En bref
- De nombreux entrepreneurs doivent faire face à des factures impayées. Pour y remédier, vous pouvez envoyer un mail de relance afin de rappeler au client l’échéance due.
- Même si un mail de relance de facture impayée est libre sur la forme, il doit contenir certaines mentions obligatoires.
- Les logiciels de facturation sont idéaux pour faciliter votre gestion, tant dans le suivi des impayés que des envois de relances.
C’est la bête noire des indépendants et chefs d’entreprise : la facture impayée. Simple oubli ou début d’un litige, le recouvrement d’une facture impayée par un client n’est jamais une tâche agréable. Comment obtenir le paiement d’une facture en retard par un client sans dégrader la relation commerciale ? Le mail de relance pour facture impayée constitue une première étape. Alors que contient ce mail et quand l’envoyer ? Suivez notre guide.
Comment écrire un mail de relance pour facture impayée ?
Les mentions obligatoires
La relance de facture impayée par mail est la première étape d’une procédure à l’amiable pour recouvrir un paiement. L’e-mail de relance n’est pas obligatoire, et de ce fait, peut être rédigé librement. Cependant, pour simplifier son traitement et faciliter la tâche à votre client, quelques mentions clés restent indispensables :
- le numéro de la facture ;
- la date de la facture ;
- le montant dû ;
- la date d’échéance et éventuellement le délai supplémentaire accordé ;
- les éventuelles pénalités de retard ;
- les modalités de paiement.
Il est aussi recommandé de joindre la facture en question à l’e-mail et ajouter dans l’objet du mail qu’il s’agit d’une relance de facture impayée.
Un mail de relance de facture impayée doit être ferme tout en restant bienveillant et courtois. Il peut s’agir d’un simple oubli de la part de votre client, et un mail accusateur risque d’altérer votre bonne entente.
Exemple de relance de facture impayée par mail
Voici un modèle de relance de facture impayée par mail que vous pouvez envoyer à votre client :
Objet : Première relance d’impayé – facture n° XXX
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°XXX datée du XX/XX/20XX, pour un montant restant dû de XXX € TTC et arrivant à échéance le XX/XX/20XX, ne nous est pas parvenu.
Si le retard de paiement est dû à un simple oubli, nous vous prions de bien vouloir régulariser cette situation dès réception du présent mail et de nous informer de la date de règlement. Si toutefois votre règlement avait été adressé avant réception de ce mail, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
Vous trouverez ci-joint une copie de la facture concernée, ainsi que les modalités de paiement. Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Quand faut-il envoyer le mail de relance d’une facture impayée ?
Il est possible d’envoyer un mail de relance de facture impayée dès la date d’échéance dépassée. Cette date d’échéance fait partie des mentions obligatoires d’une facture, le client en a donc connaissance dès réception de la facture. Mieux vaut donc être réactif et informer le client du retard de paiement rapidement.
Pratique et paramétrable, elle envoie automatiquement un e-mail de relance à votre client une fois la date d’échéance dépassée, sans qu’aucune action ne soit requise de votre part.
Quelle est la valeur juridique d’un mail de relance ?
Un mail de relance de facture impayée n’a aucune valeur juridique. C’est aussi le cas d’une lettre envoyée en recommandé ou d’un appel téléphonique. Ceci dit, ce mail peut tout à fait faire partie du processus de facturation, et il constitue la première étape d’une démarche à l’amiable et pourra être utilisé en cas de procédure judiciaire ultérieure pour prouver votre bonne volonté de vouloir résoudre ce conflit à l’amiable. Il a aussi pour avantage de tracer par écrit les échanges entre vous et vos clients. Mais ce n’est pas tout :
- il permet de préserver de bonnes relations commerciales avec vos clients grâce à un e-mail courtois et moins formel qu’un courrier recommandé ;
- il vous fait gagner du temps (ou en perdre moins !) plutôt que d’envoyer une lettre recommandée ou d’essayer de contacter le client par téléphone, surtout si vous utilisez un logiciel de facturation doté de la fonction automatique de rappel d’impayé ;
- les clients sont généralement réactifs et paient rapidement après réception de ce mail (sauf en cas de conflit bien sûr !).
Que faire si le client ne procède pas au règlement de la facture après l’e-mail de relance d’impayé ?
Si le client reste muet après l’envoi de l’e-mail de relance de facture impayée, vous pouvez envoyer une deuxième relance environ quinze jours après le premier mail. Cette seconde relance peut être envoyée de nouveau par e-mail, mais il est préférable à ce stade d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.
Dans le cas où la facture reste impayée sous 8 jours, une mise en demeure peut être enclenchée. La lettre de mise en demeure doit comporter plusieurs mentions obligatoires et être envoyée en recommandé avec accusé de réception. Enfin, si cette mise en demeure n’aboutit pas, vous pouvez alors entamer une procédure de recouvrement judiciaire avec une procédure d’injonction de payer afin de recouvrir la créance.
FAQ
Peut-on relancer un client pour une facture impayée par mail ?
Oui, vous pouvez relancer un client pour le paiement d’une facture par e-mail, par téléphone, par courrier recommandé.
Le mail de relance pour facture impayée a-t-il une valeur juridique ?
Non, il n’a pas de valeur juridique (pas plus qu’un appel téléphonique ou une lettre recommandée) mais grâce à la trace écrite des échanges, il peut être utilisé en cas de procédure judiciaire ultérieure.
Quand faut-il relancer le client par mail ?
Vous pouvez relancer un client par e-mail pour une facture impayée dès que la date d’échéance est dépassée.
