Les meilleurs logiciels de gestion pour association

Notre sélection des meilleurs logiciels gratuits et payants pour gérer son association, et nos conseils pour bien choisir !

independantio

Mis à jour le 19 Nov 2019 dans

logiciel gestion association

Comme la plupart des responsables d’association et bénévoles, vous êtes très impliqués dans la gestion de votre association.

Et le moins qu’on puisse dire, c’est que vous y passez du temps.

Gestion des adhésions, suivi des dons, gestion des membres, animation de la communauté et des évènements…sont autant de tâches chronophages.

Et c’est vrai quel que soit le type d’association (culturelle, club de sport ou de loisir, étudiants, fondation, caritatif, humanitaire…).

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de gestion d’association qui permettent d’automatiser et faciliter certaines de ces tâches, vous faisant ainsi économiser des dizaines d’heures par mois.

Pour gagner du temps sur la gestion de votre association, nous vous présentons aujourd’hui une sélection des meilleurs logiciels de gestion pour association, et nos conseils pour bien choisir !

Notre sélection des meilleurs logiciels de gestion pour association

Les logiciels de gestion d’association en ligne

Helloasso

Notre premier sélectionné parmi les logiciels de gestion d’association en ligne, revient à Helloasso.

logiciel gestion association helloasso

Pourquoi ? Car c’est un logiciel de gestion 100% gratuit pour les associations (à vie !).

Ouvrir un compte GRATUIT chez Helloasso 

En terme de fonctionnalités, Helloasso met surtout l’accent sur les paiements sur internet :

  • Gestion des membres et des adhésions
  • Formulaire de dons
  • Billeterie pour les évènements
  • Gestion des campagnes de crowdfunding

On regrette un peu l’absence de fonctionnalités comptables, mais on le répète : tout est gratuit, sans conditions. Helloasso se rémunère uniquement sur les dons (sous formes de pourboires) des internautes.

Si vous voulez en savoir plus, nous vous recommandons de lire notre avis complet sur HelloAsso

Assoconnect

Contrairement à Helloasso, Assoconnect n’est pas gratuit, mais mérite sa place dans notre sélection car il s’agit sans doute d’un des logiciels de gestion d’association (en ligne ou non) les plus complets.

logiciel gestion association assoconnect

Assoconnect se décrit d’ailleurs comme le logiciel tout-en-un pour gérer son association : gestion des membres, adhésions, dons, comptabilité, création de site internet…

Ouvrir un compte chez Assoconnect 

Les tarifs commencent à partir de 19€ par mois (en cas de paiement annuel) et augmentent en fonction du nombre de membres. Côté fonctionnalités, vous aurez accès sans limites à tous les modules quel que soit votre plan.

Si vous voulez en savoir plus, nous vous recommandons de lire notre avis complet sur Assoconnect.

VerticalSoft

VerticalSoft est un logiciel de gestion pour association basé sur Salesforce. Cette intégration révèle le CRM (notamment la gestion des membres) comme le coeur de la machine VerticalSoft. C’est aussi un logiciel très complet (gestion des adhésions en ligne et des bénévoles, création de pages web, modèles d’email…)

logiciel gestion association verticalsoft

VerticalSoft s’adresse sans doute davantage aux plus grosses associations que les deux acteurs précédemment cités, puisque ses tarifs commencent à 100€ HT par mois.

Les logiciels de gestion d’association gratuits

Vous cherchez une alternative à Excel pour gérer votre association mais n’avez pas du tout de budget ? Voici une sélection des logiciels de gestion d’association 100% gratuits.

Helloasso

Et oui, à nouveau Helloasso, déjà évoqué plus haut ! Le logiciel est gratuit et sans limites, donc il fait aussi partie de cette catégorie. Pour vous créer un compte gratuitement chez Helloasso, rendez-vous sur leur site officiel.

Pep’s Up

Pep’s Up est un logiciel de gestion pour association relativement complet avec de nombreuses fonctionnalités (dont la comptabilité, gestion des membres et des dons…) qui a déjà convaincu plus de 3000 associations.

logiciel gestion association gratuit pepsup

Plusieurs plans payants sont proposés, à partir de 12,5€ par mois (en paiement annuel), mais ce qu’on apprécie, c’est aussi leur offre gratuite. Vous pouvez en effet utiliser le logiciel gratuitement, ce qui plaira à de nombreuses associations.

Notons quand même quelques limites d’utilisations sur la version gratuite (moins de fonctionnalités, 10 contacts maximum et 500 Mo de données stockables uniquement).

Assoclub

Tout comme les deux prédecessurs, Assoclub est un logiciel de gestion gratuit pour les associations.

logiciel gestion association gratuit assoclub

Le nombre de contact est limité à 20 dans la version gratuite, et certaines fonctionnalités comme le paiement en ligne ou l’envoi de mail ne sont disponibles que dans les versions payantes (à partir de 40€ par an).

