Mis à jour le 22/06/2021

Avis Expensya

Expensya

La note independant.io est déterminée par notre équipe. Le score obtenu comprend plusieurs facteurs dont le prix, les avis clients et les services proposés (liste non exhaustive).

En bref

Expensya est un logiciel qui permet de gérer simplement vos dépenses professionnelles, notes de frais et indemnités kilométriques. Elle se destine à toutes les tailles d’entreprises, grâce à une tarification dégressive, et a déjà convaincu plus de 300 000 utilisateurs actifs. Voici notre avis sur Expensya.

Avantages

  • Solution complète de gestion des dépenses professionnelles
  • Technologie OCR+ pour la lecture des justificatifs
  • Archivage légal
  • Cartes virtuelles de paiement
  • Application très bien notée par les utilisateurs
  • Haut niveau de sécurité
  • Intégration avec plus de 25 logiciels

Inconvenients

  • Un peu plus cher que certains concurrents pour 1 seul utilisateur

Tarifs Expensya

La tarification d’Expensya dépendra de la taille de votre entreprise, mais ce qu’on peut dire simplement, c’est que la gamme de tarifs est adaptée à toutes les typologies et tailles d’entreprises. Freelances, professions libérales ou encore artisans, mais aussi TPE-PME et même grandes entreprises et multinationales. D’ailleurs, un des clients d’Expensya est une entreprise de 22 000 salariés !

Formule SilverFormule GoldFormule Premium
Pour qui ?Professionnels & TPETPE & PMEETI et grands comptes
Tarif Mensuel6,99€9,99€sur devis
Tarif Annuel5€8€sur devis

À l’instar de Cleemy, Expensya propose une tarification dégressive selon le nombre d’utilisateurs. À titre d’exemple, la licence Silver coûte 4,75€ par utilisateur entre 10 et 24 licences et descend en deçà de 4€ pour 100+ licences (tarifs sur devis). Enfin, et les grandes entreprises apprécieront, il est possible d’opter pour une facturation à l’utilisateur actif (au-delà de 50 utilisateurs).

Expensya propose en plus exclusivement à nos lecteurs de tester gratuitement le logiciel pendant 60 jours.

Pour qui ?

Expensya s’adresse à toutes les tailles d’entreprises, et c’est un de ses points forts. Les formules s’adaptent aux besoins de tous et les tarifs sont accessibles. Seront donc intéressés :

  • les artisans ;
  • les professions libérales ;
  • les freelances ;
  • les experts-comptables (pour leurs clients) ;
  • les dirigeants de TPE/PME et même grandes entreprises.

Le seul prérequis est évidemment d’avoir un certain nombre de dépenses professionnelles à traiter, suffisamment pour justifier le (petit) tarif mensuel grâce au temps gagné tant pour les utilisateurs que pour les dirigeants ou les équipes finance/comptabilité (le cas échéant).

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Sans engagement. Sans CB. Pendant 60 jours.

Inscription et utilisation d’Expensya

Nous avons profité de l’essai gratuit proposé par Expensya pour nous inscrire et jeter un oeil à l’interface et aux fonctionnalités proposées. L’inscription est rapide, et ne prend que quelques minutes, et vous n’avez pas besoin de carte bancaire pour l’essai gratuit.

Une fois quelques informations rapides sur l’entreprise remplies, vous accédez directement à votre espace client, où un court tutoriel intégré vous permet de prendre en main l’outil. Il s’agit ensuite de créer votre première dépense :

Plusieurs options vous sont disponibles :

  • saisir votre dépense manuellement en remplissant les différents champs (montant, devise, catégorie de dépense, etc.) ;
  • importer un relevé de carte bancaire ;
  • transférer une facture numérique par mail qui sera traitée automatiquement par l’application.

Vous pouvez aussi télécharger l’application mobile d’Expensya disponible sur Google Play et App Store et scanner directement votre justificatif de paiement. La technologie OCR+ reconnaît toutes les informations pertinentes et génère automatiquement une note de frais, prête à être envoyée à votre équipe finance ou comptable.

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Services et fonctionnalités

Gestion des dépenses professionnelles

Plusieurs fonctionnalités permettent une gestion simplifiée de vos notes de frais. L’OCR+, qui élimine la saisie manuelle, fait partie des fonctionnalités phares de la solution Expensya. Concrètement, il vous suffit de prendre en photo vos justificatifs via l’application mobile et la reconnaissance intelligente se charge d’extraire toutes les informations nécessaires à la saisie (elle aussi automatique) des notes de frais : montant, catégorie de dépense, TVA, date etc.

