Les meilleurs logiciels SIRH

La gestion des ressources humaines est composée de tâches bien souvent très chronophages. Que ce soit la veille légale, la gestion des effectifs ou bien la paie, les missions des RH sont variées et exigeantes. Dans l’optique d’optimiser et d’automatiser certaines de ces tâches, vous êtes nombreux à chercher un logiciel RH. Suivez le guide !

Logiciel RH : définition et utilité

À quoi sert un logiciel RH ou SIRH ?

Un logiciel RH est tout simplement un logiciel qui vous permet d’optimiser et d’automatiser vos processus de gestion des ressources humaines.

Rappelons rapidement quels sont les processus RH pour lesquels vous avez sans doute besoin d’un logiciel :

• la gestion de la paie ;
• la gestion des notes de frais ;
• la création d’un portail RH ;
• la formation des collaborateurs ;
• le suivi des congés et du temps de travail ;
• la diffusion des informations internes ;
• le recrutement et l’onboarding de nouveaux collaborateurs ;
• la gestion des talents (formations, compétences).

En général, on a l’habitude de séparer ces fonctions RH en deux grandes catégories : la gestion administrative (paie, congés…) et la gestion plus opérationnelle (recrutement, bilans de compétences…).

Logiciel SIRH ou logiciel RH : quelle différence ?

SIRH signifie Système d’Information des Ressources Humaines. Un logiciel SIRH est donc le terme un peu technique utilisé pour désigner un logiciel RH, mais ces deux termes désignent la même chose : un outil pour gérer les ressources humaines. On parle aussi d’ERP des ressources humaines.

Comment fonctionne un logiciel RH ?

Un logiciel SIRH vous permet de dématérialiser la fonction RH et d’automatiser tout ou partie des processus concernés. Ces processus sont alors sécurisés et plus fiables. Les outils de gestion RH sont aussi en mesure de s’adapter aux différentes évolutions législatives, vous permettant de toujours respecter la loi sans vous soucier vous-même de ces évolutions.

Quelques exemples :

• un logiciel de paie en ligne sera à jour concernant les mentions obligatoires sur une fiche de paie ;
• un logiciel de notes de frais sera capable de servir de « valeur probante » et vous n’aurez pas à garder les justificatifs.

Côté fonctionnement, vous aurez en général :

• un espace dédié aux équipes RH pour paramétrer, gérer les processus et en effectuer le suivi via des outils de reporting et de statistiques poussés ;
• un espace dédié aux collaborateurs où ils pourront réaliser les actions liées aux processus automatisés (demander un congé, récupérer leur fiche de paie dématérialisée, récupérer des documents…).

Un bon logiciel RH offre généralement de nombreuses intégrations avec d’autres outils de gestion. L’objectif, encore une fois, est d’automatiser le plus de processus pour gagner du temps et réduire les erreurs.

À qui s’adresse un logiciel RH ?

La réponse est plutôt simple. Les logiciels RH s’avèrent intéressants dès lors que votre entreprise a des employés.

Une TPE pourra se concentrer sur des modules liés à la paie uniquement. Mais à mesure que le nombre d’employés augmente, un logiciel RH devient indispensable et les fonctionnalités doivent être de plus en plus riches.

Les petites et moyennes entreprises, qui n’ont pas toujours une équipe RH dédiée, se tournent plus volontiers vers ces solutions, d’autant que des solutions RH dédiés aux PME apparaissent sur le marché. Citons ainsi Factorial, KiwiHR by Tellent ou Combo. Les start-ups s’équipent aussi largement, elles qui cherchent si souvent à améliorer leurs processus internes. Quant aux grandes entreprises, la plupart ont déjà amorcé ces sujets depuis un moment. Pour elles, prendre un voire plusieurs logiciels de gestion RH sont de l’ordre de l’évidence, tant le temps gagné est colossal sur certaines tâches à faible valeur ajoutée.

Voici un tableau comparatif des principaux logiciels de RH et du type d’entreprises auxquels ils conviennent :

Les 4 avantages d’un logiciel RH

1. Efficacité opérationnelle et gain de temps

Finis la création à la main de dizaines de fiches de paie, les validations de congés payés ou de notes de frais par email, les collaborateurs qui défilent dans votre bureau pour obtenir tel document ou telle attestation. Le premier avantage d’un logiciel RH et le plus évident : il permet de gagner du temps sur les processus RH et particulièrement les tâches chronophages. Pour les équipes RH, c’est aussi l’assurance de limiter les erreurs liées aux tâches manuelles et répétitives.

Choisir un des logiciels RH est ainsi un moyen de se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise et les collaborateurs, et par la même occasion, s’appuyer sur un outil de fidélisation des équipes RH.

Côté collaborateurs, idem, un bon logiciel RH leur permettra de gagner du temps pour gérer de nombreuses tâches chronophages.

Un exemple parmi d’autres : la gestion des notes de frais. Une étude de 2017 réalisée par Concur estimait que chaque salarié passe en moyenne 27 minutes par note.