Notez que de nombreux autres outils de gestion pour association possèdent une version gratuite (avec souvent une limite en nombre de contacts) : gerer-mon-association, b-association, macotisation…

Les logiciels libres de gestion d’association

Vous cherchez un logiciel de gestion d’association open-source ? Voici une sélection !

Garradin

On aurait aussi pu le classer dans la catégorie des logiciels gratuits, voici Garradin le logiciel libre de gestion pour association.

logiciel gestion association open source garradin

Déjà utilisé par plus de 2000 associations, il comprend de nombreuses fonctionnalités de base pour gérer correctement et rapidement son association ou son club.

Galette

Galette aussi est un logiciel libre de gestion d’association.

Rien que son nom vaut le détour, puisque GALETTE signifie Gestionnaire d’Adhérents en Ligne Extrêmement Tarabiscoté mais Tellement Efficace.

Diacamma

Terminons notre sélection des logiciels de gestion open-source avec Diacamma, qui possède une version à destination des associations (et une à destination des copropriétés).

logiciel gestion association open source diacamma

Il faudra le télécharger et le design n’est pas vraiment au goût du jour, mais le logiciel est open-source, et totalement gratuit, ce qui nous a encouragé à l’inclure dans notre sélection des meilleurs logiciels de gestion pour association. Attention cependant, si vous avez besoin de support ou d’hébergement, il faudra payer un partenaire de Diacamma.

S’il vous tient à coeur d’utiliser un logiciel libre pour piloter votre association,  le site libreassociation.info a produit un guide détaillé (mais qui date un peu!).

Les logiciels de gestion d’association à télécharger

Si vous préférez un logiciel à télécharger pour gérer votre association, sachez qu’il en existe énormément.

Nous avons présenté dans nos choix précédents (logiciels libres et/ou gratuits) quelques logiciels à télécharger.

Pour les autres, la plupart  fonctionnent par licence : paiement en une fois, puis téléchargement et installation sur votre ordinateur (windows ou mac) avec éventuellement un paiement les années précédentes.

Nous ne doutons pas que certains sont très adaptés pour gérer une association.

Cependant, notre veille et la grande majorité des responsables d’associations que nous avons interviewés pour cet article nous laissent à penser que les logiciels de gestion d’association en ligne sont les solutions à privilégier en 2019 :

  • Ils sont accessibles de partout (avec une connexion) et sur plusieurs appareils
  • Ils permettent à plusieurs membres du bureau de participer à la gestion
  • Les mises à jours sont inclues
  • Les fonctionnalités sont plus avancées et adaptées à la récolte des dons et gestion des membres en ligne
  • Le coût n’est pas si élevé compte tenu du temps qu’ils font gagner (et certains sont mêmes gratuits au moins pour les petites associations

C’est bien évident discutable, et si vous pensez qu’un logiciel à télécharger non cité ici doit absolument l’être, n’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

Pour ceux qui hésitent encore, voici les critères pour bien choisir son logiciel de gestion.

Le critère de choix principal : les fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion pour association

La gestion rapide, simplifiée et coordonnée d’un projet association est un gage d’efficacité et de performance pour une association. C’est vrai quel que soit le type d’association loi 1901, déclarée ou non.

Pour ceux qui hésitent encore sur les logiciels que nous venons de citer, nous allons évoquer un peu plus en détail dans cette partie le critère de choix principal d’un logiciel (par rapport à un autre) : les fonctionnalités.

3 fonctionnalités primordiales pour mieux gérer votre association

Si vous êtes membre du bureau d’une (ou plusieurs) association(s), on ne vous apprend rien : gérer son association peut s’avérer fastidieux. Assurez vous donc que le logiciel que vous choisissez possède les fonctionnalités les plus importantes (quelle que soit la nature de votre association) : gestion des adhésions, des membres, et des dons.

1. La gestion des adhésions

La première chose que l’on recherche dans un logiciel de gestion pour association est sans doute la fonctionnalité de gestion des adhésions.

Les adhésions sont la clé d’entrée dans votre association, et gérer les adhésions prend du tout à la plupart des associations (sportives, caritatives, clubs…).

Grâce à un logiciel de gestion, gérer les associations est facilité. Cette fonctionnalité vous permet en effet (dans la plupart des logiciels en ligne que nous citons) de réaliser les actions suivantes :

  • Créer un formulaire personnalisé où seront répertoriées les données les plus représentatives de votre association. Ces dernières pourront être ensuite transmises à votre site internet automatiquement.
  • Paramétrer les tarifs d’adhésions, remises éventuelles…
  • Récolter les paiements (avec plusieurs moyens de paiement) et fournir des factures aux membres
  • Entériner les dates de début et de fin d’adhésion pour que rien ne vous échappe.

