Relance de facture impayée : 5 conseils & 3 écueils à éviter

25% des défaillances d’entreprises sont dues à des retards de paiement. Des retards qui, cumulés, coûtaient en 2019 plus de 19 milliards d’euros aux PME selon la Banque de France. Nul besoin d’aligner plus de statistiques pour comprendre que les factures impayées sont un fléau qui pourrait mettre à mal votre entreprise. Heureusement, une bonne gestion du suivi client et de vos relances de factures impayées vous permettra de limiter drastiquement l’impact des mauvais payeurs sur votre trésorerie. Voici ce qu’il faut faire… ou ne pas faire.

Rappel : quand et comment envoyer une relance de facture impayée ?

Si vous n’êtes pas encore familier des processus de facturation clients, ces lignes vous seront bien utiles. Mais avant de vous expliquer quand une relance de facture doit être envoyée, il vous faut connaître les bases du fonctionnement des délais de paiement, encadré par le code du commerce français.

• Le délai de paiement par défaut, sans accord entre les parties, est fixé à 30 jours.
• Lorsque les parties s’accordent sur un délai, celui-ci ne peut dépasser 60 jours.
• Si nécessaire, une dérogation contractualisée entre les parties peut permettre un délai plus long de 45 jours fin de mois après émission de la facture.

Une fois ces informations assimilées, on en déduit le moment où une relance de facture impayée peut être réalisée : dès le dépassement du délai de paiement, donc le jour suivant la date d’échéance (qui font partie des mentions obligatoires ).

La question qui se pose ensuite est : comment ? En effet, plusieurs options s’offrent à vous pour contacter votre client : la relance téléphonique, la lettre de relance, la relance par mail ou la lettre de mise en demeure. Si les deux premières n’ont aucune valeur juridique et sont simplement des moyens amiables de relancer votre client, la mise en demeure est le premier pas d’une procédure judiciaire pour impayé.

Pour savoir quelle option choisir, voici quelques conseils et écueils à éviter.

5 conseils pour assurer la relance de factures impayées

1 – Automatisez le suivi de vos facturations

La première étape est peut-être la plus importante : avant de pouvoir envoyer une relance à votre client, encore faut-il que vous soyez au courant que la date limite de paiement est dépassée. Or, vous avez sans doute plusieurs clients, et il deviendra vite difficile voire impossible de mémoriser les échéances de toutes vos factures sans un minimum de suivi.

Ainsi, que ce soit par vos propres moyens ou, plus simple, via un logiciel en ligne pour la facturation, nous vous conseillons très fortement d’automatiser votre suivi de facturation afin d’être averti dès le dépassement d’une échéance de paiement. Vous connaissez le proverbe : un homme averti en vaut deux !

2 – Restez professionnel et disponible pour votre client

Ce second point dépasse la simple thématique de la facturation. Dans l’expression “relations professionnelles”, le mot “relation” a toute son importance, et une relation bien entretenue vous sera bénéfique lorsqu’arrivera le moment d’être payé. En d’autres termes, vous aurez beaucoup plus de chances que vos clients soient réactifs et s’acquittent de leurs factures dans les temps si, de votre côté, vous avez été exemplaire dans votre comportement et votre travail tout au long de votre relation client.

Ainsi, respectez au maximum vos engagements quant à la qualité de vos produits ou prestations et leur échéances, et rendez-vous aussi disponible que possible pour vos clients.

3 – Contactez d’abord votre client par téléphone

Malgré nos deux premiers conseils, certains de vos clients mettront irrémédiablement du temps à régler leur facture. Laissez-leur d’abord le bénéfice du doute : la plupart des impayés sont dus à des oublis ou des erreurs comptables. Il n’est donc généralement pas nécessaire de partir tout de suite dans une procédure judiciaire. De plus, nous sommes convaincus que le contact direct, par téléphone ou en rendez-vous physique, permet de régler ce genre de litiges beaucoup plus vite que des relances de factures impayées par mail ou lettre postale. Donc décrochez votre téléphone, et expliquez-leur la situation ! Question timing, nous vous conseillons de faire cela le plus tôt possible après la date échéance, afin de minimiser le potentiel retard, ce qui ne peut qu’être bénéfique pour votre trésorerie.

4 – Effectuez une première relance par écrit ou par mail

Si votre client n’est pas joignable par téléphone ou s’il tarde malgré cela à solder ses dettes, il est temps d’envoyer un premier écrit. Encore une fois, cette étape n’a pas de valeur juridique mais elle vous permet de formaliser la demande et donc de donner un caractère plus officiel, sorte de mise en garde amiable avant un recours judiciaire. La relance de facture impayée par mail restera un outil rapide mais moins formel que la lettre postale, à vous de décider quel format vous préférez en fonction de votre relation avec le client.

5 – En dernier recours, envoyez une mise en demeure

Si malgré vos efforts, vous attendez toujours que votre créance soit réglée, il ne vous reste qu’une solution avant le recouvrement judiciaire : la mise en demeure. Cette procédure, envoyée sous forme de lettre recommandée, est une transition entre les solutions amiables et la procédure judiciaire. L’article 1344 du Code civil la définit comme un acte ayant une valeur juridique et par lequel “un créancier demande à son débiteur d’exécuter ses obligations”. Par ce moyen, votre client sera averti des risques qu’il encourt s’il n’est pas en mesure de solder sa dette, à savoir un recouvrement avec intervention d’un huissier de justice.

3 écueils à éviter pour une relance de facture impayée

1 – Ne pas se concentrer sur le suivi de tous les clients

Petite ou grosse créance, nouveau client ou client fidèle, peu importe : un bon suivi de vos relances facturation doit être fait sur l’ensemble de vos clients. Plus qu’une sécurité pour votre trésorerie, c’est un gage de sérieux envers vos partenaires professionnels. En outre, si vous vous fixez une règle et trouvez des exceptions pour ne pas la respecter, vous finirez dans doutes par ne plus du tout en tenir compte.

2 – Effectuer des relances sans prendre les particularités du client en compte

Si votre suivi, comme énoncé précédemment, doit être équivalent pour n’importe quel client quel qu’il soit, il n’en va pas de même pour la manière de gérer le litige. En effet, nous en revenons au caractère humain de la relation professionnelle : vous n’avez pas les mêmes relations commerciales avec vos clients en fonction de leur ancienneté, des montants en jeu ou encore de vos affinités. Vous devrez donc arbitrer entre les différentes options de relance qui s’offrent à vous, le timing et la manière d’aborder le sujet avec votre client. Ces paramètres ne sont pas automatisables.

3 – Envoyer la relance au moment de l’échéance

Envoyer une relance d’impayé trop tard pourrait vous jouer des tours, même si les délais de prescription sont longs : 2 ans pour un client particulier et 5 ans pour un professionnel. Mais au contraire, envoyer une relance trop tôt pourrait être tout aussi contre-productif.

Vous pourriez d’une part froisser votre client, et voire votre relance (ou mise en demeure) contestée pour vice de forme.

4 – Ne pas assurer la relation client avant et après le paiement

Dans notre second conseil pour assurer la relance de factures impayées, nous évoquions l’importance de rester exemplaire dans vos relations commerciales avant le paiement d’une facture. Il en va de même pour l’après règlement. En effet, qu’ils soient pour entretenir une bonne relation sur un impayé court, ou pour arrondir les angles après un litige sur vos créances, vos efforts commerciaux dans les relations clients ne seront sûrement pas vains, et vous permettront de mieux fidéliser votre clientèle.

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