Pour les entreprises, ce gain de temps se traduit en amélioration de la productivité et en gain financier.

2. Centralisation des documents

La centralisation des documents (contrats, attestations, bulletins de salaire, chartes..) est aussi un avantage. En plus du gain de temps déjà mentionné, cela permet :

• que tout le monde ait toujours la bonne version des documents ;
• de limiter les erreurs ;
• de travailler en collaboration ;
• d’éviter la perte d’information au départ d’un collaborateur.

3. Respect des obligations légales

Utiliser un logiciel RH n’est pas obligatoire. Ceci étant dit, les éditeurs s’assurent que leurs outils soient en conformité avec les dernières obligations légales, réglementaires et conventionnelles. Donc, comme nous l’avons déjà évoqué, un logiciel SIRH vous assure de respecter vos obligations en matière de gestion des ressources humaines, sans pour autant devoir tenir une veille assidue.

4. Meilleure gestion des ressources humaines

La plupart des logiciels SIRH proposent des outils de reporting ou business intelligence très poussés, qui permettent de suivre l’ensemble des processus RH de A à Z, d’analyser les données RH comprendre les réussites et les points de blocages. Les équipes RH sont ainsi en mesure de mener une politique RH, d’ajuster leurs stratégies et de garantir la performance des collaborateurs.

Les fonctionnalités d’un logiciel RH / SIRH

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des RH varient selon les outils. Comme nous l’avons dit, certains sont plus complets et d’autres spécialisés. Voici les principales fonctionnalités que l’on peut trouver dans un outil de GRH.

Dématérialisation de documents

• Stockage et archivage (coffre-fort numérique)
• Notes de frais
• Archivage à valeur probante
• Signature électronique

Gestion de la paie

• Dématérialisation des bulletins
• DSN
• Prélèvement à la source
• Export-comptable

Gestion du temps et des activités (GTA)

• Planning d’activité
• Suivi de présence
• Congés et absences

Gestion des talents & GPEC

• Recrutement et onboarding
• Organigramme
• Fiches de fonction
• Bilans de compétence
• Entretiens
• Formations

Suivi et reporting

• Business intelligence
• Simulation budgétaire
• Rapports légaux

Rien ne sert d’opter pour un logiciel RH complet dédié aux très grandes entreprises si vous gérez une TPE avec 5 employés. Alors comment trouver le bon logiciel pour votre entreprise ? Passons sans plus attendre aux critères de choix.

Comment choisir un logiciel RH ?

Pour vous aider à choisir la solution RH la plus adaptée à votre activité, nous avons listé ici les principaux critères de choix.

Les différents types de logiciels pour les RH

Le marché des logiciels RH est assez hétéroclite. En pleine explosion depuis quelques années, on compte désormais de nombreuses solutions digitalisées de gestion des RH. Parmi les logiciels destinés aux RH, vous pouvez trouver 3 types d’outils :

• les logiciels complets qui permettent de gérer l’ensemble des processus RH (exemple Payfit) ;
• les logiciels spécialisés qui intègrent une ou quelques fonctionnalités clés (exemple Sage Business Cloud Paie pour le traitement de la paie) ;
• les logiciels de gestion qui incluent des modules RH (exemple Axonaut).

Par ailleurs, certains tendent à répondre aux besoins des moyennes et grandes entreprises, alors que d’autres ont pour cible les petites entreprises sans équipes RH.

Le périmètre d’action de votre logiciel RH est donc un critère de choix majeur. Et pour choisir, vous devez dans un premier temps vous pencher sur ces fonctionnalités.

Les fonctionnalités dont vous avez besoin

La première étape consiste à définir précisément vos besoins.

Pour vous aider, voici un tableau comparatif des principaux logiciels RH et de leurs fonctionnalités génériques.

Avez-vous besoin d’un logiciel ou d’une solution couvrant toutes les briques fonctionnelles déjà évoquées ? Avez-vous au contraire besoin du meilleur logiciel de paie et rien d’autre ? Ou simplement d’un logiciel de gestion des temps et activités pour mieux gérer les plannings ?

Commencez par rassembler autour d’une table tous les collaborateurs concernés par ces projets, tant les équipes RH évidemment que les managers et certains collaborateurs. Faites un bilan complet et détaillé des besoins de chacun avant de comparer les solutions RH. Pour les TPE et PME, cela devrait aller assez vite. Pour les entreprises de taille supérieures, nous vous conseillons même de faire un cahier des charges.

Si vous avez besoin de fonctionnalités plus spécifiques, ce tableau vous aide à identifier les outils mieux adaptés.

La taille de votre entreprise

Deuxième critère de choix, la taille de votre entreprise et le nombre de collaborateurs vont avoir un impact, tant sur vos besoins fonctionnels que votre budget, puisqu’une grande entreprise aura beaucoup plus à gagner des automatisations. Idem, si votre entreprise est de taille intermédiaire mais en forte croissance, optez pour une solution adaptée à votre croissance et vos besoins à venir.