Certains logiciels ont même des fonctionnalités plus avancées (gestion des remboursements, carte des membres…).

Vous l’avez compris, le recours à un logiciel de gestion sera la clé d’un traitement rapide et efficace des données de tous vos membres, et donc un gain de temps non négligeable.

2 – La gestion des membres

Comme pour la gestion des adhésions, la gestion de sa base de membres peut vite devenir chronophage et complexe à traiter pour des associations (surtout les plus grosses).

Un bon logiciel de gestion se présente comme un réel outil de gestion des membres de votre association.

Vous pourrez ainsi rapidement et facilement:

  • Réaliser une mise à jour simple et efficace de vos adhérents en ajoutant, supprimant ou modifiant la fiche de chacun des membres (tout en limitant la perte de données ou le risque d’erreur)
  • Obtenir un confort de suivi pour l’ensemble de vos membres dans la bonne progression des projets collaboratifs mis en œuvre.
  • Intégrer toute nouvelle information à tout moment telle que le type de paiement ou l’état de la cotisation de chacun des membres.
  • Sécuriser vos données par mot de passe pour gérer la confidentialité

Assoconnect permet par exemple de suivre les dons de chacun des membres, ce qui est très pratique. Macotisation ou encore Helloasso proposent aussi ce genre de fonctionnalités de suivi des membres.

3- La gestion des dons

Gérer les adhésions et les adhérents sont importants, mais il faudra aussi compter sur l’obtention de dons susceptibles de pouvoir vous assurer un volant financier confortable dans la conduite de vos projets.

Un bon logiciel de gestion doit permettre les actions suivantes :

  • Créer une campagne de dons en seulement quelques minutes
  • Personnaliser graphiquement votre campagne aux couleurs de votre association en réalisant une vraie campagne de communication ( possibilité d’ajouter du texte et des images et même des vidéos).
  • Mettre votre campagne en ligne pour donner envie aux gens de participer, que ce soit sur votre site ou sur d’autres.
  • Intégration des dons à la comptabilité

En plus de ces avantages, on apprécie les fonctionnalités plus avancées, comme par exemple de pouvoir paramétrer et envoyer facilement les reçus fiscaux, nécessaires pour les donateurs !

Ces 3 fonctionnalités (gestion des adhésions, membres et dons) nous paraissent les plus importantes à attendre d’un bon logiciel pour gérer son association.

5 autres fonctionnalités à envisager selon vos besoins :

En plus des fonctionnalités déjà évoquées, nous avons relevés 5 fonctionnalités intéressantes pour gagner du temps sur votre gestion.

À étudier au cas par cas selon votre association, vos besoins, et aussi votre budget car certaines ne sont pas disponibles dans les logiciels de gestion d’association gratuits.

1 – Le site internet et la communication

Comme nous l’avons vu précédemment, un bon logiciel de gestion pour association permet d’intégrer une information texte ou image dans un site internet, dans le cas de campagnes de dons.

Certains logiciels permettent en plus de créer un site internet.

Sans avoir à payer d’agence ou de développeur en plus, vous pourrez ainsi créer facilement un site ou aux moins des pages au couleur de votre assocition. Le tout sans compétences informatiques particulières.

En plus du site, vous pourrez bien souvent :

  • Utiliser votre propre nom de domaine, au nom de votre association
  • Suivre les statistiques de trafic de votre site

Pour les associations sportives, vous apprécierez la possibilité de mettre en place des boutiques en ligne pour vendre des produits aux couleurs de vos clubs.

2 – La comptabilité

Toute gestion d’association passe par la tenue d’une bonne comptabilité. Vous aurez deux choix de ce point de vue là, vous tourner vers un logiciel de comptabilité pour association, ou bien prendre un logiciel de gestion plus large qui propose des fonctionnalités de comptabilité.

Ce qu’on attend de son logiciel pour la comptabilité :

  • Suivi de trésorerie en temps réel (c’est votre trésorier qui va être content !)
  • Rapprochement bancaire
  • Enregistrement des écritures comptables
  • Sortie automatique du bilan et du compte de résultat de l’association
  • Gestion comptable facilitée des dons (y compris par chèques)

L’avantage de choisir un logiciel de gestion comme Assoconnect par exemple, c’est que les fonctionnalités comptables sont directement liées aux autres modules, donc pas besoin de re-saisir chaque don par exemple !

3 – Billetterie

Les fonctionnalités de billeterie proposées par la plupart des logiciels de gestion d’association vous permettront de gagner beaucoup de temps lors des évènements que vous organisez.

