Comme pour les entreprises, les associations doivent rembourser les frais kilométriques de leurs salariés. Mais aussi de leurs bénévoles. Pour vous aider dans ces obligations légales, nous vous proposons un modèle de note de frais kilométrique pour association.
Modèle gratuit de note de frais kilométrique pour association à télécharger
Voici un modèle de note de frais kilométrique pour association sur Excel. Entièrement gratuit, vous pouvez le personnaliser une fois que vous l’aurez téléchargé.
Note de frais kilométriques pour association : quelques rappels
À quoi sert la note de frais kilométrique ?
Au sein d’une association, les salariés ou les bénévoles peuvent être amenés à se déplacer pour rencontrer de futurs partenaires, assister à des événements, collecter des fonds,… Pour ces déplacements, il leur est possible de prendre le train, l’avion ou d’utiliser leur propre véhicule.
C’est justement dans cette hypothèse que les notes de frais kilométriques interviennent. Et pour cause, l’usage de la voiture implique des frais en matière de carburant, d’assurance ou encore d’entretien. Or, le salarié ou le bénévole ne devrait pas engager de dépenses supplémentaires pour le compte de l’association. C’est donc l’association qui doit prendre en charge ses dépenses à travers la note de frais kilométrique.
Ce document permet alors de calculer le remboursement des frais kilométriques selon plusieurs modalités.
La distinction entre salarié et bénévole d’une association pour le remboursement des frais
Comme pour toute entreprise, le salarié d’une association doit percevoir le remboursement de ses notes de frais kilométrique selon deux modalités, à savoir :
- les frais réels : il s’agit du remboursement des frais effectivement engagés par le salarié pour le compte de l’association (comme le carburant ou le péage) ;
- l’allocation forfaitaire : c’est un montant défini en fonction d’un barème kilométrique prévu par l’URSSAF.
Dans les deux cas, vous aurez besoin d’un modèle de note de frais kilométrique pour association.
De son côté, le bénévole peut bénéficier de l’une de ces modalités de remboursement ou peut choisir d’opter pour une réduction d’impôt.
Pour cette dernière option, plusieurs conditions doivent être réunies :
- le bénévole doit être imposable à l’impôt sur le revenu ;
- le bénévole ne doit percevoir aucune rémunération de la part de l’association ;
- l’association doit être d’intérêt général à but non lucratif ;
- le bénévole doit explicitement renoncer aux deux autres modalités de remboursement susmentionnées.
Le montant de la réduction d’impôt dépend de la nature de l’association. Mais globalement, sachez que celui-ci est compris entre 66% et 75 % du montant du don.
Dans l’hypothèse où le bénévole renonce au remboursement, les frais engagés sont considérés comme un don. Pour renoncer au remboursement et effectuer un don, le bénévole doit quant à lui établir une déclaration écrite le stipulant explicitement. De son côté, l’association doit émettre un reçu fiscal au bénévole.
Comment faire une note de frais kilométrique pour association ?
Les mentions obligatoires
Bien qu’il ne soit pas exigé de formalisme strict quant au modèle de note de frais pour association, nous vous conseillons d’inscrire a minima les mentions suivantes :
- le nom du salarié ou du bénévole ayant engagé des frais ;
- la date et la nature de la dépense ;
- le nombre de kilomètres parcourus ;
- le montant de la dépense (HT, TTC) et de la TVA ;
- la puissance fiscale du véhicule.
La note de frais doit ensuite être signée par le bénévole ou salarié et le trésorier de l’association (ou tout autre responsable).
En outre, il faudra également ajouter les justificatifs, comme le reçu de péage ou de carburant (notamment pour la réduction d’impôt ou le remboursement de frais réels). Pour le remboursement forfaitaire, le salarié devra présenter sa carte grise. Et pour cause, le barème kilométrique prend en compte la puissance administrative du véhicule pour calculer le remboursement.
Le barème kilométrique
Le barème kilométrique voiture 2024 pour les salariés d’une association est le suivant :
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Par ailleurs, une majoration de 20 % est prévue si le salarié utilise un véhicule électrique.
Le tableau du barème kilométrique 2024 pour une moto (+ 50cc) est le suivant :
| Puissance administrative | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| 3,4,5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
Auparavant, les bénévoles se voyaient appliquer un barème spécifique. Mais depuis 2023, vous pouvez suivre le même barème pour les salariés et les bénévoles de votre association.
Quelles sont les alternatives à un modèle de note de frais kilométrique pour association ?
Le modèle de note de frais kilométrique pour association est très utile dès lors qu’il y a peu de déplacements dans l’année. En revanche, lorsque les déplacements pour le compte de l’association se multiplient, il est préférable d’utiliser un outil de gestion efficace.
Ces outils sont dotés de fonctionnalités efficaces pour gérer vos notes de frais d’association. Ils permettent par exemple de créer une note de frais automatiquement à partir de la photo d’un justificatif. Par ailleurs, grâce à un partenariat avec Google Maps, N2F est capable de calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction du barème en vigueur.
Dès lors la note de frais est prête, elle est envoyée au service comptable pour un traitement plus rapide. De leur côté, les bénévoles ou salariés pourront suivre leur remboursement à travers l’interface.
FAQ
Quelles dépenses sont couvertes par une note de frais kilométrique pour association ?
La note de frais kilométrique pour association couvre l’usage du véhicule, l’entretien, l’assurance et les frais de carburant.
Comment rembourser les frais kilométriques d’un bénévole ?
L’association peut rembourser les frais kilométriques du bénévole à travers un forfait ou les frais réels. Et s’il y renonce, le bénévole pourra bénéficier d’une réduction d’impôt sous certaines conditions.
Quels justificatifs sont requis pour rembourser un frais de déplacement pour une association ?
Pour rembourser les frais de déplacement, le bénévole doit présenter toutes les factures justifiant la dépense, comme le reçu de carburant ou de péage. En outre, il devra démontrer que les kilomètres parcourus ont été réalisés pour le compte de l’association. Enfin, le salarié devra également présenter sa carte grise pour le calcul du barème kilométrique.