La sécurité des données

Autre point très important, la sécurité de vos données. Les logiciels RH vont servir à stocker et dématérialiser des données très sensibles (paie, contrats….). Il s’agit donc de choisir un logiciel fiable, et qui respecte les réglementations en vigueur (notamment RGPD). Il s’agit aussi de choisir une solution qui vous permet de gérer les accès à différents niveaux pour tous les collaborateurs.

Le support et l’accompagnement

Évidemment, le niveau de support et d’accompagnement dépend non seulement des fonctionnalités que vous souhaitez utiliser, mais aussi de la taille de votre entreprise et de vos ressources en interne. Renseignez-vous sur la phase d’implémentation de la solution RH et vérifiez si la formation et le support sont inclus.

Le support client est en effet important.

Sans être du support, renseignez-vous aussi sur l’externalisation de services RH. Certains logiciels SIRH proposent ainsi divers modules fonctionnels, mais aussi et surtout du service. L’exemple le plus concret est sans doute la paie, que vous pouvez parfois externaliser à 100%.

L’ergonomie et la facilité d’utilisation

Si vous choisissez de prendre un outil de gestion des ressources humaines, c’est avant tout pour gagner du temps et automatiser des tâches. Il faut donc absolument opter pour une solution moderne et simple à utiliser tant pour les collaborateurs que pour les équipes RH.

Ensuite, il faudra distinguer deux types de solutions :

• les outils RH à télécharger (à acheter en format « licence annuelle ») ;
• les logiciels RH en mode SaaS (100% en ligne).

Les deuxièmes ont le vent en poupe, d’après la dernière étude sur le Digital en France de Markess by exaegis. Ainsi, les logiciels RH SaaS représenteraient 34% du marché en 2024, en progression de 5 points par rapport à 2021.

Pensez aussi à regarder du côté de l’écosystème de l’outil : peut-il intégrer d’autres logiciels de gestion ? Une application mobile est également bien utile pour être réactif, aussi bien pour les managers que les collaborateurs.

Le budget

Notez que la question du prix d’un logiciel RH est le dernier critère que nous avons listé. À coût équivalent, raisonnez plutôt en temps gagné et profondeur fonctionnelle au moment de comparer les solutions RH. Le prix est un élément à prendre en compte, mais ce n’est pas le critère de choix principal.

Pour faciliter la comparaison, ce tableau récapitule les meilleurs logiciels RH et leurs tarifs.

Combien coûte un logiciel SIRH ?

Existe-t-il des logiciels RH gratuits ?

C’est une question qui revient souvent. Lors de notre veille, nous avons (comme tout le monde) cherché un logiciel RH « gratuit ». Nous avons trouvé plusieurs solutions avec des offres gratuites comme HR.my, Teamdeck ou encore Zoho People.

Il serait dommage de devoir changer de solution plus tard car vous avez voulu économiser quelques euros par mois. Il existe en plus déjà des logiciels RH pas chers, comme Keeple qui coûte seulement quelques euros par utilisateur et par mois.

Comment se décompose le coût total ?

Il est très dur de répondre à cette question du coût total d’un SIRH. Il dépend de plusieurs éléments dont :

• le nombre de salariés ;
• les modules/fonctionnalités ;
• l’implémentation
• la formation ;
• le niveau d’assistance.

En ce qui concerne les logiciels à télécharger, il vous faudra acheter la licence. Pour les solutions en ligne, ce sont des abonnements mensuels ou annuels fixes.

D’après ce que nous avons vu, vous pouvez compter entre 1 et 4€ par employé pour les fonctionnalités centrales, et jusqu’à beaucoup plus si vous avez besoin de tous les modules. Prévoyez aussi un budget pour des frais annexes avec certaines solutions, comme la formation ou bien les mises à jour (pas toujours incluses). Keeple par exemple facture un forfait de prestations pour l’implémentation de l’outil qui coûte 3 500 €.

Ceci dit, cette question du prix d’un logiciel SIRH n’a pas vraiment lieu d’être sans évaluer le retour sur investissement d’un tel outil. En effet, voyez plutôt votre projet SIRH comme un investissement qui va vous faire gagner du temps et de l’argent.

Les alternatives au logiciel SIRH

Tout au long de cet article, vous avez découvert les multiples avantages d’un logiciel RH / SIRH. Si vous n’êtes toujours pas convaincu, il existe des alternatives.

Vous pouvez par exemple vous servir d’Excel ou de Google Sheets pour pas mal de processus. Vous pouvez aussi continuer de réaliser de nombreuses tâches chronophages à la main et sans les automatiser. Cependant, nous l’avons dit, cette approche comporte pas mal de limites.

Enfin, vous pouvez aussi, pour quasiment tous les besoins RH, faire appel à des prestataires externes. La paie peut être externalisée à un expert-comptable ou à un gestionnaire de paie. Le bilan de compétence à des cabinets spécialisés. Cela coûtera par contre sans doute beaucoup plus cher in fine, et vous prenez en plus le risque d’éparpiller vos données et de ne pas être capable de déceler des pistes d’optimisation de votre activité.