Concrètement, les modules de billeterie vous permettent les actions suivantes :

  • Créer un évènement et le mettre en ligne sur votre site. Vous pourrez aussi utiliser un lien d’inscription à partager sur vos réseaux sociaux ou par mail.
  • Définir les tarifs (plusieurs tarifs possibles par événement) et le nombre de participants
  • Mettre en place des réductions
  • Personnaliser les billets aux couleurs de votre association

Prenons l’exemple d’Helloasso : vous pouvez par exemple personnaliser vos tarifs selon vos publics : jeunes, séniors, étudiants …et accorder des remises adéquates !

4 – Boutique en ligne

Nous l’avons brièvement évoqué, mais certains logiciels vous permettent de créer une boutique en ligne.

Très pratique pour vendre directement des produits ou des services et développer ainsi la trésorerie de votre association.

Quelques exemples :

  • Vendre du matériel et des maillots à l’effigie de votre club sportif
  • Proposer à la vente des t-shirt ou autres goodies aux couleurs de votre association caritative

L’outil de gestion sera là pour vous garantir vos paiements de façon simple et sécurisée, gérer les livraisons ainsi que les factures et les remboursements.

5 – Le crowdfunding

Certains logiciels permettent de gérer à loisir les campagnes de financement participatif de vos associations.

Cette fonctionnalité n’est pas forcément un must pour toutes les associations, mais la cerise sur le gâteau pour celles qui misent sur le crowdfunding pour développer de nouveaux projets.

C’est une fonctionnalité proposée par exemple par Helloasso (le tout sans commission et même si vous n’atteignez pas l’objectif).

Le principe ? Vous définissez l’objectif et la durée de votre campagne et les éventuelles contreparties, et créez une page aux couleurs de votre campagne.

Il faudra ensuite en faire la promotion auprès des membres, sur les réseaux sociaux, ou encore auprès de votre réseau.

Les critères de choix secondaires

En plus des fonctionnalités déjà évoquées parmi les critères principaux, voici les autres critères de choix d’un bon logiciel de gestion d’association que nous avons relevé lors de notre analyse.

L’accessibilité

Par accessibilité, on entend d’où et sur quel appareil pouvez vous accéder à votre logiciel. Et la liste est nombreuse, il existe en effet des logiciels de gestion pour association mac, d’autres windows. Certains sont à télécharger, d’autres en ligne.

Notre recommandation va plutôt vers un logiciel de gestion pour association en ligne.

Pourquoi ? Car vous pourrez y accéder de n’importe où avec une connexion internet, et pourrez aussi gérer les accès de plusieurs membres du bureau. Et vous pourrez même y accéder sur mobile ou tablette !

À l’inverse, un logiciel à télécharger dépendra bien souvent d’un ordinateur et il faudra le maintenir à jour.

Certains diront que la sécurité de leurs membres impose d’avoir un logiciel à télécharger, mais nous pensons que les données de vos membres sont plus en sécurité dans des entreprises comme Helloasso ou Assoconnect qui mettent beaucoup de budget sur la sécurité que dans un ordinateur dans les bureaux de votre association.

Le budget

La plupart des associations n’ont pas un budget illimité, c’est une certitude.

Le budget est donc un critère de choix important, et vous êtes donc nombreux aujourd’hui à rechercher un logiciel de gestion d’association gratuit. Excel est même une alternative que la plupart des associations à petit budget utilisent depuis de nombreuses années.

La réalité est plus complexe, car gérer une association d’une certaine taille avec Excel est très complexe, et le temps perdu est vite rentabilisé même avec certains outils payants (on parle de quelques euros par mois uniquement pour un logiciel de gestion très complet).

On en revient donc à s’interroger d’abord sur les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

Si le logiciel de gestion d’association 100% gratuit Helloasso remplit ces besoins, alors vous pourrez commencer par là.

S’il vous manque des fonctionnalités, tournez-vous alors vers un outil payant, et faites un essai gratuit si c’est possible afin de tester le logiciel.

Le nombre d’utilisateurs

Pour terminer, le nombre d’utilisateurs du logiciel (disons le nombre de membres du bureaux qui gèrent l’association au quotidien) est aussi un critère de choix.

La plupart des logiciels de gestion d’association en ligne que nous avons cité permettent en effet de gérer plusieurs utilisateurs, avec des accès parfois différenciés aux différents modules.

Vous l’aurez compris, choisir le bon logiciel de gestion pour son association peut vous faire gagner beaucoup de temps. Commencez par vous poser les bonnes questions sur les fonctionnalités dont vous avez besoin (en fonction de la taille et du type de votre association notamment). Définissez ensuite votre budget, puis testez un des logiciels que nous vous recommandons. La plupart sont gratuits ou proposent des essais gratuits, vous pourrez donc choisir tranquillement et sans vous engager.

Pour aller plus loin :

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