vous aider, nous vous proposons un modèle de note de frais kilométrique gratuit à télécharger.
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Définition
Une note de frais kilométrique est un document justificatif reprenant différentes informations sur la dépense liée à un déplacement professionnel. Cette note de frais comprend notamment :
- l’identité du salarié
- la date du déplacement
- le motif du déplacement
- le trajet et le nombre de kilomètres réalisés
- la puissance du véhicule (si on suit le barème de l’administration fiscale, nous y reviendrons)
Le calcul de l’indemnité kilométrique est un peu plus complexe que celui du remboursement des autres frais professionnels puisqu’il repose sur une estimation pré-définie de plusieurs éléments :
- les coûts liés à l’usure générale du véhicule
- les frais d’entretien et de maintenance du véhicule (notamment l’usure des pneus)
- les frais de carburants
- les frais d’assurance
Le calcul des frais kilométriques est basé soit sur un forfait défini par l’entreprise ou sur le barème kilométrique de l’administration fiscale.
Le barème kilométrique
Comme nous l’avons évoqué plus haut, le barème kilométrique fourni par l’administration fiscale intègre dans son calcul des indemnités kilométriques un élément supplémentaire : le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
Le tableau du barème kilométrique 2024 pour une voiture est le suivant :
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Le tableau du barème kilométrique 2024 pour une moto (+ 50cc) est le suivant :
| Puissance administrative | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| 3,4,5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
d représente la distance parcourue à titre professionnel exprimée en kilomètres.
Pour gagner du temps, n’hésitez pas à intégrer ces formules dans un tableau Excel de calcul des frais kilométriques voire même directement dans votre modèle Le barème change tous les ans, et celui de 2024 est donc différent des années précédentes. Attention donc à bien modifier ce barème si vous utilisez le modèle de note de frais kilométrique au-delà de cette année.
Modèle de note de frais kilométrique gratuit à télécharger
Vous trouverez ici 3 modèles à télécharger gratuitement pour gérer vos notes de frais kilométrique, à utiliser en fonction de vos préférences.
- Modèle de note de frais kilométrique Excel
- Modèle de note de frais kilométrique PDF
- Modèle de note de frais kilométrique Word
Remplir le modèle de notes de frais kilométriques Excel est sans doute l’option la plus simple, car il vous suffit de vérifier que le barème est celui de l’année, et de rentrer les distances parcourues, la puissance du véhicule… Les modèles Word et PDF doivent quant à eux êtres imprimés, et il vous faudra (avant ou après impression) faire les calculs à la main avant de reporter le total sur le modèle de notes de frais kilométrique.
Les alternatives à un modèle de note de frais kilométrique
Si vous traitez de nombreuses notes de frais, vous avez tout intérêt à jeter un oeil du côté des logiciels de gestion des notes de frais. Ces solutions spécialisées sont des outils modernes et performants qui vous permettent de traiter vos notes de frais en un temps record.Dans le cas des frais de déplacement, les règles de calcul sont automatisées et mises à jour chaque année en fonction de l’évolution du barème fiscal.
Grâce à la saisie automatique des informations, comme chez N2F par exemple, le risque d’erreur est proche de zéro. Avec IPaidThat, les indemnités kilométriques sont automatiquement calculées en fonction de votre point de départ et d’arrivée.
Et pour encore plus de simplicité, certains logiciels de note de frais comme Mooncard ou Expensya incluent dans leurs offres des cartes bancaires dédiées aux dépenses professionnelles. Réduction du nombre de notes de frais, maitrise du budget, les quelques dizaines d’euros dépensés par mois pour le logiciel sont vite amortis.
Dernière alternative à notre modèle de note de frais kilométrique, votre expert-comptable peut aussi gérer vos notes de frais, et notamment les frais de déplacements. L’avantage est que non seulement vous déléguez cette tâche à un tiers, mais vous avez aussi la garantie d’un travail de qualité, dans le respect des obligations fiscales. Seul point d’attention, le tarif des experts-comptables, notamment des cabinets, reste un coût non-négligeable.