Modèle de note de frais kilométrique (gratuit, à télécharger)

Besoin de gérer les notes de frais kilométriques de votre entreprise ? Téléchargez notre modèle de note de frais kilométrique.

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Modèle à jour

Vous ou vos salariés faites de nombreux déplacements professionnels ? Vous êtes donc certainement amené à traiter régulièrement des indemnités kilométriques. Pour vous aider, nous vous proposons un modèle de note de frais kilométrique gratuit à télécharger.

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

Définition

Une note de frais kilométrique est un document justificatif reprenant différentes informations sur la dépense liée à un déplacement professionnel. Cette note de frais comprend notamment : 

  • l’identité du salarié
  • la date du déplacement
  • le motif du déplacement
  • le trajet et le nombre de kilomètres réalisés
  • la puissance du véhicule (si on suit le barème de l’administration fiscale, nous y reviendrons)
À retenir La note de frais de déplacement permet de calculer le montant des indemnités kilométriques que percevra le salarié en contrepartie de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son travail.

Le calcul de l’indemnité kilométrique est un peu plus complexe que celui du remboursement des autres frais professionnels puisqu’il repose sur une estimation pré-définie de plusieurs éléments :

  • les coûts liés à l’usure générale du véhicule
  • les frais d’entretien et de maintenance du véhicule (notamment l’usure des pneus) 
  • les frais de carburants 
  • les frais d’assurance

Le calcul des frais kilométriques est basé soit sur un forfait défini par l’entreprise ou sur le barème kilométrique de l’administration fiscale. 

Le barème kilométrique 

Comme nous l’avons évoqué plus haut, le barème kilométrique fourni par l’administration fiscale intègre dans son calcul des indemnités kilométriques un élément supplémentaire : le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 

Bon à savoir Pour rembourser un déplacement professionnel en fonction du barème fiscal, il faudra donc appliquer une règle de calcul basée sur la distance parcourue mais aussi la puissance du véhicule.

Le tableau du barème kilométrique 2020 pour une voiture est le suivant :

Puissance administrativeJusqu’à 5 000 kmDe 5 001 à 20 000 kmAu-delà de 20 000 km
3 CV et moinsd × 0,456(d × 0,273) + 915d × 0,318
4 CVd × 0,523(d × 0,294) + 1 147d × 0,352
5 CVd × 0,548(d × 0,308) + 1 200d × 0,368
6 CVd × 0,574(d × 0,323) + 1 256d × 0,386
7 CV et plusd × 0,601(d × 0,34) + 1 301d × 0,405
Barème kilométrique 2020 pour les voitures

Le tableau du barème kilométrique 2020 pour une moto (+ 50cc) est le suivant :

Puissance administrativeJusqu’à 3 000 kmDe 3 001 à 6 000 kmAu-delà de 6 000 km
1 ou 2 CVd × 0,341(d × 0,085) + 768d × 0,213
3,4,5 CVd × 0,404(d × 0,071) + 999d × 0,237
plus de 5 CVd × 0,523(d × 0,068) + 1 365d × 0,295
Barème kilométrique 2020 pour les motos

d représente la distance parcourue à titre professionnel exprimée en kilomètres.

Pour gagner du temps, n’hésitez pas à intégrer ces formules dans un tableau Excel de calcul des frais kilométriques voire même directement dans votre modèle de note de frais kilométrique sur Excel par exemple.

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  • Indemnités kilométriques
  • Dépenses professionnelles

Le barème change tous les ans, et celui de 2020 est donc différent de 2019 ou 2018. Attention donc à bien modifier ce barème si vous utilisez le modèle de note de frais kilométrique au-delà de cette année.

Modèle de note de frais kilométrique gratuit à télécharger

Vous trouverez ici 3 modèles à télécharger gratuitement pour gérer vos notes de frais kilométrique, à utiliser en fonction de vos préférences.

Remplir le modèle de notes de frais kilométriques Excel est sans doute l’option la plus simple, car il vous suffit de vérifier que le barème est celui de l’année, et de rentrer les distances parcourues, la puissance du véhicule… Les modèles Word et PDF doivent quant à eux êtres imprimés, et il vous faudra (avant ou après impression) faire les calculs à la main avant de reporter le total sur le modèle de notes de frais kilométrique.

Les alternatives à un modèle de note de frais kilométrique

Si vous traitez de nombreuses notes de frais, vous avez tout intérêt à jeter un oeil du côté des logiciels de gestion des notes de frais. Ces solutions spécialisées sont des outils modernes et performants qui vous permettent de traiter vos notes de frais en un temps record.Dans le cas des frais de déplacement, les règles de calcul sont automatisées et mises à jour chaque année en fonction de l’évolution du barème fiscal.

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L’avantage Avec un logiciel de note de frais, vous êtes sûr d’être en conformité avec les dernières réglementations fiscales.

Grâce à la saisie automatique des informations, comme chez N2F par exemple, le risque d’erreur est proche de zéro. Avec IPaidThat, les indemnités kilométriques sont automatiquement calculées en fonction de votre point de départ et d’arrivée. 

Et pour encore plus de simplicité, certains logiciels de note de frais comme Mooncard ou Expensya incluent dans leurs offres des cartes bancaires dédiées aux dépenses professionnelles. Réduction du nombre de notes de frais, maitrise du budget, les quelques dizaines d’euros dépensés par mois pour le logiciel sont vite amortis.

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Dernière alternative à notre modèle de note de frais kilométrique, votre expert-comptable peut aussi gérer vos notes de frais, et notamment les frais de déplacements. L’avantage est que non seulement vous déléguez cette tâche à un tiers, mais vous avez aussi la garantie d’un travail de qualité, dans le respect des obligations fiscales. Seul point d’attention, le tarif des experts-comptables, notamment des cabinets, reste un coût non-négligeable.