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Expensya est accessible en version web et application depuis n’importe où, et même hors-ligne, ce qui permet aux utilisateurs de gérer les notes de frais facilement, même en mobilité.

À partir de la formule Gold, Expensya propose l’archivage à valeur probante : la photo de votre justificatif de notes de frais sera conservée sous forme numérique et aura valeur probante en cas de contrôle URSSAF. Vous pourrez ainsi jeter tous les justificatifs papier.

Gestion des indemnités kilométriques

Expensya permet bien évidemment de gérer les indemnités kilométriques, et même le multi-véhicule. Vous n’avez qu’à rentrer le point de départ et d’arrivée, et le calcul de l’indemnité est automatique (selon un barème automatique ou personnalisé, au choix).

Collecteurs de facture (email et site marchands)

Fonctionnalité intéressante, Expensya propose comme IPaidThat de connecter différents sites marchands pour récupérer automatiquement les factures de ces sites, et les saisir automatiquement.

Idem, si vous recevez de nombreuses factures automatiques, il vous suffit de les forwarder à une adresse spécifique pour qu’elles soient automatiquement saisies dans Expensya. Encore du temps gagné !

Gestion comptable

Expensya facilite votre pré-comptabilité et votre comptabilité, grâce à plusieurs fonctionnalités :

  • Gestion de la TVA (et des multiples TVA même)
  • Comptabilité analytique
  • Paramétrage du plan comptable
  • Personnalisation des catégories de dépenses

Mais Expensya va même plus loin, en permettant des intégrations avec de nombreux logiciels. Citons notamment SAP, Sage, Quadra et Quadratus, Quickbooks, Cegid Loop.

Et dans le cas où votre logiciel de comptabilité n’est pas compatible, vous pourrez toujours exporter vos données ou éventuellement partir sur une intégration sur-mesure. Enfin, il est possible de donner un accès à votre comptable, pour fluidifier la relation et simplifier encore davantage votre comptabilité.

Processus de validation

Ces fonctionnalités s’adressent davantage aux entreprises de taille moyenne à grande, mais il est quand même intéressant de les citer. Expensya permet de mettre en place des processus de validation adaptés à votre structure d’entreprise, pour permettre de gagner du temps aussi sur les procédures d’approbation des notes de frais.

Les dirigeants ou managers, selon la configuration, reçoivent ainsi des notifications automatiques lorsqu’un des utilisateurs effectue une demande de remboursement. Ils n’ont alors plus qu’à les valider ou les refuser, le traitement comptable étant déjà automatique.

Business Intelligence et reporting automatisé

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Service clients et support

Expensya permet un accès au support à plusieurs vitesse selon l’offre choisie. Tous les clients ont accès gratuitement à un support illimité par mail ou chat. Les clients Premium quant à eux ont en plus accès au support téléphonique et à un responsable de clientèle dédié.

En plus de ce support, tous les clients peuvent accéder à l’aide en ligne et aux tutoriels vidéos qui suffiront la plupart du temps à répondre aux questions de base.

Expensya : avis clients

En dehors des nombreuses études de cas disponibles directement sur le site, Expensya comptabilise de nombreux avis pour leur application mobile :

  • 1500 avis sur Google Play pour une note moyenne de 4,3/5
  • 1600 avis sur l’App Store pour une note moyenne de 4,6/5

L’application est donc très bien notée, et les clients apprécient le temps gagné et la simplicité avec laquelle ils peuvent gérer les notes de frais.

Expensya : avis final

Avec plus de 5000 entreprises clientes (et plus de 300 000 utilisateurs actifs), Expensya a déjà fait ses preuves. Complet et simple à utiliser, Expensya remplit sa promesse de faire gagner du temps sur la gestion de vos dépenses professionnelles.

Nous avons été convaincus par le degré d’automatisation, la puissance de la technologie de reconnaissance, et des tarifs adaptés à toutes les tailles d’entreprise.

À notre avis, Expensya vous fera gagner du temps quelle que soit la taille de votre entreprise, et comme d’habitude, nous vous conseillons de profiter de l’essai gratuit de 60 jours réservés à nos lecteurs pour tester la solution.

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Avis clients sur Expensya

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